Cómo Compartir Documentos en Google

Docs: Todo lo que Necesitas Saber

Uno de los aspectos más poderosos de Google Docs es la capacidad de compartir
documentos, hojas de cálculo, y presentaciones con otros, así que pueden editar
colaborativamente éstos documentos en tiempo real desde cualquier lugar en el
mundo.

Los colaboradores en un documento pueden ver, comentar, o incluso efectuar

cambios en el documento, dependiendo de los permisos que les otorgues. Nunca
hay una razón para enviar por correo electrónico archivos de documentos o
combinar ediciones de múltiples copias de un documento otra vez.

En éste tutorial, te mostraré cómo utilizar las opciones de compartir de Google Docs
para compartir tus documentos, hojas de cálculo, y presentaciones con otras
personas para que puedan verlos o editarlos. Es muy sencillo compartir un
documento, pero éste tutorial te mostrará cómo usar todas las opciones en Google
Docs para compartir documentos de la manera que quieras.

OPCIONES DE VISIBILIDAD

Lo primero que necesitas saber sobre compartir en Google Docs son las Opciones
de Visibilidad, que controla quién puede ver los documentos. Tus documentos
nuevos, hojas de cálculo, y presentaciones en Google Drive son privadas por
defecto, pero desde el botón Compartir, puedes elegir hacer tus documentos
visibles a ciertos individuos, a cualquiera con un enlace al documento, o al público
en la web.

Paso 1. Cómo Compartir un Documento en Google Docs

Para ver tu configuración actual de compartir cuándo tienes un documento abierto

en Google Docs, simplemente posiciónate sobre el botón Compartir en la parte
superior derecha de tu documento. Ahí, verás una ventana emergente que muestra
la privacidad actual del documento, que siempre será privada por defecto.
Para cambiar la configuración, haz click en el botón Compartir. La
pantalla Compartir con otros usuarios aparece

Escribe los nombres de personas de tu lista de contactos o las direcciones de correo

electrónico de personas con los que quieres compartir el documento.

Continúa agregando los nombres y direcciones de correo electrónico de cada

persona con la que quieras compartir el documento. También puedes agregar una
nota para tus colaboradores en el campo Agregar una nota, mensajes.

Haz click en el botón Enviar en la parte inferior izquierda de la pantalla cuándo

termines de agregar a los colaboradores.
Paso 2. Cómo Activar la Opción Mostrar el Vínculo

También puedes usar la pantalla Compartir con otros de Google Docs para activar
las opciones de visibilidad del vínculo. Si la opción de mostrar el vínculo está
activada, cualquiera que tenga el enlace a tu documento puede acceder a él.

El sistema te proporciona un vínculo que puedes compartir con otros usuarios.

Nota: Es importante recordar que activar la opción compartir vínculo reduce la

cantidad de control que tienes sobre quién puede ver el documento. Uno de tus
revisores podría compartir el enlace con otros, y éstos podrían acceder al
documento.

Paso 3. Define las Opciones de Uso Compartido de Vínculos

Del menú Configuración de Uso Compartido, selecciona Cambiar para ver las
opciones de compartir el vínculo.
1. Restringido. Para permitir a personas específicas ver el documento
2. Cualquiera Con el Enlace. Para dar acceso a un grupo grande de personas
específicas, elige Cualquiera usuario que reciba el vínculo de las opciones
de Visibilidad

OPCIONES DE COLABORADOR

En ésta sección, aprende cómo compartir Google Docs con más control al definir
colaboradores. Hay tres Opciones de Colaborador que dan a personas
específicas con las que compartes un Google Doc diferentes niveles de acceso al
documento. El propietario del documento puede autorizar a otros individuos a ver,
comentar, editar o convertirse en el propietario del documento.

Editor: Ésta opción de Colaborador permite a otros individuos editar el documento.

Los colaboradores pueden trabajar en un documento simultáneamente en tiempo
real, así que no hay necesidad de enviar por correo electrónico los cambios una y
otra vez.
Comentador: Con ésta opción de Colaborador, un individuo con el que se comparte
el documento en Google Docs, sería capaz de ver el documento y realizar
comentarios, pero no podría cambiar el documento de ninguna manera. Ésta opción
es útil cuándo se busca retroalimentación en un proyecto, pero no quieres que
ninguna información sea alterada sin tener conocimiento.

Lector: Para permitir que otros sólo leer un documento.

AGREGANDO COMENTARIOS

Los colaboradores con la capacidad de Puede Comentar o Puede editar pueden

dejar comentarios en un documento compartido en Google docs. Un comentario
podría instruir al propietario del documento para arreglar un simple error de
ortografía, o podría abrir un diálogo sobre una cierta sección del documento.

Paso 1. Agregar un Comentario

Para agregar un comentario a un documento de Google compartido, resalta la

sección del documento que quieres comentar. Podría ser una cierta palabra, una
oración específica, o un párrafo completo. Después de resaltar la sección, haz click
derecho y selecciona Comentario.

Un cuadro de texto con tu nombre aparecerá a la extrema derecha de la pantalla

para que ingreses tu comentario.

Si alguien escribe un comentario en tu documento, puedes comenzar un diálogo al

responder a su comentario. Debajo del comentario, un cuadro de diálogo aparecerá
que dice Responde. Aquí, puedes escribir tu respuesta.

Si el comentario es un simple arreglo que no requiere respuesta, puedes realizar los

ajustes requeridos al documento y marcar el comentario como resuelto al hacer click
en el botón Resolver junto al comentario. Al resolver un comentario, el comentario
se oculta. Para reabrir el documento, haz click en el botón Comentarios en la parte
superior derecha del documento.
Paso 2. Abre un Comentario Resuelto

Aún después de que un comentario ha sido resuelto, puedes verlo de nuevo. Haz
click en el botón Comentarios en la parte superior derecha de tu documento.

NOTIFICANDO A COLABORADORES
Cubrimos cómo compartir un Google Doc con notificaciones adecuadas en ésta
sección. Puedes automáticamente notificar a colaboradores a través de correo
electrónico cuándo un cambio es efectuado en un documento compartido. Ésta
característica es útil si estás trabajando en un documento y necesitas hacer saber
a tus colaboradores de tus ediciones.

Paso 1. Activa las Notificaciones

Abre tu documento. Asegúrate que tu documento sea compartido con al menos

otra persona.
Haz click en el botón de Comentarios en la parte superior del documento. Haz click
en el botón Notificaciones debajo de él.

Después de que hayas hecho click en el botón Notificaciones, un menú

desplegable se muestra con tus opciones de notificación.

1. Todas
Para enviar notificaciones por correo electrónico a todas las personas con quienes
se comparte el documento, selecciona la opción Todas. Ésta es una buena elección
cuándo un documento está siendo escrito por un equipo.

2. Para ti
Para enviar una notificación mediante correo electrónico sólo para ti cuándo un
comentario es realizado o el documento es modificado, selecciona la opción Tuyas
solamente. Ésta es una buena elección cuándo eres el autor primario y necesitas
revisar la retroalimentación, pero los revisores no necesitan ver los comentarios de
los demás.

3. Nada
Para desactivar las notificaciones por correo electrónico, selecciona la opción Nada.
Ésta es una buena elección si no es importante que veas los comentarios y las
ediciones rápidamente.

ELIMINAR A UN COLABORADOR

A veces, puedes necesitar eliminar a un colaborador de un documento. Esto podría

ocurrir cuándo un miembro del equipo abandona el equipo y ya no necesita acceder
al documento. Aquí está cómo remover a un colaborador de un documento
compartido en Google Docs.
Nota: Sólo el propietario de un documento puede agregar o eliminar a
colaboradores en un documento.

Primero, asegúrate que estás trabajando en un documento que tiene colaboradores.

Comienza en el menú Configuración de Uso Compartido desde dentro de tu

documento. Ves una x junto a cada nombre en la lista Quién tiene acceso.

CUÁNDO COMPARTIR TUS DOCUMENTOS EN GOOGLE DOCS

Google Docs facilita el compartir y colaborar en documentos, hojas de cálculo y

presentaciones, y puedes utilizarlos de varias formas. Ahora que sabes cómo
compartir documentos en Google Docs, y puedes controlar varias configuraciones
útiles, es tiempo de utilizarlos.

Mientras no necesites a otros que te ayuden a editar cada documento que crees,
compartir documentos en Google Docs puede llegar a ser realmente útil. Aquí están
algunos ejemplos de cuándo podrías querer colaborar y dar buen uso a la función
de compartir documentos en Google Docs:

 mantener las notas de reunión de equipo en un documento colaborativo

 lluvia de ideas para un próximo proyecto como grupo
 crear una lista para tu fiesta nocturna e invitar a personas a que agreguen lo
que planean llevar.
 permitir a amigos que comenten un discurso que estás escribiendo para la
boda de tu mejor amigo.
 asignar partes de un proyecto a diferentes individuos, pero que cada uno
reporte su colaboración en el mismo documento.
 comparte la lista de la compra en el supermercado con tu esposa, o la lista
de tareas con tus hijos o compañeros de habitación.