Meyan S.A.: Manual Del Sistema Integrado de Gestión Hseq Codigo: Mg-Gi-03

MEYAN S.A.
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN HSEQ

CODIGO: MG-GI-03
REVISIÓN: 15/ 13-05-2022

NUMERO DE PÁGINAS: 56
REVISO APROBO
CARGO DIRECTOR HSEQ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
FECHA 13-05-2022
CODIGO: MG-GI-03
MEYAN S.A. REVISIÓN: 15
MANUAL DEL SISTEMA FECHA: 13-05-2022

INTEGRADO DE GESTIÓN HSEQ PAGINA: 1 de 56
CONTROL DE CAMBIOS
REVISION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO
0 16-06-2006 Edición inicial

Ajustes de acuerdo con nuevos requisitos del RUC
2008 según la Guía del Sistema de Seguridad,
1 09-04-2008
Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas del
Sector de Hidrocarburos
Ajustes de acuerdo con la Guía del Sistema de
2 05-05-2009 Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para
Contratistas. DOC.: OAUPE009, REV.8.
Contratistas. DOC.: OAUPE009, REV.10.
Contratistas. DOC.: OAUPE009 Rev. 11 11.06.11
Ajuste del manual de gestión HSE y el programa de
5 05-02-2012
salud ocupacional.
Se Integra el manual de Gestión HSE y el manual
6 8-10-2014
de calidad
7 8-04-2015 Se realiza actualización de políticas
Se realiza ajuste de acuerdo a las nuevas
8 28/9/2015 necesidades de la organización, se actualiza
termología.
Se alinea el manual de SGI con los requerimientos
del SG-SST descrito en el Decreto 1072 de Mayo
9 02/06/2016
de 2015, Actualización de objetivos. Actualización
de códigos de nombre y códigos de Procedimientos.
Se realiza modificación en el numeral del campo de
aplicación, donde se describe el alcance del sistema
de Gestión Integral para efectos de ISO 9001, ISO
10 3/10/2016
14001, OHSAS 18001, NORSOK S006 y RUC.
Se describe que el SGI de MEYAN S.A no tiene
exclusiones
CODIGO: MG-GI-03

Se realizan los ajustes pertinentes de acuerdo con

los requisitos de las normas NTC-ISO 9001 –
11 06-03-2018 14001:2015, OHSAS 18001:2007, NORSOK S006 –
2003 y con los Requisitos de la Guía RUC, del
Consejo Colombiano de Seguridad.
Se realiza ajuste de acuerdo con la Resolución 0312
de 2019. Estándares Mínimos del Sistema de
Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo.
12 16-06-2020
Se realizan ajustes sobre emergencia sanitaria de
acuerdo a protocolo utilizado en todas nuestras
actividades sobre Plan de acción frente a riesgo
biológico por virus (covid-19)
Se ajusta el procedimiento de acuerdo a los
requisitos de la Norma Técnica Colombiana NTC -
ISO 45001 de 2018 “Sistemas de Gestión de la
13 01-10-2020
Seguridad y Salud en el Trabajo. Se vincula el
Decreto 1443 de 2014 “Directrices para la
Implementación del SG-SST”.
Se hace revisión al procedimiento y se elimina de su

contenido las referencias de las Normas NTC-ISO
14 07-02-2022
45001, Decreto 1072 de 2015, Resolución 0312 y
otras reglamentarias.
De acuerdo con las auditorias PRE-RUC y Auditoría

Interna, se ajusta el procedimiento, incluyendo el
15 13-05-2022
Objeto Social de la empresa en la Introducción y en
la Presentación de los documentos.
CODIGO: MG-GI-03

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 6
PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ........................................................... 8
INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA ...................................................... 9
1. OBJETIVO ............................................................................................... 10
1. ALCANCE ................................................................................................ 10
2. TERMINOS Y DEFINICIONES ................................................................ 10
3. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ..................................................... 11
3.1 Compresión de la Organización y Su Contexto. .......................................... 11
3.2 Compresión de las Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas.
11
3.3 Determinación del Alcance del Sistema de Gestión Integrado (HSEQ) ...... 11
3.4 Sistema de Gestión Integral (HSEQ) de los Procesos. ............................... 12
3.4 Metodología ................................................................................................... 13
4. LIDERAZGO ............................................................................................ 13
4.1 Liderazgo y Compromiso. ............................................................................ 13
5.2 Responsabilidades de SST........................................................................... 15
4.1.1 Enfoque al Cliente. ................................................................................... 17
4.1.2 Representante de la Dirección. ......................................................................................... 18
4.1.3 Política ..................................................................................................... 19
4.1.4 Roles Responsabilidades y Autoridades en la Organización ................... 19
6. PLANIFICACIÓN ........................................................................................... 20
6.1 Acciones Para Abordar el Riesgos y Oportunidades. .................................. 20
6.1.1 Identificación De Peligros Y Aspectos Ambientales, Valoración De Riesgos E
Impactos Y Determinación De Los Controles. ....................................................... 20
6.1.2 Priorización de los Factores de Riesgo en SST ........................................... 21
6.2 Objetivos del SGI y Planificación Para Lograrlos. ....................................... 21
6.3 Planificación de los Cambios. ...................................................................... 22
7 APOYO .................................................................................................... 22
7.1 RECURSOS ................................................................................................ 22
7.1.1 Generalidades .......................................................................................................................... 22
7.1.2 Personas .................................................................................................... 23
7.1.3 Infraestructura. ........................................................................................... 24
7.1.4 Ambiente para la Operación de los Procesos .............................................. 25
7.1.5 Recursos de Seguimiento y Medición .......................................................... 25
7.1.6 Conocimiento de la Organización. ................................................................ 26
7.2 Competencia ............................................................................................... 27
7.2.1 Programa de Capacitación y Entrenamiento ................................................ 28
7.2.2 Programa de Inducción y Reinducción ......................................................... 28
CODIGO: MG-GI-03

7.3 Toma de Conciencia .................................................................................... 28

7.4 Comunicación................................................................................................ 30
7.4.1 Generalidades ............................................................................................ 30
7.4.2 Comunicación Interna................................................................................... 30
7.4.3 Comunicación externa. ................................................................................. 30
7.4 Información Documentada .................................................................... 30
7.4.1 Generalidades .............................................................................................. 30
7.5.2 Creación y Actualización .............................................................................. 31
7.5.3 Control de la Información documentada ....................................................... 31
8. OPERACIÓN ..................................................................................................... 31
8.1 Planificación y Control Operacional ............................................................. 31
8.2 Requisitos Para los Productos y Servicios ................................................. 32
8.2.1 Comunicación con el Cliente ...................................................................... 32
8.1.1.1 Preparación y respuesta ante emergencias. ............................................. 32
8.2.2 Determinación de los Requisitos Para los Productos y Servicios. ................ 32
8.2.3 Revisión de los Requisitos Para los Productos y Servicios .......................... 33
8.2.4 Cambio en los Requisitos para los Productos y Servicios. ........................... 33
8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIÓS ............... 33
8.3.1 Generalidades .......................................................................................... 33
8.3.2 Planificación del Diseño y Desarrollo. .......................................................... 34
8.3.3 Entradas para el Diseño y Desarrollo. ........................................................ 34
8.3.4 Controles del Diseño y Desarrollo. ............................................................... 34
8.3.5 Salidas de Diseño y Desarrollo. ................................................................... 35
8.3.6 Cambios en el Diseño y Desarrollo. ............................................................. 35
8.4 Control de Procesos, Productos y Servicios Suministrados
Externamente....................................................................................................... 36
8.4.1 Generalidades .............................................................................................. 36
8.4.2 Tipo y Alcance del Control............................................................................ 36
8.4.3 Información Para Proveedores Externos ...................................................... 37
8.5 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO ............................................. 38
8.5.1 Control de la Producción y de la Provisión del Servicio ............................... 38
8.5.2 Identificación y Trazabilidad. ........................................................................ 39
8.5.3 Propiedad Perteneciente a los Clientes o Proveedores Externos ................ 40
8.5.4 Preservación ................................................................................................ 40
8.5.5 Actividades Posteriores a la Entrega .......................................................... 41
8.5.6 Control de los Cambios. ............................................................................... 41
8.6 Liberación de los Productos y Servicios .................................................... 42
8.7 Control de las Salidas no Conformes. ......................................................... 42
8.8 Programas de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST ........................... 43
8.8.1 Programa de Medicina Preventiva ............................................................... 43
CODIGO: MG-GI-03

8.8.1.1. Programa de salud publica ....................................................................... 43

8.8.1.2 Plan de acción frente a riesgo biológico por virus (covid-19) .................... 43
8.8.2 Programa de Higiene Industrial. ................................................................... 44
8.8.3 Programa de Seguridad Industrial. ............................................................... 44
8.8.4 Sistema de Vigilancia Epidemiológica. ......................................................... 44
8.8.5 Riesgo Prioritario .......................................................................................... 45
8.8.6 Evaluaciones Médicas Ocupacionales ......................................................... 45
8.8.7 Primeros Auxilios y Servicios de Atención Médica Inicial Por Enfermedad
Común o Profesional. ............................................................................................ 45
8.8.9 Control de Vectores. ..................................................................................... 46
8.8.10 Seguimiento a la Manipulación de Alimentos y Suministro de Agua Potable.
.............................................................................................................................. 46
8.8.11 Promoción de actividades sanidad mental (Recreación y Deporte). .......... 47
8.8.12 Manejo De Sustancias Peligrosas y Productos Químicos .......................... 47
8.8.13 Programa De Inspecciones y Reportes Proactivos .................................... 47
8.8.14 Estándares y Procedimientos Operativos Seguros de Trabajo .................. 48
8.8.15 Equipos y Herramientas de Trabajo Críticos .............................................. 48
8.8.16 Dotación y Elementos de Protección Individual .................................... 48
8.8.17 Investigación de Incidentes ................................................................... 48
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO .................................................................. 49
9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación................................................. 49
9.1.2 Satisfacción del Cliente ................................................................................ 50
9.1.3 Análisis y Evaluación .................................................................................... 50
9.2 AUDITORIA INTERNA.................................................................................... 51
9.3 Revisión por la Dirección ............................................................................. 52
9.3.2 Entradas de la Revisión por la Dirección. ..................................................... 52
9.3.3 Salidas de la Revisión por la Dirección ........................................................ 53
10. MEJORA ......................................................................................................... 54
10.1 Generalidades ............................................................................................... 54
10.2 No Conformidad y Acción Correctiva............................................................. 54
10. CONTROL DE REGISTROS .......................................................................... 55
11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 55
CODIGO: MG-GI-03

INTRODUCCIÓN
MEYAN S.A consciente de su responsabilidad en el desarrollo Sistema de Gestión

Integrado, y con pensamiento basado en riesgos ha establecido dentro de sus
objetivos empresariales incluir en sus operaciones el desarrollo sostenible con
principios de Calidad, Seguridad Industrial, Salud en el trabajo, Medio Ambiente y
Responsabilidad Social, como parte de su política de generación de empleo que
contribuye al desarrollo social y a la satisfacción de nuestros clientes.
MEYAN S.A., cuyo objeto social es: CONSTRUCCIÓN DE OBRAS DE

INFRAESRTRUCTURA VIAL, OBRAS DE PROTECCIÓN GEOTÉCNICA,
PUENTES, EDIFICACIONES, REDES DE ALCANTARILLADO Y PRODUCCIÓN
DE AGREGADOS PETREOS Y MEZCLAS ASFÁLTICAS. Implementa el Sistema
de Gestión Integrado basado en los estándares internacionales, con los cuales
lograremos beneficios como:
a) La capacidad de proporcionar productos y servicios que satisfagan los

requisitos de nuestros clientes y los legales y reglamentarios aplicables;
b) Facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción de nuestros clientes;
c) Abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos;
d) La capacidad de demostrar la conformidad con requisitos del Sistema de

Gestión Especificados.
Los accionistas, el Representante Legal, la Gerencia, brindan apoyo en general a

los programas de HSEQ, asignando la infraestructura, los recursos económicos y
humanos suficientes para la correcta implementación, monitoreo y mejoramiento
de la Gestión empresarial desde una perspectiva integral.
El Manual del Sistema Gestión Integrado de HSEQ, ha sido diseñado,

desarrollado e implementado para dar respuesta conforme a todos los requisitos
legales establecidos en las normas Nacionales e Internacionales, los cuales son
aplicados por MEYAN S.A., durante el desarrollo de sus actividades, de acuerdo
con la normatividad vigente:
Decreto 1443 de 2014 “Disposiciones para la Implementación del Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo”.
CODIGO: MG-GI-03

Decreto 1072 de 2015 “Sistema de Gestión de la Seguridad Salud en el

Trabajo o SG-SST”;
Resolución 0312 de 2019 “Requisitos Mínimos del SG-SST”;
Ley 1562 de 2012, “Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y
se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional”;
Decreto 1076 de 2015 “Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible”
Norma Técnica Técnica Colombiana NTC – ISO 45001 (Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud Ocupacional”);
Norma Técnica Colombiana NTC - ISO 9001:2015, “Sistema de Gestión de la
Calidad”;
Norma Técnica Colombiana NTC - ISO 14001:2015, “Sistema de Gestión
Ambiental. Requisitos con Orientación para su Uso”
GUIA RUC (Registro Único de Contratistas del Sector Hidrocarburos) del
Consejo Colombiano de Seguridad.
Contiene además la descripción de actividades a desarrollar por MEYAN S.A., en

los subprogramas de Medicina del Trabajo y Preventiva, Higiene y Seguridad
Industrial y Medio Ambiente tendientes a preservar, mantener y mejorar la salud
individual y colectiva de los trabajadores en sus ocupaciones habituales y a
preservar el medio ambiente y la propiedad privada al tiempo que cumplimos con
las expectativas y requerimientos contractuales exigidos y esperados por nuestros
clientes, garantizando con ello la continuidad operacional y por ende la proyección
a futuro de la empresa y la estabilidad laboral de sus colaboradores.
CODIGO: MG-GI-03

PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
La sociedad MEYAN S.A., fue constituida mediante Escritura Pública No. 2694 de
octubre 4 de 1991, de la Notaría 26 de Bogotá D.C. y reformada por las Escrituras
Públicas No. 8494 del 5 de noviembre de 1993 de la Notaría 2ª- de Bogotá D.C.,
No. 2679 del 4 de agosto de 1997 y No. 1275 del 4 de abril de 1998 de la Notaría
11 de Bogotá D.C, transformada en MEYAN S.A., mediante escritura pública No.
2018 de la notaría 06 de Bogotá D.C.
El objeto principal de la Sociedad es: “CONSTRUCCIÓN DE OBRAS DE

DE AGREGADOS PETREOS Y MEZCLAS ASFÁLTICAS.
Sus fuentes de trabajo son: La construcción de obras públicas contratadas por

empresas privadas, del sector de hidrocarburos y las entidades estatales. Los
servicios ofrecidos por la empresa son entre otros:
- Movimiento de Tierra
- Construcción, pavimentación y mantenimiento de vías
- Construcción de obras civiles en proyectos petroleros
- Construcción de obras de concreto
- Construcción de acueductos y alcantarillados
- Construcción de puentes
- Construcción de edificaciones
- Construcción de obras de protección geotécnica
- Construcción de Locaciones Petroleras y vías de acceso
- Obras de protección ambiental
- Explotación y procesamiento de materiales pétreos (Trituración)
- Producción de mezclas asfálticas.
En aquellos proyectos en los que la Organización esté interesada en participar y

su capacidad de contratación sea menor a la exigida, o cuando por razones de
conveniencia se requiera, se promueve la participación en Consorcios, Unión
Temporal, u otra modalidad de asociación autorizada por la ley, que compartan los
mismos objetivos y metas.
En cuanto a los aspectos organizacionales, la Compañía cuenta con dos sedes, la

primera ubicada en la ciudad de Bogotá, D.C., calle 153 No. 6-22, teléfonos (0571)
Nos: 674 39 99 y 677 17 47, y la segunda sede en la calle 46. No 29-50, en el
CODIGO: MG-GI-03

Municipio de El Yopal, Departamento de Casanare y en sitios donde la empresa

desarrolle Proyectos a nivel Nacional e Internacional.
INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA
Número de
Identificación 800.143.586-1
Tributaria (N.I.T.)
Sucursales y
Yopal, Casanare, Calle 46 No. 29-50, Barrio las Américas.
Ubicación:
Construcción de obras relacionadas con la Ingeniería Civil
Actividad
y producción de agregados y mezclas asfálticas.
económica
Código de la 4530
Actividad
Clase de riesgo Riesgo Bajo
Tarifa (0.522%-1.044%)
Riesgo Medio:
Tarifa 2.436%
Riesgo Alto
Tarifa 4.350%
ARL SURA
Representante
Baltazar Eduardo Mesa Restrepo
Legal
Ciudad de
Bogotá D.C, Cundinamarca
domicilio
Dirección Calle 153 No. 6 – 22
Teléfono PBX (1) 671 4357 – 677 1747 – 674 3999 – 674 9399
Administración Bogotá:
08:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes.
Administración Yopal Casanare:
07:15 am a 6:00 pm, de lunes a viernes
Horarios de 08:00 am a 12 pm, sábado
trabajo Trabajo en Campo Territorio Nacional:
06:00 a.m. a 6:00 p.m., de lunes a viernes,
Sábados de 6:00 a.m. a 2:00 p.m.
CODIGO: MG-GI-03

1. OBJETIVO
El propósito del Manual del Sistema de Gestión Integrado (HSEQ) es suministrar

orientación, procedimientos y prácticas para el desarrollo de las operaciones de
MEYAN S.A., cuyo OBJETO ES “CONSTRUCCIÓN DE OBRAS DE
DE AGREGADOS PETREOS Y MEZCLAS ASFÁLTICAS. de acuerdo con los
estándares del Sistema de Gestión, establecidos por la empresa en cada uno de
los proyectos que desarrolla en el territorio Nacional e Internacional, con el fin de
salvaguardar la vida, la seguridad y la salud de todos sus colaboradores y
comunidades del área de influencia de cada uno de los proyectos, conservar y
proteger el medio ambiente y la calidad en todos los procesos para lograr la
Satisfacción del Cliente.
1. ALCANCE
El SGI CUYO OBJETO ES “CONSTRUCCIÓN DE OBRAS DE

DE AGREGADOS PETREOS Y MEZCLAS ASFÁLTICAS. Exclusiones Permitidas:
8.3 Diseño y Desarrollo de los productos y servicios, aplica a todos los procesos
estratégicos, operativos y de apoyo de la organización que se desarrollen en cada
una de las sedes, proyectos propios y/o con alguna participación de la
organización, producción de agregados y mezclas asfálticas, partes interesadas,
legislación aplicable y requisitos de otra índole. El SGI realizara los controles
necesarios internos y externos de la organización asegurando la calidad, gestión
ambiental, seguridad y salud en el trabajo que permita el mejoramiento continuo
de cada uno de sus procesos y la inclusión de todas las partes interesadas.
Cuando se aplica en los proyectos que no son 100% de Meyan S.A se debe dejar
la anotación mediante oficio y/o nota en el Plan de HSEQ del proyecto.
2. TERMINOS Y DEFINICIONES
Los términos y definiciones aplicables en el presente Manual tienen como

referencia los establecidos por:
Decreto 1072: 2015 “Sistema de Gestión de la Seguridad Salud en el Trabajo SG-

SST artículo 2.2.4.6.2;
Resolución 0312 de 2019. “Estándares Mínimos SG-SST”
CODIGO: MG-GI-03

Ley 1562 de 2012, “Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se

dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional”;
Norma Técnica Colombiana NTC - ISO 9001:2015;
Norma Técnica Colombiana NTC - ISO 14001:2015;
Guía RUC (Registro Único de Contratistas del Sector Hidrocarburos) del Consejo
Colombiano de Seguridad;
Norma NTC ISO 9000: 2015, “Fundamentos y Vocabulario”.
3. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
3.1 Compresión de la Organización y Su Contexto.
MEYAN S.A. Desde la Dirección Establece un direccionamiento estratégico con el

fin de enfrentar y anticipar las oportunidades y amenazas del entorno, así como
minimizar el impacto de las debilidades y aprovechar las fortalezas. La
organización realizara identificación de las cuestiones internas y externas
siguiendo el “PC-DE-01 Plan Estratégico”. MEYAN S.A. Realizará el análisis del
entorno en los procesos y proyectos según lo descrito en el Numeral 3.3 del
presente Manual.
3.2 Compresión de las Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas.
MEYAN S.A., define las partes interesadas en el procedimiento MP-DE-02 “Mapa

de Procesos” allí se definen Transversalmente en todos los procesos que
impactan en la organización en los siguientes aspectos: calidad, conservación del
medio ambiente, seguridad vial, seguridad y salud de los trabajadores.
En la “Matriz de Partes Interesadas, Participación, Comunicación y Consulta” se

define los requisitos pertinentes con respecto al SGI de la organización.
3.3 Determinación del Alcance del Sistema de Gestión Integrado (HSEQ)
MEYAN S.A., Define que el alcance de su Sistema de Gestión se encuentra

orientado hacia todos los procesos de la Organización (Procesos Estratégicos,
Procesos Operativos y Procesos de Apoyo); a las actividades desarrolladas, las
cuales se encuentran descritas en la página 10 de este Manual, “Presentación de
la Organización”, ésta, debe ser aplicable en todos los Proyectos que se ejecuten.
CODIGO: MG-GI-03

Para Asegurar la conformidad y dar cumplir a cualquier otro requisito de esta

norma Internacional que MEYAN S.A. determine que no es aplicable dentro del
alcance del Sistema de Gestión Integrado, en su debido tiempo lo comunicará a
las partes interesadas con el fin de lograr acuerdos y de esta manera la
satisfacción de nuestros Clientes.
Al declarar el cumplimiento de los requisitos determinados como no aplicables no

significa que se afecten la capacidad y la responsabilidad de asegurar la
conformidad de los productos y servicios que se prestan. La declaración del
Alcance del Sistema quedará documentada al inicio del contrato con el Cliente.
Se garantiza que toda la información se encuentra disponible en archivo

magnético y de ser necesario en medio físico, como copia controlada según sea el
caso, de acuerdo con el procedimiento PC-GI-01 “Control de la Información
Documentada”
3.4 Sistema de Gestión Integral (HSEQ) de los Procesos.
Conscientes de la importancia de la comprensión y cumplimiento de los requisitos

del cliente y de la necesidad de considerar los procesos en términos que aporten
valor, se determinaron los procesos necesarios para el SGI y su aplicación
siguiendo el procedimiento MP-PD-02 “Manual de Procesos” definiendo su
interrelación en el anexo 1 MP-PD-01 Mapa de Procesos.
Todos estos procesos se enmarcan entre los requisitos del cliente, cumplimiento
de requisitos legales y de otra índole, las normas que integran el SGI de la
organización, el ciclo de mejora continua PHVA de la Norma (Planear, Hacer,
Verificar y Actuar) y la satisfacción del cliente.
Cuando MEYAN S.A. decide que un proceso sea desempeñado por una parte
externa, se realiza control sobre el proceso contratado externamente según el
impacto potencial sobre la capacidad de la organización para proporcionar
productos conformes. El grado en el que se comparte el control sobre el proceso y
la capacidad de controlar al proveedor a través del proceso de compras.
MEYAN.SA Define los responsables, alcance, entradas actividades los procesos y

salidas, Indicadores, documentos, registros, peligros, aspectos ambientales y
actividades a realizar buscando la mejora continua del proceso. Se registra en el
formato “FOR-DE-06 Caracterización de los Procesos”
CODIGO: MG-GI-03

3.4 Metodología
Dando cumplimiento a la Legislación aplicable vigente, Resolución 1016/89, ley

1562/2012, Decreto 1072/2015, Resolución 0312 de 2019, se aplicará mediante el
Ciclo PHVA la Planificación, el Hacer, Verificación y Actuar de diversas actividades
de Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial, Funciones
del COPASST, el Coordinador de HSEQ y los empleados para operar en un
ambiente de trabajo en el cual pueda llevarse todas las operaciones con
Efectividad y seguridad.
4. LIDERAZGO
4.1 Liderazgo y Compromiso.
La alta dirección de MEYAN S.A. evidencia su compromiso con el desarrollo,

implementación y mejoramiento del SGI, así como con la mejora continua de su
eficacia, comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los
requisitos del cliente como los legales y reglamentarios, estableciendo la política y
objetivos de HSEQ, realizando las revisiones por la dirección y asegurando la
disponibilidad de recursos.
La Alta Dirección realizará reuniones trimestrales donde se revisa el SGI

generando planes de acción que permitan la mejora continua del mismo.
Los jefes de procesos deberán llevar los indicadores asignados que permitan
medir la eficacia, eficiencia del proceso, generar gráficas y análisis de los
resultados, planes de acción dentro de los tiempos establecidos por la
organización. El registro se llevará en el FOR-DE-10 “Ficha de Indicadores”.
La organización define las responsabilidades con el SGI mediante PC- CG-01

“Revisión por la Dirección”, anexo 03 Matriz de Responsabilidades”, la
socialización a cada trabajador se realizará en el FOR-RH-02 “Perfil de Cargo”.
Donde se define por cargo las funciones y responsabilidades, incluidos los cargos
de Alta Dirección y jefes de procesos.
La Alta dirección de MEYAN S.A define el organigrama de la organización en el

PC-CG-01 “Anexo 2 Organigrama General”.
CODIGO: MG-GI-03

La alta Dirección realizara una revisión anual del SGI siguiendo el “PC-CG-01
Revisión por la Dirección” dejando el registro en el FOR-DE-11 “Acta Revisión
Dirección” Generando planes de acción que ayuden a la mejora continua del SGI.
Mayan S.A establecerá un presupuesto anual para la implementación de SGI, el

cual debe ser revisado de forma trimestral su ejecución, el registro se llevara en
FOR-GI-116 “Presupuesto.”
La Alta Dirección establece los mecanismos de comunicación a través de la

interacción de los procesos ver formato FOR-DE-08 “Mapa de Comunicaciones”,
y al interior de cada proceso mediante los procedimientos, garantizando de esta
manera la eficacia del SGI.
Adicionalmente se tienen carteleras, boletines, comités, reuniones y el Instructivo

IN-GI-14 “Comunicación Interna y Correspondencia”, que facilitan las
comunicaciones internas y externas de la Organización.
Cuando se presentan dudas, diferencias o discrepancias en los documentos de

licitación o en el contrato, el Gerente o el Director Técnico o Jefe de Licitaciones
se lo manifiestan por escrito al cliente o a su representante.
Por lo general, las solicitudes para presentación de ofertas y los requisitos del
cliente son formuladas por escrito. Cuando el cliente no proporciona una
declaración documentada de los requisitos, la persona que recibe el pedido los
confirma antes de su aceptación.
La retroalimentación del cliente incluyendo sus quejas y reclamos se consideran y

son atendidos oportunamente diligenciándose, en la mayoría de los casos, el
formato FOR-GI-130 “Atención a peticiones, quejas, reclamo y/o sugerencia” o en
su defecto, en la bitácora de la obra o por medio de actas o correspondencia.
Mayan S.A mantendrá actualizada sus políticas (Política HSEQ, Política

Prevención del Consumo de Alcohol, Sustancias Psicoactivas y Tabaquismo,
Política de Seguridad vial) las políticas se encontrarán alineados con los objetivos
organizacionales, registro llevado en el FOR-DE-09 “Cuadro de Mando”.
La organización funciona bajo procesos según lo descrito en el numeral 4.4 del

presente documento, la organización promoverá el enfoque de los procesos en
todos los cargos de la organización, se realizará socialización a los trabajadores
CODIGO: MG-GI-03

mediante charlas, publicación de Mapa de procesos en los diferentes proyectos y

sedes donde se aplique el SGI de Mayan S.A.
La Alta Dirección evaluara los riesgos que se encuentran presentes en cada uno
de los procesos y diseñara estrategias que permita minimizar el riesgo. El registro
se llevará en el PG-DE-04 “Programa de Gestión del Riesgo”, por Proceso.
La Seguridad y Salud de los trabajadores de la organización, es una afirmación del

interés que la organización, ha puesto en la salud, la seguridad y el bienestar de
los trabajadores, a través de la coordinación del mismo y en trabajo conjunto con
el área de HSEQ`S y COPASST.
5.2 Responsabilidades de SST
a) Dirección
 Definir y adecuar las políticas de sistema de gestión de seguridad y salud en el

trabajo y de la empresa.
 Analizar y aprobar el programa de seguridad y salud en el trabajo.
 Proporcionar los recursos humanos, materiales y económicos necesarios para
el Desarrollo del Programa de seguridad y salud en el trabajo.
 Promulgar el programa de seguridad y salud en el trabajo a todo el Personal
Laboral, y designar los representantes para la conformación del Comité
Paritario del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
 Liderar e impulsar el programa de seguridad y salud en el trabajo.
 Asignar las funciones al coordinador del programa de seguridad y salud en el
trabajo y al resto de personal de apoyo.
 Designar al presidente ante el comité paritario.
 Participar en las campañas de motivación del personal.
 Diseñar y ejecutar un plan del seguimiento del desarrollo y avance del programa
de seguridad y salud en el trabajo.
 Facilitar la corrección de los riesgos e informarse de su oportuno control.
 Hacer la reserva presupuestal necesaria para garantizar el cumplimiento de
todo lo previsto en el programa de seguridad y salud en el trabajo.
b) Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST
 Participar en el diseño del programa de seguridad y salud en el trabajo

 Responder por el cumplimiento del plan de trabajo.
CODIGO: MG-GI-03

 Dar a conocer el contenido del programa de seguridad y salud en el trabajo a

todos y cada uno de los trabajadores.
 Instruir y orientar a los trabajadores respecto a la ejecución segura de las
labores
 Informar a tiempo a la administración sobre situaciones de riesgo especial.
 Programar efectuar y valorar las inspecciones de seguridad, en las diferentes
áreas de trabajo.
 Diseñar y ejecutar el subprograma educativo acorde con las necesidades,
recursos y factores de riesgo emanados del programa.
 Participar en las campañas de motivación del personal buscando la
participación activa de los trabajadores en el desarrollo del programa del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
 Realizar campañas con los supervisores para buscar soluciones conjuntas a
problemas relacionados con los riesgos de trabajo.
 Asistir a las reuniones del Comité Paritario salud y seguridad en el trabajo,
cuando sea invitado, a suministrar información y a su debido tiempo.
 Atender solicitudes del COPASST.
 Responder por el manejo de la información generada en el programa del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y elaborar informes
periódicos sobre accidentalidad, morbilidad, mortalidad, y ausentismo por toda
causa.
 Atender las visitas de entidades gubernamentales que requieran información
sobre el Desarrollo del Programa Del sistema de gestión de seguridad y salud
en el trabajo y.
 Realizar inspección de Riesgo.
 Participar en la integración de la ATEP.
C) Funciones de los Trabajadores en General
 Enterarse desde su ingreso de la norma del sistema de gestión de seguridad y

salud en el trabajo.
 Observar las normas y reglamentos del sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo que la empresa le Socialice.
 Observar las normas y reglamentos del sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo que le sea impartido por la empresa que lo contrata.
 Colaborar y Participar en las actividades y/o acciones, del sistema de gestión
de seguridad y salud en el trabajo que requieran de los aportes.
CODIGO: MG-GI-03

 Participar en las elecciones de quienes serán los representantes en el Comité

Paritario del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y postularse
como uno de ellos si así lo desea.
 Asistir y participar activamente en las actividades de capacitación en sistema
de gestión de seguridad y salud en el trabajo y que sean programadas.
 Utilizar los elementos de Protección Personal en la forma indicada para la
realización de trabajos según corresponda a las funciones.
 Velar por el buen estado de los elementos asignados para el desempeño de
las funciones.
 Informar oportunamente sobre incidentes y accidentes ocurridos a él, o a los
compañeros.
 Informar oportunamente sobre las condiciones peligrosas en su área de trabajo
y hacer las recomendaciones que crea adecuada para su solución.
 Informar continuamente sobre su estado de Salud.
 Cumplir a cabalidad con todas y cada una de las normas establecidas.
4.1.1 Enfoque al Cliente.

La Alta Dirección comunica la importancia de satisfacer los requisitos de los
clientes, así como los requisitos técnicos y legales del producto, a través de la
Dirección Técnica y de Directores de Obra quienes comunican a todo el personal
del proyecto las características y requisitos técnicos, legales y reglamentarios de
la obra, descritos en PL-PP-01 “Plan HSEQ” ajustado al proyecto.
Estas comunicaciones se evidencian en el formato FOR-RH-01 “Registro de

Asistencia” a Capacitación o en las Actas de los Comité Interno.
Cada semestre se realizará encuesta de satisfacción del cliente siguiendo el IN-

GI-13 “Instructivo Encuesta de Satisfacción de Cliente”, dejando registro en el
FOR-GI-58 Encuesta de Satisfacción del Cliente”
La determinación y revisión de los requisitos aplicables al producto se realiza en el

proceso Comercial de MEYAN S.A., basándose en el procedimiento “PC-CO-01
Preparación de Propuestas y Cotizaciones”.
Antes de la presentación de una oferta o la firma de un contrato, el Gerente y el

Director Técnico o Jefe de Licitaciones, apoyados por el Director Administrativo,
Director HSEQ asesores técnico, contable y jurídico, cuando lo amerite, revisan
que los requisitos especificados por el cliente en el pliego de condiciones o en el
contrato, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y posteriores a
la misma, los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso
CODIGO: MG-GI-03

especificado o previsto, los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el

producto y cualquier otro adicional determinado por la organización, estén
definidos adecuadamente y que éstos puedan ser cumplidos por MEYAN S.A..
Para la venta o suministro de materiales tales como agregados pétreos y mezcla

asfáltica, los requisitos son determinados y revisados por el Director Técnico,
Director de Planta o Jefe de Planta.
Cuando se solicita cotización para la ejecución de una obra, el Director Técnico

analiza los requisitos relacionados con el producto, el precio y la disponibilidad
para ejecutar la obra.
Cuando se cambian los requisitos aplicables al producto en licitaciones públicas o

privadas, el Director Técnico o Jefe de Licitaciones evalúan la capacidad de
cumplimiento de MEYAN S.A. Estos cambios son documentados por el cliente.
Cuando se cambian los requisitos del producto durante la ejecución de los

proyectos (modificaciones en plazo, cantidades, adición en precio, actividades no
previstas, etc.) y en el suministro de materiales (agregados y mezcla asfáltica), el
Director Técnico, Director de Obra o Director de Planta evalúa la capacidad de
cumplimiento, se asegura que la documentación pertinente sea modificada y
transmite las modificaciones al personal involucrado.
Los registros de los resultados de la revisión son:
• FOR-CO-01: Revisión y Control Propuestas

• FOR-CO-02: Solicitud de Póliza
• Propuesta u oferta
• Cotización / Libro
• Actas de Acuerdo con el Cliente
• Contrato
• Contrato Adicional
• Solicitud escrita del cliente para suministrar materiales
• FOR-PD-08 Solicitud de Pedidos
• FOR-EP-45 Atención Quejas y Reclamos
4.1.2 Representante de la Dirección.
El Gerente ha designado a la Directora Administrativa como Representante de la

Dirección como delegado en cada proyecto al director de Proyectos para los
CODIGO: MG-GI-03

temas HSEQ, para garantizar el adecuado desarrollo del Sistema integrado de

gestión a nivel corporativo y en cada frente de obra.
4.1.3 Política
La alta Dirección de MEYAN S.A., define y actualiza año a año las políticas
corporativas realizando una integración de sus políticas internas (Calidad, Salud
en el trabajo, Seguridad, y Medio Ambiente), que dan los lineamientos para el
desarrollo de todas sus actividades y nos conducen a brindar un servicio con los
más altos estándares de calidad, seguridad y compromiso con el medio ambiente,
asegurándose que cumplan con los requisitos y marco legal.
La organización define otras políticas que hacen parte del SGI que son necesarias
para el cumplimiento del marco legal, (Política Prevención del Consumo de
Alcohol, Sustancias Psicoactivas y Tabaquismo, Política de Seguridad vial).
La organización define las políticas alineadas con el contexto de la organización

enmarcado en los análisis DOFA, estrategias, establecidas, impactos ambientales,
peligros para la seguridad y salud de los trabajadores, compromiso de
cumplimiento de la legislación, las regulaciones ambientales, Seguridad Industrial
y Salud Ocupacional y otros requisitos a los cuales se haya suscrito la
organización para el periodo. Generando marco de referencia para los objetivos y
metas de la organización y el compromiso de mejora continua, desde la alta
Dirección.
Las Políticas de Meyan S.A se mantendrán documentadas dentro el SGI,

comunicadas mediante charlas, carteleras, Inducciones, folletos y medios
electrónicos a todas las partes interesadas según sea aplicable. Implementadas,
entendidas y mantenidas dentro de la organización.
Las políticas se encuentran identificadas dentro el SGI con los siguientes códigos,
“PO-GI-04 Política Integral”, “PO-GI-05 Política Prevención del Consumo de
Alcohol, Sustancias Psicoactivas y Tabaquismo PO-GI-06 Política Vial.
4.1.4 Roles Responsabilidades y Autoridades en la Organización
Para Meyan S.A cada cargo cumple roles importantes dentro del SGI y deberá
tener responsabilidades que permitan la planificación, implementación y mejora
continua del mismo. La organización define las responsabilidades de SST, calidad,
CODIGO: MG-GI-03

medio ambiente en el “FOR-RH-02 Perfil del Cargo” y PC-CG-01 Revisión por la

Dirección, Anexo 03 Matriz de Responsabilidades.
La organización realizara seguimiento al SGI visitas y verificación de aplicación

de los planes HSEQ, el registro se llevara en formato Libre y/o “FOR-GI-52 Actas
de Reunión”, se realiza auditorías internas con alcance a toda la organización
con una frecuencia anual siguiendo el “PC-GI-09 Procedimiento de Auditorias”
permitiendo verificar las salidas de los procesos sean lo previsto según “Anexo 1
MP-PD-01 Mapa de Procesos” y “FOR-DE-06 Caracterización de Procesos” de la
organización.
Todo cambio identificado debe ser evaluado para identificar los riesgos, los
controles adicionales necesarios, las alternativas, el manejo requerido, su
significancia, los procedimientos aplicables y los niveles de aprobación requeridos.
Todo cambio significativo debe además ser documentado y aprobado formalmente

de acuerdo con el “PC-GI-19 Manejo del Cambio”. El registro se llevará en el
“FOR-GI-20 “Registro Manejo del Cambio”
6. PLANIFICACIÓN
6.1 Acciones Para Abordar el Riesgos y Oportunidades.
MEYAN S.A desde el contexto de la organización determina las acciones a

realizar descritas en el PC-DE-01 “Plan Estratégico”. Y Matriz de Evaluación de
Riesgo por Proceso PG-DE-04 “Programa de Gestión del Riesgo”. Las acciones
descritas allí, serán objeto de seguimiento continuo de la alta dirección, mediante
el FOR-DE-09 “Cuadro de Mando del sistema Integral de HSEQ”, Gestión FOR-
GI-80 “Matriz de Identificación y evaluación Requisitos Legales HSE y de otra
índole”, Matrices, programas de gestión de riesgo, procedimientos y demás
documentos descritos por la organización que permita evaluar la eficacia de las
acciones planificadas.
6.1.1 Identificación De Peligros Y Aspectos Ambientales, Valoración De Riesgos

E Impactos Y Determinación De Los Controles.
MEYAN S.A. identifica los riesgos por actividad en el FOR-GI-39 “Matriz de

Identificación de Peligros, valoración y riesgos y determinación de controles”, y
FOR-GI-78, “ Matriz de Evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales”, estos
son elaborados conjuntamente con la Administradora de Riesgos ARL SURA y
CODIGO: MG-GI-03

son el punto de partida para el desarrollo de las actividades de Salud Ocupacional,

Seguridad Industrial y Medio Ambiente, se registran los factores de riesgo
presentes en los puestos de trabajo, los efectos que estos producen en la salud
del trabajador y en el ambiente, se cuenta con PC-GI-31 “Procedimiento
Identificación y Determinación de Aspectos e Impactos Ambientales”, PC-GI-17
“Procedimiento Identificación de Peligros y Valoración del Riesgo y Determinación
de Controles ”, los cuales nos permite priorizar los riesgos correspondientes de
acuerdo a la gravedad de los mismos e implementar los planes de acción
correspondientes.
Además de lo anterior la gestión de los peligros y de los impactos generados por

factores que alternan el normal desarrollo de las operaciones y condicionan la
normal ejecución de las mismas se ha establecido mecanismo para el tratamiento
del cambio, para lo cual se desarrolló el procedimiento PC-GI-19 “Manejo del
Cambio”.
6.1.2 Priorización de los Factores de Riesgo en SST
La priorización de factores de riesgos se adelanta por el responsable de HSE y su

equipo de HSE de cada proyecto, realiza una evaluación inicial de las labores que
se desarrollan en el proyecto en cada uno de los procesos y áreas, teniendo en
cuenta las actividades rutinarias y no rutinarias del personal, actividades del
personal que tienen acceso al sitio de trabajo (inclusive proveedores,
subcontratista, contratistas o visitantes) y las instalaciones en el sitio de trabajo.
Además, se deben considerar las operaciones normales y anormales de la
organización y las potenciales condiciones de emergencia.
Una vez identificadas las actividades, se procede a registrarlas en el formato FOR-

GI-39 “Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación
de controles”.
Al igual se toma la metodología de la norma técnica colombiana GTC 45

combinada con otras herramientas que permita una mayor eficacia.
6.2 Objetivos del SGI y Planificación Para Lograrlos.
MEYAN SA establece los objetivos en calidad, medio ambiente, Seguridad y salud

en el trabajo, los objetivos son coherentes con las necesidades de cada proceso y
políticas de la organización, su interrelación se puede observar en seguimiento
CODIGO: MG-GI-03

continuo de la alta dirección, mediante el FOR-DE-09” Cuadro de Mando del

sistema Integral de HSEQ”.
Se hace entrega a cada proceso del FOR-DE-10 “Ficha Técnica Indicadores de

Gestión” las fichas se entregan mediante correo electrónico formuladas de
acuerdo al indicador.
Los resultados del cumplimiento de los objetivos e indicadores se comunican a las

partes interesadas, según la frecuencia de cada indicador, anualmente la dirección
realiza revisión mediante el acta de revisión por la dirección la cual según
resultados es comunicado a partes interesadas.
La fijación de los objetivos se realizará en el PC-DE-01 “Plan Estratégico donde

define los responsables que se va hacer y recursos que se requieran, cuando se
finaliza y como se evaluará los resultados.
6.3 Planificación de los Cambios.
MEYAN S.A realiza la planificación de los cambios siguiendo el PC-GI-19 Manejo

de Cambio donde se describe el paso a paso para la realización de los cambios
significativos donde se identifica:
a) El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales.

b) La integridad del sistema de gestión del SIG.
c) La disposición de los recursos.
d) La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.
Para MEYAN S.A., esta planificación se documenta dejando registro en el

Formato “FOR-GI-20 “Manejo del cambio”.
7 APOYO
7.1 RECURSOS
7.1.1 Generalidades
MEYAN S.A determina los recursos necesarios para el establecimiento,

implementación, mantenimiento y mejora continua del SGI según los objetivos de
cada uno de los procesos descritos en la caracterización de cada proceso
registrando en el formato FOR-DE- 06 caracterización de los procesos.
CODIGO: MG-GI-03

La organización actualiza anualmente el presupuesto con el fin de controlar las

capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes y para obtener las
necesidades de los proveedores externos y así mantener y mejorar el SGI de la
organización el registro se lleva en el formato “FOR-GI-116 Presupuesto”.
7.1.2 Personas
La gestión del recurso humano se encuentra descrita en los procedimientos de

PC-RH-02 Procedimiento de Reclutamiento, Selección y Contratación, PC-RH-03
Procedimiento Pago de Nómina y Liquidación de Contrato.
El personal que realiza trabajos que afecten la conformidad con los requisitos del
producto es competente con base en la educación, formación, habilidades y
experiencia apropiadas.
En el Formato FOR-RH-02 (Perfil del Cargo), se definen las competencias de cada

cargo de la organización, sus funciones, responsabilidades, comunicación con el
cliente, las decisiones autónomas y consultadas. Estas competencias son
revisadas y se adecuan a las actividades de la organización, a las exigencias de
las comunidades y a los requisitos del cliente.
MEYAN S.A. proporciona inducción, capacitación a sus trabajadores con su propio

personal o externamente siguiendo el PC-RH-05 “Procedimiento de Capacitación y
Entrenamiento”, PG-RH-01 “Programa de Capacitación, Inducción y Re inducción”
PC-RH- 06 “Procedimiento de Inducción y Re inducción”, cuando se detecta falta
de formación, habilidades y aptitudes bajo las operaciones de producción y
servicio.
Los registros de formación interna se documentan en el formato FOR-RH-01

“Registro de Asistencia” o en los suministrados por el cliente, y los de formación
externa corresponden a los de la entidad o persona que la suministra. Los otros
registros de competencia se encuentran en la hoja de vida de cada trabajador.
La organización se asegura de que el personal es consciente de la pertinencia e

importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de
calidad a través de una permanente sensibilización en los Comité de obra.
CODIGO: MG-GI-03

La eficacia de las acciones tomadas con respecto a las competencias del personal
se evalúa como mínimo una vez al año, empleando el formato FOR-RH-03
“Evaluación de Desempeño y Competencia”, mediante evaluaciones orales o
escritas después de la capacitación las cuales se registran en el formato FOR-RH-
01 “Registro de Asistencia” (cuando aplique),
7.1.3 Infraestructura.
MEYAN S.A. posee una sede principal propia desde donde se coordina la
ejecución de sus actividades.
En los proyectos suministra y mantiene oficinas, campamentos, talleres, espacio

laboral adecuado, software, maquinaria, vehículos y equipo propio necesario para
los procesos, y servicios de apoyo tales como transporte y comunicaciones
(radios, celulares) para lograr la conformidad con los requisitos del producto.
Cuando se requiere equipo adicional, éste se alquila o compra.
Para la producción de mezcla asfáltica la organización posee una planta de asfalto

instalada, marca FAÇO, modelo DM-522B, con una capacidad de 70-150 Tn/h que
cumple con requisitos técnicos y ambientales establecidos por las autoridades,
constituida por: Cuatro tolvas de alimentación de agregados, bandas
transportadoras, tambor secador, exhaustor, elevador de cangilones, caldera,
planta eléctrica, tanques, tubería térmica y demás infraestructura civil.
Para la producción de agregados pétreos la organización posee un conjunto de

trituración con una capacidad de 150 Tn/h, conformado por una trituradora
primaria de mandíbula Telsmith 2550, serie 42748, Trituradora Cono Telsmith
serie 4274, Alimentador Vibratorio Tipo Grizzly Telsmith serie 4279, Criba
Horizontal, triple plataforma Telsmith serie 5092397, bandas transportadoras y
demás infraestructura necesaria para su funcionamiento.
El mantenimiento de equipos, maquinaria e instalaciones de la organización se

realiza siguiendo el procedimiento PC-CM-01 “Mantenimiento de equipos”, PG-GI-
38. “Programa de Mantenimiento de Infraestructura” y PC-GI-92 “Procedimiento
Mantenimiento de Instalaciones y Equipos de Oficina”, todo mantenimiento que se
realice a equipo y/o maquinaria se debe seguir los manuales de la casa matriz.
MEYAN S.A Cuenta con una clara infraestructura para el buen funcionamiento en
las actividades del programa de seguridad y salud en el trabajo.
CODIGO: MG-GI-03

7.1.4 Ambiente para la Operación de los Procesos
MEYAN S.A. Gestiona permanentemente el ambiente de trabajo necesario para

lograr un producto conforme con los requisitos del mismo y del cliente, esto es:
Desde el proceso de Gestión Estratégica se desarrollan programas que permite

dar cumplimiento de los requisitos legales de seguridad industrial, salud en el
trabajo proporcionando, control del Riesgo Psicolaboral y controlando el Acoso
Laboral, lo cual se traduce en áreas de trabajo seguras que permita a trabajadores
y demás partes interesadas mantener la salud, física y mental óptima para el
desarrollo y cumplimiento de sus actividades.
MEYAN S.A., dando cumplimiento a la legislación vigente, ha implementado y

desarrollado la Resolución 652 de 2012, conformado por representantes del
empleador y representantes de los empleados, que busca prevenir el acoso
laboral contribuyendo a proteger a los empleados contra los riesgos psicosociales
que afectan la salud en los lugares de trabajo.
La organización cuenta con el PC-GI-17 “Procedimiento para la identificación de

Peligros” en el cual se describe el paso a paso para la identificación, evaluación y
control de los peligros presentes en las áreas de trabajo, el seguimiento a los
controles se realiza en le FOR-GI-39 “Matriz de peligros”.
La organización realiza controles al ambiente según requerimientos de calidad de

cada uno de los productos, los controles se encuentran descrito en los Planes de
calidad y sus anexos de cada uno de los proyectos, ML-PD-01 “Plan de
Laboratorio”, procedimientos constructivos, procedimientos de producción de
agregados y mezclas asfálticas y demás normas que define los requerimientos
mínimos de calidad a cumplir
Las actividades de construcción y producción cuando las condiciones climáticas lo

permiten (no presencia de lluvias en la colocación de llenos, sub-base, base,
mezcla asfáltica, concreto) y evita la pérdida y deterioro de los materiales en obra
o patios a través de condiciones óptimas de almacenamiento.
7.1.5 Recursos de Seguimiento y Medición

CODIGO: MG-GI-03

Para proporcionar la evidencia de la conformidad del producto con los requisitos

determinados, MEYAN S.A. determina en los planes de calidad el seguimiento y la
medición a realizar y los equipos de seguimiento y medición necesarios.
La validez de los resultados se garantiza aplicando el procedimiento PC-CM-02

“Control de los Equipos de Seguimiento y Medición”, en el que se establecen:
Disposiciones relacionadas con la calibración o verificación, o ambos, de los

equipos de seguimiento y medición a intervalos especificados contra patrones de
medición internacional o nacional y ajuste de los equipos. En el Listado del
Equipo de Seguimiento y Medición anexo al procedimiento, se relaciona el equipo
de seguimiento y medición, indicando, cuando aplica, su capacidad, precisión,
incertidumbre y estado y frecuencia de la calibración o verificación.
Los equipos de seguimiento y medición se encuentran identificados código y fecha

de calibración y/o verificación, se relacionado en el PC-CM-02 “Equipos
Seguimiento y Medición”.
Las calibraciones de los equipos que la requieren, se realizan externamente en

laboratorios acreditados para llevar a cabo estas actividades, y las verificaciones
internas se realizan según los instructivos: IN-CM-04 “Comprobación Balanza
Planta de Asfalto”, IN-CM-07 “Comprobación Balanzas”, y según los formatos:
FOR-CM-07 “Comprobación de Tránsito, Teodolito o Estación”, FOR-CM-08
“Comprobación de Nivel de Precisión”. Los registros de los resultados de la
calibración son
• Certificados de Calibración o Verificación de los Proveedores

• FOR-CM-06: Ajuste flujo materiales Planta de Asfalto
• FOR-CM-07: Comprobación de Tránsito, Teodolito o Estación
• FOR-CM-08: Comprobación de Nivel de Precisión
• FOR-CM-09: Estado de Calibración
Otros registros de verificación interna (Balanzas, Termómetros)
7.1.6 Conocimiento de la Organización.
El conocimiento de la organización es un recurso de gran importancia para

MEYAN.S.A. Para salvaguardar la conservación de la información y/o registros
se ha implementado los siguientes controles:
a) “Instructivo de Archivo” IN-GI-101.

CODIGO: MG-GI-03

b) “Listado de Documentos” FOR-GI-01

c) “Control de los Registros”. FOR-GI-02
La organización cuenta con un software que permite llevar la información

financiera de la organización y adicionalmente se tiene el software Ariadna
suministrado por la ARL SURA que permite llevar el ausentismo.
La organización adquirió un DRIVE (Espacio en la nube) que permite controlar la

información de cumplimiento de los planes de HSEQ de cada proyecto, la
información almacenada es manejada mediante permisos especiales a cada
cargo, el correo utilizado para el manejo de la información es propiedad de
MEYAN S.A.
La empresa suministra la documentación (Manuales, Planes, Procedimientos,

Instructivos,) necesaria en cada uno de los procesos mediante correo electrónico y
Drive el cual permite mantener actualizada en tiempo real la información de fácil
consulta).
La experiencia, tutorías, estudios comparativos quedan registrados en el

“INFORME DE GESTIÓN”, que realiza la Gerencia de la Organización como
resultado anual de todas las actividades programadas durante el año; este informe
es difundido a todas las partes interesadas de la Organización.
7.2 Competencia
En MEYAN S.A, se establece la competencia en términos de la educación,

entrenamiento y/o experiencia apropiados del personal que realiza las tareas que
tienen impacto sobre la Seguridad, Salud Trabajo, Medio Ambiente y Calidad en el
sitio de trabajo.
La competencia requerida se estable en los perfiles de cargo descritos en el FOR-

RH-02 “Perfiles de Cargo”
La empresa realizara evaluación de desempeño con el fin de evaluar la

competencia del personal aplicando el procedimiento de PC-RH-04
“Procedimiento para la evaluación de funciones” dejando registro en el FOR-RH-
03- 03A-03B “Formato para la evaluación de desempeño”.
La empresa cuenta con un programa de capacitación que es actualizado

anualmente siguiendo el PC-RH-05 “Procedimiento de Capacitación y
CODIGO: MG-GI-03

Entrenamiento”, que permite mejorar la competencia del personal en SST,

conservación del medio ambiente, calidad y la mejora continua del SGI, los
registros de la capacitación se llevaran en FOR-RH -01 “registro de asistencia”,
Planillas de asistencia del capacitador y/o certificado de la formación anexo a la
hoja de vida.
7.2.1 Programa de Capacitación y Entrenamiento
MEYAN S.A. Consciente de la importancia del recurso humano y de la preparación

y formación adecuada para el correcto desempeño de sus funciones genera el
procedimiento el capacitación y entrenamiento PC-RH-05 y “Programa de
inducción y re inducción, capacitación y entrenamiento” donde se describen las
actividades para llevar a cabo la detección de necesidades de capacitación y
entrenamiento, así como los métodos de seguimiento y evaluación de todo el
personal.
7.2.2 Programa de Inducción y Reinducción
MEYAN S.A facilitando los procesos de inicio e integración de los nuevos

trabajadores que ingresan a la organización o cambien de cargo desarrolla el PC-
RH- 06 “Procedimientos de inducción y reinducción”.
7.3 Toma de Conciencia
MEYAN S.A realiza inducción en Seguridad, Salud Trabajo y Medio Ambiente,

incluido las Políticas de la organización y objetivos del SGI, con lo cual se asegura
que los empleados que trabajan en cada una de las funciones y niveles
pertinentes tomen conciencia de.
La importancia de realizar sus labores teniendo en cuenta los lineamientos

expresados en las políticas y procedimientos de HSEQ y con los requisitos del
Sistema de Gestión en HSEQ.
Los impactos ambientales significativos y las consecuencias en Seguridad

Industrial y Salud en el trabajo, reales o potenciales de sus actividades laborales al
apartarse de lo establecido para su ejecución, y los beneficios a nivel personal,
organizacional y en HSEQ al desempeñarse conforme a lo establecido.
CODIGO: MG-GI-03

Sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con la política,

procedimientos y requisitos del Sistema de Gestión en HSEQ, incluida la
preparación y respuesta a emergencias.
Las consecuencias potenciales de apartarse de los procedimientos operativos

especificados.
Y así actuar con el conocimiento en la prevención de incidentes que puedan

afectar la salud y el bienestar de los empleados, contratistas y visitantes, el medio
ambiente o la integridad de las instalaciones.
La Empresa cuanta con el procedimiento PC-GI-21 “Motivación en HSE” además

de otras actividades de motivación, comunicación, participación y consulta,
responsabilidad social y difusión tales como.
Concursos de Orden y Aseo.

Boletín empresarial,
 Folletos de políticas de la Empresa.
 Carteleras relacionadas con nuestro desempeño en HSEQ.
 Fiesta de aguinaldos.
 Reconocimientos a los cumpleaños de los empleados.
 Actividades de integración con comunidades (cuando las condiciones sociales
y de seguridad lo permiten)
 Programas ofrecidos por la ARL SURA, Cajas de compensación Familiar,
EPS, secretaria de tránsito, Policía, ejercicito y el Cliente los cuales están
condicionados las facilidades logísticas, y condiciones de seguridad que
permitan los desplazamientos de estas entidades.
MEYAN S.A. ha desarrollado el Procedimiento PG-GI-80 “Participación Laboral”,

con el cual daremos participación a los trabajadores en los diferentes grupos de
Interés identificados por la Empresa se relacionan a continuación:
 Representantes de la Organización, (Socios)

 Trabajadores y Familias
 Clientes
 Con el estado y sus representantes
 Comunidades locales y regionales, (En los casos que Meyan S.A. pueda
intervenir)
 Medio ambiente
CODIGO: MG-GI-03

7.4 Comunicación
7.4.1 Generalidades
MEYAN S.A determina la comunicación interna y externa en el FOR-DE-08 “Mapa

de Comunicaciones”.
7.4.2 Comunicación Interna
La comunicación mediante oficios o correspondencia se realizará de acuerdo al

IN-GI-14 “Comunicación Interna”.
7.4.3 Comunicación externa.
En los proyectos la comunicación con el cliente se describe en el Plan de HSEQ

del proyecto
7.4 Información Documentada
7.4.1 Generalidades
MEYAN S.A., establece, mantiene y controla la información de su Sistema de

Gestión Integral HSEQ.
El proceso de Gestión Estratégica es el responsable de la preparación, revisión,

control, emisión y gestión de toda la documentación que afecta al Sistema de
Gestión de Integral de la organización.
Desde cada uno de los procesos se generan los borradores de los documentos y
formatos nuevos y cambios necesarios el registro se realiza en el FOR-GI-41
“Solicitud de elaboración, revisión o actualización y anulación de un documento y/o
registro”
Para el desarrollo de los proyectos el Director de HSEQ delegará en el

Coordinador HSEQ, la gestión de la documentación que les afecte, incluida su
preparación, revisión y ajuste según las condiciones de cada proyecto.
CODIGO: MG-GI-03

La documentación a desarrollar en MEYAN S.A., dentro del Sistema de Gestión

Integral se encuentra listada en FOR-GI-01 “Listado de Documentos del SGI” y
FOR-GI-02 “Listado de formatos del SGI”
7.5.2 Creación y Actualización
La creación y actualización se realizará de acuerdo a las necesidades de la

organización, el responsable de la actividad y/o líder del proceso será quien
genere el borrador del documento y/o formato, y enviará solicitud mediante FOR-
GI-41 “Solicitud de elaboración, revisión o actualización y anulación de un
documento y/o registro” aplicando el PC-GI-01 “Procedimiento de Control de
Documentos”. El responsable de la documentación del SGI realizara los ajustes
necesarios y dará fecha, código y los pasara para aprobación del Director según
corresponda.
7.5.3 Control de la Información documentada
MEYAN S.A. Establece y mantiene el Procedimiento PC-GI-01 “Control de la

Información documentada” que le permite controlar todos los documentos y datos
requeridos por la norma NTC ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001, GUÍA RUC y la
legislación colombiana.
La identificación clasificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo

de retención y disposición de los registros del Sistema de Gestión Integral se
realiza siguiendo los procedimientos PC-GI-01 “Control de la Información
documentada” y IN-GI-101 “Instructivo de Archivo “.
8. OPERACIÓN
8.1 Planificación y Control Operacional
La planificación de la realización del producto está incluida en el proceso de

Planificación y Ejecución del Proyectos y se elabora siguiendo el PL-PP-01 Plan
de HSEQ, el cual es ajustado a cada proyecto según lo requisitos establecidos por
el cliente y/o propios de la empresa según sea el producto o servicio.
CODIGO: MG-GI-03

Los planes HSEQ son elaborados por el Ingeniero Residente y Coordinador de

HSEQ y/o Residente de Calidad, antes del inicio del proyecto y revisados y
aprobados por el Director HSEQ, Director de Obra o Director Técnico según
corresponda.
Cuando se trate de un plan de HSEQ para una oferta en una licitación, éste puede
ser elaborado por el Coordinador de HSEQ, Residente HSEQ y/o Director HSEQ.
La producción de mezcla asfáltica y agregados se planifica en el documento PL-

PP-01, Plan HSEQ Producción Mezcla Asfáltica y agregados, el cual es elaborado
por el Director de Planta, Coordinador de HSEQ, Residente HSEQ y revisado y
aprobado por el Director Técnico.
8.2 Requisitos Para los Productos y Servicios
8.2.1 Comunicación con el Cliente
La comunicación con el cliente se determina en el PC-CO-01 “Procedimiento de

Preparación de Propuestas y Cotizaciones” y en los planes de HSEQ de los
proyectos se determina la interrelación entre las partes interesadas del contrato y
define los requisitos para los planes de contingencia.
El FOR-DE-08 “Mapa de Comunicación” se define los canales de comunicación.
La retroalimentación con los clientes se realiza mediante los comités de obra y

FOR-GI-58 “Encuesta de Satisfacción del Cliente”
La organización define para cada proyecto o sede un Plan de Emergencia

ajustado al proyecto siguiendo el PL-GI-57 “Plan de Emergencia”
8.1.1.1 Preparación y respuesta ante emergencias.
MEYAN S.A., dentro de su SGI, tiene contemplado el procedimiento PL-GI-57

“Plan de Emergencias, en él se da respuesta a responder situaciones potenciales
de emergencia, se tiene documentado el análisis de vulnerabilidad y los planes de
ayuda mutua para cada uno de los proyectos que desarrolle la organización.
8.2.2 Determinación de los Requisitos Para los Productos y Servicios.

CODIGO: MG-GI-03

Los requisitos de los productos y servicios adquiridos que pudiesen afectar la

satisfacción del cliente se definen en el PC-CP-01 “Evaluación y Selección de
Proveedores y Contratistas”. Otros requerimientos serán descritos bajo contrato.
8.2.3 Revisión de los Requisitos Para los Productos y Servicios
Los requisitos aplicables y necesarios para la prestación de los servicios de

construcción se definen siguiendo el PC-CO-01 “Procedimiento de Preparación de
Propuestas y Cotizaciones”, Se deja el registro en el FOR-CO-01 “Revisión y
control de documentos para presentación licitaciones públicas”.
8.2.4 Cambio en los Requisitos para los Productos y Servicios.
MEYAN S.A realiza seguimiento continuo de los requisitos de los productos y

servicios suministrados y de aquellos que han sido adquiridos.
Los cambios de los requisitos de los productos de Agregados y Mezclas Asfálticas

se realizan seguimiento mediante los ensayos de laboratorio, los pedidos son
revisados diariamente con el fin de realizar los ajustes necesarios en los equipos y
materiales y dar cumplimiento a los requerimientos.
En los documentos PC-GI- 01 “Control de la Información Documentada”, y PL-PP-

01 “Plan de HSEQ” se describe el manejo de la información documentada con el
fin de controlar el uso de documentos Obsoletos y aplicación de inmediato los
cambios requeridos.
8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIÓS
8.3.1 Generalidades
Cuando la organización es responsable de la ejecución de los estudios y diseños,

éstos son subcontratados con proveedores especializados, los cuales son
seleccionados y controlados, siguiendo los requisitos del Cliente para el personal
de estudios y diseños y la experiencia del proveedor.
Cuando el cliente suministra los diseños estos son recibidos por el Director y/o
Ing. Residente dejando registro en el FOR-EP-12 “Listado de Planos”. Los planos
entregados son revisados por un equipo competente de la organización
encabezado por el Director de obra o quien este designe. Si los planos al
CODIGO: MG-GI-03

revisarnos no tienen observaciones se procede a ejecutar la obra, si los planos

presentan recomendaciones están serán notificadas al cliente quien tomara la
decisión de realizar modificaciones. Los planos son devueltos y el cliente realizara
una nueva entrega con las correcciones o una comunicación ratificando la
obligatoriedad de ejecutar el plano entregado, el soporte de esta decisión puede
ser en medio email, comité de obra o bitácora.
El control de los estudios y diseños se realiza de la siguiente forma
8.3.2 Planificación del Diseño y Desarrollo.
Una vez adelantada la evaluación de la selección del proveedor del servicio, se

procede a formalizar los compromisos mediante documento idóneo.
Se solicita al diseñador la elaboración de un cronograma de actividades que

contenga las etapas del diseño, el tipo y frecuencia de los controles y el
organigrama para el diseño.
El responsable del control al Subcontratista de los Estudios y Diseños es el

Director Técnico / Director Obra / Gerente.
8.3.3 Entradas para el Diseño y Desarrollo.
El responsable del control de los estudios y diseños suministra al Subcontratista

(Proveedor) los elementos de entrada tales como: los requisitos establecidos en el
pliego de condiciones (Parámetros de diseño, especificaciones técnicas, requisitos
legales y reglamentarios) y la información proveniente de estudios y diseños
previos suministrados por el cliente, cuando aplique. Adicionalmente, realiza visita
conjunta al proyecto.
8.3.4 Controles del Diseño y Desarrollo.
En las mismas reuniones periódicas con el Subcontratista se hace seguimiento al

programa de los estudios y diseños, se evalúan los riesgos potenciales del diseño,
se identifica cualquier problema y se detectan oportunidades para la mejora del
proceso de diseño y desarrollo.
CODIGO: MG-GI-03

Las revisiones son adelantadas por cada uno de los especialistas que participan
en el diseño, posteriormente por el Director de los diseños y finalmente por el
representante del Cliente, cuando así se requiera.
El Subcontratista realizará a través de cada especialista las actividades de

verificación tales como: comparaciones entre los requisitos de entrada y los
resultados del proceso, elaboración de cálculos alternativos del diseño,
comparación con diseños similares, evaluación frente a la experiencia de procesos
pasados, tales como no conformidades y deficiencias, la realización de
ensayos/pruebas y demostraciones.
El Subcontratista realizará las actividades de validación del diseño y desarrollo de

acuerdo con lo planificado, antes de la entrega.
La validación se hace mediante la firma de cada uno de los especialistas en

memorias de cálculo, esquemas, planos y demás información que requiera cada
etapa del diseño. Esta validación se culmina con la construcción de las obras
diseñadas y su adecuado funcionamiento.
8.3.5 Salidas de Diseño y Desarrollo.
En reuniones periódicas con el Subcontratista se hace seguimiento a los

resultados previos de los estudios y diseños, en donde se verifica el cumplimiento
de los elementos de entrada, que se proporcione información apropiada para la
ejecución del proyecto y que haga referencia a los criterios de aceptación de la
obra y a sus especificaciones.
8.3.6 Cambios en el Diseño y Desarrollo.
Una vez recibidos los estudios y diseños, éstos son revisados por el Director
Técnico / Director Obra y remitidos a nuestro Cliente para su aprobación.
Cualquier modificación que resulte de la revisión por parte de nuestro Cliente será
remitida al Subcontratista de los estudios y diseños para que éste efectúe los
cambios que se generen para determinar su efecto, y se someten nuevamente a
revisión, verificación y validación, según sea apropiado, y aprobarse antes de su
implementación.
CODIGO: MG-GI-03

Se dejarán registros de las reuniones con el Subcontratista de los estudios y

diseños y de la revisión y aprobación de los estudios y diseños por parte del
Cliente o su representante
NOTA: Cuando se trate de la contratación del Diseño Marshall para la producción

de mezclas asfálticas, se siguen los pasos anteriores sin exigirse las reuniones de
revisión y de resultados del diseño y desarrollo. El diseño se valida en el proceso
de producción de mezcla asfáltica.
8.4 Control de Procesos, Productos y Servicios Suministrados Externamente.
8.4.1 Generalidades
El proceso de compras de MEYAN S.A. garantiza que el producto adquirido que

afecta la calidad del producto o servicio suministrado, medio ambiente, seguridad
y salud de los trabajadores cumple los requisitos de compra especificados.
Las compras son realizadas de acuerdo con el procedimiento PC-CP-02

“Compras, por el Jefe de Compras”, en la oficina principal, y el Director de Obra
y/o Auxiliar de Compras, en los proyectos, previa aprobación del documento de
compra por parte del cargo responsable establecido en el procedimiento.
El tipo y grado de control aplicado al proveedor y al producto adquirido depende

del impacto del producto adquirido en los procesos constructivos o sobre el
producto final. Este se define en los planes HSEQ, y Controles, y en el formato
FOR-CP-07 “Orden de Compra o Servicio”, o en un contrato.
La evaluación y selección de los proveedores es realizada por el Jefe de Compras

en la oficina principal y por el Director de Obra o Auxiliar de Compras en los
proyectos, con base en el procedimiento PC-CP-01 “Selección Evaluación
Seguimiento y Revaluación de Proveedores Evaluación y Selección de
Proveedores”, en el cual se establecen los criterios para su selección, evaluación y
reevaluación.
8.4.2 Tipo y Alcance del Control
MEYAN S.A realizara control a todos los proveedores y contratistas asegurando

que se dé cumplimiento de los requerimientos establecidos por los clientes.
CODIGO: MG-GI-03

Mediante el PC-CP-01 “Selección Evaluación Seguimiento y Revaluación de

Proveedores Evaluación y Selección de Proveedores”, Contrato se determina los
controles a realizar a cada contratista según su producto y/o servicio suministrado.
La organización verificara los productos y servicios suministrados por los

contratistas antes de ser entregados al cliente además realizar seguimiento a los
proveedores y contratistas según PC-CP-01 “Selección Evaluación Seguimiento y
Revaluación de Proveedores Evaluación y Selección de Proveedores”.
Para los materiales y productos críticos se realiza seguimiento y medición dejando

registro en el FOR-GI-57 “Informe de Seguimiento y Medición”.
Para asegurarse que el producto comprado cumple los requisitos de compra

especificados, MEYAN S.A. efectúa seguimiento y medición a través de
inspección y/o ensayo, realizada por el Almacenista y/o Laboratorista y/o Inspector
y/o Jefe de Planta y verificada por el Ingeniero Residente, de acuerdo con el Plan
de Control Actividades (FOR-PP-02) del “plan de HSEQ”. Esta inspección se
reporta en el FOR-EP-57 “Informe de Seguimiento y Medición”, o en los formatos
de control de recibo de materiales para agregados pétreos y mezcla asfáltica,
cuando se trata de un producto crítico para la calidad del proyecto.
Cuando MEYAN S.A. O nuestros clientes quieran llevar a cabo la verificación del
producto en las instalaciones del proveedor, en la información de la compra se
establecen las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la
liberación del producto.
8.4.3 Información Para Proveedores Externos
La información de las compras se registra en el formato FOR-CP-07 “Orden de

Compra o Servicio”. Esta información incluye la cantidad, unidad, valor unitario,
valor total, los requisitos o especificaciones técnicas del producto, o el número de
catálogo o parte cuando aplique.
Los servicios que se adquieren mediante contrato son elaborados con el apoyo de
un abogado, el jefe de proceso lo revisa y se realiza conceso con el contratista
para proceder a la firma.
MEYAN SA comunica a los proveedores y contratistas los resúltanos de la

evaluación inicial y de seguimiento y demás documentos remitidos al proveedor y
CODIGO: MG-GI-03

contratistas Siguiendo el PC-CP-01 “Selección Evaluación Seguimiento y

Revaluación de Proveedores Evaluación”.
8.5 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO
8.5.1 Control de la Producción y de la Provisión del Servicio
El control de la producción y prestación del servicio en MEYAN S.A. se realiza

bajo condiciones controladas a través de la gestión de los procesos de Ejecución
Proyectos, Producción, Almacenamiento, Despacho de Material y Mantenimiento,
Comprobación y Calibración Equipos.
Para ello, la organización cuenta con:
Disponibilidad de información que describe las características del producto, la cual

es suministrada por el cliente en sus pliegos de condiciones, especificaciones o
pedidos, especificaciones técnicas, y consignadas en el FOR-PP-02. “Plan de
Control de Actividades”
Procedimientos constructivos e Instructivos de trabajo, los cuales se encuentran

relacionados en el FOR-GI-01 “Listado de Documentos” del SGI.
Equipo apropiado para la ejecución de los procesos constructivos, garantizando un

adecuado mantenimiento preventivo y correctivo, descrito en el procedimiento PC-
CM-01 “Mantenimiento de Equipos” y en los instructivos de operación y
mantenimiento preventivo relacionado en el Listado de Documentos del SGI
Equipos de seguimiento y medición, propios o alquilados, tales como: Equipo de

topografía, balanzas, termómetros, equipo Marshall y otros.
La implementación del seguimiento y medición a través de la aplicación de los

planes de calidad, particularmente del FOR-PP-02 “Plan de Control de
Actividades”.
El control de la producción de la mezcla asfáltica mediante la implementación de

un plan de calidad específico en el cual se describen los puntos de control durante
el proceso.
CODIGO: MG-GI-03

El proceso de Liquidación Contrato, en el cual se implementan las actividades de

liberación, entrega y garantía de estabilidad o de calidad del producto.
8.5.2 Identificación y Trazabilidad.
La identificación y trazabilidad del producto que suministra la organización se

realiza siguiendo los lineamientos del procedimiento PC-EP-01 “Identificación y
Trazabilidad”, en el que se define la identificación del estado del producto desde la
recepción de materiales, durante todas las etapas de construcción o
procesamiento de materiales (agregados, mezcla asfáltica) y hasta su entrega
final, con respecto a los requisitos de seguimiento y medición, para finalmente
asegurar su trazabilidad.
Los responsables son: Almacenista, Jefe Licitaciones, Ingeniero Residente,

Laboratorista, Jefe de Planta y líderes de los diferentes procesos.
Los tipos de identificación y trazabilidad del SGI se han clasificado en:
Identificación y Trazabilidad de los productos críticos que ingresan al proyecto

Identificación y Trazabilidad del proyecto.
Esta última hace referencia a la identificación y seguimiento del proyecto desde su

fase de licitación o cotización, hasta el archivo de la documentación, una vez
terminado. La trazabilidad se realiza a través de los registros del proyecto
(Registros de seguimiento y medición, actas de comité de obra, actas de entrega y
pago de obra, registros de control de los procesos constructivos, bitácora de la
obra, planos, comunicaciones, calibración de equipos, certificados de calidad,
ensayos etc.).
La Identificación y Trazabilidad de la producción de mezcla asfáltica se realiza a

través del Plan de HSEQ , desde la recepción del pedido hasta su entrega y
cuando es posible hasta la colocación y compactación del material, mediante
señalización física y los registros (Registros de control de almacén, consumo de
asfalto, calibración planta de asfalto, solicitud de pedidos, programa de
producción, control del proceso, informe diario de planta de asfalto y colocación de
la mezcla, informe salida y transporte de la mezcla asfáltica, informe de recepción
y colocación de la mezcla asfáltica).
La Identificación y Trazabilidad de agregados pétreos se realiza a través del

procedimiento PC-PD-04, “Explotación y Trituración de Materiales” y sus
correspondientes registros.
CODIGO: MG-GI-03

8.5.3 Propiedad Perteneciente a los Clientes o Proveedores Externos
Los bienes propiedad del cliente, suministrados para su utilización o incorporación

dentro del producto tales como anticipo, planos, estudios, materiales, equipos, se
identifican, verifican, protegen y salvaguardan mientras estén bajo el control o
están siendo utilizados por MEYAN S.A. El responsable es el Director de Obra,
Jefe de Proceso.
Cuando el cliente suministra materiales para la ejecución de los proyectos estos

son verificados en el momento de su recepción, de acuerdo con el procedimiento
PC-EP-04, “Seguimiento y medición” del producto y del proceso.
Si cualquier bien propiedad del cliente se pierde, deteriora o se considera

inadecuado para su uso, se informa de ello al cliente y se dejan registros.
Los bienes propiedad del cliente se registran en los formatos FOR-EP-12 “Bienes
propiedad del Cliente – Planos” y FOR-EP-13 “Bienes propiedad del Cliente -
Materiales y otros”. El anticipo se deposita en una cuenta conjunta con el cliente y
sus condiciones de manejo se estipulan en los respectivos contratos.
La información de los contratistas, clientes y proveedores es manejada bajo la ley

1266 de 2008. Habeas Data
8.5.4 Preservación
La organización establece disposiciones de manejo, almacenamiento y protección

del producto y de sus partes constitutivas durante los procesos de realización y
hasta la entrega final al cliente en el procedimiento PC-PD-03 “Almacenamiento”,
para garantizar su preservación y mantener la conformidad con los requisitos.
Si hay probabilidad de deterioro del producto o de sus partes constitutivas durante

el almacenamiento, éste se verifica periódicamente dependiendo de su naturaleza.
Cuando se requieran condiciones de manejo de materiales no incluidas en el
procedimiento, se solicitan al fabricante o proveedor las fichas técnicas
correspondientes.
CODIGO: MG-GI-03

La organización define en los planes de calidad de cada uno de los proyectos la

preservación del producto y servicio apoyado en cada uno de los procedimientos
constructivos, producción de agregados y mezclas asfálticas.
8.5.5 Actividades Posteriores a la Entrega
MEYAN S.A determina las actividades a realizar posterior a la entrega de sus

productos y servicios, siguiendo lo descrito en el Plan HSEQ de cada uno de los
proyectos y/o plantas.
La organización conservara los registros siguiendo el PC-GI-02 “Control de

registros”, IN-GI-104 “Instructivo de Archivo” teniendo como tiempo mínimo lo
estipulado en la garantía del contrato.
Cuando se presente fallas en el producto y/o servicio posterior a su entrega, se

aplicará el PC-GI-11 “Control de Producto no Conforme”.
La retroalimentación con el cliente se realizará manteniendo los canales de

comunicación descritos en el contrato, Plan HSEQ.
Meyan SA realizara encuesta de Satisfacción del cliente dejando registro en el

FOR-GI-58 “Encuesta de Satisfacción del Cliente” y FOR-GI-146 “Encuesta de
Satisfacción Cliente de Materiales Pétreos y Mezclas Asfálticas”.
8.5.6 Control de los Cambios.
Los cambios realizados por la organización que impacten la prestación del

producto, servicio, la seguridad y salud de las personas, la infraestructura se
realizara siguiendo los estipulado en PC-GI-19 “Gestión del Cambio”
Los cambios en diseños, planos y/o especificaciones serán evaluadas con el

cliente y en conceso se aplicará el cambio dejando el registro el plano y o diseños
con las firmas autorizadas, bitácora. La organización realizara seguimiento
continuo mediante Residente de obra, Director de Obra, Laboratorista, Jefe de
Planta.
CODIGO: MG-GI-03

8.6 Liberación de los Productos y Servicios
La liberación de actividades de etapas del proyecto se realizará siguiendo el

descrito en el Plan de HSEQ del proyecto, los registros se llevarán en los formatos
de acuerdo a la actividad, firmados por el cliente o su representante. Las
actividades que son liberadas internamente, la organización dejara registros
aplicando los procedimientos constructivos, Producción de agregados y mezclas
asfálticas, Manual de HSEQ, Manual de Laboratorios. Los responsables de la
liberación del producto o servicio es el Director de Obra, Ing. Residente, Jefe de
Planta, Coordinador de Mantenimiento y Transporte.
8.7 Control de las Salidas no Conformes.
La organización se asegura que el producto que no sea conforme con los

requisitos del producto, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no
intencional, aplicando el procedimiento PC-GI-11 “Control del Producto No
Conforme”.
En este procedimiento se establecen tres alternativas de tratamiento a saber:
 Tomar acciones para eliminar la no conformidad detectada.

 Autorizar su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad
pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente.
 Tomar acciones para impedir su uso o aplicación originalmente prevista.
 Tomar acciones apropiadas a los efectos, reales o potenciales, de la no
conformidad cuando se detecta un producto no conforme después de su
entrega o cuando ya ha comenzado su uso.
Las no conformidades detectadas en el producto se registran en el formato FOR-

EP-11 “Informe de Seguimiento y Medición”, FOR-GI-60 “Acción Correctiva” en el
que se analizan las causas y se reportan las acciones tomadas.
Cuando se corrige un producto no conforme, éste se somete a una nueva

verificación.
CODIGO: MG-GI-03

8.8 Programas de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
La seguridad y salud de los trabajadores se encuentra estructurada en los

siguientes programas
Programa de Medicina Preventiva

Programa de Higiene Industrial
Programa de Seguridad Industrial
Sistema de Vigilancia Epidemiológica
Programas de Riesgos Prioritarios
Programa de salud pública (Actividades de COV-19)
Plan de acción frente a riesgo biológico por virus (covid-19)
8.8.1 Programa de Medicina Preventiva
Esta se ocupa de la evolución, promoción, mantenimiento y mejoramiento de la

salud de los trabajadores que se ve afectada por los riesgos y peligros que se
presentan en su lugar de trabajo, y lo hace a través de los aspectos preventivos.
Logrará este objetivo mediante un buen conocimiento del campo de trabajo,

haciendo exámenes de Ingreso (pre-ocupacionales), Periódicos y de Retiro (post
ocupacionales), según los riesgos existentes, que serán consignados en la
Historia Clínica Ocupacional y manipulada directamente por las organizaciones
facultadas. (Res. 2346/2007) Descritos en PC-GI-96 “Programa de Medicina
Preventiva “.
8.8.1.1. Programa de salud publica
Este se ocupa de la divulgación de los riesgos de salud pública en cada frente de

trabajo con su vigilancia y control.
8.8.1.2 Plan de acción frente a riesgo biológico por virus (covid-19)
Implementar un conjunto de medidas preventivas de contagio y propagación del

coronavirus COVID-19 en MEYAN S.A., que garanticen la protección de la salud
de sus trabajadores en el desarrollo de las actividades de extracción y
procesamiento de materiales, de construcción de proyectos de infraestructura a
cielo abierto, frente a la contingencia por el coronavirus COVID- 19.
CODIGO: MG-GI-03

8.8.2 Programa de Higiene Industrial.
Esta área del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo se ocupa de la

evolución, promoción, mantenimiento y mejoramiento de la salud de los
trabajadores que se ve afectada por los riesgos que se presentan en su lugar de
trabajo, y lo hace a través de los aspectos preventivos. Básicamente anhela lograr
una vida más larga, más sana, y más productiva para los trabajadores, descritos
en PC-GI-95 “Programa de Higiene Industrial”
8.8.3 Programa de Seguridad Industrial.
Meyan SA. Realiza actividades que permitan minimizar los riesgos de accidente
que se encuentran expuestos los trabajadores, las actividades, seguimiento,
control se realizan siguiendo el PG-GI-91 “Programa De Seguridad Industrial”.
8.8.4 Sistema de Vigilancia Epidemiológica.
El Sistema de Vigilancia Epidemiológica, es un sistema que se alimenta

principalmente con el registro y análisis de la información de estadísticas de
ausentismo, diagnóstico epidemiológico de salud de los trabajadores de la
empresa, factores de riesgo prioritarios y evaluaciones ambientales, entre otros,
con el fin de planear acciones de prevención y control de las enfermedades
laborales.
Meyan S.A de acuerdo a diagnósticos previos y tasas de prevalencia tiene

establecido los siguientes SVE:
 Sistema De Vigilancia Epidemiológica Biomecánico: Identificar los factores

de riesgos para lesiones osteomusculares que pueden afectar la seguridad y
la salud de los trabajadores de MEYAN S.A en las diferentes áreas de trabajo
con el fin de adoptar medidas preventivas y/o Correctivas para mejorar la
capacidad laboral. Descritos en PC-GI-90 “Programa de vigilancia para riesgo
biomecánico”
 Sistema De Vigilancia Epidemiológica Respiratorio: Identificar y controlar

los factores de riesgos y peligros que puedan generar enfermedades de tipo
respiratorio, Específicamente SILICOSIS afectando la salud y calidad de vida
de los trabajadores de MEYAN S. A. Descritos en el PG-GI-94 “programa PVE
Respiratorio”
CODIGO: MG-GI-03

 Sistema De Vigilancia Epidemiológica Auditivo: El modelo está

orientado al control integral del factor de riesgo presente en ambientes laborales,
para lograr una disminución en la incidencia de la enfermedad profesional y
mejorar los indicadores de productividad de MEYAN S.A .Descritos en el PG-GI-63
“programa PVE Auditivo”.
8.8.5 Riesgo Prioritario
MEYAN SA. Determina los riesgos prioritarios según valoración en matriz de

peligros. Al definirlos como riesgos prioritarios la organización deberá crear un
programa donde se definan las actividades a realizar, meta, objetivo, alcance,
evaluación y seguimiento.
MEYAN S.A por su actividad tiene definidos los siguientes programas: PG-GI-97
“Programa De Riesgo Mecánico”, PG-GI-99 “Suministro De Combustible
Maquinaria Vehículos”, PG-GI-38 “Programa De Mantenimiento Preventivo De
Instalaciones Y Equipos Administrativos”, PG.GI-47 “Programa De Orden Y
Aseo”, PG.GI-62 “Programa Para Trabajos En Altura”. PG-GI-89 “Programa De
Seguridad Vial”. Cuando la empresa lo requiera definiera nuevos Programas
siguiendo la estructura de los mencionados.
8.8.6 Evaluaciones Médicas Ocupacionales
MEYAN S.A., realiza exámenes de ingreso, periódicos, pos incapacidad y de

egreso a todo aspirante o trabajador al cargo establecido por la empresa, las
evaluaciones medicas se realizaran siguiendo el PC-GI-43, “Procedimiento para
Realización de Evaluaciones Medicas Ocupacionales” acorde con los
requerimientos de la tarea, el perfil del cargo y con las condiciones de trabajo a las
que estaría expuesto el trabajador según FOR-GI-94 “Profesiograma”, el cual es
de obligatorio cumplimiento por los médicos encargados de dicha labor.
La reubicación laboral consiste en situar o instalar al trabajador en una nueva

ocupación, MEYAN S.A realiza los procesos de reubicación siguiendo PC-GI-43,
“Procedimiento para Realización de Evaluaciones Medicas Ocupacionales”.
8.8.7 Primeros Auxilios y Servicios de Atención Médica Inicial Por Enfermedad

Común o Profesional.
MEYAN S.A., garantizará y prestará los Primeros Auxilios que comprenden los
cuidados inmediatos, adecuados y provisionales que se le prestan a un trabajador
CODIGO: MG-GI-03

cuando por ocasión del trabajo o durante su permanecía en las instalaciones de la

empresa sufre de alguna situación no esperada que pone en riesgo la integridad
de su salud, mientras logra tener acceso al médico o a otra ayuda especializada.
Los detalles acerca de la atención médica de soporte vital básico en caso de

accidentes o de enfermedad común, y su evacuación al punto de atención
definido, MEDEVAC pueden ser revisados en los documentos elaborados para
dicho fin.
8.8.9 Control de Vectores.
Vigilancia y control de vectores enfocada al control de insectos y roedores que

pueden llegar a afectar la salud de los trabajadores, en los diferentes proyectos
con el fin de evitar la aparición de enfermedades producidas por estos actores en
la población trabajadora. Estas actividades se realizarán bajo el PC-GI-73
“Procedimiento de control de vectores”, PG-GI-64. “Programa de Salud Pública”
8.8.10 Seguimiento a la Manipulación de Alimentos y Suministro de Agua

Potable.
Cuando por ocasión y circunstancias del proyecto, se requiere el suministro del

servicio de alimentación para su personal en campo se realizará a través de un
subcontratista.
Las instalaciones y los procedimientos de manipulación, almacenamiento y

transporte de alimentos serán auditados por el HSEQ asignado al proyecto o en su
defecto por la Coordinación HSEQ de la compañía, con el fin de verificar el
cumplimiento de las normas de higiene y así evitar la aparición de patologías
gastrointestinales, como intoxicaciones alimentarias, enfermedad diarreica aguda,
parasitosis, entre otras, que puedan afectar la salud y productividad de los
trabajadores en los diferentes grupos.
De igual forma, provee en sus oficinas y en los sitios de trabajo, agua de buena
calidad apta para el consumo humano.
Para el trabajo en campo cada cuadrilla será dotada con agua en bolsa, (adquirida
a proveedores que acrediten los respectivos registros sanitarios exigidos por la
Ley) en cantidad suficiente de acuerdo al número de trabajadores. De igual
manera en los campamentos donde se tenga dispuesto el uso de tanques de
CODIGO: MG-GI-03

almacenamiento de agua para uso humano, se realizará el lavado de los mismos

de forma periódica de acuerdo a la duración del proyecto y del campamento; en
Bogotá esta operación estará a cargo de la dirección de HSEQ y se efectuará
mínimo una vez al año.
El agua utilizada en el servicio de alimentación deberá cumplir los siguientes

requisitos:
 Ser tratada previamente.

 Ser apta para consumo humano.
 Suministro permanente.
 Ser suficiente en cantidad y presión.
El coordinador HSEQ, realizarán el seguimiento al suministro de agua potable,

apta para consumo y uso humano.
8.8.11 Promoción de actividades sanidad mental (Recreación y Deporte).
Como parte del interés de MEYAN en promover no solo el bienestar y la salud

física de sus trabajadores, sino también la salud mental de los mismo, ejecutando
diferentes actividades siguiendo el PG -GI-102 “Programa de Actividades
Recreativas, Culturales, Deportivas o de Capacitación”.
8.8.12 Manejo De Sustancias Peligrosas y Productos Químicos
MEYAN S.A., ha establecido el documento PC-GI-67 “Procedimiento Para el

Manejo Integral de Productos o Sustancias Químicas” con alcance desde el
almacenamiento, transporte y uso.
Para los productos químicos que requieren ser re envasados para su distribución
en campo, los envases destinados para tal fin serán etiquetados con las TIS y
MSDS respectivas.
8.8.13 Programa De Inspecciones y Reportes Proactivos
MEYAN realizara las inspecciones siguiendo el PC-GI-28 “Programa de

Inspecciones Planeadas y Gerenciales” allí se puede observar el reporte proactivo,
cuyo objetivo principal es identificar de forma temprana condiciones de las áreas o
CODIGO: MG-GI-03

equipos de trabajo, comportamientos, actitudes para prevenir que se generen

incidentes.
8.8.14 Estándares y Procedimientos Operativos Seguros de Trabajo
MEYAN S.A., cuenta con procedimientos seguros para el desempeño de las

diferentes actividades enunciados en el FOR-GI-01 “Listado Control de
Documentos”.
En obra se han desarrollado actividades como AST de Trabajo con la participación

de cada uno de los trabajadores. Cuando se realizan actividades con Empresas
del Sector de Hidrocarburos implementamos todos los procedimientos de
permisos de trabajo, programa RACI, y otros utilizados por las operadoras para
mejorar y cumplimiento a los Planes HSE.
8.8.15 Equipos y Herramientas de Trabajo Críticos
MEYAN S.A hace uso de las herramientas mediante el PC-GI-20 “Manejo de

Herramientas Menores” Se tiene definido la vida útil de los equipos y herramientas
de trabajo críticas de cada proceso, se realizan y se registran las inspecciones pre
operacionales para los equipos y herramientas y se da capacitación sobre su
correcto uso a todas las personas responsables por el desarrollo de éstas
obligaciones.
8.8.16 Dotación y Elementos de Protección Individual
Con el fin de proteger adecuadamente a los trabajadores se debe mantener un

estricto control sobre los elementos de protección personal como se determina en
el PC-GI-51 “Procedimiento de Elementos de Protección Individual” y en formato
FOR-GI-50 “Registro entrega y reposición de elementos de protección Individual”.
8.8.17 Investigación de Incidentes
La investigación de los incidentes (evento que generó un accidente o que tuvo el

potencial para llegar a ser accidente) y accidentes de trabajo se realiza siguiendo
los lineamientos del procedimiento PC-GI-41 “Investigación de Incidentes y/o
Accidentes”.
CODIGO: MG-GI-03

El cumplimiento de la reglamentación del Sistema General de Riesgos

Profesionales, la empresa está obligada a reportar todo accidente de trabajo o
enfermedad profesional a la respectiva ARL y al Cliente (cuando éste lo solicite).
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación
El seguimiento y medición del producto se realiza con la aplicación del

procedimiento PC-EP-04 “Seguimiento y Medición” del Producto y de los
Procesos.
La medición y seguimiento de los procesos se hace a través de los indicadores de

los procesos, definidos en el cuadro de mando Registro FOR-DE-09 “Cuadro de
Mando del sistema Integral de Gestión HSEQ” y FOR-DE-10 “Ficha Técnica
Indicador de Gestión” y con la periodicidad allí indicada.
Durante el proceso de producción de mezcla asfáltica se están controlando

variables tales como: Dosificación de materia prima, temperaturas, entre otras, y al
producto las características establecidas en el plan de HSEQ de la planta de
asfalto. Los responsables son el Jefe de Planta, Operador y Laboratorista.
Durante el proceso de producción de agregados pétreos se controla la explotación

de la fuente de materiales, la graduación de la trituradora (realizando ajustes a la
mandíbula y al cono de acuerdo con las tablas de especificaciones de materiales
de los equipos, cuando se incrementa el retorno de material) y los requisitos que
deben cumplir los materiales. Los responsables son el Jefe de Planta, Operador y
Laboratorista.
En los proyectos la medición y seguimiento se realiza en todas las etapas del

proceso de realización del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas
en los planes de HSEQ.
El responsable es el Ingeniero Residente. Los registros son los resultados de

inspección y ensayo, FOR-EP-11 “Informe de Seguimiento y Medición” y los
formatos de control de los procesos constructivos.
El uso de equipos de medición se realiza según especificaciones del cliente y/o

ensayo a realizar siguiendo el ML-PD-01 “Manual de Laboratorio”, PC-CM-02
“Control de los Equipos de Medición”
CODIGO: MG-GI-03

La evaluación inicial de SST se realiza con el fin de identificar las prioridades en

seguridad y salud en el trabajo (SST), para establecer el plan de trabajo anual o
para la actualización del existente.
En el proceso de verificación realizado al sistema de SST MEYAN se realizó la

evaluación inicial en el año 2016 por parte de la ARL (SURA), Donde se
establecen lineamientos por la gerencia para desarrollar todos los programas y
procedimientos en cada proceso según legislación vigente, al igual se realiza plan
de trabajo anual con los resultados de los indicadores del sistema de gestión.
La medición y seguimiento del desempeño, y tiene como propósito establecer

parámetros de desempeño los cuales permiten hacer seguimiento al cumplimiento
de la Política y Objetivos de HSEQ y eficacia de los controles operacionales los
cuales se han implementado de acuerdo con la identificación de peligros y
evaluación de riesgos. Para ello contamos con el procedimiento PC-RH-04,
“Procedimiento para la Evaluación de Funciones, Responsabilidades y
Competencias En HSE y en el formato FOR-RH-03 “Evaluación del Desempeño y
Competencia”, evaluación el cumplimiento de Objetivos y Políticas.
9.1.2 Satisfacción del Cliente
El seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto

al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización, se realiza a través
del instructivo IN-GI-13 “Encuesta de Satisfacción del Cliente” y se registra en el
formato FOR-GI-58 “Encuesta de Satisfacción del Cliente”. FOR-GI-146 “Encuesta
de Satisfacción Cliente de Materiales Pétreos y Mezclas Asfálticas”
La satisfacción del cliente durante la ejecución del proyecto también se mide a

través de las quejas y reclamos recibidas y registradas en el formato FOR-EP-45
“Atención de Quejas y Reclamos”, en la correspondencia con el cliente, en la
bitácora de obra o en las actas de comité de obra.
9.1.3 Análisis y Evaluación
MEYAN S.A Realiza análisis y Evaluación de cada uno de sus procesos internos
incluido los productos y servicio ofrecidos, mediante indicadores definidos en la
caracterización del proceso y registros llevado en FOR-DE-10 “Ficha Técnica
Indicador de Gestión.
CODIGO: MG-GI-03

Los programas descritos dentro de los procesos cuentan con indicadores que
permite medir la eficacia, cobertura de cada uno de ellos. La frecuencia se
encuentra descrita en cada uno de los mismos.
Las acciones tomadas para realizar los riesgos y oportunidades serán evaluadas
de forma periódica según lo indica el “Programa Gestión de Riesgo PG-DE-04”.
Las Acciones generadas para la mejora continua del SGI son evaluadas
semestralmente su registro se lleva en la FOR-DE-10 “Ficha técnica Indicador de
Gestión.”
Los proveedores y contratistas serán evaluados de acuerdo al PC-CP-01

“Selección, Evaluación, Seguimiento y Reevaluación de Proveedores y
Contratistas”.
La evaluación en SST se realiza mediante indicadores (cualitativos y

cuantitativos según corresponda) mediante los cuales se evalúan la estructura, el
proceso y los resultados de la seguridad y salud en el trabajo (SST) y se realiza
seguimiento a los mismos, el registro se lleva en el FOR-DE-10 “Ficha técnica
Indicador de Gestión.”
MEYAN S.A. determina, recopila y analiza los datos apropiados, incluidos los de
seguimiento y medición, para demostrar la idoneidad y eficacia del SGI y para
evaluar donde se puede realizar mejora continua, para la recopilación y análisis se
emplea el procedimiento PC-GI-12 “Análisis Estadístico”.
9.2 AUDITORIA INTERNA
Las auditorias siguiendo el PC-GI-09 “Procedimiento de Auditorías Internas”

dejando registros en FOR-GI-67 “Plan de Auditoria Interna” que se somete a la
aprobación del cliente de la auditoria y una Lista de Verificación de Auditoria
registro FOR-GI-83. “Lista de verificación de Auditoria”.
El informe de auditoría se registra en el formato FOR-GI-88 “Informe de Auditoría

Interna” y se presenta al responsable del proceso auditado y al Coordinador de
HSEQ.
Los auditados realizan las correcciones e inician el plan de acción que permita la
mejora continua del SGI.
CODIGO: MG-GI-03

Meyan S.A vigilará para que las personas seleccionadas para dicha labor tengan
la competencia debida, ello con el fin de asegurar su objetividad e imparcialidad en
el proceso de auditoría.
9.3 Revisión por la Dirección
La alta dirección de MEYAN S.A. y el Director de HSEQ, revisan el Sistema de

Gestión de HSEQ para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia
continuas, como mínimo una vez al año, teniendo como directriz el procedimiento
PC-CG-01 “Revisión por la Dirección”.
Los registros de estas revisiones junto con las acciones emprendidas y fechas
fijadas se documentan en el Formato FOR-DE-11 “Acta de Revisión por la
Dirección”.
9.3.2 Entradas de la Revisión por la Dirección.
Trimestralmente la alta Dirección se reúne para hacer seguimiento a los planes de

acción propuesto para toda la organización y a los procesos del SGI. En los dos
primeros meses del año siguiente, la Alta Dirección realiza la revisión a la
implementación y cumplimiento del SGI del año anterior.
Datos de entrada para la Revisión
La información de entrada para la revisión por la Dirección incluye:
 Políticas, Objetivos del SGI

 Auditorías Internas
 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
 Desempeño de los procesos
 Quejas y Encuestas de satisfacción del cliente
 Cambios que pueden afectar el SGI
 Recomendaciones para el mejoramiento del SGI
 Programa de Inspecciones
 Condiciones Ambientales de Trabajo
 Condiciones de Salud de los Trabajadores
 Programa de Rehabilitación
 Daños y Pérdidas Relacionadas con SST
 Presupuesto y Plan de Trabajo Anual
 Análisis de Accidentalidad
CODIGO: MG-GI-03

 Investigación de Accidentes y Casi Accidentes

 Análisis de Enfermedad Labora
 Identificación de Peligros
 Resultados de Participación y Consulta
 Sostenibilidad de la empresa en SGI
 Cumplimiento y Cambios Requisitos Legales
 Ausentismo
 Desempeño Ambiental
 Resultados de Revisiones Anteriores
 Deficiencias del SGI
 Capacidad del SGI
Algunas otras entradas adicionales pueden ser: Las necesidades de formación del
personal, problemas con proveedores, equipo, ambiente de trabajo.
9.3.3 Salidas de la Revisión por la Dirección
A través de la revisión se logra definir puntos débiles del sistema, resaltar los
puntos fuertes, analizar el comportamiento de las áreas en la solución de las no
conformidades, analizar qué problemas se presentan con mayor incidencia para
saber qué solución de fondo se puede emprender.
Los resultados de la revisión se registran en el FOR-GI-52 Actas de Reunión o en

y en el Formato FOR-DE-11, Acta de Revisión por la Dirección. La hoja No. 2 de
este último formato se diligencia para cada entrada de la revisión.
Estos resultados incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas con:
 Búsqueda de la mejora de la eficacia del SGI y sus procesos.

 La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente.
 La mejora de los procesos.
 Las necesidades de recursos.
En el acta se establece un plan de acción, asignando responsable, recursos y

fecha de ejecución.
CODIGO: MG-GI-03

10. MEJORA
10.1 Generalidades
La organización determina las acciones de Mejora, no conformidades, acciones

correctivas de sus productos, servicios y demás proceso de la organización
aplicando el PC-GI-10 “Procedimiento de No Conformidad, Acción Correctiva y de
Mejora”.
La mejora continua del SGI se debe analizar los resultados de los análisis Internos
y externos, actas de la dirección, actas gerenciales, visitas de seguimiento a los
procesos, auditorías internas y externas, inspecciones, informes de ARL y
recomendaciones de los clientes.
10.2 No Conformidad y Acción Correctiva
MEYAN S.A. tiene desarrollado el Procedimiento PC-GI-10 “No Conformidad,

Acción Correctiva y de Mejora” en el cual se define las acciones a seguir para el
control de No Conformidad y Acción Correctiva.
La acción correctiva involucra el hallazgo de la causa del problema particular
(averiguar por qué ocurrió la No Conformidad) y la posterior realización de las
acciones necesarias para evitar la recurrencia del mismo (asegurarse de que el
problema no ocurra de nuevo).
Los criterios para iniciar una acción de corrección, correctiva y de mejora son: Las
quejas de los clientes, la magnitud y frecuencia del evento no conforme y el costo
del tratamiento de la No Conformidad.
Para las No Conformidades de las Auditorías internas o externas, es obligatorio

abrir una acción correctiva.
Para las observaciones generadas por auditorías normalmente se pondrá en

marcha acciones de mejora.
Para las observaciones y no conformidades del SGI que no ameriten abrir una
acción correctiva o de mejora, su identificación, plan de acción, seguimiento y
cierre se realiza en el formato FOR-GI-46 Plan de Acción.
El seguimiento a las acciones correctivas y de mejora se realiza en el Programa

de acciones correctivas que cuenta con los formatos descritos en el
CODIGO: MG-GI-03

procedimiento, se llevara un programa por proyecto en las Plantas y Base Yopal

se realizaran cortes anuales.
10. CONTROL DE REGISTROS
FOR-GI-1 Listado de Documentos

FOR-GI- 2 Listado de Registros
11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
- Norma ISO 9001:2015

- Norma ISO 14001:2015
- Norma ISO 45001:2018
- Guía RUC
- Decreto 1443 de 2014
- Decreto 1072 de 2015.
- Resolución 0312 de 2019

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MEYAN S.A.

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN HSEQ

REVISIÓN: 15/ 13-05-2022

MANUAL DEL SISTEMA FECHA: 13-05-2022

REVISION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO

0 16-06-2006 Edición inicial

MANUAL DEL SISTEMA FECHA: 13-05-2022

Se realizan los ajustes pertinentes de acuerdo con

Se hace revisión al procedimiento y se elimina de su

De acuerdo con las auditorias PRE-RUC y Auditoría

MANUAL DEL SISTEMA FECHA: 13-05-2022

MANUAL DEL SISTEMA FECHA: 13-05-2022

7.3 Toma de Conciencia .................................................................................... 28

MANUAL DEL SISTEMA FECHA: 13-05-2022

8.8.1.1. Programa de salud publica ....................................................................... 43

MANUAL DEL SISTEMA FECHA: 13-05-2022

MEYAN S.A consciente de su responsabilidad en el desarrollo Sistema de Gestión

MEYAN S.A., cuyo objeto social es: CONSTRUCCIÓN DE OBRAS DE

a) La capacidad de proporcionar productos y servicios que satisfagan los

b) Facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción de nuestros clientes;

c) Abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos;

d) La capacidad de demostrar la conformidad con requisitos del Sistema de

Los accionistas, el Representante Legal, la Gerencia, brindan apoyo en general a

El Manual del Sistema Gestión Integrado de HSEQ, ha sido diseñado,

Decreto 1443 de 2014 “Disposiciones para la Implementación del Sistema de

MANUAL DEL SISTEMA FECHA: 13-05-2022

Decreto 1072 de 2015 “Sistema de Gestión de la Seguridad Salud en el

Contiene además la descripción de actividades a desarrollar por MEYAN S.A., en

MANUAL DEL SISTEMA FECHA: 13-05-2022

El objeto principal de la Sociedad es: “CONSTRUCCIÓN DE OBRAS DE

Sus fuentes de trabajo son: La construcción de obras públicas contratadas por

En aquellos proyectos en los que la Organización esté interesada en participar y

En cuanto a los aspectos organizacionales, la Compañía cuenta con dos sedes, la

MANUAL DEL SISTEMA FECHA: 13-05-2022

Municipio de El Yopal, Departamento de Casanare y en sitios donde la empresa

INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

MANUAL DEL SISTEMA FECHA: 13-05-2022

El propósito del Manual del Sistema de Gestión Integrado (HSEQ) es suministrar

El SGI CUYO OBJETO ES “CONSTRUCCIÓN DE OBRAS DE

Los términos y definiciones aplicables en el presente Manual tienen como

Decreto 1072: 2015 “Sistema de Gestión de la Seguridad Salud en el Trabajo SG-

MANUAL DEL SISTEMA FECHA: 13-05-2022

Ley 1562 de 2012, “Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se

3.1 Compresión de la Organización y Su Contexto.

MEYAN S.A. Desde la Dirección Establece un direccionamiento estratégico con el

3.2 Compresión de las Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas.

MEYAN S.A., define las partes interesadas en el procedimiento MP-DE-02 “Mapa

En la “Matriz de Partes Interesadas, Participación, Comunicación y Consulta” se

3.3 Determinación del Alcance del Sistema de Gestión Integrado (HSEQ)

MEYAN S.A., Define que el alcance de su Sistema de Gestión se encuentra

MANUAL DEL SISTEMA FECHA: 13-05-2022

Para Asegurar la conformidad y dar cumplir a cualquier otro requisito de esta

Al declarar el cumplimiento de los requisitos determinados como no aplicables no

Se garantiza que toda la información se encuentra disponible en archivo

3.4 Sistema de Gestión Integral (HSEQ) de los Procesos.

Conscientes de la importancia de la comprensión y cumplimiento de los requisitos

MEYAN.SA Define los responsables, alcance, entradas actividades los procesos y

MANUAL DEL SISTEMA FECHA: 13-05-2022

Dando cumplimiento a la Legislación aplicable vigente, Resolución 1016/89, ley

4.1 Liderazgo y Compromiso.

La alta dirección de MEYAN S.A. evidencia su compromiso con el desarrollo,

La Alta Dirección realizará reuniones trimestrales donde se revisa el SGI

La organización define las responsabilidades con el SGI mediante PC- CG-01