ARSF09

PERFIL DEL CARGO VERSIÓN: 02

2023-07-31

1. IDENTIFICACIÓN GENERAL

Nombre del Cargo: Asistente Administrativa

Nombre del Nivel: Nivel 2 – Técnico y Administrativo
A quien Reporta:
Gerencia
Cargos que le Director de Proyectos, Residente de Obra, Director Comercial, Coordinadora SST,
Reportan: Recepcionista y Compras.
Centro de Trabajo:
Oficina Área: Administrativa
Personas a cargo:
Ninguno. Cargos que reemplaza Ninguno.
2. OBJETIVO DEL CARGO

Coordinar todos los sistemas operativos contables que tiene la empresa con un grupo asesor contable que
presta el servicio a la compañía / Asistir a la compañía en actividades administrativas y financieras.

3. COMPETENCIAS NECESARIAS
COMPETENCIAS GENERALES COMPETENCIAS ESPECIFICAS

Manejo de Herramientas office

Relación y control de pagos con el estado
Manejo de Software SIIGO, CONTAI Y SCI.
Relación interadministrativa con corporaciones
Manejo de nómina.
bancarias
Liquidación de prestaciones sociales
Manejo y control de facturación clientes
Afiliaciones al SGSS
Manejo y control de pagos
Confidencialidad en el manejo de la información
Aprobación y/o rechazo de Facturación
contable de la empresa

4. RESPONSABILIDADES DEL CARGO

RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS

-Portar el carné de identificación de la compañía

-Portar y proteger el uniforme adecuadamente
-Reporte de daños y mantenimiento de los equipos y herramientas del cargo.
--Firmar los registros requeridos
-Cumplir con el horario laboral asignado
-Presentar de forma oportuna las incapacidades y/o certificados médicos o legales.
-Informar previamente o con antelación cualquier inconveniente que se presente o faltante, que altere la
ejecución de las actividades con su jefe inmediato o quien delegue la empresa.
-Correcto uso de aparatos electrónicos dentro de las instalaciones y horario laboral.
-Respetar espacios que prohíben el consumo de tabaco y/o cigarrillo
-Prohibido el consumo de tabaco, alcohol y sustancias psicoactivas, en horario laboral y
dentro de las instalaciones.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Ángela Padilla Estefany Aristizábal Beltrán Carlos Mario López

Asesora SST Coordinadora SST Gerente
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-No presentarse bajo efectos del tabaco, alcohol y sustancias psicoactivas.

-Manejo y disposición adecuada de residuos
-Uso, cuidado y mantenimiento adecuado de los Equipos de protección personal
-Participar de los diferentes Comités de seguridad y salud en el trabajo
-Participar de la Inducción y cumplir a cabalidad las normas establecidas por la empresa

RESPONSABILIDADES OPERATIVAS

-Gestionar correos electrónicos, correspondencia física y WhatsApp tanto entrantes como salientes del área
contable y administrativa.
-Revisar, responder y reenviar correos entrantes de manera oportuna según alcance del cargo.
-Mantener en inventario todos los documentos que se requieran para el funcionamiento del cargo
-Manejo y control de Comprobantes de contabilidad
-Realizar procesos de registro contable en el software
-Manejo y control de caja y bancos
-Relación de caja diaria, con saldo en bancos
-Realizar Conciliaciones bancarias
-Elaborar programación de pagos gubernamentales
-Realizar tareas administrativas derivadas de la gestión del personal como: nóminas, seguridad social,
contratos, liquidaciones, tramitación de sanciones.
-Afiliar a personal nuevo y pago de seguridad social al día.
-Gestionar documentos ante la cámara de comercio
-Garantizar el pago adecuado y oportuno de las obligaciones relacionadas con seguridad social de los
trabajadores (ARL, pensión, Salud y caja de compensación familiar entre otros).
-Realizar seguimiento a recuperación de cartera y pago a proveedores.
-Gestionar pólizas con los entes competentes.
-Tramitar, aclarar y cerrar las inconsistencias de ARL, EPS, AFP, CCF, en coordinación con el área de SST.
-Elaborar documentos relacionados con la facturación.
-Actualizar el sistema contable
-Elaborar comprobantes de egresos e ingresos
-Mantener al día los historiales de cuenta por pagar y cuentas por cobrar.
-Mantener al día la información de estado de extractos bancarios
-Verificación de la conciliación con los proveedores
-Sensibilización con los clientes para el pago de facturas.
-Verificar la efectividad de las consignaciones
-Realizar otras responsabilidades asignadas por su jefe inmediato de acuerdo a las necesidades de la
empresa.

RESPONSABILIDADES ANTE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

-Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo

-Procurar el cuidado integral de su salud
-Suministrar información clara y veras sobre su estado de salud.
-Cumplir con las normas de seguridad e higiene propias de la empresa
-Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la empresa.
-Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
-Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente
-Participar en los comités de Seguridad y Salud en el Trabajo y Convivencia Laboral.

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-Participar en las brigadas de emergencias.

EXPOSICIÓN A GRUPO DE RIESGOS

FENOMENOS SEGURIDAD
FISICOS QUIMICOS BIOMECANICOS BIOLÓGICO PSICOSOCIAL
NATURALES

X X X X X X X

* SEGURIDAD (Mecánico, Eléctrico, Locativo, Tecnológico, Público, Accidentes de tránsito, Trabajos de alto riesgo)
5. AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES CLAVES

Decisiones que no requieren consulta (aunque sea controladas o se tenga que informar de las mismas)

Manejo de caja de menor, con respectivos soportes.

Decisiones que deben ser consultadas con el superior para ser tomadas

Todo lo concerniente al cargo

6. PRINCIPALES RELACIONES DE TRABAJO

RELACIONES DE TRABAJO EXTERNA (PROVEEDOR – CLIENTE)

Entidad o Persona Naturaleza o propósito
Proveedor Pago de facturas
Contratistas y
Cobro y pago de facturas
Subcontratistas
Entes
Pago de obligaciones y demás requerimientos legales
gubernamentales
RELACIONES DE TRABAJO INTERNA
Área Naturaleza o propósito

Asesores contables Manejo contable

Director de Proyectos Coordinar compras, pedidos y relación de facturas, control de avances para de obras
y Residente varias.

Director Comercial Coordinar documentación requerida para la ejecución del negocio.

Departamento SST Coordinar y revisar afiliaciones y novedades de ingreso o retiro del personal

Recepcionista Comunicación directa con aspectos contables y administrativos de la empresa

Supervisar necesidades y programación de pagos de las mismas.

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Compras

7. INFORMES

INFORMES PERIÓDICOS REQUERIDOS POR EL CARGO

Nombre del informe Frecuencia Elaborado por Observación
Extractos y soportes
Permanente Entes gubernamentales Ninguno
bancarios
Director de proyectos,
Soportes de facturación de Director comercial,
Permanente Ninguno
cada departamento Residente de obra,
Coordinadora SST
INFORMES PERIÓDICOS GENERADOS POR EL CARGO
Nombre del informe Frecuencia Elaborado por Observación
Actualización de información
Diario Asistente Administrativa Ninguno
contable y administrativa
8. REQUISITOS BÁSICOS PARA EL NORMAL DESEMPEÑO DEL CARGO

PERFIL BÁSICO
Nivel de Educación: Técnica, Tecnóloga o Profesional.
Título: Técnica, Tecnóloga o Profesional en el área administrativas o afines
Experiencia en el Área: 6 meses a un año
Turnos: Diurno
ENTRENAMIENTO PARA EL CARGO
INTENSIDAD
TEMA RESPONSABLE
(HORAS)
Jefe inmediato o quien delegue la
Inducción y reinducción del cargo 8
empresa
Área de SST y jefe inmediato de la
Inducción y reinducción SST 8
empresa
Área de SST y jefe inmediato de la
Evaluación de inducción y reinducción de SST 2
empresa
Inducción en los sistemas operativos contables de la Jefe inmediato o quien delegue la Según
empresa empresa necesidad
ELEMENTOS DE TRABAJO ADMINISTRATIVO

Maquinaria y Equipos: Computador, impresora, teléfono, celular.

Herramientas y Accesorios: Calculadora, Software y Sim Card

Materiales e Insumos: Papelería, AZ

ELEMENTOS DE TRABAJO OPERATIVO

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Asesora SST Coordinadora SST Gerente
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Maquinaria y Equipos Ninguno

Herramientas y Accesorios: Ninguno

Materiales e Insumos: Ninguno

ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

Uniforme, Tapabocas, Descansa pies, Silla ergonómica, Protector de pantalla

9. EVALUACIONES OCUPACIONALES

Examen médico laboral con énfasis osteomuscular, tamizaje de audiometría, tamizaje de optometría

Complementarios: Esquema completo de Vacunación de COVID 19.

10. AUTORIDAD PARA

Manejo de información Manejo de

Manejo de dinero
confidencial personal

Si Sí No

11. MECANISMO DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Evaluación de desempeño
12. AUTOCUIDADO
Es obligación de ACTIVE RECREACIÓN S.A.S velar por su seguridad y salud en el trabajo, pero es su deber
usar todos los elementos de protección y velar que estén en buenas condiciones y notificar su deterioro para
hacer su cambio oportuno, así mismo el cumplimiento de todas las responsabilidades en materia de seguridad y
salud en el trabajo

Recuerde que el no uso de los elementos de protección, el incumplimiento de las responsabilidades de SST y
responsabilidades del cargo es JUSTA CAUSA DE DESPIDO.

Todo lo anterior hace parte integral del contrato de trabajo y el incumplimiento de alguna de estas funciones será
tomada como violación del contrato y dará motivo a las sanciones por ley.

Declaro que estoy de acuerdo y conozco todo lo planteado en este perfil, acepto y me comprometo a cumplir
estrictamente con cada punto estipulado.

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Ángela Padilla Estefany Aristizábal Beltrán Carlos Mario López

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Recibí: ______________________________________
C.C.

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Ángela Padilla Estefany Aristizábal Beltrán Carlos Mario López

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