PROPUESTA DE SERVICIO

INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

CLUB AOPIP

A continuación se detalla la propuesta técnica y todos los aspectos relevantes sobre la solicitud de
servicio de toma de inventarios de activos fijos:

PROPUESTA TÉCNICA

COMPOSICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO

RGIS

 Gerente de Cuenta: responsable de coordinar la relación macro con el cliente a través de

reuniónes mensuales de seguimiento.
 Jefe de Proyecto: responsable de la correcta implementación. Además recopila la información
diaria y la envía a EL CLIENTE. Realiza la conciliación final del proceso.
 Supervisor: responsable de planificar, coordinar y supervisar el proceso en campo. Entrega los
resultados diarios al jefe de proyecto.
 Auditor: responsables de la zonificación y del conteo de los activos.

EL CLIENTE

 Administración de Activos Fijos: deberá proporcionar la información contable (datos, criterios,

códigos, nomenclaturas, etc.), informar a cada gerente de tienda para la habilitación de los
accesos a todos los ambientes, absorber dudas y canalizar los requerimientos del equipo RGIS.
Además serán los que recepcionen la información de cada inventario RGIS.
 Facilitadores: Serán los responsables y/o quienes ellos designen. Su función será la de colaborar
con el personal de RGIS en la identificación de los activos sin código, su nomenclatura y de
certificar el levantamiento.

PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO
1. Visita Pre-Inventario

Se realiza pocos dias previas al inventario y podrá ser presencial o telefónica dependiendo la
coordinacion. La reunión entre RGIS (supervisor de inventario) y EL CLIENTE (administradory/o
responsable) tiene como objetivo planificar el proceso y recabar toda la información necesaria
para que el relevamiento sea rápido y eficiente.
2. Metodología general

La individualización de los bienes de uso se realizará siguiendo un protocolo de trabajo que se

presentará al cliente con la debida antelación al inicio de la operación. Se acordarán en dicho
protocolo las características de la zonificación del inventario por site. Cabe destacar que se parte
del supuesto de que la mayoría de los bienes del cliente están etiquetados y poseen código de

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 barras. Aquellos bienes de uso que no tengan etiquetas, serán inventariados en el momento
mediante un software desarrollado por RGIS que permitirá registrar marca, modelo, número de
serie, medidas, estado de conservación, descripción técnica y ubicación de los activos, así como
también fotografiarlos en activos de alto valor, clasificarlos por rubro e innovar en los campos que
el cliente puntualmente requiera (base de datos customizada).
Con respecto a las instalaciones se verificará su existencia, detallando su estado de conservación e
inventariando las mismas a nivel de grandes conjuntos (por ejemplo, “red de incendio”:
compuesta por tanque, cañerías, grupo generador, etc.).
La identificación de los activos se realizará en forma secuencial, destinando las etiquetas para los
bienes muebles cuyos rubros corresponderían a “muebles y útiles”, “laboratorio”, “computación”
y “equipos” (de porte liviano).
El modelo de etiquetas que se utilizará para inventariar bienes que no estuvieran previamente
identificados, presentará características similares a:
Características Técnicas Etiquetas Autoadhesivas:
Material: OPP blanco brillante, impreso en color negro con numeración variable y laminado de
medidas a definir con el cliente.

3. Detalles sobre conteo

Se realiza 100% con tecnología RGIS e inicia en cuanto finaliza la zonificación. Se planifica por
ambientes a través de la disposición del equipo de auditores en los distintos sectores (sistema de
barrido de tienda) escaneando el código de barras e ingresando el bien al equipo handheld/tablet
según el detalle siguiente:

a. Activos etiquetados: escaneo del código de barras de la etiqueta del bien.

b. Activos grupales: se ingresa manualmente los datos del activo al equipo handheld/tablet
RGIS.

Si durante el conteo se encuentran activos sin códigos, se procederá a identificar el activo

(descripción o nomenclatura), se le asignará un código a acordar con el cliente, se etiquetará y se
ingresará al conteo inmediatamente. A tal efecto, RGIS se guiará por lo especificado en el
catálogo de bienes proporcionado por EL CLIENTE donde se indica, para cada tipo de bien,
qué tipo de identificación se debe adoptar: ROTULABLE (bienes controlados individualmente
que deberán llevar etiqueta identificatoria), INDIVIDUAL (bienes controlados individualmente
que NO deberán llevar etiqueta identificatoria), y GLOBAL (bienes controlados en forma
global que NO deberán llevar marbete identificatorio). A modo de referencia, se consigna un
extracto de lo estipulado en dicho catálogo:

4. Procesamiento de Datos:

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 Una vez finalizado el conteo se transmite la información desde el equipo handheld al notebook vía
WiFi, una vez procesada dicha información se puede conocer el avance porcentual y la cantidad
inventariada en unidades. Además, de permitir la emisión de reportes de control y seguimiento.

5. Informes Parciales:

Posterior al conteo de cada sector, RGIS entregará al equipo de administración de activos fijos EL
CLIENTE toda la información del inventario según la referencia proporcionada.

o Ubicación, sede, departamento, área y fecha de registro.

o Tipo del bien, descripción y detalles.
o Características y datos del bien.
o Correlativo.
o Cantidad.
o Precio unitario.
o Marca, Modelo, Color, Nª de serie, Tipo, año de fabricación,
o Estatus (Alta, Reparado, en Panne, Baja definitiva)
o Fecha de adquisición-Nª de documento de adquisición.
o Fecha de reparación-Nª de documento de reparación.
o Fecha de Baja-Nª de Informe técnico de Baja.
o Cuenta Contable.
o Observaciones.

En esta instancia, RGIS realizará una primera conciliación vs. El ltimo inventario patrimonial
proporcionado y enviará a EL CLIENTE el archivo pre-conciliado para su revisión y aprobacion.

6. Conciliación

Una vez recibido por parte de EL CLIENTE los archivos pre conciliados, RGIS deberá asociar de
forma detallada cada uno de los registros contables recibidos digitalmente con los bienes físicos
relevados y presentará a EL CLIENTE un resumen de las partidas contables que no hayan podido
ser asociadas como también aquellos bienes que no fueron vinculados para que el cliente defina
el tratamiento a seguir con dichos faltantes y sobrantes.
 Fuera del alcance del inventario:
1) Activos intangibles presentes en la contabilidad del cliente (inspecciones, aranceles, honorarios
profesionales y/o gastos corrientes);
2) Otros activos intangibles como obras civiles, fundaciones, licencias de sofware, moldes y
matrices, obras en curso, etc;
3) Activos que los responsables técnicos de planta informaron durante el inventario físico al auditor
que no pertenecían a la compañía (edificios, terrenos, etc.);
4) Activos que se hallaban agrupados en una sola posición contable, sin que los mismos pudieran
desagruparse como para homologarse contra la existencia física de determinado bien; y
5) Otros, como por ejemplo: luces de emergencia, matafuegos, cortinas, cartelería, cámaras de
seguridad en altura, etc.

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El cálculo de la vida útil se realizará de acuerdo a la norma vigente en función al tipo de activo y a la fecha
de adquisición (activación), datos que deberán ser proporcionados en la base contable de referencia para
las conciliaciones.

7. Sugerencias de ajustes y reportes finales:

El protocolo del servicio permitirá al cliente observar los mecanismos de conciliación reactivos a
los resultados iniciales de la vinculación. Sobre los parámetros informados en las líneas
precedentes, los ajustes que podrán conducir a una optimización del proceso de conciliación
consistirán en consensuar con el cliente la aplicación de los siguientes criterios (o bien de algunos
de ellos):
- Homologación de bienes que deberían haberse hallado en un sitio pero se encontraron en
otro;
- Homologación de activos con diferencias en la descripción contable y lo relevado físicamente;
- Homologación de activos con diferencias en la marca, modelo o antigüedad en la
comparación.

Rgis entregara un reporte consolidado del ingreso de datos al sistema de control

Patrimonial consolidado con la Jefatura de Contabilidad y Logística. (al culminado el servicio y
antes de la firma del acta de conformidad).

RESPONSABILIDADES DE RGIS

 Cumplir con los procedimientos establecidos

 Cumplir con los plazos y tiempos de finalización solicitados por el cliente.
 Proporcionar personal con experiencia en procesos de inventario de preferencia
femenino al EL CLIENTE.

RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE

 Proporcionar el ultimo inventario de activo fijo patrimonial en archivo excel.

 Ptopotcionar el inventario contable con las deficiones y valores que el cliente considere,
en forato Excel.
 Dar el soporte adecuado de personal proporcionando todas las bases de datos de activos
de cada locación a invetariar.
 Coordinar con la administración y seguridad de cada local las facilidades para el acceso del
personal de RGIS.
 En caso que sea necesario, proporcionar planos y demás elementos que ayuden a
identificar activos.

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  El Coordinador deberá firmar el “Resumen de Cierre” como conformidad del servicio.

PROPUESTA ECONÓMICA

A continuación se detallan las consideración y los valores del servicio según las especificación definidas
por EL CLIENTE:

Cosideraciones a tomar en cuenta:

 Esta propuesta incuye etiquetas de polipropileno.
 Fuera de alcance del servicios:  Terrenos, edificaciones, enseres, instalaciones y mejoras
 Se requiere la base de datos para la conciliación: Libro de activo fijo

INVENTARIO FÍSICO CODIFICADO Y COSTIFICADO S/ 2.50

INVENTARIO FÍSICO CONCILIADO S/ 1

INGRESO AL SISTEMA S/ 0.50

GASTO OPERATIVO POR PERSONA POR DIA S/ 15

 Esta tarifa no incluye IGV

 La facturación del 50% del inventario fisico se hará al final del conteo.
 La facturación del 50% del inventario fisico se hará a la entrega del informe.

EXPIRACIÓN DE PROPUESTA ECONÓMICA

 FEBRERO 2022, una vez terminado el servicio se envía la factura y el pago se considera a 30
dias.

CONFIDENCIALIDAD

 Ambas compañías reconocen y acuerdan que los procedimientos, políticas, programas, precio
y demás informaciones son confidenciales y no deben ser divulgados ni entregados a terceros.

Esta cotización esta trabajada en base a la información recibida, cualquier modificación en las condiciones
de inventario y/o stocks que afecten directamente los recursos asignados podrán afectar las tarifas, las
mismas que serán modificadas según la información actualizada.

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Quedamos a la espera de su conformidad para poder organizar al personal y enviarles la información
correspondiente a la coordinación.

Atentamente

Andrea Penny
Gerente Comercial

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