Transferencia de Documentos para Archivo:

1 ¿Los documentos a transferir deben ser encarpetados?

Los documentos de ninguna manera deben ser empastados, por términos de conservación y de
impacto en los costos. Se debe apoyar los procesos de medios adecuados para la conservación,
cómo las tapas yute, con ganchos plásticos y los documentos debidamente foliados para mayor
control. Debemos evitar impactar la sede en ese gasto y maltrato para los documentos.

2 ¿Se pueden usar los folderamas para archivo de documentos?

Se debe revisar la necesidad puntual de custodia. En ese orden de ideas, se considera que los
folderamas deben tenerse para la conformación del Archivo Satélite y así se pueda recibir
información de las áreas a medida que se realizan los procesos de organización y los tiempos de
retención para las series definidas. Si actualmente la DARC tiene las historias en archivadores de
carpetas colgantes, las pueden seguir conservando en el mismo lugar siempre y cuando deban
estar en el Archivo de Gestión.

Procesos Documentales:

¿Cómo envío los documentos a los CAD?

Se debe citar el proceso para cada tipo documental que se quiera enviar a los CAD. También se
debe entender que existen diferentes flujos documentales y que cada uno tiene sus
particularidades y modos para administrar y enviar la información, es por ello que debe recurrirse
a estos documentos para el correcto envío de información al CAD.

Digitalización e Indexación:

1 ¿Qué documentos se digitalizan e indexan en la Universidad?

Aquellos documentos que están previamente definidos en las áreas para llevar a cabo estos
procesos, hasta el momento los documentos digitalizables en el aplicativo SEVENET y bajo la
responsabilidad de Gestión Documental son: Historias Laborales, Convenios, Contratos
(proveedores) Compras, títulos de propiedad, registros calificados, acuerdos superiores y
resoluciones rectorales.

2 ¿Dónde están publicados los procesos y procedimiento de Gestión Documental?

Estos se pueden encontrar en el micro sitio de Gestión Documental, y se accede a él a través de la
página de la Universidad.

Consulta de Documentos:

1 ¿Cómo realizo el proceso de consulta de documentos físicos cuando ya están en el archivo

central?

Se envía la solicitud a través de correo electrónico a la especialista de Gestión Documental,

indicando los datos exactos del documento para que sea enviado al área que lo requiere.

Herramienta:

1 ¿Qué herramienta es utilizada hoy para gestionar documentos?

Para realizar la gestión de documentos está disponible el "Gestor de Contenidos", para

digitalización e indexación está disponible SEVENET como herramienta de visualización de
imágenes.

2 ¿Qué tipo de documentos se gestionan por la herramienta y cuáles físicamente?

Esto está definido por cada una de las áreas de la Universidad y debe ser acordado en el momento
de la creación de un nuevo tipo documental con el área de Gestión Documental. Consultar flujos
documentales en el micro sitio de Gestión Documental para identificar cuales tipos se digitalizan y
cuales solo se envían físicos al archivo central.

Comunicaciones Oficiales:

1 ¿Cómo insertar o cargar la firma a las comunicaciones de envío?

Para cargar la firma de documentos se debe marcar el recuadro del campo seleccionar y luego dar
clic en Aceptar; con esto ya el sistema le inserta la firma cargada. Se debe tener en cuenta que el
usuario ya debe tener registrada una firma en el sistema que se gestiona a través de la Dirección
Nacional de Gestión Documental.

2 ¿Dónde encuentro los formatos pre establecidos?

El mimo sistema los provee, solo deben ingresar por WCC en la opción buscar y luego la opción
plantillas. Debe recordar que cuando se descarguen estos documentos, deben ser guardados en el
equipo para su gestión.

3¿Todas las comunicaciones oficiales deben ir por el WCC?

Si, sin excepción todas las comunicaciones oficiales de la Universidad deben gestionarse por la
herramienta. En caso que el sistema no esté operando pueden remitirse al área encargada, DNGD.

4 ¿Cuál es el formato de acta vigente y válido para la Universidad dado que en el SGI está
publicado un formato, y el que está cargado en las plantillas de WCC es otro?

El formato de Acta vigente para la Universidad Cooperativa de Colombia es el que aparece en

WCC.

5 ¿Si me equivoco al colocar el revisor o destinatario al enviar una comunicación oficial, puedo
recuperarla por la herramienta antes de que llegue al destino?

No es posible recuperar dicha información, se debe comunicar con el destinatario y solicitar el

rechazo de la comunicación, sin embargo esta solicitud no puede hacerse a través de la
herramienta.

6 ¿Puedo gestionar, editar y/o modificar las comunicaciones que encuentro en "enviados por mí"
"recibidos por mí" o "copiados por mí"?

No, cuando un documento se encuentra en estas opciones, quiere decir que como tal ya fue
gestionado y por lo tanto es el contenido final el cual no permite más flujos de aprobación o
rechazo. Tampoco implica algún problema de seguridad, ya que así se tenga acceso al archivo
nativo (documento de apoyo) y este se pueda descargar de la plataforma, no implica ninguna
inseguridad para el documento de archivo (el que se encuentra en formato PDF/A), pues como
antes se indicó, ya está gestionado y no hay forma real de cambiarlo.

7 ¿Es seguro gestionar comunicaciones por la plataforma WCC?

Sí, es seguro ya que la plataforma cuenta con dos tipos de controles que garantizan la no fuga de
información: 1. El registro en los metadatos que solo el usuario con su contraseña puede realizar
(opción: Firmar Documento); a esto se le conoce como firma electrónica (no firma digital). 2. El
radicado que solo la plataforma genera y coloca como marca de agua en el documento de archivo
una vez este ha sido aprobado por todos (Proyector, Revisor y Remitente). Estos dos elementos,
son los que aseguran la confiabilidad de la documentación gestionada, ahora bien, hay elementos
que el usuario debe garantizar en su uso como que el mismo usuario mantenga segura su clave.
8 ¿Hay usuarios que no se recuperan automáticamente de los registros del sistema WCC, como se
le pueden enviar las comunicaciones?

El campo "Destinatario", el Proyector puede colocar manualmente los nombres de usuario,

separados por coma (,) y espacio ( ). Esta alternativa aplica, para aquellos usuarios que no han
ingresado por primera vez a la plataforma y no son visibles por la opción buscar, pero que se les
necesita publicar información.

Objetos Postales:

¿Cómo envío los paquetes postales a otras sedes?

Por la opción enviar "objetos". Si se requiere oficializar el envío, se debe redactar un memorando
indicando al destinatario que va a llegarle un paquete, de lo contrario simplemente se envía el
objeto sin dejar oficialización.

Procesos Documentales:

1 ¿Cómo puedo enviar un llamado de atención a través de la herramienta WCC?

Se debe gestionar como carta, en el ejercicio del conducto regular, la carta la proyecta el
Coordinador del área remitente y la firma la persona a cargo de Gestión Humana de la sede o en
su defecto el Director de la sede.

2 ¿Cómo anexo documentos a las comunicaciones?

Se debe realizar el proceso establecido de envío de comunicaciones hasta proteger el documento,

allí desplegar la pestaña de acciones de contenido, donde se encuentra agregar anexos, pueden
ingresar cualquier tipo de anexos en cualquier formato.

3 ¿Si no puedo visualizar los contenidos recibidos, que debo hacer?

En primer lugar se debe verificar con TI, si el rol ya está creado, si la respuesta es afirmativa debe
solicitarse a esta misma área una revisión del estado del rol. Si el usuario no tiene ningún rol
asignado, debe comunicarse con el usuario -------- para asignación.
Incidencias de la Herramienta:

1 ¿A quién y cómo puedo gestionar los errores operativos de la herramienta?

Los errores operativos de la herramienta pueden gestionarse a través del auxiliar de Gestión
Documental, esta persona a su vez gestionará con el área correspondiente la solución a entregar.

2 ¿A quién puedo reportar los errores de configuración de la herramienta?

Los errores operativos de la herramienta pueden gestionarse a través del auxiliar de Gestión
Documental, esta persona a su vez gestionará con el área de TI la solución a entregar.

3 ¿Si no puedo visualizar imágenes con mi usuario que debo hacer?

Se debe verificar que el rol asignado a cada usuario tenga permisos de visualización de imágenes,
de no tenerlos se debe solicitar a través de correo electrónico al auxiliar de Gestión Documental el
rol requerido para que sea gestionado.