PROCEDIMIENTO

N° 001-2013-CPS-LOG-DGA

REGISTRO Y ALTAS DE ACTIVO FIJO

Fecha: 09 - ago - 2013 01/04

1.- DEFINICION

El alta es el documento con el cual se formaliza el inicio de la fase de registro y control físico
de los bienes nuevos asignados a los usuarios de las dependencias de la Universidad.

Para su llenado es indispensable contar con la factura de adquisición y/o documento de

donación, la que deberá contener información descriptiva de los bienes.

2.- EMISION Y REGISTRO

El alta debe ser elaborada por la Oficina administrativa de cada Facultad o personal
encargado del control patrimonial en cada dependencia.

La información que debe tener para el llenado del formulario de altas son los siguientes:

 Copia de factura de adquisición del bien.

 Centros de Costos .
 Listado de Emplazamientos de la dependencia.
 Nómina con indicación del código SAP del personal que labora en la dependencia.
 Número correlativo del alta.
 Número de Orden de Compra.

ARCHIVO DE LAS ALTAS

Por ser el Alta, el documento fuente para los fines de registro, control del activo e inventario,
las siguientes unidades organizativas deben mantener permanentemente actualizado un
archivo de estos documentos:

 Oficina Administrativa de cada Facultad, en caso de otras dependencias la

Dirección, Coordinación o jefatura correspondiente.
 Área de Control Patrimonial y Seguros de la Dirección General.

El Área de Control Patrimonial y seguros es el encargado de registrar las Hojas de Altas en

SAP, con la información que las Facultades y/o dependencias remiten a la Dirección
General de Administración.

3.- INFORMACION DEL ALTA

Debe registrarse en el alta lo siguiente:

  Número y fecha de alta.
 Número y fecha de factura.
 Número de orden de compra.
 Datos de Ubicación del activo: Facultad/Dependencia, dirección y emplazamiento.
 Centro de Costos.
 Nombre y código SAP del usuario del activo.
 Datos del activo: Descripción, marca, modelo, serie, medidas, material de fabricación
(muebles), color, etc.
 Código de barras asignado.
 Indicar la potencia si se trata de equipos que operan con energía eléctrica.

4.- DE LA ASIGNACIÓN DE BIENES (ACTIVO FIJO)

Cada bien (Activo Fijo) es asignado al trabajador quien debe informar oportunamente
incidentes que sufra en activo, así como la pérdida o deterioro del código de barras.

El jefe de la unidad orgánica y el trabajador al que se le asignó el bien son responsables de

la pérdida o daño del bien.

5.- CONFORMIDAD

El alta debe ser firmada por las siguientes personas, dando su conformidad.

 Usuario receptor del activo.

 Jefe(a) de la Oficina Administrativa o Coordinador o Director o Responsable
Administrativo de la dependencia.
 Encargado(a) del control patrimonial de la Facultad.

6.- ETIQUETADO - ROTULADO

Las personas encargadas de colocar las etiquetas de código de barras en los bienes de uso
deberán tener las siguientes consideraciones:

 Limpiar previamente la Zona elegida para posibilitar la mejor adherencia de la

etiqueta.
 Adherirlas en zonas de fácil acceso para su revisión y control posterior pero a la vez
no expuestas a deterioro por efecto de la limpieza y mantenimiento a que son
sometidos los bienes.
 En los casos que sea factible escribir con plumón indeleble el número de código de
barras.
 Para los activos que no tienen la etiqueta pegada, por sus características (tamaño,
forma, uso, etc.) el responsable debe llenar en formato de inventario, adjunto al
presente, con indicación del código de barras asignado.
El número de código de barras representa al activo en la base de datos SAP, su pérdida
significa la no ubicación del activo, por esta razón cada vez que esta se deteriora o se
pierde, el usuario del activo debe informar y solicitar su reemplazo.

7.- REMISION DEL ALTA PARA SU REGISTRO SAP

Las Facultades, Institutos, Centros o dependencias de la Universidad a través de las

Oficinas Administrativas o entes encargados del control del activo son los responsables de
remitir en forma inmediata las Altas a la Dirección General de Administración.

8.- INFORMACIÓN ADICIONAL

Los equipos que se distribuyen a las dependencias de la Universidad tales como,

computadoras, impresoras y proyectores multimedia se entregan en bloque a la Facultad y
mediante transferencia interna son entregados al usuario final, debiendo realizarse la
respectiva alta del equipo asignado.
 PROCEDIMIENTO
N° 002-2013-CPS-LOG-DGA

TRANSFERENCIA INTERNA DE ACTIVO FIJO

Fecha: 09 - ago - 2013 01/03

1.- DEFINICION

La Transferencia Interna es el procedimiento para realizar y registrar el movimiento de un

activo que implica cambios permanentes en cuanto al usuario del activo, emplazamiento y/o
Centro de Costo, al interior del local de la Facultad o dependencia. No debe considerarse
como transferencia interna los préstamos o reemplazos temporales de activos

2.- EMISION Y REGISTRO

El formato de Transferencia Interna debe ser elaborado por la Oficina administrativa de cada
Facultad o personal encargado del control patrimonial en cada dependencia.

Se registrarán en la Hoja de Transferencia Interna los datos del nuevo usuario del activo,
Centro de Costo y/o Emplazamiento, Usuario que entrega el activo.

DATOS DEL FORMATO

 Datos de Ubicación del activo: Facultad/Dependencia, dirección y emplazamiento.

 Centro de Costos.
 Nombre y código SAP del usuario que entrega el activo.
 Nombre y código SAP del usuario que recibe el activo.
 Datos del activo: Descripción, marca, modelo, serie, medidas, material de fabricación
(muebles), color, etc.
 Código de barras asignado.
 Estado de conservación del activo. (Bueno, Regular, Malo)

3.- CONFORMIDAD

El formato de Transferencia Interna debe ser firmado por las siguientes personas, dando su
conformidad.

 Usuario receptor del activo.

 Usuario que entrega el activo.
 Jefe(a) de la Oficina Administrativa o Coordinador o Director o Responsable
Administrativo de la dependencia.
 Encargado(a) del control patrimonial de la Facultad.

4.- REGISTRO SAP DE HOJAS DE TRANSFERENCIA

Las Facultades, Institutos, Centros o dependencias de la Universidad que cuentan con
acceso a SAP, registrarán el movimiento del activo obligatoriamente en el sistema SAP,
para lo cual emplearán la transacción AS02

La transacción AS02 permite registrar en SAP el movimiento del activo entre usuarios,
emplazamientos y centros de costos de una misma división, en los casos en los que se
requiera mover un activo de una división a otra, las hojas de transferencia serán remitidas a
la Dirección General de Administración para realizar el proceso de registro en la división y
centro de costos correspondiente.

El archivo y registro SAP de las transferencias internas corresponde a la Oficina de

administración de cada facultad.
 PROCEDIMIENTO
N° 003-2013-CPS-LOG-DGA

TRANSFERENCIA EXTERNA

Fecha: 09 - ago - 2013 01/03

1.- DEFINICION

La Transferencia externa es el procedimiento para realizar y registrar el movimiento de un

activo hacia otra dependencia de la Universidad, que implica cambios permanentes en
cuanto a la División, Centro de Costos y usuario del activo.

2.- EMISION Y REGISTRO

Para realizar la transferencia externa de activo(s) la Oficina administrativa de cada Facultad

o personal encargado del control patrimonial en cada dependencia deberá llenar el formato
de transferencia externa, registrando los datos de la dependencia de destino.

 Datos de ubicación (origen) del activo: Facultad/Dependencia, dirección y

emplazamiento.
 Centro de Costos.
 Nombre y código SAP del usuario que entrega el activo.
 Número de guía de salida.
 Datos del destino del activo: Facultad/Dependencia, dirección y centro de costos.
 Nombre y código SAP del usuario que recibe el activo.
 Datos del activo: Descripción, marca, modelo, serie, medidas, material de fabricación
(muebles), color, etc.
 Código de barras asignado.
 Estado de conservación del activo. (Bueno, Regular, Malo)

3.- CONFORMIDAD

El formato de Transferencia externa debe ser firmado por las siguientes personas, dando su
conformidad.

 Usuario receptor del activo.

 Usuario que entrega el activo.
 Jefe(a) de la Oficina Administrativa o Coordinador o Director o Responsable
Administrativo de la dependencia.
 Encargado(a) del control patrimonial de la Facultad.
El oficio y formato de transferencia externa debe enviarse a la Dirección General de
Administración, para el proceso correspondiente.

Recibida la documentación de traslado externo por la Dirección General de Administración,

es derivada a la Oficina de logística quien dispone al Área de control patrimonial el traslado
de activos.

4.- REGISTRO SAP DE HOJAS DE TRANSFERENCIA

Realizado el traslado de los activos, el Área de control patrimonial recibe el documento de

trasferencia externa firmada por la dependencia de origen, procede a verificar la relación de
activos y firma el formato de trasferencia en señal de conformidad, luego realizará la
actualización de los datos del activo (nueva codificación de ubicación de ubicación y centro
de costos y puesto de trabajo responsable) en sistema SAP.
 PROCEDIMIENTO
N° 004-2013-CPS-LOG-DGA

BAJA DE ACTIVOS

Fecha: 09 - ago - 2013 01/02

1.- DEFINICION

La baja de bienes, es un proceso que consiste en retirar del patrimonio de la Universidad de

San Martín de Porres, aquellos bienes que han perdido la posibilidad de ser utilizados, por
haber sido expuestos a acciones de diferente naturaleza, como las siguientes.

 Obsolescencia.
 Daño y/o deterioro Desgaste o afectación de los bienes debido al uso continuo.
 Pérdida, robo y/o sustracción.
 Destrucción Afectación de los bienes por causas ajenas al manejo institucional.
 Mantenimiento y/o reparación onerosa en relación a valor real.
 Cualquier otra causa justificable, la que debe sustentarse ante la Dirección General
de Administración.

2.- PROCESO

La Facultad o dependencia a cargo del activo, realizará un inventario de los activos a dar de
baja, a fin de recoger la siguiente información.

 Datos de Ubicación del activo: Facultad/Dependencia, dirección y emplazamiento.

 Código de barras.
 Estado de conservación.
 Datos del activo: Descripción, marca, modelo, serie, medidas, material de fabricación
(muebles), color, etc.
 Nombre y código SAP del usuario del activo.

La Oficina Administrativa elabora la relación de activos a dar de baja, sustentando el motivo

de la baja, eleva el expediente al Sr. Decano quién propondrá la emisión de la Resolución
Decanal de bajas.

La Resolución Decanal y todo el expediente de baja deben ser enviados al Director General
de Administración para que disponga el retiro de los activos y se realice la baja definitiva.

Con el expediente de baja el Área de Control Patrimonial realizará el retiro de los activos
que se encuentren en condición de reutilizables y se trasladarán a la Ciudad Universitaria de
Santa Anita, los bienes en condición de inservibles (chatarra) serán donados del mismo local
de la Facultad a entidades benéficas.

Para la donación a las entidades benéficas debe contar con la siguiente documentación:
 Solicitud del beneficiario.
 Hoja de donación de los bienes a entregar.
 Guía de salida.
 Copia de documento de identificación del receptor.
 PROCEDIMIENTO
N° 008-2013-CPS-LOG-DGA

SEGUROS

Fecha: 09 - ago - 2013 01/02

PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS A LOS SEGUROS

SEGURO DE BIENES PATRIMONIALES

1. La Universidad de San Martín de Porres tiene contratadas las siguientes pólizas

patrimoniales de seguros:

 Multirriesgo (todo riesgo – incendio)

 3D (deshonestidad, desaparición y destrucción)
 Responsabilidad Civil
 De Transporte
 Vehicular

Multirriesgo: Cubre toda propiedad real y personal de cualquier clase, naturaleza y

descripción perteneciente al asegurado original, incluyendo pero no limitada a aquella que
está bajo responsabilidad, cuidado, custodia y control del asegurado, incluyendo toda
aquella propiedad de la cual el asegurado original pueda adquirir un interés asegurable
durante la vigencia del seguro, incluyendo edificios y/u obras civiles en general,
instalaciones y contenidos dentro de los locales propios y/o alquilados y/o de terceros que
estén dentro de la república del Perú.

Edificio, obras civiles en general y sus respectivas instalaciones.

Contenido en general, mobiliario, maquinaria, equipos, accesorios y herramientas.
Existencias de materia prima, productos en proceso y/o terminados, materiales e insumos

3D (deshonestidad, desaparición y destrucción) : Cubre las pérdidas de dinero, valores

u otros bienes efectivamente sufridas por el asegurado, resultante directamente de cualquier
acto de deshonestidad cometido por cualquier trabajador, sea que este haya actuado solo o
en colusión con otras personas, la pérdida, daño o destrucción de dinero efectivo y/o
valores, dentro y/o fuera de los locales, falsificación de cheques, otros medios de pago y de
moneda, falsificación de documentos bancarios.

Responsabilidad Civil: Cubre al asegurado contra las reclamaciones de terceros por

concepto de responsabilidad civil extracontractual, exclusivamente a consecuencia de daños
personales y/o daños materiales causados involuntariamente a dichos terceros por un
accidente ocurrido, como resultado directo de las actividades o negocios declarados.

De Transporte: seguro de transporte terrestre y/o aéreo y/o dentro del territorio nacional,
por vía terrestre cubre operaciones de carga y descarga, robo por asalto, huelga y/o
conmoción civil y/o tumultos populares, daño malicioso y/o vandalismo, terrorismo. Por vía
aérea cubre únicamente daños a la mercadería como consecuencia de un accidente a la
aeronave transportadora y/o robo por asalto.

Vehicular: Cubre daño propio (choque, vuelco, incendio, robo total, robo parcial y rotura de
lunas), huelgas y conmociones civiles, daño malicioso, vandalismo y terrorismo

La cobertura se inicia con la aceptación de la póliza, la vigencia es anual.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN CASO DE PÉRDIDAS Y/O SUSTRACCIONES

Perpetrado la pérdida de un activo dentro o fuera de las instalaciones de una Facultad, el

Jefe de la Oficina de Administración procede a realizar la denuncia policial respectiva en un
plazo no mayor a 48 horas, elabora expediente para informar siniestro el mismo que debe
contener, denuncia policial, informe de personal de seguridad e informe de personal a cargo
del activo.

El Decano, director o jefe según sea el caso, emite el Oficio a la Dirección General de
Administración; comunicando la pérdida, debIendo adjuntar

 Denuncia policial.
 Informe del personal de seguridad.
 Informe del responsable del bien o bienes.

Director General de Administración, toma conocimiento y deriva expediente a la Of. de

Logística, quien a su vez registra y dispone que el área de control patrimonial y seguros
realice las gestiones ante los corredores de seguros a fin de obtener la indemnización a que
hubiera lugar.

El área de Control Patrimonial y Seguros ubica en la base de datos SAP, la fecha de compra
de los activos informados, procede a ubicar la factura de compra, adjunta al expediente y
solicita a la corredora de seguros la indemnización de los bienes perdidos, siempre que el
valor supere el monto mínimo ($ 500).

La corredora de seguros recibe el expediente de robo o pérdida procesa y lo somete a

informe del ajustador de seguros, quien finalmente determina la suma a indemnizar
considerando la depreciación del activo.

Recibida la indemnización, informada y confirmada por el área de tesorería, la oficina de

Logística dispone la reposición del activo.
 PROCEDIMIENTO
N° 009-2013-CPS-LOG-DGA

IMPORTACIÓN DE ACTIVOS

Fecha: 09 - ago - 2013 01/02

ADQUISICIÓN DE ACTIVOS IMPORTADOS

Según el requerimiento de las Facultades y la política de renovación de activos, la

Universidad San Martín de Porres, considerando las necesidades académicas y de
acuerdo al plan anual de funcionamiento y desarrollo, adquiere diversos activos que por
su tecnología, valor económico o inexistencia en el mercado nacional, considera
conveniente. Importarlos desde sus proveedores del país de origen, generando una serie
de trámites y gestiones de importación, dichas importaciones están orientadas al
cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

PROCEDIMIENTO

 La Oficina de Logística realiza los procesos para la compra (importación) de los

activos.
 Participan en la compra, el área de Importaciones, área de Abastecimientos y área
de Control patrimonial y Seguros.
 La Facultad o dependencia solicitante de la importación realiza la recepción de los
activos, verificando con la orden de compra, observa y anota el estado del embalaje
de los paquetes recibidos, así como la cantidad de bultos, anotará en la guía de
entrega del proveedor, “recibido por verificar contenido”
 EL jefe de la oficina de administración o encargado coordina con los representantes
de la marca en el Perú. La fecha de apertura de las cajas que contienen los activos
importados.
 Coordinada la fecha de apertura, asigna personal técnico de la facultad para que
esté presente el día de la apertura de las cajas, verifique las características,
integridad y aspectos técnicos de los equipos y comunica la fecha al área de Control
Patrimonial y Seguros, para que el personal a cargo de los seguros participe de la
apertura de cajas.
 Las cajas solo se pueden abrir si está presente un representante del proveedor en el
Perú, para no perder la garantía ni cobertura del seguro.
 Una vez identificados los bienes se procede a etiquetar, la facultad o dependencia
solicitante se encarga de etiquetar el activo y de realizar las altas respectivas, si por
la naturaleza del mismo, requiere ser armado posteriormente a la fecha de la
apertura de las cajas.
 Una vez terminada la apertura de las cajas y verificados los activos, se procede a
Redactar un Acta de apertura la que contendrá los siguiente:

a) Lugar y fecha de apertura

b) Datos de los participantes.
c) Número de Factura(que por lo general es número de invoice en la factura de
importación)
d) Número de Orden de Compra y otros documentos que ayuden a clarificar la
importación.
e) Listado de los Activos con su descripción.
f) Número de serie.
g) Registrar las observaciones del caso.
h) El acta debe contener Las firmas del Representante de la empresa proveedora,
representante de la Facultad, administrador(a) de la Facultad y representante del
área de Control Patrimonial y seguros.
i) Se entregará una copia de la misma a cada uno de los participantes.