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PRACTICA N04 LABORATORIO DE DISEO DE PROCESOS ING.

OSCAR RAMIREZ VALDEZ

Realizar el diseo de procesos de los siguientes casos utilizando las herramientas de notacin del modelo de procesos de Bizzagi (BPMN). Use las compuertas respectivas para su modelamiento, sustentando porque la uso en una nota dentro del mismo diagrama segn los siguientes procesos que se explican a continuacin. Los alumnos que terminen el diseo debern de presentarlo y luego explicarlo en laboratorio para hacerse acreedor a 2 puntos si el diseo del proceso es correcto. De encontrarse inconsistencias estas sern evaluadas por el Docente pudiendo bajar su ponderacin a 1 punto.

1. La actividad principal de la empresa objeto de estudio consiste en ofertar productos de limpieza. El funcionamiento es como sigue: A partir del informe que enva el departamento de estudio de mercado de la empresa, se contacta telefnicamente con los posibles clientes y se concierta con ellos una cita en la empresa para ofertarles algn producto. Al contactar telefnicamente con ellos se les toman sus datos personales para posteriormente realizar mailings de ofertas. Tambin se guardan los datos referentes a la cita. Para todas las citas concertadas se debe de realizar un control de acceso de las visitas que bsicamente consiste en: solicitar la identificacin de cualquier persona que acceda al recinto. No se permitir entrar a ninguna persona que no tenga cita previa. A las personas que tengan cita concertada se les entregar una tarjeta de entrada, la cual debern entregar a la salida firmada por el empleado al que han visitado. Semanalmente los empleados de la empresa generan un informe detallado a partir de los resultados obtenidos en las visitas realizadas que se enva al departamento de marketing (para ello, primero se clasifican los resultados de las visitas por perfiles de empresa).

2. El caso en estudio es un Organismo Autnomo de la Administracin, concretamente una Junta de Puerto, cuya labor bsica es gestionar el uso y mantenimiento de las instalaciones portuarias. Las empresas consignatarias de barcos comunican a la Comisara del Puerto la entrada de barcos y sus caractersticas (petrolero, granelero, ...), se registran estas entradas para la

posterior realizacin de los trabajos solicitados as como las peticiones generadas por el departamento de supervisin referentes a la realizacin de algn servicio interno para el mantenimiento de las instalaciones de la Junta. Las empresas consignatarias reciben por cada uno de los servicios prestados un albarn de notificacin (carga, descarga, almacn, gras, contenedores, atraque, etc.), a finales de mes la Comisara del Puerto genera una factura que especifica importe global de todos los albaranes enviados durante ese mes. Los albaranes facturados se marcarn para saber que estn facturados. El total de cada factura se enva al Dpto. de Contabilidad para su registro. Una vez se encuentra el barco en la Junta se procede a la Gestin de las Mercancas en l depositadas, bsicamente la Gestin de Carga y Descarga de stas. Partiendo del registro de entradas producido por la Comisara del Puerto (la cual contiene el nombre de los barcos, las caractersticas de los mismos, los das de permanencia, la facturacin de atraque, los servicios solicitados y las caractersticas de la mercanca), se obtienen las necesidades especficas de transporte, de personal necesario para el trabajo y de los contenedores a utilizar. La gestin de almacenes aunque es una de las funciones que realiza la Junta, se considera como un sistema aparte, y enva informacin sobre la disponibilidad y grado de ocupacin de los almacenes, en funcin de las previsiones de ocupacin y demanda de stos, es lo que se conoce como planificacin de almacn. El Mantenimiento de Instalaciones se realiza a partir de la informacin que proporciona la Comisara sobre los servicios internos a realizar. En funcin del personal disponible, se aceptar o no la realizacin de ese servicio. Posteriormente se comprueba que exista stock del material necesario para el trabajo, si no hay se paraliza (el jefe de mantenimiento se pone en contacto con los proveedores para el suministro adecuado, los proveedores envan sus facturas y reciben sus pagos), en caso contrario se procede a su realizacin. mercancas y mantener El personal necesario para gestionar las

las instalaciones, se obtiene mediante peticiones al

departamento de personal de la Junta quien comunica la disponibilidad o no de stos, siempre exigiendo informacin referente al cmputo de horas trabajadas en la tarea encomendada.

3. En

un

Campus

Universitario

de

reciente

creacin,

la

informacin

suministrada por la Centralita de Telfonos es procesada actualmente de forma manual. Esto hace imposible la generacin de informes y estudios estadsticos de dicha informacin. Por este motivo, se quiere desarrollar un sistema que permita realizar de forma automatizada la recogida de la informacin producida por la

Centralita como resultado de las llamadas que realizan las distintas extensiones y a los departamentos del Campus; el mantenimiento de toda la informacin relativa a las extensiones y a los departamentos y, por ltimo; la generacin de los listines telefnicos de la informacin relativa a las extensiones de la universidad. La infraestructura del Campus Universitario es la siguiente: La Direccin o Decanato, los Departamentos, y el Centro de Clculo encargado de gestionar el Sistema. El sistema emitir, al terminar cada mes, los informes de gastos para el Decanato y los Departamentos. La generacin de los informes se realiza a partir de los datos emitidos por la Centralita como resultado de las llamadas efectuadas por las distintas extensiones telefnicas. Adems de los informes anteriores, el Decanato y/o los Departamentos podrn solicitar informes de un perodo de tiempo determinado. El Decanato notificar al sistema las modificaciones que se produzcan en los datos de las Extensiones y los Departamentos. Se desea mantener almacenada la informacin correspondiente a las llamadas realizadas.

4. La actividad principal de la empresa objeto de estudio es el alquiler de coches sin conductor. Normalmente, la empresa compra los vehculos al comienzo de temporada y los vende al finalizar sta. El conjunto de vehculos que en un momento dado posee la compaa para el desarrollo de su actividad se denomina flota. Cuando se compra un vehculo a un concesionario, antes de incluirse en la flota se debe de clasificar segn el tipo de uso al que est destinado (turismo, furgoneta, combi, industrial) y debe de pasar una revisin inicial (limpieza, verificacin de niveles, combustible, agua, etc.) para comprobar que est en

perfecto estado. Los clientes con los que trata la compaa pueden dividirse en 2 categoras, clientes directos que son personas particulares que acuden a alquilar un coche, o agencias que se encargan de alquilar coches para sus clientes. Para el caso de los clientes directos, la solicitud de alquiler de un vehculo se materializa en un contrato donde figuran las condiciones de uso y los datos relativos a dicho acto. Cuando todos los datos del contrato estn formalizados, se calcula el importe de la fianza (fianza es la cantidad que se anticipa a cuenta en concepto de garanta) en funcin del tipo de vehculo y posteriormente el cliente hace una liquidacin previa. El contrato queda abierto hasta la devolucin del vehculo, momento en que se realizar la liquidacin definitiva del mismo. Para el caso de las agencias, stas pagan mensualmente a la empresa por el importe total de los vehculos alquilados en ese periodo, gestionando individualmente todos los aspectos vinculados a la actividad del contrato (fianzas y liquidaciones).

Adems anualmente reciben por parte de la empresa una comisin segn el nmero de vehculos alquilados. En ambos casos, al asignar un vehculo hay que tener en cuenta las reservas pendientes de asignacin por si se produjera alguna peticin simultnea de un mismo vehculo y siempre que se devuelva un vehculo ste debe de pasar una revisin peridica para prepararlo antes de volver a ser utilizado. La empresa tambin puede realizar operaciones de venta de algunos vehculos de la flota a clientes particulares al cabo de cierto periodo de tiempo de pertenencia (6 meses). Estas operaciones de venta se pueden facturar segn dos tipos de pago: contado o mediante la financiera de la empresa. En el primer caso el dinero se ingresa directamente en la cuenta bancaria de la empresa mientras que en el segundo caso la empresa recibe de la financiera el importe total del vehculo y entrega al cliente la documentacin del prstamo formalizado con la financiera.