ARCA – AUDIFARMA
DANIEL FERNANDO NIETO LOPEZ
CODIGO 10002221
INGENIERO ALVARO MORALES
DOCENTE ANTEPROYECYO
UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA
MARZO 10 DE 2015
PEREIRA
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad, la organización Audifarma S.A. cuenta con un área llamada Administración de
Documentos, la cual es la encargada de velar por la administración y custodia de todos los
documentos que tenga que ver con la empresa.
Dentro de las funciones que se realizan dentro del área, esta la recepción y envío de
correspondencia certificada por una transportadora o por alguno de los mensajeros propios de la
empresa. Para esta tarea, se utiliza como medio de registro el aplicativo LibreOffice Calc(1), en
cual se plasman los datos generales de remitente, destinatario, asunto, dirección de envío, detalles
del envío, observaciones, entre otras de toda la correspondencia. La aplicación es útil, pero debido
a que el volumen de la correspondencia es muy alto, en ocasiones se ha tenido el inconveniente de
que dicho software se bloquea, resultando así en perdida de información delicada, debiendo, por
este motivo, tener que volver a reprocesar la información que se había registrado. Debido a que
está estipulado en las políticas de la empresa que la correspondencia recibida tiene como tiempo
de entrega a su destinatario máximo 24 horas después de recibido en el área, ha sido necesario
que la persona encargada de esto, tome horas extras para poder cumplir con esta norma.
Además de esto, tanto la persona encargada del registro de la correspondencia recibida como de
la enviada, debe estar informando a los colaboradores de las otras áreas, el estado de
correspondencia que en casos ni ha llegado, ni se ha ido y esto les toma tiempo valioso en las
tareas que son realmente de su labor diaria.
Otra de las tareas que realiza la persona encargada del envío de la correspondencia fuera de la
organización es asignar, vía telefónica o via chat interno, numero de radicación para los oficios,
comunicados, cartas y demás, que solicitan los colaboradores de otras áreas para poder hacer
envío de los mismos, ya que es directriz de la empresa que todos los documentos que salen de la
empresa para personas o entes pertenecientes o no a Audifarma S.A., deben tener un numero de
radicado. Esta tarea de asignación también toma a esta persona, tiempo valioso para dedicarse de
lleno al envío de la correspondencia. Cabe anotar que en la sede administrativa de la organización,
son en este momento, 465 personas.
(*) LibreOffice Calc es un software de hoja de cálculo, similar a Microsoft Excel y Lotus 1-2-3. Crea las hojas en formato ODS (Open Document Sheet),
aprobado por ISO, pudiendo abrir y editar archivos de formato XLS(x) procedentes de Microsoft Excel. Tiene también una serie de características adicionales,
que incluyen un sistema que automáticamente define serie de gráficos, basados en la información disponible para el usuario.
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar, desarrollar e implementar un sistema de información que permita el registro de
correspondencia y asignación de radicados para el area de administración de documentos
de la empresa Audifarma S.A.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar un análisis a conciencia de las necesidades del area de administración de
documentos.
Levantar requerimientos puntuales a solucionar, con las personas directamente implicadas
en los procesos que se ven afectados.
Clasificar y analizar los requerimientos recolectados.
Diseñar y desarrollar la base de datos.
Diseñar y desarrollar la interfaz del software
Realizar las pruebas en frio del software.
Implementar el software.
2.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.3.1 Descripción del problema
En este momento se presentan dificultades al momento del registro y consulta de las guías
de recepción en la hoja de cálculo de correspondencia de Audifarma S.A., dificultando la
labor del colaborador de reparto interno de correspondencia para hacer la entrega de
manera ágil.
A la hora de hacer el registro de la correspondencia enviada desde Audifarma S.A., el
colaborador encargado de esta tarea, debe encargarse de entregar radicados y registro en
hoja de cálculo de los mismos, entorpeciendo de esta manera, el registro de los envíos en
la plataforma de la empresa transportadora, teniendo que dejar envíos para días
posteriores, demorando de esta manera la entrega oportuna de documentos a las otras
sucursales de la empresa.
2.3.2 Preguntas de Investigación.
¿Mejorara el tiempo de entrega de la correspondencia y consulta de la misma, en la
organización?
¿Se verán beneficiados los usuarios internos del proceso de documentos, a la hora de
recibir y enviar la correspondencia?
¿Podrán los encargados del registro de la correspondencia dedicar su tiempo a tareas
específicas del puesto y evitar minucias del día a día?
2.4 Justificación de la Investigación.
En la actualidad, donde la información de todo tipo tiende a ser difundida y utilizada para dar a
conocer resultados o para tomar decisiones, es necesario contar con un sistema de
información idóneo para dichas tareas. Es importante tener en cuenta que Audifarma S.A. es
una empresa con sucursales a nivel nacional y cuenta con casi 3400 colaboradores. De este
número, alrededor del 10% de estos, utilizan empresas transportadoras para el envío de
documentación concerniente a todas las áreas de la compañía, localizada en la ciudad de
Pereira y así mismo, desde la sede administrativa de Pereira, se hace el envío de
documentación a las otras sucursales del país.
En este momento no se cuenta con un sistema de información que permita a los actores de
algún proceso, revisar el estado de sus envíos desde y hacia la sede administrativa,
recargando este trabajo a los colaboradores del área de documentos, ocupando un porcentaje
considerable de tiempo informando de estos estados a las personas involucradas, pudiendo
usar este tiempo en labores especificas del área.
Existen en el mercado una variedad de aplicaciones que pueden suplir de alguna manera la
necesidad que se tiene para el manejo de esta información, pero debido a procesos puntuales
en el registro de correspondencia de la compañía, se ve la necesidad de crear un aplicativo a
la medida, con los parámetros puntuales y necesario para que la operación de entrega y envío
de correspondencia, fluya de una manera adecuada y conforme a los lineamientos
establecidos.
Ante este panorama, se toma la decisión de realizar un sistema de información que supla la
problemática del acceso a la información de trazabilidad de toda la correspondencia de entrada
y salida que tienen ahora en Audifarma S.A.
El producto final de entrega será un sistema de información, que usara como plataforma
tecnológica, servidores en los cuales se apoyara la implementación de la base de datos y el
servidor web. Para llevar a cabo esta implementación se cuenta con la plataforma tecnológica
con la que Audifarma S.A. cuenta en este momento, pudiendo usar su motor de base de datos
con gestor MySQL y como servidor web, Apache, en los cuales ya reposan las aplicaciones
desarrolladas por el equipo de sistemas de la organización.
2.5 Viabilidad de la Investigación.
Aunque Audifarma S.A. cuenta con un equipo propio de desarrollo de aplicaciones para la
organización, esta área prioriza los trabajos a realizar y para la organización está por encima
de cualquier requerimiento, las áreas de logística y contable, las cuales absorben en su
totalidad, el tiempo de las personas de esta área, impidiendo así que la coordinadora del área
de documentos pueda sugerir que ellos desarrollen la solución, solicitud que se a realizado en
varias ocasiones y cuya respuesta a sido negativa.
Teniendo el apoyo y aval de la coordinación del área de documentación y el ánimo y
disponibilidad de las personas que realizan estas tareas para entregar información que ayuden
al desarrollo de la solución, además que la organización ya tiene implementada la
infraestructura informática a nivel de todas las sucursales del país, se encuentra que la
viabilidad del proyecto es bastante alta.
BIBLIOGRAFIA
http://es.wikipedia.org/wiki/LibreOffice
http://www.conductitlan.net/investigacion_cientifica_en_psicologia/
como_redactar_una_pregunta_de_investigacion.ppt
