GI-A-01 Acta de Reunión

GESTIÓN INTEGRAL Código: GI-A-01
Fecha Actualización:
ACTA DE REUNIÓN 15-12-2021
Versión: 01
Realizar entrega del Cargo de Auxiliar

Objetivo Reunión: Acta N°: 16
Administrativa.
Ciudad y Fecha: Bucaramanga, 09 de agosto de 2023 Horario: 7:00 am a 5:00 pm
Lugar: Oficina JRVG Recuperadora
TEMAS A TRATAR
1. Entrega de cargo de Auxliar Administrativa
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
1. Por medio de la presente se hace la entrega del cargo como AUXILIAR

ADMINISTRATIVA por parte de la Ingeniera Yuliet C. Madiedo M., a la Ingeniera
Jenifer P. Gomajoa C., con el apoyo de seguimiento y sirviendo como testigos, la
Ingeniera Karla V. Manosalva M. y la Coordinadora Jurídica María Jose Villalba,
describiendo los procesos y funciones desarrollados por el cargo, al igual de cómo
se ubican dentro de las carpetas ubicadas en la nube o en el computador de la
coordinadora administrativa, detallado a continuación:
Se deja constancia que los documentos se encuentran ubicados en la nube de Onedrive

del correo corporativo administrativo@jrvg.com.co, y en la carpeta creada en el
computador manejado por la coordinación administrativa nombrada como JRVG SAS ->
Procesos y en el Google drive compartido con la asesora externa de SST y PESV
administrado por el correo admonjrvg@gmail.com
Los documentos ubicados en la carpeta de Onedrive y en el computador manejado por la

coordinación administrativa JRVG SAS, se encuentran ubicados de la siguiente manera:
 Procesos: Dentro de la carpeta general de procesos se encuentran divididos las

carpetas de cada proceso manejado por la empresa, los cuales se describen en el
mapa de procesos de la misma; dentro de la carpeta de cada proceso se
encuentra la documentación organizada por:
a) Caracterización
b) Procedimientos
c) Formatos
1.1. Procesos desarrollados por el sistema de gestión integral
Realizó Revisó Aprobó

Yuliet Madiedo Ricardo Villalba Ricardo Villalba
Coordinadora Administrativa Gerente Gerente
Versión: 01
 Proceso Gestión Integral
Desarrollada por los componentes descritos tanto en la guía documental “GI-G-01 Guía
estructura de la documentación JRVG RECUPERADORA SAS GI-G-01 Guia
Estructura de la Documentación.doc” donde se encuentra detallado la forma en como la
empresa a través de la gestión de calidad, basados en ISO 9001:2015, maneja y organiza
la documentación, la codificación que se debe llevar por proceso, la identificación de los
tipos de documentos manejados y desarrollados por la empresa, al igual que la
identificación de los procesos y subprocesos implementados por JRVG.
Igualmente, se especifica el tipo de fuente de letra y tamaños manejados en los

documentos, las generalidades de forma de los mismos y el manejo del control de
cambios para llevar un consecutivo, el cual debe ir acorde al listado maestro de
documentos, la guía esta creada de una manera amplia para evitar una manera estricta
de crear los documentos, sino al contrario, darle a los procesos la libertad de crearlos,
pero manejando los aspectos de codificación tal cual se establece en la guía, esto para
evitar no conformidades en auditorias.
La documentación de todo el sistema y de los procesos estratégicos, de apoyo y

misiones, se encuentran registrado en el formato GI-F-01 Listado Maestro de
documentos y registros, ubicado en la nube de Onedrive GI-F-01 Listado Maestro de
Documentos y Registros (1) (1).xlsx
DESARROLLO DE LOS COMPONENTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
El sistema de gestión integral se desarrolla de acuerdo con la ISO 9001:2015, es por esto
que se divide en los siguientes componentes:
- Calidad
- SST – Seguridad y salud en el trabajo
- Ambiental
- PESV – Plan estratégico de seguridad vial
Estos están desarrollados en el “GI-M-01 Manual del Sistema de Gestión Integral, ubicado
en la nube Onedrive GI-M-01 Manual del Sistema de Gestió Integral.doc” como
componentes del sistema de gestión integral, es decir, hacen parte del sistema general,
pero son subprocesos del proceso de gestión integran y se encuentran desarrollados por
la empresa, los cuales en estos momentos se encuentran en desarrollo e implementación
el subproceso de SST y PESV y su documentación está dentro de la carpeta del proceso
de gestión integra, tanto en el onedrive como en la carpeta del computador de la
coordinación administrativa.

Versión: 01
Subproceso de SST: Se encuentra desarrollado por la Ingeniera Karla Manosalva y la

asesora externa de Cuality Jessica Guio, pero desde la coordinación administrativa, se
realiza seguimiento al desarrollo del subproceso, a la documentación desarrollada y al
cumplimiento de los planes establecidos iniciando año, ya que se encuentran ligados con
gestión humana en la programación del “GH-PG-01 Programa de formación y
capacitación” de la empresa y desde calidad con el “GI-SST-PL-01 Plan de trabajo
anual”
La documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, al estar

manejado específicamente por SST, se maneja en la carpeta compartida en el drive
https://drive.google.com/drive/folders/18q5ug8ceul7YefwV0B0GiTktZrpKDn6I?
usp=drive_link – JRVG S.A.S. _2 JOSE RICARDO VILLALBA y está organizada de
acuerdo con los ítems del Decreto 1072.
Subproceso PESV: Se encuentra en desarrollo la gestión documental, sin embargo para

el mes de Julio se tiene planificado realizar una auditoria a la documentación para
asegurar que se encuentre toda y a partir del mes de Julio 2023, se debe iniciar la
integración del plan de acuerdo a la ISO 39001, para comenzar con el tramite del proceso
de certificación, al ser una ISO, se puede integrar con el sistema de gestión integral en
varios item y se ha integrado desde su creación con la siguiente documentación:
 GI-PR-05 Procedimiento gestión del cambio

https://docs.google.com/document/d/1jyRaiIrBVLBMtLzIPSLSRgEg6abhSLBD
QAdIaTYJ_U0/edit?usp=drive_link
 GI-MT-03 Matriz gestión del cambio
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1H3JKMx4I3fe1iHHXUUKdbuksbOvG
cUvuT8mqmDcfoyE/edit?usp=drive_link
 GI-MT-06 Matriz de requisitos legales
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T7C3gBrA7W4Gk70sLRscAsEI22XJ
JqhIj50DjwkxbKs/edit?usp=drive_link
 GI-SST-PG-04 Programa operativo normalizado para accidentes de transito
https://docs.google.com/document/d/1QYV1zraT5rBmYfCTQph6OSxxy80bZD
XR/edit?usp=drive_link&ouid=114441548270205407739&rtpof=true&sd=true
 GI-PL-01 Plan de formación y capacitación
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bE28uCIZjIxf3q5EvBsc_M8nH1hPa9I
3WUR7YegVvmY/edit?usp=drive_link
 GI-SST-PL-01 Plan de trabajo anual
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JUXA_i92OIa9x67ocHfuppond8SSK4
ybkH_TLJRjKp4/edit?usp=drive_link

Versión: 01
 GC-F-02 Presupuesto
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1q64Owi3q8iAhnJ5qsKFOcwIXaQJYY
cRzCOn44dezD2E/edit?usp=drive_link
 GI-SST-MT-07 Matriz IPER
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Z7CXTvsW34e_ShvUJ_bCJb5p1hBg
zb3TMbvSV1K83Bw/edit?usp=drive_link
 GI-F-01 Listado maestro de documentos y registros GI-F-01 Listado Maestro
de Documentos y Registros (1) (1).xlsx
 GI-PR-03 Procedimiento control documental GI-PR-03 Procedimiento Control
de Documentos.docx
 GI-G-01 Guía estructura de la documentación GI-G-01 Guia Estructura de la
Documentación.doc
 GI-MT-01 Matriz de roles y responsabilidades GH-MT-01 Matriz de Roles y
Responsabilidades.docx
 GI-PG-01 Programa de auditorias
https://drive.google.com/drive/folders/1F9pHTDnHOEEmmOK0iNuZlspTFT529
Siu?usp=drive_link
Igualmente, la documentación del componente del PESV desarrollado de acuerdo con la

Resolución 595 del 2022, se encuentra en etapa de desarrollo en el Drive compartido con
el asesor de PESV Vladimir Dueñas
https://drive.google.com/drive/folders/1F9pHTDnHOEEmmOK0iNuZlspTFT529Siu?
usp=drive_link donde se debe ir actualizando y modificando la documentación que se
encuentra en la carpeta de pendiente, con el fin de actualizarla con la codificación de la
empresa y poder empalmarla con el listado maestro de documentos.
Auditorias
Se tiene programado para el año 2023 las siguientes auditorias, las cuales se pueden
evidenciar en el “GI-PG-01 Programa de auditorías”.:
 Auditoria del Plan estratégico de seguridad vial: Mes de Julio, documentación

implementada por la empresa, de acuerdo con la resolución 595 del 2022,
realizado por el ministerio de transporte o por un auditor externo del PESV.
 Rendición de cuentas SST: Mes de Julio / Agosto, con base al Decreto 1072.
 Auditoria interna Gestión integral (ISO 9001 e ISO 45001): Mes de Octubre,
realizado por un auditor interno de la empresa en las normas o por una empresa
que realice las auditorías internas como Cuality.
 Auditoría Externa – de seguimiento: Mes de Diciembre, ultima semana, realizada
por ICONTEC.

Versión: 01
 Proceso Gestión Humana
Controla y desarrolla el manejo de personal, donde se encuentran en la carpeta de

formatos, los documentos para la creación de la hoja de vida de cada colaborador de
ingreso, los documentos de egresos de estos y el control de los procesos desarrollados
por los colaboradores operativos, los cuales se detallan a continuación:
1. Documentos de ingreso: La documentación que se maneja para el ingreso de

colaboradores nuevos y que se maneja en la carpeta física como hojas de vida y
en la carpeta virtual tanto en el computador administrativo y las nubes de one
drive y Google drive en colaboración con otros procesos son:
ii. GH-F-01 Lista de chequeo hoja de vida interna

iii. GH-F-02 Hoja de vida interna
iv. GH-F-03 Entrega y/o reposición de dotación y EPP
v. GH-F-04 Autorización antecedentes judiciales
vi. GH-A-01 Acta de inducción y reinducción
vii. GH-F-05 Consentimiento informado
viii. GH-SST-F-01 Asignación de responsabilidades de los trabajadores
frente al SG-SST
ix. GI-SST-F-14 Inducción y evaluación SST
x. GC-SAG-F-06 Autorización tratamiento de datos personales
2. Documentos de egreso: Los documentos que se requieren por el o los

colaboradores salientes son los siguientes:
i. GH-F-08 Notificación examen de egreso

ii. Devolución de dotación
DESARROLLO DEL PROCESO DE INGRESO DE UN COLABORADOR
Al abrirse una vacante en la empresa, se evalúan las hojas de vida de los aspirantes,
llamándolos a entrevista, una vez los aspirantes la entrevista inicial, la empresa determina
si el aspirante cumple con las expectativas, procediendo al proceso de contratación el
cual se detalla a continuación:
a) Entrevista inicial con la Coordinadora administrativa y/o gerencia
b) Solicitud prueba polígrafo: Proveedor GLOBALWORK a través del portal

https://clientes.globalwork.co/pages/login
- Usuario/correo: administrativo@jrvg.com.co

Versión: 01
- Contraseña: KvSKjUOB
- Asesor comercial: Mauren Pérez
- Contacto: 302 519 1988
- Correo: gestion@globalwork.co
c) Examen de Ingreso: Proveedor OCUPASALUD a través del portal

https://www.transforips.com/#/login
- Usuario: josericardo
- Contraseña: 91494297-0
- Asesor comercial: Omar Abella
- Contacto: 315 813 0550
- Correo: comercialocupasalud1@gmail.com
d) Afiliación ARL SURA: A través del portal

https://login.sura.com/sso/servicelogin.aspx?continueTo=https%3A%2F
%2Fwww.arlsura.com%2Fcomponent%2Farl_login&service=arpsura
- Tipo de documento: NIT
- Usuario: 9015266496
- Contraseña: 5521
e) Inducción por parte de la profesional gestión integral JRVG Recuperadora S.A.S
f) Afiliaciones EPS, CCF y AFP
 Afiliaciones EPS
Asesor
EPS Contacto Formulario
comercial
Formato de reingreso NUEVA
NUEVA EPS Armando 322 218 3365
EPS
Solicitud radicación novedades
masivas
SANITAS Elkin Rojas eyrojas@epssanitas.com https://docs.google.com/documen
t/d/1qx_NkRzrffwJo8dyRcuEbWC
4mk_ztOSp/edit
Información de la empresa
Nombre y documento colaborador
SURA Sandra Monoga 316 696 2571
Salario y cargo
Fecha de ingreso
Formulario único de afiliación y
Mary Luz mfonsecag@famisanar.co
Famisanar registro de novedades al SGSSS
Fonseca m.co
– Famisanar
Salud total Orlando Monsalve orlandomonsalveafiliacion Formulario único de afiliación y
Versión: 01
registro de novedades SGSSS –

es@gmail.com
Salud Total
Información de la empresa
portalempleador.co Usuario: 901526649 Nombre y documento colaborador
Coosalud
osalud.com Contraseña: 5521 Salario y cargo
Fecha de ingreso
 Caja de compensación Familiar – CCF: Se realiza en el portal de la caja de

compensación afiliada por la empresa COMFENALCO
https://comfenalco.syc.com.co/?opc=registrese
NOTA: Si el colaborador tiene hijos, debe firmar la declaración juramentada de la caja de

compensación, adjuntar registro civil y/o tarjeta de identidad de los hijos.
- Usuario: 91494297
- Contraseña: Ricardojrvg31*
 Fondo de pensión – FPS: Se descarga desde la página del RUAF (Registro

único de afiliados del ministerio de salud y protección social)
https://ruaf.sispro.gov.co/Filtro.aspx con la información de numero de
documento y fecha de expedición, el registro de las afiliaciones a fondo de
pensión en la cual se encuentra actualmente, para poder descargar el
certificado de afiliación del fondo de pensión al cual se encuentra afiliado el
colaborador.
Si el colaborador inicia como primer empleo, se debe enviar la información al asesor del
fondo de pensión de porvenir Brayan 315 768 8501 – brayanasdrubalrodero@gmail.com
lo siguiente:
- PDF de la cedula del colaborador
- Nombre completo
- Tipo de documento y numero
- Dirección del colaborador
- Celular
- Correo
- Fecha de ingreso
- Salario
- Cargo
- Información de la empresa (Nombre y NIT)
 Afiliación póliza de vida y plan exequial:
Para la afiliación de la póliza de vida, se envía el formulario “nueva solicitud
y firma cliente unificado sarlaft) ubicados en la carpeta de Gestión Humana
-> Afiliaciones y se envía a la asesora comercial: Zully – 300 214 1321
Versión: 01
 Afiliación plan exequial: se realiza a través de la asesora de Jardines la

Colina, enviándole la información de los colaboradores como (Nombre
completo, Cedula y Numero de contacto)
Asesora comercial: Tatiana Rodríguez
Contacto: 314 394 0128
Correo: Tatiana.rodriguez@jardineslacolina.com
DESARROLLO DEL PROCESO DE EGRESO DE UN COLABORADOR
Al final la relación laboral entre la empresa y el colaborador, se desarrollan los siguientes

procesos de salida:
a) Firma de documentos de retiro como se detalla en el item 2 del proceso de

gestión, igualmente se debe firmar la liquidación del colaborador, la cual es
gestionada por el área contable.
b) Examen de Egreso: Proveedor OCUPASALUD a través del portal

https://www.transforips.com/#/login
- Usuario: josericardo
- Contraseña: 91494297-0
- Asesor comercial: Omar Abella
- Contacto: 315 813 0550
- Correo: comercialocupasalud1@gmail.com
c) Desafiliación ARL SURA: A través del portal

https://login.sura.com/sso/servicelogin.aspx?continueTo=https%3A%2F
%2Fwww.arlsura.com%2Fcomponent%2Farl_login&service=arpsura a la fecha en
el que el colaborador laboró.
- Tipo de documento: NIT
- Usuario: 9015266496
- Contraseña: 5521
d) Desafiliación póliza de vida grupo y plan exequial
 Póliza de vida grupo: Se remite la información de fecha de retiro e

información del colaborador saliente, a la asesora comercial Zully - 300 214
1321.
 Plan Exequial: Se remite a través del correo electrónico la información de
(Nombre completo, numero de cedula y fecha de retiro) del colaborador en
proceso de salida:
Asesora comercial: Tatiana Rodríguez
Versión: 01
Contacto: 314 394 0128

Correo: Tatiana.rodriguez@jardineslacolina.com
3. Seguimiento a los procesos operativos: El desarrollo del personal operativo, se

maneja con el control de los colaboradores que se encuentran en la planta de
Filtros Partmo, quienes laboran ejecutando actividades en la planta y bajo la
supervisión de Filtros Partmo, los cuales se cobran por horas trabajadas o por
unidades, según corresponda, de los cuales se encuentran dividas de la siguiente
manera:
Ubicación Actividad Tipo de

Valor unitario
operativos desarrollada cobro
Jornada Ordinaria 8 horas
Las indicadas por Lun a Sáb:
Por horas
el supervisor $ 76.500
BODEGA laboradas en
Carlos Ramírez – Jornada Dominical y festiva
la bodega
315 490 9070 8 horas:
$ 109.500
Direccionado por
los supervisores
Lun a Sáb:
de línea y Por horas
HORNO DE $ 76.500
programado por laboradas en
PIROLISIS Jornada Dominical y festiva
el jefe de planta el Horno
8 horas:
Wilson Sarmiento
$ 109.500
– 316 232 1885
Direccionado por
los supervisores
Lun a Sáb:
ASEO PLANTA de línea y Por horas
$ 76.500
APOYO LINEA programado por laboradas en
Jornada Dominical y festiva
DE AIRES el jefe de planta el planta
8 horas:
Wilson Sarmiento
$ 109.500
– 316 232 1885
Direccionado por
los supervisores
de línea y Por unidades
APERTURA DE Valor unidad:
programado por de filtros
FILTROS $ 132 pesos
el jefe de planta aperturados
Wilson Sarmiento
– 316 232 1885
LIJAR FILTROS Direccionado por Por horas Jornada Ordinaria 8 horas
(Actividad los supervisores laboradas en Lun a Sáb:
dependiendo de de línea y el planta $ 76.500
necesidad y programado por Jornada Dominical y festiva
realizada por la el jefe de planta 8 horas:
misma persona que
Versión: 01
Wilson Sarmiento
apertura filtros) $ 109.500
– 316 232 1885
Direccionado por
los supervisores Por unida de
de línea y tapas
PROCESO DE Valor unidad:
programado por reportadas
TAPAS $ 585 pesos
el jefe de planta por actas de
Wilson Sarmiento entrega
– 316 232 1885
Direccionado y Jornada Ordinaria 8 horas
programado el Lun a Sáb:
Por horas
encargado de $ 76.500
ALMACEN laboradas en
Almacen Julio Jornada Dominical y festiva
el Horno
Duarte – 320 376 8 horas:
3610 $ 109.500
Programado el
encargado de Por unidad
ARREGLO DE Valor unidad:
Almacen Julio de estibas
ESTIBAS $ 5.000
Duarte – 320 376 arregladas
3610
 Control del tiempo laborado personal operativo – Planta: Tanto para el personal
que desarrolla sus funciones en la planta operativa de Filtros Partmo (Bodega y
líneas de producción), como el personal que labora en la compactadora y en
cargue y descargue, deben reportar:
- Hora de ingreso y hora de salida

- Actividad desarrollada y tiempos estimados en los que los desarrollo
- Unidades realizadas (aperturadas o procesadas), cuando corresponda
- Dinero cobrado por descargues de mulas, solo aplica para cargue y descarga y
para mulas de papel o laminas.
El control del tiempo laborado, se lleva de manera quincenal en el formato GH-F-

10 Control horas línea de producción, igualmente, un reporte del tiempo
laborado diario de los colaboradores que desarrollan actividades en la líneas de
producción y que se cobran por horas trabajadas, las cuales se deben enviar de
diariamente o cada dos días, al supervisor de línea Mario Amortegui, vía
Whatsapp al número 310 649 4292.
 Control de unidades: Tanto para la apertura de filtros como para las tapas
reportadas, se lleva el control de las unidades facturadas por mes en el formato
GC-F-03 Relación nomina producción GC-F-03 Relación nomina

Versión: 01
producción.xlsx , la cual se encuentra compartido en tiempo real en la nube de

Onedrive con el área contable de la empresa.
Para las tapas reportadas o relación de tapas, se debe realizar un acta de entrega
de actas, el cual se labora con el reporte entregado por Repujados Capacho y
entregado a Filtros Partmo, este reporte es enviado a través de una imagen por
parte de los colaboradores de JRVG Dairo Granados o Gustavo Lamus; una vez
realizado el acta, se debe enviar a Sandra Montañez al correo
Sandra.montanezmendoza@partmo.com con copia a Angie Pérez al correo
auxiliarcontable@jrvg.com.co
 Cobro del tiempo laborado y unidades reportadas: A través del correo electrónico,
es enviado por parte de Filtros Partmo por Sandra Montañez, el correo de
“Soportes Pendientes por Facturas”, donde adjunta el PDF de las planillas
enviadas por los supervisores de línea de producción, bodega y reporte de filtros
aperturados, así como el acta de entrega de tapas, estos se deben revisar para
cotejar si los tiempos reportados por los supervisores, concuerdan con los tiempos
reportados por los colaboradores, una vez revisado por la coordinación
administrativa, se le da visto bueno al área contable para su debida facturación, de
lo contrario, se le solicita a los supervisores donde se evidencie un error, la
solicitud de cambio de la planilla.
4. Procesos de permisos trabajos fines de semana dentro de la planta de Filtros

Partmo: Para la realización de los permisos para poder ingresar a laborar los
domingos o días festivos, el proceso es el siguiente:
- El supervisor de bodega, almacén o jefe de planta de Filtros Partmo, deben

enviar un correo los días jueves o viernes en la mañana, solicitando el
personal que requieren y las actividades a realizar, esto con el fin para que
JRVG puedan programar al personal idóneo para dichas actividades.
- Los correos enviados por Partmo, los respondemos con la información de
Nombre y N° de documento del colaborador programado por JRVG, para la
actividad especifica que solicitan.
- Una vez contestada la solicitud por parte de JRVG, que por parte de Filtros
Partmo den respuesta de que está listo para firma por parte del interventor,
este correo de visto bueno final, es contestado por SST de filtros partmo
e.h.s.filtrospartmo@gmail.com
- Finalmente, se debe ir hasta las instalaciones de Filtros Partmo para firmar el
permiso por parte de JRVG como contratista e informar al supervisor de
bodega, almacén o jefe de planta, quien inicialmente solicito el permiso, que
por parte de JRVG ya se encuentra firmado, para que ellos procedan también

Versión: 01
a firmar como interventores y lo dejen en portería para que no regresen a los

colaboradores de JRVG el domingo o festivo programado.
- Se debe notificar al colaborador programado la actividad que va a realizar el
día que se programó (domingo o festivo).
Igualmente, para los permisos que son solicitados por JRVG Recuperadora, para ingresar
a laborar el día domingo o festivo, como es el caso de la compactadora o el proceso de
cargue o descargue, se detalla a continuación:
- Realizar la solicitud a través de ingreso del colaborador o los colaboradores al

correo electrónico a Sandra Montañez
Sandra.montanezmendoza@partmo.com con copia a Karla Manosalva
gestionintegral@jrvg.com.co , donde se especifica que es una actividad
solicitada por parte de JRVG.
- Una vez Sandra verifique la solicitud y de respuesta, ella solicita a SST la
colaboración para elaborar el permiso de ingreso el domingo o festivo
requerido.
- Una vez SST de Filtros Partmo de respuesta de que está listo para firma por
parte del interventor, por parte de JRVG se debe ir hasta las instalaciones de
Filtros Partmo, para firmar como contratista y se debe llevar el permiso al
Interventor William Burbano o Julio Duarte, para poder dejarlo en la portería
del mismo.
5. Renovación de permiso mensual del personal operativo de Filtros Partmo :

Los 9 o 10 de cada mes se debe realizar la renovación del permiso general para el
ingreso del personal operativo a Filtros Partmo, este permiso aplica únicamente
para trabajar de lunes a sábados días hábiles no festivos, el proceso es el
siguiente:
- Por parte del área contable, la auxiliar contable, debe compartir, ya sea por
correo electrónico o vía whatsapp, la planilla de la seguridad social general,
una vez se realice el pago de la misma, los días 8, 9 o 10 de cada mes.
- Una vez se tenga la planilla de la seguridad, se debe descargar desde el
portal de la ARL Sura, el certificado de los colaboradores operativos que
ingresan a Filtros Partmo a realizar sus funciones, así como la del personal
administrativo que ingresa a realizar supervisión y seguimiento.
- Se debe enviar a los correos William.burbanomolano@partmo.com ,
heyder.hurtadosandoval@partmo.com ,
Sandra.motanezmendoza@partmo.com , con copia a los correos
e.h.s.filtrospartmo@gmail.com , gestonintegral@jrvg.com.co la planilla de la
seguridad social y el certificado de afiliaciones de la ARL del personal,

Versión: 01
solicitando la renovación del permiso por el mes correspondiente hasta el

mes siguiente.
- Una vez SST de Filtros Partmo conteste el correo dando el visto bueno y
solicitando la firma del interventor, se debe ir hasta las instalaciones de Filtros
Partmo para firmar por parte de JRVG como contratista e indicarle al
interventor William Burbano para que se acerque a firmar por parte de Filtros
Partmo y dejar el permiso en portería.
6. Corte de nomina quincenal: Cada 15 o 16 y 30/31 o 1 de cada mes, se realiza el

corte de nómina general, por parte de la coordinación administrativa se debe
enviar el reporte de horas laboradas de la parte operativa que se encuentra en
filtros partmo al correo de financiero@jrvg.com.co con copia a
auxiliarcontable@jrvg.com.co , con la siguiente información:
i. Formato GH-F-010 Control línea de producción – mes y corte de quincena

correspondiente y reporte detallado
ii. Novedades de ingresos y/o retiros desarrollados en el corte quincenal
reportado, con la información del nombre completo del colaborador, N° de
documento, fecha de ingreso y/o retiro.
iii. Certificados de afiliaciones a la ARL
iv. Novedades de incapacidades tramitadas en el corte quincenal
Igualmente se digita la información de las horas trabajadas por el personal operativo que
se encuentra en Filtros Partmo (Bodega, almacén, línea de producción, cargue y
descargue y compactación) en el formato GC-F-03 Relación nomina producción GC-F-
03 Relación nomina producción.xlsx, el cual se diligencia desde el Onedrive, donde
también debe detallarse:
i. Horas extras de cada colaborador, cuando sea el caso.

ii. Recargos nocturnos, cuando sea el caso.
iii. Recargos dominicales y festivos, según sea el caso.
Una vez se diligencie el formato, se coteja con la contadora, la quincena que cada
colaborador devengo, revisando que los valores que tiene la contadora, concuerden con
los que se tienen relacionados en el formato GC-F-03 Relación nomina producción,
verificando finalmente el valor total de las nóminas operativas, el cual debe ser el mismo
para ambas partes.
7. Cuota SENA: Para realizar trámites de registro de planta o solicitud de aprendiz,

se debe ingresar al SGVA (Sistema de gestión virtual de aprendices) del SENA

Versión: 01
https://caprendizaje.sena.edu.co/sgva/SGVA_Diseno/pag/login.aspx
Usuario: 901526649
Contraseña: 901526649
 Presentar Matriz de planta: Para la empresa JRVG Recuperadora, se tiene

establecido que la presentación de planta (donde se presenta la información en la
variación del número de empleados dentro de los periodos a presentar) en el
portal del SENA se debe realizar en los primeros 10 días hábiles de los meses de
Enero y Julio de cada año por el portal del SGVA, los documentos a adjuntar:
a. Matriz de cargos
b. Solicitud regulación de empresa cuota aprendiz Sena
c. Planillas de seguridad social
 Solicitud de aprendiz SENA: La empresa debe solicitar aprendiz sena para cubrir
la cuota que le corresponde por la cantidad de colaboradores que laboran en la
empresa, es por esto que una vez finalizado el contrato con el aprendiz saliente,
se debe estar en la búsqueda de otro aprendiz, se ingresa al portal
https://caprendizaje.sena.edu.co/sgva/SGVA_Diseno/pag/login.aspx, donde se
realiza la postulación del aprendiz, de acuerdo a lo que requiera la empresa, una
vez se tenga una lista de postulantes, se llaman a entrevista y se escoge al
aprendiz que cumpla con las expectativas de la empresa, creando el contrato de
aprendizaje en el portal.
Una vez se ha creado el contrato de aprendizaje, se debe notificar al área contable

por correo el ingreso del aprendiz, donde se especifica el tipo de contrato que
tiene la empresa con el aprendiz, puede ser contrato en etapa lectiva, donde se le
paga la cuota de apoyo de sostenimiento por contrato de aprendizaje en etapa
lectiva, el cual equivale al 50% del salario mínimo + afiliación a EPS, como
también contrato etapa productiva, donde la empresa paga la cuota de apoyo de
sostenimiento por contrato de aprendizaje en etapa productiva equivalente al 75%
del salario mínimo + afiliación a EPS y ARL.
Actualmente la empresa mantiene un contrato lectivo – productivo, con la aprendiz

la siguiente aprendiz:
Nombre: LAURA SOFIA GUERRERO QUINTERO

Documento: 1.003.043.143
Contacto: 314 674 6468
Especialidad: Tecnólogo en gestión del talento humano
Fecha inicio contrato: 16 de Mayo 2023

Versión: 01
Fecha finalización de contrato: 5 de Octubre 2024

Finalización etapa lectiva: 6 de Abril 2024
Inicio etapa productiva: 7 de Abril 2024
EPS afiliada: Nueva EPS
 Proceso Gestión Contable
Dentro del proceso de gestión contable, la coordinadora administrativa maneja los

siguientes documentos:
 GC-F-02 Presupuesto – Manejado por los Sistemas de Gestión

 GC-F-03 Relación nomina producción
 GC-F-11 Autorización de descuentos
 GC-SAG-F-06 Autorización tratamiento de datos – Ingreso de colaboradores
 Autorización de descuentos: Desde la coordinación administrativa no se realizan

autorizaciones de préstamos, sin embargo los colaboradores pueden solicitar
préstamos después de llevar con la empresa mínimo 3 meses, solicitando el
formato GC-F-11 Autorización de descuentos, el cual diligencian con el área
contable, ya que con ellos organizan el costo de las cuotas, según corresponda el
porcentaje de intereses que se debe pagar por prestamos autorizados por la
empresa.
 Proceso Gestión Estratégico y comercial
Direccionado por la gerencia, se maneja la documentación desde la Coordinación

Administrativa de la siguiente manera:
DESARROLLO DE LA GESTIÓN ESTRATEGICA
Desde la coordinación administrativa se apoya la gestión comercial, en desarrollo con el

sistema de gestión integral, organizando el análisis interno y externo de la empresa, la
matriz DOFA o FODA y los objetivos estratégicos que se generen de los análisis, es por
esto por lo que desde la gestión estratégica se manejan la siguiente documentación:
i. GE-MT-01 Matriz de evaluación de factores internos y externos

ii. GE-MT-02 Matriz FODA
iii. GE-MT-03 Matriz de partes interesadas
iv. GE-MT-04 Matriz de objetivos estratégicos
v. GE-I-01 Revisión por la dirección

Versión: 01
Esta información debe actualizarse semestral o anualmente, de acuerdo a consideración,

teniendo en cuenta que desde la ISO 9001, el sistema de gestión debe ir aumentando a
medida que la empresa crece y que la documentación desarrollada o manejada desde la
Gestión Estratégica, demuestra el compromiso por la dirección frente al crecimiento y
desarrollo de los sistemas, ya que de esta información y de los datos que se genere, se
actualizan los indicadores de gestión, el manual del sistema de gestión integral y la matriz
de riesgos y oportunidades.
DESARROLLO DE LA GESTIÓN COMERCIAL
En apoyo del sistema de gestión integral, se debe actualizar y mantener control de la

siguiente documentación:
i. GE-F-01 Encuesta de Satisfacción del cliente – Producto

ii. GE-F-02Seguimiento satisfacción del cliente – Producto
iii. GE-F-03 Encuesta de satisfacción del cliente – Transporte
iv. GE-F-04 Seguimiento satisfacción del cliente – Transporte
v. Registro del contrato con Filtros Partmo para reempaque y
compactación.
vi. Manejo de Rotulado y certificado de buen estado de tubería para
ISMOCOL.
 Proceso Recuperación de materiales
Se genera un control de las ordenes de cargue del excedente de material chatarra gris y
mezclada, al igual que cuando se genere la chatarra en sacas, sin embargo, esos
formatos son manejados por la Auxiliar Administrativa Yeniree Perez.
Igualmente, se debe solicitar mensualmente al área contable, la información de la

cantidad de chatarra vendida a los clientes de chatarra gris en sacas y en cubos, para
solicitar el certificado de disposición final a cada cliente, según corresponda.
 Proceso Transporte de carga
Se debe migrar la documentación al componente del PESV, para que quede unificado, sin
embargo, desde transporte de carga se maneja la siguiente documentación:
i. TC-F-01 Orden de cargue

ii. TC-F-02 Hoja de vida vehículos
iii. TC-F-03 Inspección pre-operacional
iv. TC-F-04 Inspección general de vehículos

Versión: 01
v. Documentación de los vehículos de la empresa.
 Documentación vehículos de la empresa: Se tiene organizado tanto en la carpeta

virtual en el Onedrive, carpeta del computador de la coordinación administrativa y
carpeta física, los documentos de los vehículos de la empresa WFG 015, GQV 115
y SSY 182.
- Póliza vehículo
- Soat
- Tecno mecánico
- Tarjeta de propiedad
- Licencia de conducción de los conductores y cedulas
Los satelitales manejados por la empresa son:
Para los vehículos con placas WFG 015 y SSY 182, SATRACK
Usuario: JRVG123
Contraseña:JRVG123
Para el vehículo con placa GQV 115, HINO CONNECT

Usuario: Jricardov
Contraseña: Jricardov7
1.2. Pendientes
A la fecha de la entrega del cargo se encuentra pendiente.
- Actualizar el análisis interno y externo del sistema de gestión integral

- Actualizar la matriz de riesgos y oportunidades
- Actualizar la matriz legal con la reglamentación del PESV
- Actualizar la matriz de partes interesadas con los stakeholders del PESV
- Iniciar la transición de la documentación de transporte de carga al
componente de PESV
- Iniciar a implementar la documentación basados en la ISO 39001, para el
desarrollo del sistema, proyectados a un proceso de certificación.
- Solicitar los certificados de disposición final a los clientes del primer semestre
del 2023.
- Gestionar el día de la familia del segundo semestre del 2023
- Programar los exámenes de psicosensometricos de LUIS LOPEZ y de
manejo defensivo.
- Radicar la planta de personal en el portal del SENA desde el 1 de Julio 2023.

Versión: 01
2. Entrega del manejo de la caja menor al área contable
Se hace entrega oficial de la caja menor la cual fue manejada por la Coordinadora
Administrativa saliente Yuliet Madiedo hasta el día 30 de Junio del 2023, la cual esta
compuesta por:
- Total en efectivo en caja a la fecha de entrega: $ 221.000

- Total valor relacionado en caja (GC-F-01 Caja) a la fecha de entrega: $
219.735
- Diferencia en saldo a favor de la caja: $ 1.265
Igualmente, adjunto imagen del último arquedo de caja que se realizó y entrego a la
auxiliar contable con la relación de la caja menor hasta el día 30 de Junio 2023
Finalmente, el total en efectivo y la caja fuerte, es entrega a la Contadora Gabriela

Bautista, junto a la Coordinadora Juridica Maria José Villalba, como testigo de la entrega.
3. Entrega de llaves y calibrador micrométrico digital

Versión: 01
Se hace entrega del calibrador micrométrico digital modelo RM813 – MR814, el cual se
encuentra nuevo dentro de su estuche color negro, con una batería sin utilizar y el manual
de instrucciones correspondiente a la Profesional de Gestión Integral Karla Manosalva.
Igualmente, hago entrega de las llaves de la entrada principal de la bodega, las llaves de
la oficina administrativa, candado 1 y 2 del porton, llaves tablero eléctrico de la bodega y
de las gavetas de la dotación y az de la empresa a la Coordinadora Administrativa
entrante Jenifer Gomajoa.
En constancia de lo anterior, se firma a los 30 días del mes de Junio del 2023 a las 5:00
pm de la tarde, finalizado la reunión y acta de entrega de cargo, como se muestra a
continuación por las personas participantes.
__________________________________ ______________________________
JOSE RICARDO VILLALBA GALLARDO MARIA JOSE VILLALBA CACERES
Gerente Coordinadora Jurídica
___________________________________ ____________________________________
YULIET CAROLINA MADIEDO MANTILLA JENIFER PAOLA GOMAJOA CABALLERO
Coordinadora Administrativa – Entrega cargo Coordinadora Administrativa – Recibe cargo
_________________________________ ______________________________________
KARLA VANESSA MANOSALVA MORA GABRIELA ANTONIA BAUTISTA QUINTERO
Profesional Gestión Integral Contadora


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GESTIÓN INTEGRAL Código: GI-A-01

Realizar entrega del Cargo de Auxiliar

Lugar: Oficina JRVG Recuperadora

1. Entrega de cargo de Auxliar Administrativa

1. Por medio de la presente se hace la entrega del cargo como AUXILIAR

Se deja constancia que los documentos se encuentran ubicados en la nube de Onedrive

Los documentos ubicados en la carpeta de Onedrive y en el computador manejado por la

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1.1. Procesos desarrollados por el sistema de gestión integral

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1. Documentos de ingreso: La documentación que se maneja para el ingreso de

ii. GH-F-01 Lista de chequeo hoja de vida interna

2. Documentos de egreso: Los documentos que se requieren por el o los

i. GH-F-08 Notificación examen de egreso

DESARROLLO DEL PROCESO DE INGRESO DE UN COLABORADOR

a) Entrevista inicial con la Coordinadora administrativa y/o gerencia

b) Solicitud prueba polígrafo: Proveedor GLOBALWORK a través del portal

Realizó Revisó Aprobó

c) Examen de Ingreso: Proveedor OCUPASALUD a través del portal

d) Afiliación ARL SURA: A través del portal

e) Inducción por parte de la profesional gestión integral JRVG Recuperadora S.A.S

f) Afiliaciones EPS, CCF y AFP

registro de novedades SGSSS –

 Caja de compensación Familiar – CCF: Se realiza en el portal de la caja de

NOTA: Si el colaborador tiene hijos, debe firmar la declaración juramentada de la caja de

 Fondo de pensión – FPS: Se descarga desde la página del RUAF (Registro

 Afiliación plan exequial: se realiza a través de la asesora de Jardines la

DESARROLLO DEL PROCESO DE EGRESO DE UN COLABORADOR

Al final la relación laboral entre la empresa y el colaborador, se desarrollan los siguientes

a) Firma de documentos de retiro como se detalla en el item 2 del proceso de

b) Examen de Egreso: Proveedor OCUPASALUD a través del portal

c) Desafiliación ARL SURA: A través del portal

d) Desafiliación póliza de vida grupo y plan exequial

 Póliza de vida grupo: Se remite la información de fecha de retiro e

Contacto: 314 394 0128

3. Seguimiento a los procesos operativos: El desarrollo del personal operativo, se

Ubicación Actividad Tipo de

- Hora de ingreso y hora de salida

El control del tiempo laborado, se lleva de manera quincenal en el formato GH-F-

Realizó Revisó Aprobó

producción.xlsx , la cual se encuentra compartido en tiempo real en la nube de

4. Procesos de permisos trabajos fines de semana dentro de la planta de Filtros

- El supervisor de bodega, almacén o jefe de planta de Filtros Partmo, deben

Realizó Revisó Aprobó

a firmar como interventores y lo dejen en portería para que no regresen a los

- Realizar la solicitud a través de ingreso del colaborador o los colaboradores al

5. Renovación de permiso mensual del personal operativo de Filtros Partmo :

Realizó Revisó Aprobó