Manual de contenidos

Índice de contenidos
Comentarios ........................................................................................................................................................... 3

Revisiones ............................................................................................................................................................... 5

Edición en tiempo real........................................................................................................................................... 6

Página 2 de 7
COMENTARIOS

Comentarios
Objetivos

Al finalizar esta unidad serás capaz de…

• Saber cómo hacer comentarios colaborativos.

• Conocer los medios para modificar errores mediante el historial de revisiones.
• Editar archivos de manera simultánea con otros usuarios.

Para poder hacer un comentario y que la colaboración en un mismo archivo sea más ágil, todos los
integrantes con permiso para comentar pueden seguir los siguientes pasos.

Primer paso
En primer lugar, tendrás que seleccionar la parte del texto que quieras resaltar y sobre la que quieres
hacer un comentario. Al seleccionarla tendrás dos opciones para insertar tu comentario, los que aparecen en
la siguiente imagen marcados en rojo:

Segundo paso
Automáticamente se abrirá en el margen derecho del
documento la ficha para que insertes tu aportación.

Una vez escribas lo que corresponda en el cajón, le das a

“Comentar” y estará listo. Mira cómo queda.

Sobre ese mismo comentario, abierto el debate, otros usuarios pueden responderte y podéis ir siguiendo
el hilo de la conversación hasta que resolváis lo que tenéis entre manos. Cuando esté resuelto, podéis dar
el debate por cerrado, y para ello puedes clicar en “Resolver”. Al hacerlo, los comentarios de este hilo se
ocultarán, pero en el historial seguirán presentes. En breves veremos esto.

Página 3 de 7
COMENTARIOS

Puede darse el caso, no obstante, en que hayas dado por resuelto un comentario o debate anterior y quieras
volver a él. Puedes entonces “Reabrir” el hilo, y para ello tienes que pinchar en “Comentarios” en la parte
superior derecha.

Si te fijas, al lado del botón de “Resolver” del que hablábamos antes, puedes abrir un desplegable que te
ofrece diferentes opciones: modificar el comentario, eliminarlo u obtener un enlace a este comentario.

En ese mismo botón de “Comentarios” podrás ver el histórico de todos los comentarios realizados en el
mismo documento. Estos aparecen por orden cronológico. Y también podemos personalizar el apartado de
“Notificaciones”.

Cuando un documento tiene pocos documentos y/o pocas personas con las que es compartido, leer los
comentarios puede ser relativamente fácil, pero cuando hay más comentarios y personas, puede hacer un
poco más complicado. Por eso podemos configurar las notificaciones según nuestras necesidades o
preferencias. Por defecto, al propietario del documento se le notifica de “Todo”, de cualquier comentario
añadido. En otras personas (no propietarias), sin embargo, se le notifica de las “Respuestas para ti”. Las
notificaciones son recibidas por correo electrónico.

Existe también la opción de hacer un comentario llamando la atención de una persona en concreto, es
decir, haríamos una mención. En este caso, aunque esa persona a la que mencionamos no tenga configuradas
las notificaciones para los comentarios, le llegaría igualmente un correo informándole de que ha sido
mencionado. Es una opción muy útil y que agiliza la comunicación.

¿Cómo debes hacer si quieres mencionar a otra persona? Debes de seguir los mismos pasos que hemos visto
para escribir un comentario, pero además, has de añadir (no importa si lo haces al principio, en el medio o al
final) el correo electrónico de la persona en cuestión con un “+” delante:

Ejemplo:
+ejemplo@ejemplo.com

De todas formas, en el momento en el que escribas “+” se te abrirá un desplegable con los correos
electrónicos más frecuentes.

Página 4 de 7
REVISIONES

Revisiones
Las revisiones son el conjunto de cambios que se han ido haciendo en el archivo desde la creación del
documento. Para verlas, podemos acudir al Historial de revisiones de Google Docs. Esta opción nos permite
corregir errores que hayamos podido cometer.

A este historial accedemos yendo a “Archivo” – “Ver el historial de versiones”. Veremos entonces cómo,
a la derecha del documento, se abre una pestaña en la que aparecen los cambios ordenados por fecha,
especificando qué y quién ha hecho cambios.

Entre todas esas fechas podemos elegir aquella a la que nos interese volver, o bien, si no recordamos la
fecha exacta, ir clicando en cada una de ellas, puesto que entonces nos irán apareciendo las correspondientes
versiones. La primera de todas siempre será la versión actual, pero si llegado un punto queremos volver a otra
de las del listado, versiones previas a la actual, simplemente debemos darle a “Restaurar esta versión”:

Seguidamente te saldrá una ventana en la que te pregunta si estás seguro y al aceptar, el documento volverá
a como estaba en esa fecha. El hecho de restaurar una versión es, a su vez, un cambio más. Es decir, que
hagamos una restauración no quiere decir que perdamos el historial.

Página 5 de 7
EDICIÓN EN TIEMPO REAL

Edición en tiempo real

Una vez hayamos compartido un documento, una o más personas pueden colaborar en la escritura o
edición del mismo, siempre y cuando tengan los permisos o privilegios para tal fin.

De esta manera, mientras que tú estés dentro del documento escribiendo, puedes ver en la parte superior
derecha quién está también en él. Aparecerá su foto en tamaño pequeño a la izquierda del botón de
“Comentarios” del que antes hablábamos. La propia herramienta asignará un color a cada una de las
personas que se encuentren en el documento, y podemos ver “en vivo” en qué punto del texto tiene
situado el cursor, qué modificaciones está haciendo o qué está escribiendo:

Para poder conversar acerca de loque se está añadiendo o modificando, existe la posibilidad de abrir un
chat (botón que está justo a la derecha de las fotos de los usuarios presentes en el documento).

Una ventaja muy interesante es que todos los cambios que se generan en un mismo documento,
independientemente de que sea una o más las personas que lo están editando, se guardan
automáticamente en tiempo real. Esto hace que las tareas que realizamos sean mucho más seguras.

Después, una vez acabados todos los cambios, se puede generar la última versión, y esto puedes hacerlo de
dos formas. Bien puedes descargarlo en otro formato (por ejemplo, Word), o bien puedes compartirlo con
las personas que quieras, tal y como hemos visto en unidades anteriores.

Página 6 de 7
EDICIÓN EN TIEMPO REAL

Conclusión

Las opciones avanzadas de colaboración de Google Drive facilitan un trabajo colaborativo entre los
integrantes de un mismo equipo. Gracias a la posibilidad de introducir comentarios, hacer revisiones y
modificaciones en tiempo real es posible crear un entorno de trabajo ágil, eficaz y comunicativo en el que
todas las personas hacen aportaciones y, además, queda constancia de las mismas mediante un registro.

No solo se recopila información y se elaboran apuntes o trabajos de grupo, sino que también es posible
recopilar información de apoyo para determinado proyecto y elaborar conclusiones o resultados de una
actividad conjuntamente. Además, el servicio de notificaciones integrado en la propia herramienta nos
permite estar al tanto en todo momento, pudiendo hacer un filtrado de las notificaciones de las que queremos
ser avisados y de las que no.

Sin duda, es una colaboración en tiempo real muy útil.

Página 7 de 7