La contabilidad consiste en calcular, ordenar y analizar todas las operaciones de una

empresa mediante procesos estandarizados. En palabras más simples, podemos definir a

la contabilidad como la disciplina que estudia las entradas y salidas de dinero en los
negocio durante un periodo en concreto. Esto requiere que se mantengas un registro
detallado de los ingresos, compras, gastos, activos y por supuesto, la nómina de los
empleados.

Cuando una empresa alcanza cierto tamaño necesita contar con un área de contabilidad,
que será la responsable de ocuparse precisamente de todos los asuntos relacionados con
la contabilidad de la empresa. Pero el departamento de contabilidad es muchas veces un
gran desconocido tanto para trabajadores de la empresa como incluso para los propios
responsables, que saben de su necesidad pero no acaban de entender muy bien qué hace
o su necesidad real. Por eso es importante conocer todas las funciones de las que se
ocupa este departamento.

¿Cuáles son las tareas del departamento de contabilidad?

Si nos ponemos en modo académico, podemos decir que este departamento es el
responsable de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos
necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las
operaciones financieras, presupuestarias y de consecución de metas de la empresa.

Una definición más terrenal sería decir que es el departamento responsable del control
de gastos e ingresos y de la situación financiera de la empresa, además de saber los
cobros y pagos pendientes.

Para entender de una manera eficaz lo que son las tareas del departamento de
contabilidad debemos tener claro los siguientes conceptos. Ya que intervienen de forma
directa en la contabilidad.

Activos
Son todos aquellos bienes y derechos que tiene una empresa que fueron adquiridos en el
pasado y con los que espera obtener beneficios o rendimientos futuros. Estos activos se
dividen en: activo corriente y activo no corriente o fijo.

El activo corriente, también llamado activo circulante o líquido, es el activo de una empresa
que puede hacerse líquido (convertirse en dinero) en menos de doce meses. Como por ejemplo,
el dinero del banco, las existencias, y las inversiones financieras.

El activo no corriente o activo fijo de una empresa está formado por todos los activos
de la sociedad que no se hacen efectivos en un periodo superior a un año. En palabras
más sencillas, el activo no corriente está compuesto por aquellos activos que tienen una
vida útil superior al año.
Balance general
Es uno de los documentos más importantes para la empresa porque refleja la situación
financiera en un periodo de tiempo específico. Está conformado por tres partes: los
activos, los pasivos y el patrimonio.

El pasivo: Desde el punto de vista contable, representa las deudas y obligaciones con
las que una empresa financia su actividad y le sirve para pagar su activo.

El capital: Es el total de recursos físicos y financieros que posee una entidad

económica, obtenidos mediante aportaciones de los socios o accionistas, para generar
beneficios o ganancias. Ésta cantidad siempre es distinguida de los intereses cobrados.

Cierre contable
Es el proceso mediante el cual una empresa cierra o cancela las cuentas de
resultados (ingresos, gastos, costos de venta y de producción) para llevar esos resultados
al balance anual. El cierre contable se realiza luego de haber finalizado un ejercicio
contable y permite conocer el funcionamiento real del negocio.

Estados contables
También conocidos como estados financieros, son documentos que permiten conocer
información sobre la situación contable, patrimonial y financiera de la empresa. Se
dividen en 3 tipos: estado de flujo de efectivo, balance de situación y cuenta de pérdidas
y ganancias.

Gastos
Es un egreso o salida de dinero que una empresa o persona paga por la compra de un
producto, un bien o un servicio. Los gastos en contabilidad se clasifican en: gastos
corrientes, gastos de producción, inversión y de capital y gastos de aplicación del
financiamiento.

Libros contables
Los registros o libros contables son los documentos que recopilan toda la información
financiera relevante de una empresa durante un período determinado. Los más comunes
son: libro diario, libro de inventarios y balances, estado de flujos de efectivo y estado de
resultados.

Inventario
Es el registro de todos los bienes tangibles, productos y materias primas que posee una
empresa.
Patrimonio
Este término se utiliza para referirse a la suma de los bienes, derechos y obligaciones de
una persona o empresa. Este está dividido en tres partes: activo, pasivo y patrimonio
neto.
Funciones del departamento de contabilidad

El departamento de contabilidad es responsable de registrar y reportar las transacciones

de flujo de efectivo de una empresa. Este departamento tiene algunas funciones y
responsabilidades clave, que incluyen

 Cuentas por cobrar.

 Cuentas por pagar.
 Procesar la nómina.
 Preparar informes financieros.
 Mantenimiento de controles financieros.
 Registrar recibos de efectivo.
 Desembolsos de efectivo.

El flujo de efectivo que ingresa a la empresa se conoce como recibos de

efectivo. Los recibos de efectivo son manejados por el departamento de cuentas por
cobrar. Este proceso implica recibir y registrar los pagos en efectivo de los clientes
por los servicios prestados o los productos vendidos.
Las cuentas por cobrar son responsables de garantizar que el cliente reciba una
factura por los bienes o servicios y que el cliente pague el saldo adeudado en esa
factura.
Los controles financieros entran en juego una vez que los recibos de efectivo se
reciben y registran en el sistema, y es necesario realizar un depósito. Para mantener
la mejor separación de funciones posible y evitar cualquier oportunidad de hacer
mal, es una buena idea que una persona registre el efectivo y otra persona haga el
depósito en el banco.
Desembolsos de efectivo y cuentas por pagar

El flujo de efectivo que sale de la empresa se denomina desembolsos de

efectivo. Esto es manejado por el departamento de cuentas por pagar. El
departamento de cuentas por pagar es responsable de pagar a los proveedores por los
suministros comprados o cualquier otro gasto incurrido por la empresa:
Servicios públicos, impuestos, etc. Las cuentas por pagar reciben facturas de los
proveedores, las registra en el sistema de contabilidad y luego emiten los cheques
para pagar a los proveedores.
Los controles financieros ocurren con el fin de mantener una buena separación de
funciones en este departamento. Una persona debe ser responsable de registrar las
cuentas por pagar y otra persona debe ser responsable de firmar los cheques.
Nómina de sueldos

Aunque el departamento de recursos humanos a menudo participa en las actividades

de los empleados, el departamento de contabilidad a menudo es responsable de
garantizar que se les pague a los empleados a tiempo en un horario regular. La
función de nómina recibe y registra las horas que trabajan los empleados o revisa los
recursos humanos ingresados y luego procesa los cheques de nómina de los
empleados asalariados y por horas.
 La función de nómina también es responsable de completar los impuestos sobre la
nómina que pueden estar asociados con el pago de empleados. Estos impuestos
pueden incluir ISR, retención, desempleo y compensación para trabajadores. Se
completan los formularios de informes correspondientes y se emiten cheques por
cualquier monto adeudado a las autoridades fiscales.
Nuevamente, aquí se utilizan controles financieros. Los supervisores de empleados
siempre deben revisar y aprobar las tarjetas de tiempo de sus empleados. Una
persona debe registrar y procesar la nómina, y otra persona debe firmar los cheques
de nómina, comparando los montos con los informes de nómina.
Informes financieros

Una de las responsabilidades más importantes del departamento de contabilidad es la

presentación de informes financieros. Hay dos tipos de usuarios de informes
financieros creados dentro del departamento de contabilidad: usuarios internos y
usuarios externos.
Los usuarios internos incluyen la administración y los consejos de
administración. Los usuarios internos utilizan los informes financieros para tomar
decisiones informadas para la dirección de la empresa. Estos informes ayudan a la
administración a determinar cuándo es posible que se necesite financiamiento o que
se deba comprar activos, como equipos. La gerencia también utiliza estos informes
para determinar la estabilidad financiera de la empresa al examinar las posiciones de
ganancias o pérdidas del período.
Los usuarios externos incluyen bancos, autoridades fiscales, prestamistas, etc. Estos
usuarios son cualquier persona que requiera información financiera de la empresa
pero que en realidad no trabaje para la empresa. Los registros financieros detallados
mantenidos por el departamento de contabilidad ayudarán a una empresa a informar
números precisos a los diversos usuarios externos.
Los controles financieros establecidos para esta función suelen ocurrir cuando los
miembros de la administración o el directorio revisan los informes preparados. Estos
usuarios revisarán los números y harán preguntas si algo se ve fuera de
lugar. Siempre es una buena idea que al menos dos personas revisen los informes
financieros antes de enviarlos a usuarios externos.
Un sistema de registro contable es una estructura que registra todas las operaciones
realizadas por una empresa para obtener información contable y financiera precisa. Esto
permite controlar los resultados de las transacciones y comprender el estado económico
del negocio.

A lo largo de la historia, las sociedades han evolucionado y se han vuelto cada vez más
complejas, dando lugar a una serie de desafíos en términos de organización social,
política y económica. Por estos motivos, surgió el sistema de registro contable, pero,
¿qué es un sistema de registro contable? Uno de los aspectos más importantes ha sido la
distribución de bienes y recursos, lo que ha generado la aparición de disciplinas como la
contabilidad, que tiene un papel fundamental en la sociedad.

Elementos de lo que es un sistema de registro

contable
elementos principales que debe haber en los asientos de este sistema analítico:

o Fecha del movimiento.

o Número de orden en el sistema de registro contable.
o La selección de las cuentas que intervienen en el ejercicio, bien sea si llega un
depósito o nosotros enviamos dinero.
o Especificar si son débitos o créditos.
o Pequeña descripción de las operaciones, bien sea las compras, ventas, pólizas,
entre otros.

Cabe destacar que gracias al avance tecnológico y todos los programas de registro
contable que existen, estos datos se adhieren automáticamente a la base de datos, no
siendo necesario ponerlos a mano como en otrora. Por otro lado,
los inventarios perpetuos tienen mejor seguimiento de todo lo que entra y sale.
 Tipos de asiento contables
Existen 2 vertientes en este procedimiento analítico con sus características que son:

o Simples: Son denominados de esta forma ya que solo tienen en su estructura una
sola cuenta de deber y una en el haber.
o Compuestos: Son denominados de esta forma pues en su estructura tienen varias
cuentas en él debe y varias en el haber. También hay que aclarar que pueden
tener varias tipologías: están los que tienen una cuenta en él debe y varias en el
haber o los que tienen una sola cuenta en el haber y varias cuentas en él debe.
Asimismo, tenemos los que tienen varias cuentas en él debe y en el haber.

Para entender qué son los registros contables debemos ir un

paso antes y definir qué son los libros contables, pues estos
forman parte trascendental en el proceso de la realización de
dichos registros.

Los libros contables son documentos en los que se registra la

información financiera y económica de una empresa, ya sea
física o digitalmente.
En los libros contables se deben incluir todas operaciones que
se realizaron durante un período de tiempo determinado.

Por lo tanto, su objetivo principal es guardar los registros

contables de la empresa de manera ordenada y cronológica.
Otro de los grandes beneficios de los libros contables es que
permiten extraer información financiera específica de la
empresa, y esto ayuda a conocer los balances generales de los
registros contable

Es por eso que se recomienda guardar y conservar los libros

contables de una empresa durante 6 años o más.

Características de los libros contables

Las características más importantes de los libros contables son:

 Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.

 Registran información contable y financiera real.
 Se componen por anotaciones de los registros contables. Estos deben
hacerse en orden cronológico.
 Tienen carácter y validez legal.
 Pueden llevarse en papel o de forma digital.
¿Qué son los registros contables?
Los registros contables son los ingresos de información
referente a los movimientos de recursos financieros en los
libros contables.

La función de los registros contables es llevar una bitácora de

cada operación realizada. Cada uno de los movimientos antes
mencionados se registran en dos cuentas, mostrando el uso y
el origen de los recursos.

El conjunto de registros contables se usa como base para

calcular los resultados de las actividades de una empresa y su
balance general.

Así como con los libros contables, los registros contables no

sólo sirven para llevar el seguimiento de los estados financieros
de la empresa, sino que también fungen como soporte y
respaldo ante el SAT en caso de una auditoría o fiscalización.

Registro contable es un concepto que suele

emplearse como sinónimo de apunte contable o
de asiento contable. Se trata de la anotación que
se realiza en un libro de contabilidad para registrar
un movimiento económico.

El registro contable, por lo tanto, da cuenta del

ingreso o de la salida de dinero del patrimonio de
una corporación. Cada nuevo registro contable
implica un movimiento de recursos que se registra
en el debe (la salida) o en el haber (el ingreso).

Los registros contables detallan movimientos

económicos.

Temas del artículo

 Características del registro contable
 La importancia de la información
 Cómo se realiza un registro contable
 Árbol de temas relacionados

Características del registro

contable

Por lo general, el registro contable siempre mantiene

su doble condición. Todo movimiento supone una
modificación del activo y del pasivo: al ingresar
dinero, crece el activo y se reduce el pasivo; al
egresar, pasa lo contrario.

Los registros contables suelen componerse de la

fecha, las cuentas intervinientes, el importe y una
descripción. Todos estos datos quedan registrados
en el libro contable y permiten controlar el estado
económico de la entidad.
Puede servirte: Contable

La importancia de la información

Cabe destacar que, de acuerdo a cada código de

comercio, existen registros contables que
resultan obligatorios para las empresas. Es habitual
que llevar un libro diario (con todos los registros o
asientos contables y sus correspondientes
comprobantes) y un libro de inventarios y
balances (que detallen los cambios en el estado
contable de cada ejercicio) sea una exigencia legal
para el funcionamiento de una organización.

Un registro contable exhibe la salida y el ingreso de

dinero del patrimonio de una empresa.

La información volcada en los registros contables no

sólo es útil para la empresa en cuestión: también
resulta imprescindible para el Estado, ya que estos
datos son fiscalizados y analizados para determinar
si la compañía actúa de acuerdo con las exigencias
de la ley.

Ver también: Sistema contable

Cómo se realiza un registro
contable

Si bien conviene dejar la elaboración y el

mantenimiento de las tareas relacionadas con los
ingresos y egresos de una compañía en manos de
un profesional especializado, no todos los
empresarios desean contratar los servicios de un
contador, sino que algunos se embarcan en
la emocionante pero ardua aventura de llevar sus
propios libros contables sin ayuda. Cabe mencionar
que la ley no obliga a nadie a delegar este trabajo; el
único requisito es que no haya irregularidades.

Los sistemas de contabilidad manual son los más utilizados por las
pequeñas empresas, ya que estos sistemas tienen un costo inicial
menor que el software de contabilidad complejo y son relativamente
fáciles de usar. Es posible que las empresas nuevas o pequeñas no
tengan muchos asientos financieros que realizar y, por lo tanto, sus
necesidades contables son simples. Siempre que la persona a cargo de
mantener manualmente los registros financieros sepa lo que está
haciendo, puede ser tan preciso como un sistema de contabilidad
computarizado. Otra ventaja de utilizar un sistema de contabilidad
manual es que siempre puede abrir el libro y obtener acceso
instantáneo a sus registros. No hay demoras debido a cortes de energía
o de Internet, y no hay riesgo de que se piratee información
confidencial en línea.

Desventajas
Puede haber muchas desventajas al utilizar un sistema de contabilidad
manual. La contabilidad, para cualquier negocio, puede ser una tarea
compleja. Un sistema de contabilidad manual requiere que comprenda
el proceso de contabilidad de una manera que puede ser innecesaria
con un sistema de contabilidad computarizado. Esto puede ser una
ventaja o una desventaja, dependiendo de la persona que lleve la
contabilidad; a menudo, se necesita un profesional especialmente
capacitado para garantizar que la contabilidad se realice
correctamente.
Desentrañar la complejidad de sus registros financieros a mano puede
llevar mucho tiempo. Dado que la generación de informes lleva
tiempo, es posible que esté descuidando otros aspectos del negocio y
pierda oportunidades de crecimiento. El error humano también juega
un papel en los registros financieros inexactos; La contabilidad
manual puede ser tediosa y tediosa, lo que hace que los contables
cometan errores. Además, es posible que los registros solo estén
disponibles en formato de papel, lo que puede causar problemas si se
pierden, son robados o dañados.

Tipos

Muchas cosas deben tenerse en cuenta cuando se trata de la

contabilidad: débitos y créditos, facturas de servicios públicos, pago
de alquiler, inventario, equipo financiado y pagos mensuales, entre
otros. ¿A dónde van todos los datos? Las empresas utilizan uno de los
dos tipos de sistemas contables para registrar datos
financieros. Se puede utilizar un sistema de entrada única o un sistema
de entrada doble .
Un sistema de entrada única, en el que solo se realiza una entrada para
cada transacción financiera, es la forma más simple de
contabilidad. Este es generalmente un buen método para pequeñas
empresas con pocas transacciones y activos. Imagine que es dueño de
una pequeña empresa que acaba de comprar un teléfono celular
nuevo. Con el sistema de entrada única, registraría la transacción
financiera una vez en su libro mayor como un débito de $ 50 con una
fecha y una nota de que se gastó en un teléfono celular.
Un sistema de entrada doble es más complejo que el sistema de
entrada única y se puede utilizar para cualquier negocio que necesite
un análisis financiero más profundo. Registra cada transacción
financiera al menos dos veces. Las transacciones financieras deben
ingresarse como débito y como crédito. Esto se basa en el principio de
dualidad , un concepto contable que reconoce que una transacción
financiera tiene más de un impacto.
Por ejemplo, en un sistema de entrada doble, el mismo propietario de
la empresa que se indicó anteriormente registraría los $ 50 por un
teléfono celular como crédito en la sección de activos de su libro
mayor. También se agregaría como un débito en la sección de
responsabilidad por el efectivo que gastaron en él. Esta entrada doble
permite a las empresas verificar si hay errores, ya que tanto el lado de
débito como el de crédito deben equilibrarse.

Resumen de la lección

Revisemos. Hay dos tipos de sistemas contables:

 Sistema de contabilidad manual : un sistema que se mantiene a mano.
 Sistema de contabilidad computarizado : un sistema que utiliza la
ayuda de computadoras.
Hay dos tipos de entrada en el sistema de contabilidad manual:
 Sistema de entrada única : un método contable simple utilizado para
pequeñas empresas, que registra las transacciones financieras en una
sola entrada.
 Sistema de doble entrada : un método contable complejo basado en
el principio de dualidad y utilizado para cualquier negocio que necesite
un análisis financiero más preciso. Registra la transacción financiera
como débito y crédito.
Las pequeñas empresas tienen más probabilidades que las grandes
empresas de utilizar sistemas de contabilidad manual por varias
razones:
 Eficiencia de costo
 El proceso contable es sencillo
 Es necesario realizar pocas entradas

Hay varias desventajas de un sistema de contabilidad manual, que

incluyen:
 Pérdida de tiempo
 Error humano
 Sin registros de respaldo en caso de pérdida o daño
 Puede requerir conocimientos especializados para mantener