Informe de cierre de año 2023 – ULE San Juan

I. Justificación

El Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social (Midis), mediante la Dirección de Operaciones (DO)1 de la

Dirección General de Focalización e Información Social (DGFIS), tiene a su cargo la operatividad del Sisfoh,
según la Directiva N° 001-2020-MIDIS, Directiva que regula la operatividad del Sisfoh, tiene entre otras
responsabilidades la de “Supervisar técnicamente a las Unidades Locales de Empadronamiento (ULE) respecto
a las actividades de capacitación y asistencia técnica recibidas”.

Asimismo, las ULE tienen entre sus responsabilidades la de “Sistematizar, archivar y resguardar los
instrumentos de recojo de datos; así como, otros documentos relacionados con el proceso de
determinación de la CSE (constancia de empadronamiento, Formato D100 firmado
manualmente, Formato NV100, entre otros), conforme a las pautas brindadas por la DO”.

En ese contexto, y en cumplimiento de la normativa vigente, la Coordinación de Asistencia Técnica a las

ULE de la DO del Midis, presenta el procedimiento para la entrega de acervo documentario del Sisfoh por
cierre de año 2023 y/o culminación de actividades.

II. Objetivo

Estandarizar el procedimiento de la entrega de acervo documentario del Sisfoh por cierre de año 2023 del
responsable de ULE.

III. Alcance

Los responsables de las ULE son quienes realizan el informe de cierre de año 2023 en sus
municipalidades distritales y provinciales del ámbito nacional.

IV. Consideraciones

La entrega del informe de año 2023 es un acto administrativo interno de cumplimiento obligatorio que
el responsable de la ULE, independientemente del tipo de vínculo contractual, debe realizar para la entrega
del acervo documentario de la ULE a su jefe inmediato superior o a quien este designe para tal fin.

Este acto se realiza de manera presencial, teniendo en cuenta lo siguiente:

1
a) Todos los instrumentos que se usan en la ULE se archivan de acuerdo a las indicaciones de la Pauta
técnica de archivo y resguardo. Es importante realizar un adecuado archivo y resguardo de los
instrumentos de recojo de datos de los hogares, así como de otros documentos sobre el proceso
de determinación de la CSE, dicho documento se encuentra en el siguiente enlace: chrome-
extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/http://www.sisfoh.gob.pe/index.php?option=com_
jdownloads&task=download.send&id=93&catid=3&m=0&Itemid=877
b) La documentación del Sisfoh para la entrega de acervo documentario se maneja en niveles: físico y digital,
por lo tanto, existe acervo documentario físico y acervo documentario digital.
c) El acervo documentario físico tiene como medios de soporte y conservación estanterías y archivadores.
d) El acervo documentario digital tiene como medio de soporte y conservación el correo electrónico y el
aplicativo Kardex.

Asimismo, debe tenerse en cuenta que estas consideraciones generales se dan independientemente del
estado de atención de la documentación.

a.Clasificación de documentación de acuerdo al estado de atención.

i. Expedientes de CSE atendidas o finalizadas

El responsable saliente debe hacer entrega de los expedientes de CSE que obran en la ULE e informar
sobre los expedientes que fueron transferidos en custodia al archivo central de la institución.

También, se realiza la entrega digital del registro auxiliar de archivo y resguardo, detallando la ubicación del
mencionado archivo. Ejemplo: Disco D, carpeta (Archivadores); subcarpeta (Registro auxiliar).

Detalla la cantidad de archivadores o unidades de conservación por año, la cantidad total de hogares
que gestionaron su CSE y el total de folios, respecto a la atención de solicitudes de CSE.

Año N° de N° hogares Total de Ubicación

archivadores gestionaron CSE folios física

2023
Fuente: Registro auxiliar de archivo y resguardo de instrumento de recojo de datos.
* Escribe su ubicación física (si están en la estantería, en el almacén de la GDS o en el archivo
general de la municipalidad).

ii. Instrumentos de recojo de datos pendientes de gestionar: a la fecha de la entrega de cargo se

debe detallar la cantidad de los instrumentos de recojo de datos aplicados a los hogares, que están
pendientes de gestionar.

2
 Estado
Cantidad 1. Pendiente de aplicar FSU
Tipo
total 2. Pendiente de digitar
3. Pendiente de levantar observación
S100
FSU
R200
NV100

Según el formato del Anexo N° 01, se debe detallar los números de los instrumentos de recojo de
datos que se encuentran en el folder/archivador pendientes de digitación.

iii. Instrumentos de recojo de datos no usados y disponibles para uso: a la fecha de entrega de
cargo se debe detallar la cantidad y ubicación física de los formatos.

Cantidad
Tipo Ubicación física*
total
S100
FSU
R200
NV100

Según el formato del Anexo N° 02, se debe detallar los rangos de los instrumentos de recojo de datos
que se encuentran en el stock físico.

El stock físico debe ser contrastado con el stock digital que se encuentra en el aplicativo KARDEX:
https://sigof.sisfoh.gob.pe/emp_sis/kardex/login.php, las cantidades obrantes en físico y digital deben
coincidir, en caso no coincidan, debes justificar el por qué, con sustento idóneo (documento).

iv. Instrumentos de recojo de datos desestimados, anulados y de baja: son aquellos instrumentos
que por algún motivo no facilitaron la CSE del hogar, ya sea porque se destruyeron, perdieron,
duplicaron, digitaron mal, enmendaduras, errores, etc., se generan informes para poder ser anulados,
desestimados o dados de baja, y ser registrados en el aplicativo Kardex, ubicándose físicamente:

3
 N° de Cantidad de formatos Ubicación
Año
archivadores S100 FSU R200 física*

2023
* Escribe su ubicación física (si están en la estantería, en el almacén de la GDS o en el archivo
general de la municipalidad).

Todo instrumento de recojo de datos, desestimado, anulado o de baja, debe estar debidamente registrado
en el Kardex: https://sigof.sisfoh.gob.pe/emp_sis/kardex/login.php, las cantidades obrantes en físico y digital deben
coincidir y deben estar con su respectivo informe, tal como se señala en el cuadro anterior, en caso no
coincidan, deben justificar el porqué, con sustento idóneo (documento).

v. Notificación de visita NV100 en caso de ausencia de S100 física, por meta de vencimiento u
otras metas: se debe detallar respecto a la aplicación y archivo de los formatos de notificaciones de
visita a hogares NV100, aplicados durante la gestión 2019-2022, así como, todas las notificaciones de
visitas de gestiones pasadas que se tengan en la oficina al momento de la entrega de cargo, las cuales
deberán encontrarse en su archivo respectivo.

Año N° de N° de NV100 Ubicación

archivadores aplicadas física

2023

b. Entrega de usuario y contraseña del correo electrónico acreditado por la DO

El responsable de la ULE designado con Resolución de Alcaldía, hace

la entrega del correo que está acreditado a través del SIAC, así como la
contraseña de acceso.
Ejemplo: El correo acreditado es el siguiente: ubigeo_distrito@gmail.
com, y la contraseña de acceso es: *********
Es responsabilidad de quien recibe el usuario y contraseña verificar que
éstos permitan el acceso a la cuenta de correo electrónico.

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 ULE con responsable saliente, quien transfiere su usuario y contraseña del correo acreditado ante la DO:
El responsable entrante de la ULE procede a realizar el cambio de contraseña y teléfono de recuperación
con sus datos como nuevo responsable, respecto al correo electrónico acreditado de la ULE ante la DO,
con la finalidad de dar continuidad al uso del correo.

c. Acceso a los demás Aplicativos informáticos

El responsable de la ULE debe indicar el estado de los accesos a los aplicativos informáticos
proporcionados por la DO.

A la fecha de entrega de cargo, la ULE cuenta con el acceso a los siguientes aplicativos:

i. Aplicativos de escritorio (su uso no requiere de acceso al internet):

Sistema de registro de instrumentos de recojo de datos (SigofApp): se usa en la digitación de

los instrumentos de recojo de datos, previa instalación del CsPro Vr. 2.6. No se requiere de usuario y
contraseña para acceder a este aplicativo.
N° Código de Unidad del disco donde se encuentra
inventario de la instalado
PC*
Disco C
Escritorio

* Marcar con una “X” en que unidad se encuentra grabada la aplicación.

ii. Aplicativos que requieren de acceso a la Internet para su uso:

El responsable saliente de la ULE debe informar a la persona, a quien le entrega el cargo, que para
acceder a todos los aplicativos informáticos, como nueva responsable de la ULE, debe ser designada
con Resolución de Alcaldía y acreditada ante la DO, por ende, la clave y contraseña es personal e
intransferible.

El responsable de ULE saliente debe informar de inmediato o de ser el caso con anticipación, al
Coordinador Territorial respectivo sobre su salida de la ULE para que proceda a “dar de baja”, sus datos
en los aplicativos correspondientes.

A continuación, se detalla estos aplicativos informáticos:

5
 a. Sistema Integrado de Acreditación (SIAC): se usa para la acreditación del nuevo responsable
de ULE y su equipo técnico.

La ruta de acceso al aplicativo se da a través de la plataforma web del Sisfoh www.sisfoh.gob.pe.

Respecto al registro del equipo técnico de la ULE verifica que solo quede registrado el personal en
funciones, cuyo contrato continúa vigente, de lo contrario, también se procederá a darles de baja.

N° Nombre DNI Cargo

completo

Los documentos que validan la acreditación del responsable de la ULE y equipos de las ULE, deben
quedar debidamente archivados y debidamente rotulados en el archivo de Gestión documental,
(Archivador N° -2023).

b. Sistema Integrado para la Gestión de Operaciones de Focalización (Sigof ULE): se usa

para dar seguimiento al estado de los formatos, para informar el estado de CSE a los ciudadanos, dar
seguimiento de hogares con CSE próximos a vencer, así como, el registro y monitoreo de notificación
de visita a los hogares (NV100).

c. Sistema Integrado de Empadronamiento Electrónico (SIEE): para uso de la firma digital de

alcaldes con Certificado digital vigente y contrato con el Reniec.

Representante Tiene de CD Fecha de Tiene CD

N° legal de la Cargo vigente expiración del vigente
entidad instalado certificado instalado

iii. Sobre materiales de capacitación y otros entregados por la DO: debes informar a detalle sobre
los Instructivos, Protocolos, Manuales y Pautas que hayas recibido de la Dirección de Operaciones.

Año Nombre del documento Copia/original Estado

2023

6
 d. Sobre la producción de la ULE durante el 2023
(Se obtiene información del reporte de operatividad de las ULEs, que son remitidos
mensualmente)
HOGARES INTEGRANTES
DEPART
MES UBIGEO A PROVINCIA DISTRITO POBRE POBRE NO
NO
MENTO EXTRE POBRE TOTAL EXTRE POBRE POBR TOTAL
POBRE
MO MO E
Enero 120201 JUNIN CONCEPCION CONCEPCION 0 0 0 0 0 0 0 0
Febrero 120201 JUNIN CONCEPCION CONCEPCION 2 15 32 49 4 40 85 129
Marzo 120201 JUNIN CONCEPCION CONCEPCION 3 34 62 99 8 89 191 288
Abril 120201 JUNIN CONCEPCION CONCEPCION 11 29 47 87 30 82 157 269
Mayo 120201 JUNIN CONCEPCION CONCEPCION 15 24 69 108 42 68 211 321
Junio 120201 JUNIN CONCEPCION CONCEPCION 8 11 27 46 18 39 84 141
Julio 120201 JUNIN CONCEPCION CONCEPCION 6 12 48 66 15 29 152 196
Agosto 120201 JUNIN CONCEPCION CONCEPCION 8 15 62 85 25 47 185 257
Setiembre 120201 JUNIN CONCEPCION CONCEPCION 10 14 39 63 19 30 121 170
Octubre 120201 JUNIN CONCEPCION CONCEPCION 13 20 49 82 28 52 156 236
Noviembre 120201 JUNIN CONCEPCION CONCEPCION 0 0 0 0 0 0 0 0
Diciembre 120201 JUNIN CONCEPCION CONCEPCION 0 0 0 0 0 0 0 0
TOTAL 76 174 435 685 189 476 1342 2007

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 Anexos

ANEXO N° 01

Detalle de los Instrumentos pendientes de gestionar

Estado
N° de
1. Pendiente de aplicar FSU
Tipo N° de formato archivador
2. Pendiente de digitar
o folder
3. Pendiente de levantar observación
S100
S100
S100
FSU
FSU
FSU
R200
R200
R200
NV100
NV100
NV100

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 ANEXO N° 02

REPORTE KARDEX: https://sigof.sisfoh.gob.pe/emp_sis/kardex/login.php