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CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

RESPONSABLE
GERENTE GENERAL GERENTE GENERAL
ADMINISRATIVO

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Nº ÍNDICE PÁG.

1. CONTROL DE CAMBIOS 3
2. OBJETIVO 3
3. ALCANCE 3
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3
5. DEFINICIONES BÁSICAS 3
6. RESPONSABILIDADES 4
7. DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO 4
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS 8
9. ANEXOS 8

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1. Control de Cambios

Nº
DETALLE DE LA APROBADO
VERSIÓ REVISADO POR FECHA
MODIFICACIÓN POR
N

2. Objetivo

Definir los lineamientos para los controles y registros de los documentos requeridos por el Sistema de
Gestión de la Calidad(SGC), bajo las normas ISO 9001:2015, lo cual incluye las reglas básicas para la
redacción, aprobación, distribución y actualización de documentos y registros.

3. Alcance

El procedimiento se inicia con la identificación de la necesidad de elaborar o actualizar un documento

del SGC y finaliza con la difusión de la aprobación de un nuevo documento o versión entre el personal
involucrado en su aplicación.

Este procedimiento es aplicable a los procesos comprendidos dentro del alcance del SGC.

4. Documentos de Referencia

 ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la calidad (7.5)

 Manual de Calidad

 Política de calidad

5. Definiciones básicas

 Documento: Información y el medio en el que está contenida, que integran el Sistema de Gestión
de la Calidad (SGC): Política, Manuales, Procedimientos e Instrucciones, Planes, Programas,
Registros, y documentos Internos y Externos.

 Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y
el medio que la contiene.

 Manual: Especificación general de un sistema de la organización, equipo etc.

 Procedimiento: Forma establecida para llevar a cabo una actividad o procesos, cuyo fin principal
es organizar.

 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para
proporcionar un resultado previsto.

 Instructivo de Trabajo: Forma establecida de desarrollar una actividad específica o de los

resultados alcanzados.
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 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

realizadas. Pueden tener un formato definido o carecer del mismo.

Nota 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para formalizar la trazabilidad y para
proporcionar evidencia de verificaciones,

Acciones preventivas y acciones correctivas.

Nota 2: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.

 Reglamento: Conjunto ordenado de reglas o preceptos dictados por la autoridad competente para la
ejecución de una ley, para el funcionamiento de una corporación, de un servicio o de cualquier
actividad.

 Impresión controlada: Copia de los documentos vigentes del SGC, identificados y asignados a un
cargo o persona, para su uso y aplicación correspondiente.

 Impresión No Controlada: Copia de los documentos del SGC, son impresos con fines didácticos o
de revisión.

 Documento Derogado: Documento que ha perdido su vigencia debido a la aprobación de una

nueva versión o haber sido dado de baja.

 SGC: Sistema de gestión de la calidad.

6. Responsabilidades

Será responsabilidad del RESPONSABLE ADMINISTRATIVO, el control, registro y cumplimiento del

presente procedimiento, quién rendirá cuentas a la Alta Dirección.

7. Control y registro de los documentos

7.1. Presentación y contenido de los documentos

Todos los documentos de la organización deben conservar una estructura uniforme de acuerdo a su
aplicación y funcionalidad e incluir en su presentación el nombre del documento, así como la versión
que corresponde, fecha de aprobación y el cargo de las personas que han elaborado, revisado y
aprobado el documento.

7.2. Elaboración de los documentos

La necesidad de elaborar o desarrollar un documento en relación al SGC, se puede generar en

cualquier proceso o área de la organización a iniciativa de cualquier integrante de la misma. Esta
persona elaborará un borrador del documento y lo entregará al Responsable SGC, para posteriormente
realizar la codificación del mismo.

7.3. Aprobación y Codificación de los documentos

Una vez revisado el documento, El Responsable SGC asignará el código cuando corresponda y demás
información de carácter general que identifique el documento.
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Se formalizará la aprobación del documento, indicando en el documento el responsable de

aprobación según anexo 2.

La identificación de los documentos se realizará mediante el título del mismo. En caso de requerir
codificar, se utilizará el siguiente esquema:

7.3.1 Estructura del Código WWW-YYY-XX-ZZZ, donde WWW representa las siglas de la
empresa a la que pertenece el documento:

WWW: Empresa

Organización Código
CERGOSAN CER

YY ó YYY: “Código de área”. Figura el código de proceso/área al cual pertenece el

documento.

Proceso/área Sigla
Calidad CAL
Abastecimiento y compras AC
Recursos Humanos RHH
Administración ADM
Logística LOG
Marketing MAR
Ventas VEN

X ó XX: “Tipo de documento”

Tipo de documento Sigla

Política PO
Manual MA
Reglamento RE
Procedimiento PR
Protocolo PT
Instructivo IN
Registros RG
Plan PL
Programa PG
ZZZ: “Correlativo”. Consecutivo
asignado de acuerdo al orden en el cual
se emiten los documentos por proceso.

La estructura del código se desarrollará de acuerdo a las siglas indicadas en el esquema del punto 7.3

7.4. Distribución de los documentos

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Los documentos serán distribuidos a los responsables y usuarios a través de carpetas compartidas, en
las cuales se controla su acceso según la información a la cual cada usuario deba acceder.

Toda la información documentada deberá ser guardada en formato PDF en el caso de procedimientos,
para el caso de formatos, ésta se guardará en editable para el llenado óptimo según corresponda; sin
embargo, para prevenir cambios no intencionados en dichos formatos, se realizará sensibilizaciones
constantes y una nota en cada formato, en donde señale “prohibido la alteración de fondo del
documento” y además que cualquier cambio generado que altere la forma del documento será
sancionado según el reglamento.

Aquellos documentos que se distribuyan en físico serán considerados como copia no controladas. Las
copias físicas traen en su pie de Página una aclaración respecto a que las mismas no son documentos
controlados. En caso de distribuir documentos en físico, el responsable de cada área será el encargado
de la distribución, debiendo registrar la información documentada entregada en el registro
“Distribución Controlada”.

El Responsable SIG comunicará a los responsables de área toda la documentación que haya sido
colgada en la carpeta compartida, indicando la versión vigente.

7.5. Modificación y Cambios de los documentos

Los documentos serán revisados y modificados por las mismas personas o los responsables de cada
área que los elabora; luego serán entregados al Responsable Administrativo para modificar la versión
del documento, el cual lo realizará de la siguiente manera:

1. Hacer la modificación del documento vigente.

2. Actualizar la información documentada con versión en todos los casos y control de cambios según
sea conveniente de acuerdo al tipo de documento.

3. Guardar en la carpeta de obsoletos el documento con la versión anterior.

4. Subir a la carpeta compartida el documento modificado en su versión vigente.

Toda la información documentada será aprobada por el responsable del cuadro del anexo 2. La
necesidad de modificar y/o actualizar documentos surgirá en base a los requerimientos de cada
proceso o área, cambios en requisitos legales, hallazgos de auditorías, propuestas de mejora,
iniciativas del personal usuario o cambios en la organización que origine que los documentos deban
ser actualizados.

El Responsable Administrativo, definirá en función al tipo de documento la necesidad de incluir el

detalle de los cambios ocurridos entre versiones. Para el efecto, en caso de procedimientos, se
utilizará el campo correspondiente a “control de cambios”, el cual aparece en las primeras páginas.
Para los otros documentos el cambio se evidencia a través del numero de versión y lo establecido en
el punto 3.

Se actualizará la versión de los documentos, siempre y cuando, se realice un cambio relevante en el

contenido del mismo; es decir, cambios que alteren el fondo inicial de éste. En el caso solo se realicen
cambios menores que no alteren de forma significativa el contenido, éste no cambiará de versión.

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7.6. Conservación de los documentos/registros

Digitales

Se mantendrá una copia de seguridad (backup) en una nube en la red (google drive) la cual se
actualizará semestralmente.

La copia de seguridad abarca la información de todas las áreas.

Físicos

Todo usuario con registros asignados es responsable de su almacenamiento y protección, evitando

cualquier daño, legibilidad o pérdida. La organización de los registros asignados será realizada según
criterio del usuario (por fecha, orden alfabético, etc.), asegurando que sean fácilmente recuperables
cuando sean requeridos.

7.7. Disposición final 

La disposición final de los registros pasado el tiempo de conservación detalla en el registro “Control
de información documentada”, será para los registros físicos por reciclaje y la de registros digitales
por eliminación. Aquellos registros cuya confidencialidad sea un requisito legal o establecido por la
organización o el cliente, será eliminado de forma segura.

7.8. Documentos de Procedencia Externa

Todos los documentos de origen externo que sean obligatorios de aplicar o se utilicen con fines de
consulta, utilización en algunos de los procesos del SGC serán incluidos en el registro de “Control de
información documentada”. Cada responsable de área o servicio debe mantener actualizados sus
documentos externos.

8. Documentos asociados

 Control de Información Documentada

 Distribución Controlada

9. Anexos

 Anexo 1: Diseño de documentos

 Anexo 2: Niveles de elaboración, revisión y aprobación

 Anexo 3: Contenido de los documentos

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ANEXO 1: DISEÑO DE DOCUMENTOS

1. PROCEDIMIENTOS, MANUAL, PROTOCOLOS Y OTROS

Plantilla: Consta de 2 partes: Encabezado y Pie de Página.

o Encabezado: El encabezado debe de ir en todas las páginas de los documentos de

Cergosan., el diseño se presenta a continuación:

Código:
Versión:
Fecha:
Página:

o Pie de Página: Se indicará lo siguiente:

- La condición de propiedad de Cergosan

- La condición de los documentos NO controlados
- Documento propiedad de (Razón Social) prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
- El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SIG de (Razón Social).
-

2. REGISTROS

Plantilla: El Encabezado de los registros es el siguiente:

Código:
Versión:
Fecha:
Página:

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ANEXO 2
CUADRO REFERENCIAL DE NIVELES DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

Documento CÓDIGO Elabora/Modifica Revisa Aprueba

Política del SGC POL Responsable SGC Gerente General Gerente General
MAN
Manual Gerente General Gerente General
Responsable SGC
Objetivos y Metas del OMS
Gerente General Gerente General
SIG Responsable SGC
Procedimientos RSC
/Protocolos/Registros Responsable SGC Gerente General Gerente General
del SGC
Procedimientos
/Protocolos/Registros de
RAO Responsable SGC Gerente General Gerente General
áreas de apoyo y
Operativos
IO Responsable SGC
Instrucciones Operativas Jefe de Gerente General Gerente General
Administración

Reglamento REG Responsable SGC Gerente General Gerente General

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ANEXO 3
ESTRUCTURA REFERENCIAL DE LOS PROCEDIMIENTOS

1. CONTROL DE CAMBIOS
Identificación de los cambios realizados en cada edición del documento
2. OBJETIVO
Define el propósito del documento.
3. ALCANCE
Define él o los sectores de aplicación del documento (las restricciones deben colocarse enunciando los
casos y/o variaciones del proceso para los cuales no aplica).
4. DOCUMENTO DE REFERENCIA
Se debe mencionar las normativas, procedimientos u otra bibliografía que se usó como soporte para el
desarrollo del documento.
5. DEFINICIONES BASICAS
Se debe colocar definiciones claves que complementen la comprensión del documento.
6. RESPONSABILIDADES
Define la responsabilidad de una o más personas para el desarrollo y aplicación del documento
(colocar el puesto laboral de los involucrados en el proceso, por ejemplo: Ingeniero de proyecto,
Asistente, etc.).
7. DESCRIPCION DE DOCUMENTO
Describe los pasos a seguir para el desarrollo del documento (de acuerdo con la secuencia del proceso
y mostrando las actividades de cada uno de los responsables de este).
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Registros que se generan u otra información de referencia
9. ANEXOS
En caso aplique.

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