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AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y CONTABLE

TITULO DEL CARGO AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y CONTABLE

NIVEL EN LA ESTRUCTURA OPERATIVO

GESTIÓN GERENCIA

CARGO AL QUE REPORTA DIRECTAMENTE GERENTE

CARGOS QUE COORDINA MENSAJERIA Y SERVICIOS GENERALES

NIVEL DE RIESGO ARL V

OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar a la Gerencia en las actividades administrativas y apoyo en el cumplimiento de las obligaciones legales, tributarias, financieras y
demás contraídas por la empresa garantizando el adecuado funcionamiento de SUNHER ROYAL SAS dentro del marco legal y jurídico
vigente.

FUNCIONES PRINCIPALES DEL CARGO

1. Recibir las llamadas externas y comunicarlas con las diferentes áreas de la empresa.
2. Recibir llamadas internas para diferentes requerimientos del cliente interno y darles el trámite respectivo.
3. Recibir la correspondencia general radicarla en la carpeta de correspondencia y distribuirla al área correspondiente.
4. Verificar la facturación que radica el proveedor, revisando que se encuentren los datos básicos y obligatorios para dar trámite contable.
5. Tomar la información que solicitan los clientes externos en caso de que no se encuentre la persona que buscan, esta información
debe ser entregada a la persona, oportunamente, por correo electrónico y/o personalmente.
6. Brindar atención amable al cliente interno y externo de manera presencial y/o telefónica.
7. Cumplir con los procedimientos y estándares de gestión garantizando la satisfacción del cliente.
8. Mantener confidencialidad de la información escrita y verbal de la compañía y/o de clientes y proveedores.
9. Mantener un trato cordial y respetuoso con el cliente interno y externo.
10. Recibir llamadas de solicitud comercial y pasarlas a cada funcionario según lo que el cliente quiera cotizar, de lo contrario tomar todos los
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datos necesarios para que elaboren la cotización.

11. Llevar un Control de toda la correspondencia que la empresa envié y reciba.
12. Realizar solicitud de los insumos de papelería, controlar mediante inventario, entrega de insumos de papelería y mantener el stock
necesario para las actividades de la compañía.
13. Conocer la instalación de los insumos que se suministren tales como fotocopiadora, impresoras.
14. Organizar, planear y llevar a cabo todas las actividades requeridas por cada proceso, bajo la colaboración de servicio de mensajero,
diseñar rutas y ser responsable por el cumplimiento de estas actividades.
15. Gestionar reclamaciones o aclaraciones en los servicios de telefonía fija y celular, servicio público, llevar control mensual de estos.
16. Promover en su área la mejora continua y el seguimiento a la implementación de los procesos de SG-SST.
17. Recepcionar, tramitar y hacer seguimiento a inquietudes, quejas, reclamos y requerimientos del servicio y de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
18. Analizar y proponer alternativas para responder las quejas, reclamos, sugerencias recepcionadas de los clientes.
19. Evaluar la necesidad de plantear las acciones preventivas para prevenir la ocurrencia de oportunidad de mejoras.
20. Identificar, registrar el producto no conforme, revisar y analizar las causas fundamentales de la no conformidad en el producto/servicio,
determinar la acción apropiada: Concesión, Rechazo, Reproceso
21. Identificar la necesidad de cambio y realizar la solicitud o sugerencia.
22. Detectar desviaciones que estén afectando o que puedan llegar a afectar el desarrollo de las actividades de la empresa e incumpliendo los
requisitos de SG-SST.
23. Cumplir con las directrices definidas para el control de documentos y garantizar la implementación de este procedimiento en todos los
procesos de la organización.
24. Llevar el archivo por proceso de cada proveedor o contratista seleccionado.
25. Reportar novedades.
26. Llevar el archivo de facturas, remisiones, certificados de calidad y demás documentos, que promueva la agilización de los diferentes
procesos de la compañía.
27. Mantener la contabilidad de acuerdo con los requisitos legales vigentes.
28. Registrar información en el Software contable.
29. Velar por el correcto almacenamiento y custodia de los registros contables.
30. Realizar el informe mensual de ventas.
31. Realizar las causaciones por importaciones, compras, legalizaciones de viáticos, anticipos y reembolso de gastos (caja menor).
32. Mantener actualizado el inventario de activos fijos de la empresa.
33. Hacer entrega de materiales e insumos solicitado, en caso de ser requerido.
34. Elaborar notas contables (débito y crédito).
35. Elaboración de facturas de venta por los productos y servicios prestados por la empresa.
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36. Apoyar los trámites para la garantía de los equipos adquiridos.

37. Elaboración de comprobantes de egreso.
38. Realizar el seguimiento de la liquidación y elaboración de impuestos nacionales y distritales (cierre contable).
39. Causar y realizar recibos de caja, conciliación bancaria, depreciación, amortización, giros internacionales.
40. Preparar y procesar facturas, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, conciliación cuentas contables.
41. Liquidar de nómina.
42. Apoyar la preparación de informes para entes de control y vigilancia como supersociedades e información exógena.
43. Archivar y revisar los registros contables.
44. Gestionar y hacer seguimiento al cobro de cartera.
45. Coordinar proceso ingresos y retiro de personal (contratos, afiliaciones, liquidaciones, planilla…).
46. Elaborar actas, cartas y memorandos, cuando sea asignado.
47. Atender requerimientos de clientes y proveedores.
48. Diligenciar solicitudes de estudio de crédito.
49. Diligenciar solicitudes y formatos bancarios.
50. Responder correspondencia.
51. Apoyar las actividades de SG-SST.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE SG-SST

1. Reportar incidentes/accidentes laborales y ambientales, actos y/o condiciones inseguras; manifestar sugerencias para el mejoramiento de
las condiciones de Seguridad y salud en el Trabajo en la empresa.
2. Reportar aspectos ambientales identificados.
3. Cumplir con todos los requerimientos legales vigentes en seguridad y salud en el trabajo, Incentivando la participación del personal a su
cargo en las actividades de prevención y promoción.
4. Participar activamente en las actividades y programas de Seguridad y salud en el Trabajo.
5. Utilizar los Elementos de Protección Personal y demás elementos entregados por la empresa para su seguridad y protección.
6. Cumplir con las normas y procedimientos de Seguridad y Salud en el Trabajo.
7. Conocer y respetar las políticas establecidas por la organización.
8. Participar en las Inducciones y/o Reinducciones establecidas en la compañía.
9. Conservar en orden y aseo los lugares de trabajo.
10. Colaborar y participar en la implantación y mantenimiento de las medidas de prevención de riesgos para la salud que se adopten en el
lugar de trabajo.
11. Procurar el cuidado integral de su salud.
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12. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.

13. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
14. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

AUTORIDADES DEL CARGO

Informar al jefe inmediato sobre la necesidad de suspender actividades por incumplimiento de normatividad legal o interna de la compañía
siempre y cuando está ponga en riesgo la salud e integridad de los contratistas, trabajadores, sociedad, la comunidad o la imagen ante
nuestros clientes.

RESPONSABILIDADES PROPIAS DEL CARGO

1. Cumplir con todos los requerimientos legales vigentes, directrices legales, y políticas en seguridad y salud en el trabajo.
2. Informar la ocurrencia de todo Incidente de trabajo a su superior inmediato o SG-SST.
3. Aplicar todas las medidas de Seguridad y Salud.
4. Notificar cualquier situación que represente un peligro potencial o una atención inmediata a una situación de emergencia.
5. Mantener las mejores condiciones de trabajo y seguridad en las labores que se desarrollan.
6. Cumplir los procedimientos, manuales, instructivos, programas y estándares de trabajo seguro a todo el personal asignado a las diferentes
actividades.
7. Informar sobre la necesidad de suspender el trabajo si identifica cualquier situación que represente un peligro potencial o una atención
inmediata a una situación de emergencia.
8. Cumplir con todas las medidas de seguridad y salud en los procesos.
9. Verificar la calidad de los EPP, señalización, extintores realizando inspecciones a su estado antes de iniciar las labores.
10. Mantener en buen estado los EPP y maquinaria, equipo suministrado para controlar los riesgos y peligros.
11. Cumplir con los lineamentos de la Política de SG-SST.
12. Participar en las actividades que hacen parte de seguridad, salud y ambiente.

RESPONSABILIDADES DE ROL
1. Brigadista (Voluntario) – Si aplica
2. Miembro de COPASST – Si aplica
3. Miembro del Comité de Convivencia laboral (Voluntario) – si aplica
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CONFIDENCIALIDAD
1. Información confidencial sobre negociaciones, clientes.
2. Información técnica de los clientes y de la compañía.
3. Información de Contabilidad.
ODEL CARGO
PERFIL REQUERIDO PARA EL CARGO
CONOCIMIENTOS
3. CAPACITACION DESEADA
1. NIVEL ACADEMICO  Conocimiento básico de contabilidad.
- Mìnimo 5 semestres en contabilidad y/o Tecnóloga en áreas  Inglés.
adminsitrativas o afines.  Conocimiento básico en atención al cliente.

2. CONOCIMIENTOS INDISPENSABLES 4. COMPETENCIAS CERTIFICADAS REQUERIDAS

 Nivel de usuario en el manejo de Microsoft Office e Internet.  N/A
EXPERIENCIA
- Mínimo 1 año de experiencia en actividades contables.

CONDICIONES FISICAS REQUERIDAS

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RIESGOS CONDICIÓN IDEAL EXAMEN MEDICO EVOLUCIÓN PERIÓDICA VACUNACIÓN

ELABORO REVISO APROBO

VERSIÒN RAZÒN DE LA ACTUALIZACIÒN

1.0 Creación del Manual