DISPENSACIÓN Código: PC-GD-08

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PROCEDIMIENTO DEVOLUCION DE
05 08-10-2018
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS AL CEDI
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1. OBJETIVO
Determinar cada uno de los pasos que debe seguir el personal de los puntos de dispensación para realizar una
adecuada devolución de los medicamentos y dispositivos médicos al centro de distribución (CEDI).

2. ALCANCE
Aplica para la UEN Dispensación desde la identificación de los medicamentos y dispositivos médicos a devolver,
su preparación, empaque, documentación, recogida por parte de la transportadora llegada al CEDI.

3. RESPONSABLE
Regentes de Farmacia – Director Técnico
Gestores de Inventarios.

4. DEFINICIONES
 Averiado: Aquel medicamento o dispositivo medico cuya estabilidad físico-química se ha visto alterada o
por accidente su envase o empaque se encuentra en mal estado.
 Cadena de frio: Conjunto de actividades que se ordena a manera de eslabones y escalones de tipo logístico
formando una cadena que se inicia con la recepción, manipulación, transporte y almacenamiento seguro
de los medicamentos y vacunas, con el propósito de mantenerlas dentro de los rangos de temperatura
requeridos para mantener su efectividad desde que sale del laboratorio hasta que se administra a la
población objeto.
 Devolución: Reintegro total o parcial de los medicamentos o dispositivos médicos con retorno al CEDI
independientemente la causal, aplica como devolución.
 Estabilidad: Capacidad de un medicamento en un sistema específico de envase y cierre, para mantener en
el tiempo sus características de calidad iniciales (físicas, químicas, microbiológicas, terapéuticas y
toxicológicas).
 Fecha de vencimiento: Es el límite de tiempo hasta el que se garantiza que el producto mantiene las
características de calidad (físicas, químicas, microbiológicas, terapéuticas y toxicológicas).
 FEFO: Principio fundamental para el manejo y gestión de inventarios en SOLINSA GC S.A.S teniendo en
cuenta la fecha de vencimiento, proviene del acrónimo en inglés “First- Expire, First-Out” que significan las
primeras en vencer son las primeras en salir.
 Forma farmacéutica: Disposición a la que se adaptan principios activos y medicamentos para constituir un
medicamento.
 Inspección: Es un proceso que consiste en observar, examinar, medir y comparar las características de
calidad de la unidad en estudio con respecto a sus especificaciones.
 Lote: Cantidad de un producto de calidad homogénea, que se elabora en un mismo ciclo controlado de
fabricación y posee un código de identificación específico.
 Nombre comercial: Es el nombre registrado por una firma comercial que identifica un producto con fines
de fabricación, distribución y venta.
 Nombre genérico: Es el nombre empleado para distinguir un producto que no está amparado por una
marca de fábrica, generalmente corresponde con la denominación común internacional recomendada por
la OMS.
 Número o código de lote: Es la combinación de caracteres (letras, números, etc.) que identifican las
unidades de un mismo lote. El número de lote es importante porque permite la trazabilidad en caso de ser
necesario. En lo posible no se debe aceptar más de dos lotes en un mismo o pedido de un producto.

5. ACTIVIDADES

5.1 Motivos de devolución o traslado.

El Supervisor de Zona y/o el Gestor de Inventarios determinaran los medicamentos y dispositivos médicos
que deben ser devueltos al CEDI, considerando cualquiera de los siguientes motivos:

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Sandra Angarita Ing. Andrés Jaimes Angarita Héctor Andrés González
Regente de Farmacia Coordinador de Calidad Subgerente
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- Avería: Los medicamentos y dispositivos médicos averiados son aquellos cuya estabilidad físico-
química se ha visto alterada o por accidente su envase o empaque se encuentra en mal estado. Las
averías ocasionadas por el transportador se debe informar a Servicio al Cliente y el Supervisor de Zona
en un plazo máximo de 72 horas después de la mercancía, dejando evidencia en la guía.

IMPORTANTE: El NO reporte oportuno de estas novedades trasladara el cobro al colaborador que no

realizo la gestión.

- Inestabilidad físico-química: Los medicamentos cuentan con estabilidades que dependen del
almacenamiento y/o condiciones ambientales, cuando se altera dicha estabilidad en un medicamento,
este se considera no apto para la dispensación.
- Mal estado del empaque o envase: En caso en que por algún accidente se deteriora el estado del
empaque o envase de algún medicamento o dispositivo médico, este se considera no apto para la
dispensación, en todos los casos se debe conservar los datos de la etiqueta del medicamento.
- Producto no pedido: Se deberá informar al supervisor de zona en un plazo máximo de las 72 horas
siguientes al recibido de la mercancía para que se tomen las medidas correspondientes.
- Baja rotación: Son medicamentos que tiene un nivel de inventario mayor al promedio necesario para
45 días.
- Medicamentos en cuarentena: Los medicamentos y dispositivos médicos con fechas de vencimiento
menores al rango establecido en la semaforización, se mantienen en cuarentena hasta que el
supervisor de zona autorice la devolución. Medicamentos con registros sanitarios vencidos, alertas
sanitarias, defectos de calidad.
- Sobre-stock: Los medicamentos o dispositivos médicos que superan excesivamente los índices de
inventario en unidades
- Rotación Nula: Los medicamentos o dispositivos médicos que durante un periodo de tiempo de 45 días
no producen ninguna rotación en el inventario.

5.2 DEVOLUCIÓN CENTRO DISTRIBUCIÓN DESDE LOS PUNTOS DE DISPENSACION

Documento
No. Actividad Responsable
relacionado
Identificar en el inventario del punto de dispensación los
medicamentos y dispositivos médicos que deben ser
devueltos al CEDI por cualquiera de los motivos descritos
en el numeral 4.1 del presente documento. FO-GD-28
NOVEDADES EN LA
PC-GD-02 GUIA DE INSPECCION PRODUCTOS. RECEPCION DE
Regente Farmacia
MEDICAMENTOS Y
1. Gestor de
Nota: DISPOSITIVOS
Inventarios
Cuando se trate de un “Producto enviado y no solicitado” MEDICOS EN
se debe generar el reporte en el FO-GD-28 Novedades en PUNTOS DE
la recepción de medicamentos y dispositivos médicos en DISPENSACION
puntos de dispensación. Se deben tener en cuenta las
actividades descritas en este procedimiento, porque es
una devolución.
Para determinar los productos con NULA ROTACION o
SOBRE-STOCK. Se debe generar los primeros cinco (5) días Regente de
Informe mensual
de cada mes el informe de rotación de los medicamentos Farmacia
2. de rotación de 45
y dispositivos médicos en cada punto de dispensación. Gestor de
días de inventario.
De esta manera se determinan los medicamentos y Inventarios
dispositivos médicos que serán devueltos al CEDI.

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Cada punto debe garantizar una semaforización

actualizada y organizada bajo los criterios establecidos PC-
GD-01 CONTROL FECHAS DE VENCIMIENTO –
SEMAFORIZACION.
PC-GD-01
CONTROL FECHAS
Este control debe permitir informar a la Coordinación de Regente de
DE VENCIMIENTO
Operaciones del Inventarios los productos que deberán Farmacia
3. -
ser devueltos al CEDI. Gestor de
SEMAFORIZACION
Inventarios
Nota:
Correo electrónico
En caso de ser necesario enviar a desnaturalizar un
medicamento o dispositivo médico. Deberá ser autorizado
por el Supervisor de la Zona, quien deberá establecer las
causas y las acciones a tomar.
FO-GD-06 ACTA
DE INVENTARIO

FO-GD-30
Durante las visitas del Supervisor de Zona a cada uno de
INFORME DE
los puntos de dispensación se debe realizar un inventario
VISITA A PUNTOS
de los medicamentos y dispositivos médicos. Durante esta Supervisor de
4. DE DISPENSACIÓN
auditoria se pueden identificar productos que de acuerdo zona
al numeral 5.1 del presente procedimiento deben ser
FO-GD-31
devueltos al CEDI.
INFORME DE
GESTION
MENSUAL DE
ZONA
Identificados los medicamentos y dispositivos médicos
que van a ser devueltos. El responsable deberá ingresar al
aplicativo web:
http://apps.disfarma.com.co:2083/dispensacion/devoluci
ones/

Nota:
Usuario:
Contraseña:
Cada punto de dispensación debe ingresar con su número
Regente
5. de usuario y contraseña asignado. Aplicativo Web
Farmacia.

El responsable deberá buscar el cada medicamento que

Regente de
6. va hacer parte de la devolución en el aplicativo, teniendo Aplicativo Web
Farmacia.
en cuenta que puede hacerlo; capturando el nombre del

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medicamento a través del código de barras, escribiendo el

nombre del producto, molécula, laboratorio, nombre
comercial o código de ofimática.

Se deberá ingresar la información completa que

corresponde a:
- No. de Lote
- Fecha de Vencimiento: se debe ingresar de la
siguiente manera.
- Si la fecha es 31/12/2018 se ingresa 1812
- Cantidad – Presentación –
- Cantidad – Unidades -
Cargado cada producto con sus características se debe dar
“enter” para que se cargue el producto al aplicativo y se
genere el respectivo registro que contiene la devolución.

Regente de
7. Aplicativo Web
Farmacia.

Terminado de cargar todos los documentos que serán

parte de la devolución, se procede a generar el
documento. Esto se realizando dando click en el botón
“Generar documento”

Regente de
8. Aplicativo Web
Farmacia.

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Todas las devoluciones deben tener un soporte de

autorización, ya sea con la firma en el documento PDF o
un correo electrónico emitido por el Coordinador Regional
/o el Coordinador de Operaciones de Inventario.

Nota:
- En los casos de medicamentos y dispositivos médicos
Supervisor de Aplicativo Web
9. a que requiere estar dentro de una cadena de frio, se
zona Correo electrónico
debe programar la recogida con el SAC –
Garantizando la custodia y la calidad de los
medicamentos.
- Recuerde que los productos con presentaciones
comerciales incompletas no se pueden devolver al
centro de distribución por lo tanto se deben rotar en
puntos, o en su defecto desnaturalizar en el punto.
El supervisor de la zona validara en el documento PDF la
valorización en dinero de la devolución y solicitará a Supervisor de
10. Correo electrónico
Servicio al Cliente la recogida especificando el valor a Zona
declarar.
El personal de SAC, programara con la transportadora la
recogida de la devolución, mediante correo electrónico
informando a:
 El Director de Operaciones.
 El regente del punto de dispensación que va a realizar
la devolución o el traslado.
 La Dirección Técnica del CEDI Auxiliar de
11. Correo electrónico
servicio al cliente
Nota:
Se debe especificar como mínimo, la transportadora que
va a realizar el servicio, la fecha y hora de la recogida y
entrega de la devolución.
Para las cadenas de frio se debe programar su recogida
únicamente los días lunes, martes y miércoles.
El registro de la devolución de la mercancía en el
aplicativo web “Devoluciones” debe ser coherente con el
documento generado por el sistema “SOLINT” para la
salida de los medicamentos del inventario del punto.
Estos dos documentos serán el soporte para la
Documento de
devolución.
salida de
Regente de inventario
12. Los medicamentos de control especial deben además
Farmacia generado por el
registrar la salida en el libro de medicamentos de control
sistema SOLINT y
especial.
PDF aplicativo.
Nota:
Cuando se presenten demoras en la recolección de las
devoluciones será el Supervisor de Zona quien informe a
SAC.
Regente Farmacia GU-GD-01
El empaque de los Medicamentos y dispositivos médicos
13. y/o Auxiliar de EMBALAJE DE
se debe realizar siguiendo las indicaciones presentadas en
Farmacia MEDICAMENTOS Y

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el vídeo institucional de empaque DISPOSITIVOS

https://www.youtube.com/watch?v=Be5L8o4ejQc. MEDICOS
Regente Farmacia
14. Entregar la devolución a la transportadora. y/o Auxiliar de
Farmacia
FO-GD-33 ACTA
DE RECEPCIÓN DE
MEDICAMENTOS Y
Personal DISPOSITIVOS
Recibir los medicamentos y dispositivos médicos encargado de la MÉDICOS
15. siguiendo el procedimiento de recepción recepción según
correspondiente. los PC-GD-15
procedimientos. DISPENSACION DE
MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS
MEDICOS

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