Google Docs

1-¿Qué es Google Docs? Google Docs es una sencilla pero potente suite ofimática, todo en línea. Nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red. Las principales ventajas de Google Docs son: Nuestros documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo su edición o llegar a publicarlos para que todo el mundo pueda verlos.La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, Openoffice, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Y lo mismo sucede con presentaciones y hojas de cálculo.Su precio: Google Docs es una herramienta totalmente gratuita. 2. ¿Cómo inicias el programa? Para poder utilizar Google Docs debemos tener una cuenta Google (por ejemplo una cuenta de correo GMail). Al ser una aplicación Web, Google Docs necesita ser utilizado a través de un navegador. Así que el primer paso será abrir una nueva ventana el nuestro. Tras abrir el explorador, tecleamos la dirección http://docs.google.com. También encontraremos enlaces a Docs cuando accedamos a los servicios de Google, como nuestra cuenta de GMail, o en el menú del buscador Ahora en la casilla Correo electrónico introducimos la dirección que usamos en nuestra cuenta Google (si es GMail, no es necesario escribir @gmail.com), y en la casilla inferior nuestra contraseña. Sólo nos queda pulsar el botón Acceder. 3. ¿Qué tipo de tareas podes realizar en googledocs

Google Docs nos permite la creación de seis elementos:

4. ¿Podes subir archivos?Explica. Existe la opción de subir archivos que ya tengamos listos o que estemos preparando en nuestras computadoras. El sistema acepta la mayoría de los formatos de archivo comunes, como .DOC, .XLS, .ODT, .ODS, .RTF, .CSV, .PPT,etcétera. Y en la página principal, se encuentra el botón Subir o Upload. (Lapágina principal quedará minimizada en la barra de Tareas). Esa opción da paso a una pantalla donde es posible Examinar (Select files toupload) y buscar dentro de su computadora el archivo a subir (tener presentes lasindicaciones que figuran a la derecha sobre el tamaño de los archivos que sepueden subir, ya que varía entre unos y otros tipos de archivos).

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Documento, un documento de texto. Presentación, basada en diapositivas. Hoja de cálculo. Formulario, con el que podemos recoger información de otros usuarios. Dibujo, donde podremos dibujar gráficos y diagramas. Carpeta, para organizar nuestros elementos

5. ¿Podes crear documentos con plantillas? Explica. Cuando estamos trabajando ya dentro de un documento, la ruta más rápida paracrear otro nuevo es desde: Archivo Nuevo Documento; Hoja de cálculo;Presentación. Con la opción Desde plantilla o From template se pueden iniciar documentos condiseños prefijados desde una pantalla como la que se muestra en la siguienteimagen. En la parte superior contamos con un buscador de plantillas (SearchTemplates) y, a la izquierda de la pantalla, algunas clasificaciones y formas deordenar los resultados. En el centro podemos

seleccionar qué tipo de plantillanecesitamos (si es para un documento, hoja de cálculo o presentación). Es posiblehacer una vista previa, o directamente aplicarla y comenzar a utilizarla con el botón Utilizar esta plantilla. 6. ¿Cómo editas o modificas el formato de un documento? Podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en dos grandes grupos. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc.. Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar. Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que están disponibles en la barra de formato o en una parte de la barra estándar: fuente, tamaño, estilo de fuente y color. Básicamente, podemos emplear estos formatos de dos formas: - Aplicarlo a un texto ya escrito: para ello, seleccionamos el texto a formatear, y elegimos la fuente, el tamaño o el estilo que deseemos. El texto seleccionado tomara los nuevos valores. - Aplicarlo al texto que se va a escribir: hacemos clic en la parte del documento donde vamos a escribir y elegimos un formato. El texto que escribamos aparecerá ya con el nuevo formato. Permanecerá así hasta que lo cambiemos, o situemos el punto de inserción en un texto ya escrito. El formato tomará entonces los valores que tenga ese texto. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo alineación y sangrías. En un texto escrito, un párrafo es la parte del texto comprendida entre dos puntos y aparte. En Google Docs un párrafo finaliza al pulsar la tecla Intro (no tiene por qué estar entre la etiqueta de párrafo de HTML) para realizar un salto de línea y retorno de carro. Cuando al escribir de forma normal, llegamos al margen derecho, y cambiamos a la línea de abajo, no se limita un párrafo. Al insertar un párrafo, este toma las mismas características de formato del párrafo anterior. Para cambiar las características de formato de un párrafo, basta con dejar el punto de inserción dentro del párrafo y modificar las características que queramos.

Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y la sangría, ambas suelen estar disponibles en la barra de herramientas. Ahora veremos la forma de cambiar los distintos formatos, que se hará principalmente desde la barra de herramientas.

7. Con este sistema es posible colaborar en la edición de un documento con otras personas. ¿Cómo? Podemos compartir cualquiera de nuestros elementos de Google Docs, incluso las carpetas. De hecho, al compartir una carpeta, se comparte todo su contenido. Por eso, si tenemos un grupo de personas con el que siempre compartimos documentos, nos será más cómodo compartir una carpeta, e ir asignando los documentos a dicha carpeta, que ir compartiéndolos cada vez. Los pasos a seguir para compartir un elemento son los siguientes:

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Podemos compartir varios documentos a la vez desde el listado de la pantalla de inicio. Primero los seleccionamos y después pulsamos el botón Compartir y seleccionamos Invitar a usuarios... del desplegable para añadir usuarios o Ver quién tiene acceso para administrar a los usuarios existentes.

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Para compartir el documento que estamos editando, seleccionamos del botón desplegable Compartir, que mostrará las mismas opciones que vemos arriba.

En cualquier caso llegamos a la pantalla Compartir con otros usuarios. Su aspecto puede variar ligeramente si accedemos desde el listado de documentos o desde uno en concreto. La pantalla Compartir con otros usuarios está dividida en tres secciones, agrupadas en tres pestañas:

En la pestaña Invitar a usuarios tenemos las opciones para invitar a nuevos colaboradores y lectores. 8. ¿Podes editar y acceder desde cualquier parte? Explica. En Usuarios con acceso vemos con quiénes lo hemos compartido, pudiendo modificarlos y eliminarlos. Si compartimos varios, veremos también el listado de documentos. En la pestaña Permisos avanzados, tenemos opciones menos comunes, como permitir que los colaboradores puedan invitar a otros usuarios. 9. ¿Los trabajos se almacenan de forma segura ? Cuando creamos un documento en Google Docs, estamos constantemente editándolo y guardándolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese recuperar la versión que teníamos hace un par de días antes de que la modificase un colaborador, o simplemente echarle un vistazo. Pues eso precisamente son las Revisiones de Google Docs. Las Revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento, pero antiguas.En ellas también aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento compartido. Podemos acceder a la pantalla de revisiones, desde la pantalla de inicio, haciendo clic en el menú del Más acciones Revisiones.Otro camino es desde la pantalla de edición desde el menú Archivo revisión. 10. ¿Es posible guardar y exportar copias fácilmente a otros formatos? Otra opción de la que disponemos, es descargar el documento a nuestro disco duro, pudiéndolo editar después con otros programas. Primero debemos elegir cómo lo guardaremos. Para ello debemos tener en cuenta qué vamos a hacer después con el documento y de qué programas disponemos para leerlo o modificarlo. Google Docs nos permite guardar nuestros documentos en los siguientes formatos: Documentos de texto: Ver Historial de

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Word (.doc) - Necesitarás alguna versión de Microsft Word o un programa compatible para abrirlo. OpenOffice (.odt) - Necesitarás tener instalado el OpenOffice para abrirlo. PDF (.pdf) - Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se puede proteger para que no se modifique.

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RTF (.rtf) - Es un archivo de texto con formato, que podrás abrir con la mayoría de los editores. Texto sin formato (.txt) - Se puede abrir con todos los editores de texto, pero no soporta el texto con formato. HTML comprimido (.zip) - Como una página web. Podrá abrirlo cualquier navegador, pero en un formato comprimido para ocupar menos espacio. Presentaciones:

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PDF (.pdf) - La presentación se descargará en un archivo PDF. PowerPoint (.ppt) - Se descargará como un archivo de presentación, que podríamos abrir con PowerPoint. Texto (.txt) - Se descargará sólo el texto contenido en las diapositivas, en un archivo de texto sin formato. Hojas de cálculo.

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Excel (.xls) - Se guardará como una hoja de cálculo de Microsoft Excel. OpenOffice (.ods) - Se guardará como una hoja de cálculo, editable con OpenOffice PDF (.pdf) - Se guardará como un archivo PDF. CSV (.csv)* - Es un formato de archivo de texto, en el que cada fila forma una línea y los valores se separan por comas. Se puede utilizar con muchos programas. Texto (.txt)* - Se guarda como un archivo de texto sin formato. Html (.html)* - Se guarda como una página web, que contiene una tabla con el contenido de la hoja. * Con estos formatos sólo guardamos la hoja, no el libro completo. Dibujos:

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PNG - Es el tipo de archivo más adecuado para exportar textos, gráficos y dibujos, y además soporta transparencias. JPEG - Es el formato más adecuado para fotografías, aunque se pierde calidad en textos y no soporta transparencias. SVG - Es un formato de archivo vectorial, en el que conservamos los trazos originales, e incluso podremos editarlo si tenemos el programa adecuado. PDF - Se guardará como un archivo PDF. Documentos PDF.

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PDF (.pdf) - Sólo podemos descargarlo como PDF, sin convertirlo a otros formatos.

11. ¿Cómo organizar documentos en googledocs? Organizar documentos En Google Docs es posible organizar todo en carpetas, de forma simple: consiste en arrastrar y soltar en tantas carpetas como sea necesario. De esta manera, un mismo documento puede pertenecer a varios proyectos, sin necesidad de duplicarse en cada carpeta en la que se copie 12. Puedes publicar un trabajo en forma de página web? Explica. Publicar un trabajo en forma de página web Es posible publicar documentos en internet, con un solo clic, como páginas web de aspecto normal y sin tener que aprender nada nuevo ni contratar ningún servicio. Publicar como una página web: veremos que se despliega otra ventana donde se abre la posibilidad de publicar el documento, y también de automatizar la publicación de las actualizaciones. Seleccionando la casilla correspondiente, el sistema se encarga de volver a publicar automáticamente cada vez que realizamos algún cambio a través de la edición de un documento

13. ¿Es posible publicar documentos en internet, con un solo clic? Explica Para publicar tus archivo en internet debes tocar en boton compartir-publicar a la web. Alli te apareceran los enlaces de codigo HTML y Codigo embebido para publicarlos en internet. 14. ¿Cómo controla quiénes pueden ver una página ? Controlar quiénes pueden ver una página De la misma manera que es simple publicar, también podemos dejar disponible un documento solamente para algunas personas, y no para todo el mundo. Y, si en algún momento lo deseamos, también podemos editar o directamente eliminar esa publicación 15. Explica cómo publicas documentos en un blog. Publicar documentos en un blog Una vez creado o subido un documento, es posible publicarlo en un blog, directamente desde el entorno de trabajo de Google Docs sin necesidad de crear otras cuentas ni adherirse a otros servicios 16. ¿Puedes subir directamente tus documentos de googledocs a los sitios slideshare y scribd? Explica. En scribd se puede importar los documentos directamente de googledocs vinculando la cuenta de google con la de scribd. De esta manera se puede subir los archivos de google docs de forma directa. 17. Realiza una lista en donde detalles qué es posible hacer con documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

A continuación detallamos qué es posible hacer con documentos, hojas de cálculoy presentaciones: Con los documentos
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subir documentos de Word, OpenOffice, RTF, HTML o texto (o crear documentos desde el principio); utilizar nuestro sencillo editor WYSIWYG (What You See Is What You Get,lo que ves es lo que obtienes) para dar formato a los documentos, revisar la ortografía, etcétera; invitar a otros usuarios (por su dirección de correo electrónico) para quepuedan editar o ver los documentos y hojas de cálculo; editar documentos on line en forma colaborativa con otras personas; ver el historial de revisiones de nuestros documentos y hojas de cálculo y volver a cualquier versión publicar documentos on line para que estén disponibles para todo el mundo, como páginas web o como documentos publicados en un blog; descargar documentos en el escritorio como documentos de Word, deOpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP;

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enviar por correo electrónico los documentos como archivos adjuntos.

Con las hojas de cálculo
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importar y exportar datos con los formatos .xls, .csv y .ods (y exportar funciones para .pdf y .html); disfrutar de la navegación y la edición intuitivas, como en cualquier documento u hoja de cálculo tradicional; usar la edición de formatos y fórmulas en las hojas de cálculo, con lo que podremos calcular resultados y dar a los datos el aspecto que deseemos;

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chatear en tiempo real con otros usuarios que estén editando nuestra hoja de cálculo; incrustar una hoja de cálculo, o una sección de una hoja de cálculo, en nuestro blog o página web.

Con las presentaciones
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importar presentaciones existentes en los formatos de archivo .ppt y .pps; exportar nuestras presentaciones mediante la función Guardar como zip del menú Archivo; editar nuestras presentaciones mediante nuestro sencillo editor WYSIWYG; insertar imágenes, dar forma a nuestras diapositivas para que se ajusten a nuestras preferencias; compartir y editar presentaciones con amigos y compañeros de trabajo; permitir la visualización de presentaciones, en línea, desde ubicacionesremotas distintas en tiempo real; publicar nuestras presentaciones en la Web, lo que permite que un granpúblico tenga acceso a ellas

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