SOCIALIZACIÓN GUÍAS, PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS -

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Bogotá D.C.
Guías, procedimientos y formatos asociados al Proceso de
Gestión Documental
Caracterización del Proceso:
1GD-CP-0001 Gestión Documental (Actualizado)
Formatos que se mantienen (15):

Procedimientos (3): 1GD-FR-0001 Planilla Control Comunicaciones Oficiales Recibidas

1GD-FR-0004 Planilla Control Comunicaciones Oficiales Enviadas
1GD-PR-0001 Control de Registros 1GD-FR-0005 Planilla Control Comunicaciones Oficiales Internas
1GD-PR-0002 Facilitar la consulta o préstamo de documentos 1GD-FR-0007 Hoja de Control
1GD-PR-0008 Producir, Recepcionar, Distribuir y Tramitar los Documentos 1GD-FR-0008 Rotulo Identificación Carpeta
1GD-FR-0009 Rótulo Identificación Caja
Guías que se mantiene (2): 1GD-FR-0010 Formato Único de Inventario Documental
1GD-FR-0011 Formato de Eliminación Documental
1GD-GU-0002 Guía para la Gestión de Documentos Electrónicos y Uso de la Firma Digital
1GD-FR-0012 Seguimiento a los Programas del Sistema Integrado de Conservación –SIC
1GD-GU-0003 Guía para la Producción de Comunicaciones Oficiales
1GD-FR-0013 Cronograma de Transferencias Documentales
1GD-FR-0014 Testigo Documental
Guías actualizadas (7): 1GD-FR-0015 Registro de Control Ambiental
1GD-FR-0016 Planilla de Numeración de Tipos Documentales
1GD-GU-0004 Organización de Archivos (Actualizado)
1GD-FR-0019 Rotulo Identificación Caja Archivo Histórico
1GD-GU-0005 Organización de Fondos Acumulados (Actualizado)
1GD-FR-0020 Diagnóstico Integral para los Archivos de la Policía Nacional
1GD-GU-0006 Sistema Integrado de Conservación –SIC (Actualizado)
1GD-GU-0007 Disposición Final de Documentos (Actualizado)
1GD-GU-0008 Elaboración de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Formatos actualizados y nuevos (7):
Documental (Actualizado)
1GD-GU-0009 Digitalización de Documentos (Actualizado) 1GD-FR-0003 Solicitud Consulta (Actualizado)
1GD-GU-0010 Transferencias Documentales (Actualizado) 1GD-FR-0017 Formato Tabla de Retención Documental (Actualizado)
1GD-FR-0018 Formato Tabla de Valoración Documental (Actualizado)
1GD-FR-0021 Formato de Declaración (Nuevo)
Última actualización 29 de mayo 2020 1GD-FR-0022 Formato de Declaración Final Nuevo)
1GD-FR-0023 Planilla de Supervisión y Control de Calidad Nuevo)
1GD-FR-0024 Cuadro de Clasificación Documental Nuevo)
Caracterización del Proceso - 1GD-CP-0001

Planear
OBJETIVO DEL PROCESO • Definir lineamientos institucionales en Gestión Documental

• Identificar y administrar los riesgos asociados al proceso

Establecer y ejecutar las actividades
administrativas y técnicas tendientes a la Hacer
planificación, manejo y organización de
la documentación recibida y producida • Difundir en Unidad Documentos y Lineamientos Proceso
por la Policía Nacional, con el fin de • Elaborar y Actualizar Tablas de Retención Documental
facilitar su utilización y conservación,
teniendo en cuenta las disposiciones • Aplicar las TRD y Realizar Disposición Final
legales vigentes en materia archivística y  Secretaría General
• Producir, Recepcionar, Organizar y Administrar
la optimización de los recursos Documentos
 Jefes de Gestión Documental
asignados.
• Aplicar los Programas del Sistema Integrado de
Conservación SIC
• Orientar y Facilitar la Consulta de Documentos

ALCANCE DEL PROCESO • Seleccionar la Documentación para su Conservación

Comprende el ciclo vital de la gestión de
los documentos al interior de la
institución. Compromete a todas las
unidades y funcionarios de la Policía
Nacional.
Temporal, Permanente o Eliminación
Verificar
• Realizar la Autoevaluación del Control y la Gestión.
Actuar
• Implementar Acciones de Mejoramiento.
Gestión de documentos electrónicos y uso de la firma
digital - 1GD-GU-0002

Objetivo PUNTOS DE CONTROL

Fijar parámetros de utilización del Gestor de Contenidos Policiales “GECOP”,
respecto a la producción de documentos electrónicos y uso de la firma digital,
coadyuvando a la reducción sistemática en el consumo del papel, el uso óptimo
de los recursos, la agilidad de los trámites institucionales, la seguridad en el manejo
de la información y la eficiencia administrativa en desarrollo del proceso de
Gestión Documental.
Qué: Actualizar las situaciones administrativas en el SIATH
Quién: GUTAH a nivel país.
1
Cuándo: cada vez que se presenten novedades administrativas.
Evidencia: Información de los funcionarios actualizada SIATH.

Qué: Realizar Acto Administrativo de encargo de la unidad.

Quién: GUTAH a nivel país.
ASPECTOS RELEVANTES 2
Cuándo: cada vez que exista la necesidad.
Evidencia: Acto Administrativo de encargo.
Producción:
 Comunicaciones oficiales electrónicas Qué: Diligenciar el formato 1DT-FR-0015.
 Comunicaciones oficiales electrónicas con plazo Quién: Usuarios de la Herramienta GECOP Policía Nacional.
 Memorandos electrónicos 3
Cuándo: cada vez que se realiza la asignación de usuario.
Asignación de roles y responsables de ventanillas Evidencia: Formato debidamente diligenciado.
Jefe GUGED – Gestor Documental
Qué: Generar reportes quincenales documentación pendiente.
Asignación de roles en los grados de Mayor a General Quién: Gestor de la Unidad Policial.
Administrador Funcional - SEGEN 4
Cuándo: Quincenalmente.
Directores siempre visibles - actualizados
Evidencia: Reportes digitales quincenales de los pendientes.

Descarga de documentos - Restringido Qué: Registrar los comentarios en los documentos electrónicos.
Quién: Usuarios de GECOP.
Opción “Responder documento” para Trazabilidad 5
Cuándo: siempre que se genere la respuesta del documento.
Tiempos de respuesta establecidos por ley Evidencia: comentarios dentro del documento electrónico.
Guía para la producción
Oficiales - 1GD-GU-0003
Número de radicado – documentos electrónicos.
Cuando el nombre de la unidad policial o dependencia desconcentrada
sea muy extenso, se podrá emplear la cuarta línea en el encabezado o
membrete.
Aplica para los documentos que son tramitados a nivel interno.
La “SIGLA1” corresponde a la unidad, área, comando, regional de
quien depende estructuralmente la oficina que produce el
documento y la “SIGLA2” corresponde a la oficina que origina,
produce o elabora el documento, de acuerdo con la estructura
orgánica funcional definida para cada unidad y TRD.
Expresar en un mínimo de cinco palabras en minúscula sostenida la
síntesis del tema de la comunicación oficial.
El contenido de la comunicación oficial se deberá escribir en letra Arial
con tamaño de 10 a 12 puntos.
Objetivo
Aplicar adecuadamente los lineamientos que permitan a los
productores documentales de las unidades policiales, cumplir
con el Programa de Gestión Documental en relación a la
producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y
consulta de los documentos producidos en la Institución.
Anexos, debe aplicarse de conformidad con los ejemplos descritos en
la Guía.
Tamaño de fuente 8,5 puntos y 9 puntos el correo de la policía.
Uso de los logosímbolos establecidos en el Instructivo Nro. 001 del
29/02/2018.
Nivel de clasificación de la información según el Índice de Información
Clasificada y Reservada (Ley 1712 de 2014 “Transparencia y acceso a la
información”)
de Comunicaciones
Tamaño de fuente 5 puntos.
Versión actualizada en la SVE.
Qué: márgenes “Izq-Der” (3) cm – información por ambas caras
P Quién: funcionarios Policía Nacional.
Cuándo: cada vez que el documento información ambas caras.
U Qué: Emplear una cuarta línea en el encabezado o membrete.
Quién: funcionarios Policía Nacional.
N Cuándo: el nombre de la unidad o dependencia sea extenso.
T Qué: tamaño fuente (Arial 8.5, Arial 9 negrita). Pie de página.
Quién: funcionarios Policía Nacional.
O Cuándo: cada vez que se genere una comunicación oficial.
S Qué: SIGLA1 depende oficina productora, SIGLA2 Productora
Quién: Productor Documental.
Cuándo: cada vez que se genere una comunicación oficial.
D Qué: mínimo 5 palabras minúscula sostenida síntesis del tema.
Quién: Productor Documental.
Cuándo: cada vez que se genere una comunicación oficial.
E
Qué: # consecutivo, sigla de la unidad de origen y la fecha.
Quién: Productor Documental.
Cuándo: se dé respuesta o se cite un documento.
C Qué: dejar constancia de lo actuado mediante la firma o rúbrica.
O Quién: Remitente.
Cuándo: Cuando se genere una comunicación oficial.
N Qué: Aplicar Vo. Bo.
T Quién: Productor Documental.
Cuándo: se genere una comunicación oficial que lo requiera.
R Qué: firma en forma manuscrita para documentos físicos.
Quién: Productores Documentales.
O Cuándo: Cuando se genere una comunicación oficial.
L Qué: numerar los actos administrativos o tipos documentales.
Quién: Productores Documentales.
Cuándo: Cuando se presentan errores en la numeración.
Organización de Archivos- 1GD-GU-0004

Objetivo Organizar adecuadamente la información producida y recibida por las oficinas productoras en la Institución.

ASPECTOS RELEVANTES ACTIVIDADES

Proceso de Organización= Foliación

Clasificación + Ordenación + Descripción
Elaboración Hoja de control “1GD-FR-0007”
Principios: Procedencia - Orden Original
Rotulación “1GD-FR-0008 y 1GD-FR-0009”
Sistemas de ordenación documental
Numérico – Alfabético – Mixto Elaboración inventario documental “1GD-FR-0010”

TRD aprobada y vigente – Codificación: Ubicación topográfica de unidades de

Series documentales: Simples - Complejas conservación

Organización por vigencias – secuencia del Organización del acervo documental en los
trámite archivos central, intermedio e histórico.

Identificación información de soporte o Qué: adoptar el sistema de ordenación documental

apoyo Punto de control:
Quién: productor Documental.
Cuándo: organización de archivos.
Evidencia: los expedientes debidamente descritos.
Organización de Fondos Acumulados – 1GD-GU-0005

Qué: diligenciar matriz identificación y clasificación información Qué: entrega/recepción acervos transferencia secundaria
Quién: Jefe de Gestión Documental. Quién: Comandante y Jefe GUGED Unidad, Jefe ARGEN.
Cuándo: fondos documentales/acumulados sin organizar. Puntos de control Cuándo: cumplimiento cronograma de transferencia secundaria.
Evidencia: Matriz diligenciada y firmada. Evidencia: FUID físico/magnético, catálogo documental y acta.

Primera etapa
 Identificación Desarrollar el Plan Identificación de los fondos acumulados y
 Clasificación Archivístico Integral. 2.3 1 documentales en la Institución.
 Depuración
 Ordenación de series o asuntos
 Descripción o elaboración del inventario
 Valoración Objetivo
 Tablas de valoración documental - TVD Organización de los fondos
Identificar y organizar los fondos,
Segunda etapa
subfondos, secciones, subsecciones y 2 acumulados y documentales.
asuntos de la información que reposa y es
custodiada por cada una de las unidades
 Limpieza de la Documentación
policiales a nivel país, con el fin de
 Desinfección de la Documentación restablecer el contexto histórico y
 Almacenamiento y re-almacenamiento reconducir los documentos al origen de su
 Embalaje creación.
 Entrega de la transferencia secundaria

Reconstruir la historia institucional Establecer el nivel de organización de la

con fines archivísticos. 2.2 2.1 documentación.
Sistema Integrado de Conservación – SIC - 1GD-GU-0006

Aplicar anualmente1GD-FR 0020 “Diagnóstico Integral de

Diagnóstico Integral de Archivos Archivo”.
Jefe de Gestión Documental y Comandante de la Unidad

Plan de Conservación Documental (6 programas)

Programa de Programa de Monitoreo y Programa de
Programa de Inspección Saneamiento Ambiental: Control de Condiciones Programa De Prevención de
y mantenimiento de desinfección, Ambientales Almacenamiento y Emergencias y Atención
Capacitación y
sistemas de desratización y Realmacenamiento de Desastres
sensibilización del
almacenamiento e desinsectación
personal
instalaciones físicas

 Informe de
Actividades  Informe de
 Copia del (MENSUAL) (Cte. Actividades
Cronograma unidad) SEMESTRAL
 Copia del Mensual de
Plan de SEMESTRAL
 Cronograma Limpieza del  Copia Plan de
Necesidades (Segen)
(ANUAL) Archivo Central Emergencia
 Informe de del Archivo (SEMESTRAL)  Informe de
(ANUAL)  Calibración de Actividades de Archivo
Actividades Central ANUAL
Termo (ANUAL)
(SEMESTRAL)  Copia
 Informe de Higrómetro Y
 Copia Acta de Certificación de  Copia del
Actividades luxómetro
Sensibilización la Desratización Acta de
(ANUAL) (ANUAL)
(SEMESTRAL) y Desinsectación Sensibilización
(SEMESTRAL)  Mantenimiento del Programa
Aires al Personal de
 Informe de Acondicionados la Unidad
Actividades o Ventiladores SEMESTRAL
(SEMESTRAL) (ANUAL)
Sistema Integrado de Conservación – SIC - 1GD-GU-0006

Plan de Preservación Digital a Largo Plazo

 OFITE, DIJIN, DIPOL y/o las unidades que manejen bases de datos de información deben realizar procedimientos de
respaldo, back up, migración etc. de la información electrónica o digital contenida en sus sistemas de información
 Informe de para asegurar la preservación a largo plazo.
Actividades
(ANUAL)  En los informes de actividades se deben indicar las acciones ejecutadas para la preservación de la información
durante su ciclo vital, en procura de garantizar la integridad y disponibilidad en el tiempo, independiente del medio,
forma, registro y almacenamiento.

Qué: aplicar el formato 1GD-FR 0020 “Diagnóstico Integral de Archivo”.

Quién: Jefe de Gestión Documental y Comandante de la Unidad.
Cuándo: anualmente.
Evidencia: Diagnóstico Integral de Archivos.

Que: el cambio de carpetas debe hacerse cuando estas presenten rasgaduras que dejen al descubierto la
documentación de su interior, o cuando presentan suciedad acumulada, manchas u otro origen y/o deterioro biológico.
Puntos de Quien: jefe de gestión documental o responsable de archivo.
Cuando: se presente desgaste o deterioro de la unidad de conservación (carpeta o caja).
control Evidencia: informe de actividades anual.

Qué: socializar el plan de emergencia y evacuación.

Quién: Jefe de Gestión Documental.
Cuándo: Semestralmente.
Evidencia: Acta.

Que: programa para la revisión, prueba, recarga y mantenimiento de todos los sistemas de detección y control.
Quien: comandante o jefe de la unidad y el jefe de gestión documental.
Cuando: anualmente y después de cada uso.
Evidencia: sello y sticker de carga y vencimiento.
Disposición final de documentos – 1GD-GU-0007

hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, el cual consisten en la valoración de la información que ya
Objetivo cumplió su tiempo de retención, con miras a su conservación total, a su eliminación, selección por muestreo o
microfilmación.

Puntos de control
2. Qué: eliminación una vez aprobado por el Comité de Archivo.
1. CONSERVACIÓN Quién: jefe dependencias productoras y jefes GUGED.
Cuándo: cumpla con lo dispuesto en las TVD y TRD.
SELECCIÓN TOTAL Evidencia: propuesta eliminación 1GD-FR-0011, acta Comité de Gestión Documental, Comité de
Archivo y Comité Institucional de Gestión y Desempeño, concepto técnico SEGEN, publicación en el
sitio web, derechos de petición, (este último cuando aplique).

Publicación soportes Concepto SEGEN

Diagnóstico del acervo
documental. eliminación en el Portal análisis propuesta
Web PONAL. eliminación.
4.
3. ELIMINACIÓN Presentación ante el
En caso de que se
MICROFILMACIÓN DOCUMENTAL Protección documentos realizara observaciones
Comité de Archivo y el
Comité Institucional de
DDHH y DIH. se deberá conceptuar
Gestión y Desempeño
ARGEN o AGN.
de la Policía Nacional.

Constancias: Formato
Identificación series y Coordinar recolección
de Eliminación
subseries, presentación de residuos y mantener
Documental y el Acta
propuesta ante el soportes en el portal
de Aprobación del
Comité de GD. Web institucional.
Comité de GD.
 Elaboración de Tablas de Retención Documental
1GD-GU-0008
Qué: presentación proyectos CCD y TRD ante Comité GUGED.
Quién: Jefe grupo Gestión Documental.
Cuándo: en sesión ordinaria o extraordinaria Comité GUGED.
108 Unidades Policiales creadas en la Institución
Evidencia: anteproyecto CCD – TRD (Físicas, GECOP), Acta
Punto de
control
evaluación y seguimiento. 11 1 compilación de la información
institucional.

socializar TRD en la unidad policial. 10 2 análisis e interpretación de la información

Procedimiento recolectada.

elaboración
inscripción en el Registro único de Series
Documentales — RUSD. 9 TRD. 3 valoración documental.

publicación de las Tablas de Retención 4

8 elaboración de los CCD y TRD.
Documental.
ETAPAS
envío del anteproyecto de TRD para
adopción y aplicación de las TRD. 7 5 aprobación del Comité de Archivo de la
Policía Nacional.
Punto de control 6 Punto de control

aprobación y presentación de las TRD.

Qué: elaboración acto administrativo adopción y aplicación TRD Qué: socializar aplicación TRD al total de oficinas productoras.
Quién: Direcciones y Oficinas Asesoras. Quién: Jefe de Grupo Gestión Documental.
Cuándo: una vez aprobadas las TRD por el AGN. Cuándo: una vez adoptadas las TRD por la unidad policial.
Evidencia: resolución e instructivo según corresponda. Evidencia: Acta.
 Elaboración de Tablas de Valoración Documental
1GD-GU-0008
Qué: elaborar un plan de trabajo archivístico integral.
Quién: comandante o jefe de la unidad.
Cuándo: cuando se dé inicio a la tercera etapa.
Evidencia: plan de trabajo e inventarios
inscripción en el Registro Único de Series
Documentales — RUSD.
publicación de las Tablas de Valoración 8
Documental.
aplicación de las Tablas de Valoración
Documental.
presentación de los Cuadros de
Clasificación Documental – CCD y Tablas
de Valoración Documental – TVD.
Puntos de control
Qué: elaborar proyecto Tablas de Valoración Documental. Qué: elaboración acto administrativo adopción y aplicación TVD.
Quién: comandantes unidades policiales a nivel país y SEGEN. Quién: las Direcciones y Oficinas Asesoras.
Cuándo: exista fondos documentales y acumulados. Cuándo: una vez aprobadas las TVD por el AGN.
Evidencia: anexos del Art 12 Acuerdo No. 004 del 30/04/2019. Evidencia: resolución e instructivo según corresponda.
1 compilación de la información
9
institucional.
Procedimiento
2 diagnóstico.
elaboración
TVD.
elaboración y ejecución del plan de
7 3
trabajo archivístico integral.
ETAPAS
6 4 valoración documental.
5
elaboración de Cuadros de Clasificación
Documental – CCD y Tablas de Valoración
Documental - TVD
Digitalización de documentos - 1GD-GU-0009

Organización
Documental
Valoración
Aspectos generales Documental
Infraestructura
Digitalización Equipos
Tecnológica

Ventajas y Especificaciones
Desventajas técnicas

Aislamiento Resolución imagen

Punto de control
Captura Tonalidad imágenes
documentos
DIGITALIZACIÓN Procedimiento
Formato
Qué: utilizar digitalización documentos sola fines de consulta y
conservación de la información.
Quién: unidades de PONAL, apliquen técnica digitalización.
Primer paso Cuándo: unidades cuenten equipos necesarios digitalización.
Inspección calidad Evidencia: información en PDF, PDF/A.
Elementos de Segundo paso
bioseguridad

Requisitos
contratación
reprografía
Transferencias Documentales - 1GD-GU-0010

3. Pautas para la
1. Transferencia 2. Periodicidad para 4. Transferencia
transferencia
Documental las transferencias Primaria
documental

6. Presentación del
8. Traslado por 7. Importancia de las Inventario
5. Transferencia
protección de Transferencias Documental en las
Secundaria
Información secundarias Transferencias
secundarias

Puntos de control

Qué: elaborar cronograma. Qué: conservar soportes de cada transferencia primaria. Qué: conservar soportes de cada transferencia secundaria.
Quién: Jefe de Gestión Documental. Quién: jefe de dependencia y jefe de gestión documental. Quién: jefe o comandante de unidad y jefe ARGEN.
Cuándo: primer mes de la vigencia. Cuándo: cada vez que se efectué la transferencia primaria. Cuándo: cada vez que se efectúe la transferencia secundaria.
Evidencia: cronograma diligenciado y acto administrativo (OS) Evidencia: comunicaciones oficiales, FUID y acta de entrega. Evidencia: informe técnico, comunicación, FUID y acta entrega.
Hoja de control - 1GD-FR-0007

Se escribe el grado, nombres y apellidos de la persona encargada de

la elaboración y descripción del formato Hoja de Control del
expediente o carpeta que ha sido organizado
Se debe indicar el número del documento de identificación del
funcionario que elaboró y realizó la descripción del formato de
Para el caso de las historias laborales, se escribirá el grado, nombres y
hoja de control del expediente o carpeta que ha sido organizado.
apellidos del funcionario a quien pertenece la información que
reposa dentro del expediente.
Para el caso de las historias laborales, se debe indicar el número
del documento de identificación del funcionario a quien pertenece
la información que reposa dentro del expediente.

Hace referencia a la fecha (dd/mm/aa) del tipo documental que
reposa en el expediente o carpeta de acuerdo al orden cronológico.
Unidad documental simple o folio originado en la actividad
administrativa, con registros que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle una serie o subserie documental
para organizarla en la unidad de conservación, manteniendo la
secuencia original que dieron los trámites durante la producción,
circulación, tratamiento y procesamiento de la información. En este
campo deberá relacionarse el nombre de la unidad documental, el
número consecutivo y una breve descripción del asunto que contiene
el documento.
Número que se le asigna a los documentos que previamente han
sido ordenados y clasificados en la unidad de conservación
(carpeta) de acuerdo al principio de orden original, es decir, que
esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción.
El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que
dio inicio o apertura al expediente, en consecuencia, corresponde a
la fecha más antigua. Asimismo, el último número corresponde al
documento que cierra el expediente.
Hace referencia a la escritura gráfica o grafo manuscrito que
representa los nombres y apellidos del productor documental o
responsable de la descripción del formato de hoja de control.

Para el caso de las historias laborales se debe adicionar los datos

Hace referencia a la fecha (dd/mm/aa) en que el funcionario
de la posfirma (grado nombres y apellidos) de quien realizo la
responsable o el productor documental de la información, realiza el
descripción de la hoja de control.
diligenciamiento total del formato de hoja de control que pertenece al
expediente o carpeta.
Rotulo identificación carpeta y/o libro- 1GD-FR-0008
Unidad a la cual pertenece la dependencia
productora
Corresponde al número asignado a la unidad
y/o dependencia
Código documental al que corresponde el o
los expedientes, producto de la codificación
de las TRD
Definido por cada dependencia con base en
el asunto específico de la carpeta o el libro
Totalidad de folios que contiene el expediente
Hace referencia a la cantidad de carpetas de la
mismas serie, subserie o asunto que se
encuentran en la caja por año. Ejemplo si son
3 carpetas de la misma serie se indicaría 1 de
3 para la primera carpeta; 2 de 3 para la
segunda carpeta y así sucesivamente
11.5 cm de ancho.
Oficina y/o dependencia donde se producen los
8.5 cm de alto
documentos
Nombre de la serie o subserie documental al que
corresponde el o los expedientes, producto de la
identificación en las Tablas de Retención
Documental
Corresponde a la fecha del primer documento que
se encuentre dentro del expediente y/o libro.
Corresponde a la fecha del último documento sin
tener en cuenta la fecha de sus anexos , esta fecha
se visualiza en el ultimo registro de la hoja de
control.
Corresponde al número de la caja del archivo de
gestión donde se encuentra almacenada la
carpeta.
Ubicación de la carpeta dentro del archivo central
Número de la transferencia Corresponde al número
consecutivo de la caja según su
ubicación dentro del archivo
Rotulo identificación caja- 1GD-FR-0009

12.5 cm de ancho
Denominación de la unidad a la cual pertenece la Corresponde al número asignado a la Unidad y/o
dependencia productora según la estructura orgánica. Dependencia de acuerdo a la codificación establecida
en las TRD
Hace referencia a la designación según estructura orgánica,
de la Oficina y/o Dependencia donde se producen los

17.5 cm de alto.
documentos. Nombre de la serie o subserie documental al que
corresponde el o los expedientes que reposan en la
unidad de conservación (caja) , producto de la
Corresponde al número de la serie o subserie documental
denominación en las Tablas de Retención Documental.
que reposa en la unidad de conservación (caja), de acuerdo
a la codificación establecida en las Tablas de Retención
Documental. Hace referencia a la primera y última fecha de cada
serie, subserie que se encuentra en la unidad de
conservación.

No CARPETAS
Corresponde al año en que se produce o cierra la Número consecutivo de la unidad de conservación que
información. se lleva según el orden establecido en el Archivo de
Gestión.
Cantidad de unidades de conservación (carpetas) que se
encuentran dentro de la caja. Número consecutivo de la unidad de conservación
(caja) que se lleva según el orden establecido en el
Archivo Central.
Número de la transferencia
Se debe describir la ubicación numérica, alfabética o
alfanumérica de la bodega, estante, entrepaño o
bandeja en que se encuentra ubicada la información
con el fin de dar una descripción exacta de la misma.
 NO APLICA

SECRETARÍA GENERAL

GRUPO ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

1.8.7.2

Lo que se encuentra con

Lo que se encuentra con líneas rojas no se debe
línea azul, es para indicar el diligenciar por los A.G.
Lo que se encuentra con fin del Inventario.
línea verde, es lo que deben
diligenciar.
 FUID Archivos Centrales (2005 al 2017).

RECOMENDACIONES E INSTRUCCIONES PARA LA REVISIÓN DE INVENTARIOS DOCUMENTALES

 Existe información de la vigencia 2017 que a la fecha ya ha sido transferida al Archivo Central, por lo cual, en la casilla del objetivo del
inventario documental, se debe registrar “transferencia primaria” (siempre y cuando haya sido transferida de acuerdo a lo establecido
en la Guía de Transferencias Documentales 1GD-GU-0010, y existan los soportes).
 La información descrita o registrada en los FUID, debe coincidir con la información que se custodia en el archivo central.
 La información descrita en los FUID, debe corresponder con los códigos de series y subseries aprobadas en las TRD de la oficina
productora para cada vigencia.
 El Grupo de Gestión Documental de la unidad, debe tener los FUID actualizados del Archivo Central (Inventario General); toda vez que se
observa que los FUID que cargaron en el micrositio fueron los correspondientes a los soportes de las transferencias primarias, lo cual
no cumple con lo ordenado.
 Se debe registrar correctamente los volúmenes de la información señalada en el FUID. Ejemplo. uno de dos (1-2) y dos de dos (2-2).
 Cuando exista documentación que no pueda ser clasificada en una serie o subserie de la TRD de la oficina productora, se podrá
clasificar por “asuntos”, sin necesidad de identificar los códigos por inexistencia de los mismos, dejando la observación de esta
actividad en la casilla de observaciones del FUID (únicamente para la información clasificada bajo las TRD del 2005).
 En los rótulos de las unidades de conservación (carpetas y cajas), se deben subsanar las novedades como código de la oficina
productora, código de series, subseries y títulos de las mismas.
 El formato FUID no se debe modificar, cada página debe conservar su encabezado y pie de página (firmas); igualmente no se deben
hacer enmendaduras o correcciones con bolígrafo o lápiz.
 Los campos o casillas establecidas para registrar los datos y firmas, deberán estar diligenciados y firmados en su totalidad, según las
instrucciones del FUID.
FUID Archivos de Gestión (2017, 2018 y 2019)

RECOMENDACIONES E INSTRUCCIONES PARA LA REVISIÓN DE INVENTARIOS DOCUMENTALES

 Se debe verificar que el formato del FUID corresponda a la vigencia en la cual fue cerrado la carpeta o expediente de la oficina
productora; ahora bien, si se requiere actualizar el FUID, se podrá hacer uso del formato que se encuentre vigente en la Suite Vision
Empresarial.
 Revisar que la información esté clasificada de acuerdo con los códigos de TRD y nombres definidos en las Tablas de Retención
Documental aprobadas para cada una de las dependencias productoras, según las vigencias a las que correspondan.
 En los casos en los que se haya clasificado información en una serie o subserie no registrada en la TRD, se deberá clasificar y registrar
la información en la serie o subserie que corresponda de acuerdo a las funciones de la dependencia; posteriormente se
deberá cargar nuevamente el FUID en el micrositio de la unidad.
 Las fechas extremas de la información (fecha inicial y final de cada unidad de conservación), debe corresponder al primer
documento más antiguo y al último que reposa en la carpeta, sin importar que la serie sea simple o compleja; es decir que no debe
registrarse información de diferentes vigencias dentro del FUID.
 Verificar que la documentación organizada y descrita en el FUID no supere el máximo de 250 folios por unidad de conservación
(carpeta yute) y 200 folios (carpetas 4 aletas).
 Se debe registrar correctamente los volúmenes de la información señalada en el FUID. Ejemplo. uno de dos (1-2) y dos de dos (2-2).
 El formato FUID no se debe modificar, cada página debe conservar su encabezado y pie de página (firmas); igualmente no se deben
hacer enmendaduras o correcciones con bolígrafo o lápiz.
 Los campos o casillas establecidas para registrar los datos y firmas, deberán estar diligenciados y firmados en su totalidad, según las
instrucciones del FUID.
Numeración tipos documentales

Resolución
Orden de marcha
Circular
Orden de
operaciones
Directiva
Orden de vuelo Resolución 01785 del 02/05/2019 “Por la cual se expide el
Instructivo
Manual de Gestión de la Doctrina de la Policía Nacional”
Orden administrativa
de Personal
Orden de servicio
Orden administrativa
de vacaciones
Misión de trabajo
Orden interna de
personal
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Poligrama

1GD-FR-0016
PLANILLA DE NUMERACIÓN DE Memorando
TIPOS DOCUMENTALES.

Acta
GRACIAS