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Código.

GA-MA-003
Versión.02 MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Fecha.01-12-2016

DESCRIPCIÓN DEL CARGO


Nivel: ADMINISTRATIVO
Denominación del Cargo: DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Jefe Inmediato: GERENTE
Personal a Cargo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO, AUXILIAR DE
SUSCRIPCIÓN, AUXILIAR DE SERVICIOS
GENERALES.
Grado Salarial: 02

PROPÓSITO PRINCIPAL DEL CARGO


Dirigir, coordinar y controlar las políticas administrativas y financieras de acuerdo con las
variables administrativas, financieras, contables y económicas del negocio, con el fin de
garantizar el cumplimiento a las políticas establecidas por la empresa. Planear, dirigir,
controlar, apoyar, evaluar y efectuar la gestión de procesos operativos, comerciales y de
suscripción de pólizas, para permitir la consecución de la meta que cumplan con las políticas y
procedimientos de la empresa.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
1. Apoyar los procesos relacionados con las actividades ejecutadas por el personal de la
empresa, tales como selección, contratación, capacitación, nomina, seguridad social y bienestar
social.
2. Responder por el control de papelería.
3. Controlar la adecuada utilización de los elementos de aseo y cafetería.
4. Responder por la conservación y control de los muebles y enseres de la empresa y reportar
en caso de daño o hurto a la Gerencia.
5. Efectuar el control de acceso, alarmas, vigilancia, sistemas de videograbación locativa, entre
otros para garantizar la seguridad a que haya lugar.
6. Realizar seguimiento y control al área de archivo de acuerdo con las políticas establecidas
para el manejo del mismo.
7. Atender e identificar las necesidades de quien llama o visita la empresa, direccionando de
manera efectiva y oportuna los requerimientos al funcionario que le atenderá.
8. Radicar, controlar y despachar toda la correspondencia que se genera en la empresa.
9. Brindar asesoría para el correcto diligenciamiento y verificación de los datos que se registran
en el formato de solicitud de seguros.
10. Solicitar al cliente todos aquellos documentos soportes, adicionales a los mínimos
establecidos en el Manual de SARLARFT, cuando a su buen criterio y de acuerdo al tipo de
negocio a si lo amerite.

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11. Realizar la solicitud de documentos a proveedores y clientes internos y remitir al área


Contable para su respectivo tramite de pago.
12. Brindar apoyo en la atención oportuna a las solicitudes y requerimientos presentados por la
Gerencia y Contabilidad.
13. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos, útiles y
activos fijos que le hayan sido facilitados para la realización de sus labores.
14. Es responsabilidad del funcionario velar por la integridad de la información registrada en la
Base de Datos de la empresa y de las compañías de seguros con las cuales se tiene
intermediación, de ahí que la clave y usuarios asignados son de uso personal e intransferible.
15. Cumplir con las disposiciones contenidas en el Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero, Estatuto Anticorrupción, Código Penal, Circular Básica Jurídica de la
Superintendencia Financiera y demás normas concordantes para el Sistema de Administración
del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, y del Programa Antifraude
así como con la regulación interna de la empresa sobre la materia. Sin perjuicio de lo anterior,
es deber de todos los funcionarios de la empresa reportar a su jefe inmediato, las operaciones
inusuales o sospechosas y posibles eventos de fraude que detecte, junto con las pruebas
suficientes y necesarias.
16. Demás responsabilidades que en razón a la naturaleza de su cargo, le sean asignadas por
el jefe inmediato.

FUNCIONES COMERCIALES
1. Brindar información a los clientes interno y/o externos en temas como productos, viabilidad
del negocio, tarifas, riesgos, etc. Para brindar garantías en el conocimiento de los beneficios
ofrecidos.
2. Realizar las cotizaciones de los negocios, con las diferentes aseguradoras con las cuales se
tenga intermediación.
3. Realizar acompañamiento a los clientes desde el momento de la elaboración de las
cotizaciones, diligenciamiento de formatos de vinculación hasta la reclamación.
4. Apoyar a los clientes internos y/o externos en el diligenciamiento de la solicitud de seguro
de renovaciones de negocios y negocios nuevos.
5. Demás responsabilidades que en razón a la naturaleza de su cargo, le sean asignadas por el
jefe inmediato.
6. Gestionar, planear y hacer seguimiento en conjunto con el Gerente, a los procesos de
suscripción, renovaciones y atención de siniestros y/o reclamos.
7. Realizar visitas a clientes interno y/o externos a fin de brindar asesorías.
8. Analizar el mercado asegurador para elaborar y presentar a la empresa, propuestas que
ayuden a ampliar su campo de acción.
9. Elaborar informes detallados de los negocios nuevos y perdidos.

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10. Demás responsabilidades que en razón a la naturaleza de su cargo, le sean asignadas por
el jefe inmediato.

FUNCIONES FINANCIERAS
1. Responder por la adecuada ejecución de los recursos asignados a través de la caja menor.
2. Verificar diariamente la correcta aplicación de los recibos de caja generados, antes de
realizar el cierre diario de caja, teniendo en cuenta la clasificación del efectivo, efectivo recibido
a través de consignación, cheques y/o transferencias.
3. Elaborar informes diarios de caja, cuentas por cobrar, cuentas por pagar.
4. Recibir y reportar a la Gerencia y Contabilidad, los requerimientos que se presenten por
entes de control en el tema de impuestos.
5. Analizar el estado de cartera, planeando las estrategias para su recuperación.
6. Llevar un control sobre las Financiaciones de primas efectuadas a través de las financieras
externas, para aplicar correctamente las políticas y procedimientos establecidos para su buen
manejo.
7. Llevar el control de las conciliaciones, de pagos de primas recibidas de asesores y clientes
internos y/o externos.
8. Elaborar informes diarios de caja, cuentas por cobrar, cuentas por pagar.
9. Demás responsabilidades que en razón a la naturaleza de su cargo, le sean asignadas por el
jefe inmediato.

FUNCIONES TÉCNICAS
1. Controlar, evaluar y tomar acciones correctivas para garantizar el mantenimiento adecuado
de la información que por razón de los procesos operativos se ingresen a los diferentes
sistemas de las Compañías de seguros.
2. Responder por el cumplimiento de las políticas de suscripción ante las diferentes compañías
aseguradoras.
3. Realizar evaluación de las pólizas para identificar otros riesgos que pueden ser viables de ser
amparados por las Compañías de Seguros.
4. Planear, controlar y efectuar estudio preliminar de los riesgos a suscribir o renovar un
negocio.
5. Garantizar que se dé cumplimiento a lo establecido en el proceso, para la correcta
renovación de las pólizas.
6. Gestionar, controlar y hacer seguimiento en lo relacionado con suscripción, para asegurar
que se cumplan los tiempos de respuesta establecidos a nuestros clientes.
7. Realizar la entrega de la póliza y demás documentos de interés a los clientes o asesores que
así lo requieran aplicando los controles establecidos por cada Compañía de Seguros de las
cuales se tenga intermediación.

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8. Apoyar los siniestros que se tengan con las Compañías de Seguros, con las cuales se tenga
intermediación, para determinar desistimientos, prescripciones u objeción de los mismos.
9. Demás responsabilidades que en razón a la naturaleza de su cargo, le sean asignadas por el
jefe inmediato.

RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO


1. Procurar el cuidado integral de su salud;
2. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud;
3. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo de la empresa
4. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes
en su sitio de trabajo
5. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el
plan de capacitación del SG-SST
6. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST.
7. Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
8. Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y valoración de
riesgos.
9. Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
10. Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
11. Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento en Seguridad y Salud en
el Trabajo.
12. Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo.
13. Participar en las inspecciones de seguridad.

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA


ESTUDIOS EXPERIENCIA
Profesional titulado en carreras administrativas, derecho, Tres (3) años en cargos
finanzas y/o contables. similares.

COMPETENCIAS DE COMPORTAMIENTO
COMPETENCIAS COMUNES COMPETENCIAS DE
COMPORTAMIENTO A NIVEL
GENERAL
Orientación a resultados Manejo de la Información
Orientación al asesor y cliente interno y/o externo Adaptación al Cambio
Transparencia Disciplina
Compromiso con la empresa Relaciones Interpersonales

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ACEPTACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES

   
Nombre:
Cargo:
Fecha:

CONTROL DEL DOCUMENTO.

Creación

_____________________ _____________________ _____________________


Edwin Farfan Rincón Karen Barrera Alarcón Edilia Barrera Roa
Asesor Externo BS Directora Administrativa Representante Legal
Creado Revisado Aprobado

Control de cambios
Versión 001
Creada el 10/06/2014.
Se Crea los manuales de funciones, versión inicial del documento.
Elaborado por Katherine T. Moreno, Asesor Administrativo.
Aprobado por Edilia Barrera Roa, Representante legal.

Versión 002
Creada el 01/12/2016.
Se incluyen las funciones en SST, versión inicial del documento.
Elaborado por Edwin Farfan Rincon, Asesor externo BS.
Aprobado por Edilia Barrera Roa, Representante legal.

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