Cuentas por cobrar

El proceso de cuentas por cobrar es un elemento central del proceso financiero.

Se trata de proveedores que proporcionan bienes y/o servicios a un comprador a crédito,

con un acuerdo legal que requiere que el comprador pague los bienes o servicios en la
fecha acordada. Según el proveedor y/o la confiabilidad del comprador, un acuerdo de
pago puede exigir que el comprador pague la totalidad dentro de los 30, 45 o 60 días.

El proceso de cuentas por cobrar es un subproceso central de los procesos financieros de

una empresa y generalmente está asociado con otro subproceso, como el proceso de
cuentas por pagar.

Ya sea que se trate de una factura extraviada, una fecha límite incumplida, un rastro de
documentos en papel o un error humano debido al procesamiento manual, un cuello de botella en
el proceso de cuentas por cobrar puede ser muy perjudicial para una empresa.

La gestión de cuentas por cobrar es una parte importante de las operaciones financieras de una
empresa porque proporciona un vistazo rápido a la salud financiera del negocio y sirve como una
forma de analizar y medir la liquidez de una compañía.

Proceso.

El proceso de cuentas por cobrar comienza cuando un comprador realiza un pedido. A partir de
ahí, como si fuera una ficha de dominó, esta acción desencadena los siguientes pasos:

 El proveedor recibe el pedido del comprador y confirma la compra de bienes y/o servicios.
 El proveedor envía una factura al comprador. La factura incluirá detalles como la fecha de
vencimiento del pago y cualquier descuento por pago anticipado o cargos por pago
atrasado.
 El comprador paga al proveedor por sus bienes y/o servicios.
 El proveedor recibe el pago.
 En este punto, el proveedor aplica los descuentos incurridos y documenta el pago total
actualizado del comprador.
 Después de eso, el proveedor creará un informe final que detalla el pago.

El ejemplo anterior detalla el mejor de los casos en el que el pago se realiza a tiempo, un proceso
de cuentas por cobrar completamente formado también tiene en cuenta las irregularidades que a
menudo surgen en el camino, como un pago atrasado o un pago incobrable.

Así es como se ve un proceso dinámico de cuentas por cobrar, de principio a fin:

Según las Normas de Información Financiera (NIF), una cuenta por cobrar es un derecho exigible
de la entidad al cobro de una contraprestación a cambio de la satisfacción de una obligación a
cumplir que se origina por la venta de bienes o prestación de servicios.

Cabe señalar que la optimización de los procesos de cobranza, además de brindar estabilidad
financiera a las empresas, impacta el rendimiento de otros departamentos, como el de ventas y de
servicio al cliente.

Para ser concretos, la correcta gestión de las cuentas por cobrar previene el gasto innecesario de
capital económico e incrementa a la liquidez.

Tipos de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar se clasifican en dos tipos:

A corto plazo. Las cuentas por cobrar que se pueden exigir en un periodo menor a un año y deben
presentarse en la hoja de balance como activos corrientes.

A largo plazo. Estas cuentas están disponibles en un periodo mayor a un año y se presentan como
activos no corrientes.

Administración de cuentas por cobrar

Contar con una buena administración de tus cuentas por cobrar puede ser, incluso, mejor que
cerrar más ventas. La razón recae sobre la capacidad que tienes para generar liquidez, misma que
puede ser usada para reinvertir en tu negocio, atraer más clientes o mejorar tu capital de trabajo.

No cobrar los créditos otorgados a tus clientes de una manera satisfactoria puede hacer que caigas
en la insolvencia. Aquí es donde radica la importancia de una buena administración.

Puedes adoptar hábitos financieros que te permitan mejorar esta gestión. Estos van desde
categorizar tu portafolio de cuentas por cobrar hasta la búsqueda de aliados que te ayuden con
esta operación.

Rotación de cuentas por cobrar

La rotación de cuentas por cobrar es un indicador que permite conocer la cantidad de veces en que
una empresa realiza las cuentas pendientes de cobro durante un periodo contable, es decir,
cuántas veces un negocio logra convertir estos activos en liquidez.

Esto nos permite conocer tanto la cantidad de veces en que se cobra durante el periodo estudiado,
así como el tiempo que tardan los clientes en liquidar su deuda.

Este término también es conocido como rotación de cartera o rotación de clientes.

Rotación de cuentas por cobrar: fórmula

Existen dos fórmulas que ayudan a calcular el índice de rotación de cuentas por cobrar. La primera
indica la velocidad en la que una empresa cobra sus cuentas, es decir, cuánto tarda en convertir
estas en liquidez:
La segunda fórmula indica la cantidad de días en que se cobran estas cuentas durante un periodo

La segunda fórmula indica la cantidad de días en que se cobran estas cuentas durante un periodo
contable:
Financiamiento de cuentas por cobrar

En muchas ocasiones, buscar financiamiento para tus cuentas por cobrar es una gran opción para
no perder capital y, al mismo tiempo, seguir otorgando créditos a tus clientes que te permitan
obtener los beneficios de tener una mejor relación con ellos y hacerte más competitivo.

El factoraje es una gran herramienta de financiamiento que se enfoca, precisamente, en el

adelanto de cuentas por cobrar.

En este tipo de financiamiento una empresa de factoraje (llamada factor) adquiere tus cuentas por
cobrar adelantando un porcentaje sobre el valor neto de esta. Luego de que tu comprador liquide
su deuda al factor, este último te deposita el resto menos una comisión.

Las cuentas por cobrar en el balance general

El balance general o balance de situación es un informe contable que muestra la situación

financiera de la empresa.

Está formado por el activo, el pasivo y el patrimonio neto. Las cuentas por cobrar deben registrarse
en el activo.

Si se trata de cuentas a corto plazo figurarán en el activo circulante y si se trata de cuentas a largo
plazo figurarán en el activo fijo.

Inventario

Un inventario es un documento donde se registran todos los bienes tangibles y en existencia de

una empresa, que pueden utilizarse para su alquiler, uso, transformación, consumo o venta. Debe
ser una relación detallada en la que se incluyan, además de los tangibles, los derechos y deudas de
una empresa.

Es decir, también ayuda a comprobar qué elementos componen el patrimonio de una organización,
más allá de mantener un control de los productos que vende a sus clientes.

Cuál es la importancia del inventario?

El inventario permite que una empresa conozca la fluctuación de artículos, lo que a su vez influye
en las decisiones que se tomarán acerca de los proveedores y la cantidad de existencias que deben
mantenerse para cumplir con la demanda de los clientes. Además garantiza que no haya mermas,
robos o excedentes de productos que significan un mayor gasto de almacenaje.

Esto se logra mediante un buen control de inventarios, en el que se establezca un balance entre las
existencias, movimientos y demanda de cada uno de tus productos. Para conocer más sobre este
importante recurso, revisemos las principales características de los inventarios y la forma en que
puedes explotarlas para crear una herramienta única.

Característica.

Si bien todos los inventarios son únicos y su conformación depende del giro, sector y actividad
comercial de cada empresa, existen algunas características que todos poseen y que, si logras
aprovecharlas, te asegurarás de tener un excelente recurso para mantener el control de tu
empresa.

un inventario es un registro de las pertenencias de una empresa. Es por eso que sirven como bases
de información, en las que se agregan todos los datos relevantes para la identificación y manejo de
una mercancía o recurso. Los datos más comunes qué suelen tener:

 Nombre del objeto

 Descripción del objeto
 Valor unitario
 Ubicación (en caso de existir en un almacén o depósito)

Estos datos ayudan a localizar, contabilizar y disponer de ellos de forma clara, sintética y
transparente.

Aunque la principal función de un inventario es reflejar el volumen de mercancías y bienes de los

que dispone una empresa, esta información no sirve de nada si no está ordenada. Al final del día,
el inventario sirve para encontrar el producto que estás buscado, saber cuántos artículos del
mismo tipo tienes y gestionar su venta rápidamente.

Otra característica fundamental de los inventarios es que deben reflejar los movimientos dentro de
tu stock de productos. Por ello no solo se trata de crear una relación de todo lo que tienes, sino de
las operaciones que se han realizado con esos objetos. Los inventarios deben mantener el control
de las pertenencias mediante la inclusión de los siguientes datos:

 Fecha de ingreso de la mercancía

 Fecha de salida de la mercancía
 Estatus del objeto
 Historial de actualización

15 tipos de inventarios.

Físico: Aquí nos referimos a todos los bienes materiales y tangibles que tiene una empresa. Incluye
desde el mobiliario y equipo para trabajar hasta los artículos que se guardan en los almacenes y
que venden a sus clientes.

Intangibles: Son los bienes que no pueden contabilizarse porque no son físicos. Se incluyen activos
intangibles, activos corrientes, deudas, saldos de cuentas bancarias, cuentas por cobrar, licencias
de software, derechos de autor, marcas, etc.

Materias primas: Tiene en cuenta todos los materiales que se utilizan para producir la oferta que
vende la empresa o negocio y que todavía no se procesan. La relación de estos insumos es
necesaria para conocer el rendimiento de las materias para la maquila de tus mercancías, así como
para controlar su merma y desperdicios.

Productos en proceso de fabricación: Engloba todo lo que se adquiere de proveedores

manufactureros o industriales y que está en producción todavía. En estos inventarios se considera
la cantidad de materiales, la mano de obra y los gastos de fabricación según la fecha de cierre.
Asimismo, deben categorizarse de acuerdo con su estado de fabricación.
Productos terminados: Incluye los bienes ya terminados que se compran a proveedores
manufactureros o industriales y que están listos para venderse. Es común que en estos inventarios
se registren los datos del fabricante, la fecha de entrada y el valor de compra y venta de cada
mercancía.

Suministro de fábrica: Contabilizan los materiales necesarios para la producción de un artículo,

pero no se pueden cuantificar de forma exacta, como la pintura, los lubricantes, lijas, etc. Estos
insumos sirven para que la empresa sepa de qué herramientas dispone y cuáles debe conseguir
para mejorar su desempeño.

De seguridad o reserva: Se guardan en almacén como medida de previsión en caso de que haya
escasez del material, alza de precios de compra o incremento no planeado de la demanda de los
clientes. En estos casos los bienes suelen estar en rotación para liberar el stock más antiguo
primero y mantener en reserva los últimos producidos.

De desacoplamiento :Es necesario cuando hay dos etapas o tareas que complementan un proceso,
o bien una serie de materiales que no pueden sincronizarse. Este inventario permite que haya
existencias suficientes para cada uno, así como gestionar adecuadamente su sintonía para que el
proceso se complete.

En tránsito: Incluye los bienes que avanzan en la cadena de valor. Esto significa que los inventarios
en tránsito incluyen todos aquellos objetos y productos que se han pedido, pero que aún no se han
recibido. Con estos controles se puede gestionar la entrega de mercancías y cerrar tratos
comerciales.

De ciclo: Estos inventarios son necesarios cuando la cantidad de artículos que se compran (o
producen) es mayor que las necesidades inmediatas. Se hacen con el fin de reducir costos por
unidad de compra y son ideales para aquellos artículos no perecederos que se compran
periódicamente o de forma regular.

Estacional: Se requiere cuando aumenta la producción o existencia de un artículo durante una

época de baja demanda, para que haya suficiente cuando esta se incremente. Se utiliza cuando se
identifica un periodo en el que siempre se repite este aumento, como la época de compras de fin
de año o de inicio del verano.

En ductos: Son inventarios que contemplan más de un proveedor y canal de suministro. Estos
inventarios son muy similares a los de tránsito, pero su principal función no es contabilizar las
mercancías pendientes de entrega, sino administrar la logística de compra y distribución.

Para la especulación: Se realiza cuando se adquieren ciertos materiales sujetos a la especulación

(como el oro). Esto ayuda a estar preparado ante un alza de costos o para comercializarlos y
obtener recursos adicionales. Es además una forma de asegurar que existan los suficientes medios
para complacer la demanda estacional o actual.

De naturaleza regular o cíclica : Estos inventarios garantizan la demanda que debe satisfacerse
entre intervalos de reabastecimientos sucesivos. Estas relaciones deben calcularse con mucha
precisión para evitar el desabastecimiento o el excedente; requieren de tiempo para evaluar cuál
es el equilibrio perfecto entre demanda y stock.
De existencias obsoletas, muertas o pérdidas: Incluye aquellos artículos que, cuando se almacenan
por mucho tiempo, se deterioran, caducan, roban o pierden. Estos controles son necesarios para
saber cuánto dinero, recursos y mercancías estás perdiendo, incluso cuando te hayas desecho de
estas existencias.

Cómo crear un inventario:

 Identifica en dónde se almacena todo el inventario.

 Cuenta con un equipo dedicado al inventario.
 Busca las herramientas adecuadas para gestionar el inventario.
 Establece métodos y frecuencias para administrar el inventario.
 Crea la hoja para el periodo en curso.
 Designa y agrega el código de cada producto.
 En la siguiente columna anota su descripción.
 Luego anota las existencias del periodo anterior.
 Crea la columna de entradas.
 Haz la columna de salidas.
 Deja espacio para la columna de stock vigente.

Ejemplo de inventario:

El método de valoración ABC es ideal para crear jerarquías de los objetos que comercializas. Esto
se puede deber a que tienes un gran volumen de existencias de un objeto o a que su valor
comercial final es más alto que el del resto, por lo que es más rentable para ti.

En este ejemplo, supondremos que somos gerentes de una empresa comercializadora de artículos
informáticos y que somos distribuidores de productos especializados en audio y multimedia. De
acuerdo con nuestros registros, disponemos de los siguientes productos:

Gracias al método ABC que hemos establecido, nuestra tabla de inventario ordenará los registros
de acuerdo con la ganancia final esperada. Esto hace que sepamos que el producto que debemos
concentrarnos en vender son los audífonos de gama media, mientras que los CD son los menos
importantes, ya que no generan grandes ganancias.