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DESARROLLAR SISTEMA DE INFORMACIN PARA LA ADMINISTRACIN DE PROCESOS EN LOS DESPACHOS DE ABOGADOS

DAVID CUBILLOS JAUREGUI KEVIN VARGAS SARMIENTO FREDY GUATAME BERNAL

ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS INDUSTRIALES INGENIERIA DE SISTEMAS BOGOTA DC 2012

DESARROLLAR SISTEMA DE INFORMACIN PARA LA ADMINISTRACIN DE PROCESOS EN LOS DESPACHOS DE ABOGADOS

ING. PEDRO HUMBERTO CASTAEDA

ANTEPROYECTO DE INVESTIGACIN

ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS INDUSTRIALES INGENIERIA DE SISTEMAS BOGOTA DC 2012

TABLA DE CONTENIDO

Pg. 1. INTRODUCCION . 4 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIN.. 5 3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN......... 7 3.1. OBJETIVOS GENERALES.. 7 3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS. 7 4. JUSTIFICACIN Y DELIMITACIN DE LA INVESTIGACIN.. 8 4.1. JUSTIFICACIN.... 8 4.2. DELIMITACIN10 4.3. ALCANCES..........10 5. MARCO DE REFERENCIA DE LA INVESTIGACION.... 11 6. HIPOTESIS .........13 7. TIPO DE INVESTIGACIN....14 8. DISEO METODOLOGICO...15 9. RECURSOS 16 10. CRONOGRAMA. 17 11. REFERENCIAS.. 20

1.

INTRODUCCION

La presente investigacin se refiere al manejo actual de la informacin dentro de los despachos de abogados(tambin conocidos como bufetes o firmas de abogados) en la ciudad de Bogot D.C, Colombia, la deficiencia en la administracin de la informacin de cada cliente, detalle de proceso y de archivo (Trmino fijado por la ley), de los procesos o casos jurdicos y su trazabilidad (Ingreso, Almacenamiento y Edicin de la Informacin), as como lo difcil que es su revisin oportuna y cumplimiento en los lapso de tiempo establecidos. La actividad principal de los despachos de abogados es dar soluciones rpidas, adecuadas, concisas y precisas a cada uno de los procesos o casos jurdicos pero que en la mayora de los casos es tarda e inoportuna lo que genera malestar e inconformismo en los clientes. Para analizar esta problemtica es necesario mencionar sus causas, una de ellas y la principal es la falta de herramientas tecnolgicas que agilicen los trmites pertinentes y a su vez permitan dar una solucin ms rpida al proceso en s. El manejo de los procesos jurdicos debe centrarse en la solucin del mismo y no debe verse interrumpida por su administracin, es decir, el abogado no debera preocuparse por el almacenamiento de los documentos, por su correcto estado, ni depender de terceros que estn revisando las fechas de vencimiento de los procesos, sino en solo dar solucin oportuna al proceso. Es de aqu donde nace el inters de brindar una solucin a los despachos de abogados que les permita centrase en su trabajo y as mismo agilizar la distribucin y/o consulta de los procesos que estn llevando a cabo. Mediante entrevistas con diferentes despachos de abogados en la ciudad de Bogot DC, Colombia, se entender a fondo como es llevado un proceso o caso jurdico, desde su creacin o inicio, su procedimiento, almacenamiento, distribucin, etc. hasta su solucin; lo que permitir generar una herramienta tecnolgica (Sistema de Informacin) que sistematice la administracin y los procesos de forma genrica para que pueda ser implementada en cualquiera de ellos.

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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIN

Los problemas existen en cada paso del procedimiento de puede tener un proceso o caso jurdico cotidiano. Al iniciar un nuevo proceso jurdico el abogadorene toda la documentacin para radicar la solicitud, la cual es diligenciada manualmente en formatos fsicos y guardada en archivadores y/o carpetas llamadas libros auxiliares, en el que se adjuntan todos los procesos jurdicos que el despacho lleva o ha llevado a cabo, a medida que se van creando mas procesos estos archivadores y/o carpetas van generando un gran volumen que haceque el tiempo de consulta de estos documentos o procesos sea muy prolongados, adems por la forma en que son archivados pueden presentar deterioro, y hacer que su distribucin en los juzgados y/o tribunales sea demorado y engorroso. Una vez radicada la solicitud el abogado encargado debe hacer entrega de esta a la entidad demandada destinatario. Si pasado tres (3) meses la entidad a la cual se presento la solicitud no la ha resuelto se interpone el Recurso de Reposicin (derecho fiscal que tiene la entidad demandad la cual interrumpe el proceso jurdico temporalmente), en este caso debe existir una persona que manualmente revise los libros auxiliares da a da para saber si alguna peticin se ha vencido y no ha sido resuelta, esto genera retrasos y puede causar imprecisin en las fechas de vencimiento. El Recurso de Reposicin se puede presentar de dos maneras; la primera es cuando la solicitud es resuelta, es decir, en la que la entidad demandada decide notificar una respuesta a lapeticin a travs de un Oficio (carta entregada como respuesta por la entidad demanda), la cual es entregada fsicamente mediante alguna entidad prestadora de servicios de entrega de documentos o por correo electrnico, la fecha de esta Oficio cobra valor siempre y cuando el texto de ste Oficio niegue la solicitud. La segunda opcin es cuando pasado tres meses no ha sido resuelta lo cual genera Silencio Administrativo Negativo (no respuesta ante la solicitud),en cualquier caso el documento es diligenciado manualmente y llevado fsicamente a la respectiva entidad, la fecha es indispensable para poder continuar el trmite Administrativo. Despus de radicado el Recurso de Reposicin se tiene un lapso de dos (2) meses para resolver la solicitud, sin tener en cuenta la presentacin de ste, (cuando se interpone contra el Oficio o contra el Silencio Administrativo), a partir de sta fecha se empiezan a preparar los documentos

para empezar el trmite ante lo Contencioso (demanda), estas fechas tienen que ser constantemente revisadas para tomar acciones pertinentes, este es el principal problema ya que al no contar con ninguna herramienta que notifique de los procesos a tiempo se ven obligados a estar revisando todos los procesos diariamente y en algunos casos es posible que se ignoren y esto genere ms retrasos en su ejecucin. Una vez radicada la demanda es enviada a los Juzgados correspondientes dependiendo de la Jurisdiccin a que corresponda, esta se puede vigilar por internet, a travs de la pgina www.procesos.ramajudicial.gov.co(medio tecnolgico usado por la rama judicial de Colombia en el cual se publican todos los procesos que se llevan a cabo)hasta q se llegue a un fallo (pronunciamiento definitivo en un pleito o demanda). Por lo anterior, Cmo desarrollar un sistema de informacin que apoye y administre de una forma organizada los despachos de los abogados, sistematizando los procesos administrativos, adems de notificar a tiempo sobre los procesos que se estn llevando cabo?

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OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

3.1. OBJETIVO GENERAL. Desarrollar un sistema de informacin el cual agilice y optimice elprocesamiento, almacenamiento y consulta de procesos jurdicos que sonllevados a cabo en los despachos de abogados en la ciudad de Bogot.

3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 3.2.1. Realizar manuales de instalacin con las instrucciones especficas para llevar a cabo la correcta implantacin del sistema de informacin. 3.2.2. Elaborar el documento final en el cual se vean reflejados los detalles de los procesos llevados a cabo por el aplicativo. 3.2.3 Realizar una lista de los riesgos conocidos y vigentes del sistema, ordenados en forma decreciente en cuanto a importancia y las acciones de contingencia para su mitigacin. 3.2.4. Realizar capacitaciones al personal y entregar manuales de usuario para facilitar el aprendizaje del funcionamiento del sistema de informacin. 3.2.5. Empaquetar los ficheros del sistema y almacenados en un CD con las herramientas necesarias para facilitar su instalacin.

4.

JUSTIFICACIN Y DELIMITACIN DE LA INVESTIGACIN

4.1. JUSTIFICACION El sistema para la administracin de procesos en los Despachos de Abogados vaenfocado a optimizar los flujos de procesos de informacin y de consulta que un profesional litigante al ejecutar su oficio en cada proceso judicial que lleve a cargo. Esa informacin, que es empleada primeramente por el apoderado, en segundo planos los clientes y por ltimo para lograr un cotejo con el aplicativo que maneja la Rama Judicial de Colombia. La finalidad del sistema de informacin en estudio, es aportar una informacin concreta, fcil, dinmica, confiable y explicativa, para cada demanda ordinaria que se empiece a tramitar ante una corporacin judicial nacional. Ya que facilita la adquisicin de la informacin inmediata, sin tener que recurrir al archivo fsico, para dar un informe, exacto y concreto al demandante, adems al tener en uso este sistema de informacin ayudara al control interno que debe tener el profesional o auxiliar de despachos en cuanto a los trminos que son determinados por el C.P.A.C.A (Cdigo de procedimiento civil administrativo contencioso administrativo), para formular cualquier peticin, recurso u otra solicitud. El proyecto prevee ofrecer una agilidad, facilidad y eficaz adquisicin de informacin en el momento que se requiera de esta; tener certeza del vencimiento de los trminos procesales que se vayan presentando para cada caso. En una encuesta de proyeccin del aplicativo un abogado de derecho laboral administrativo, conoci la idea del proyecto, e informo que el uso de este sistema es de gran utilidad para tener acceso inmediato a la informacin y ante todo un control confiable de los trminos y procesales cuando se tiene ms de quinientos (500) demandas que vigilar, simultneamente a nivel nacional; concluyo que no solo es una ayuda instrumental si no econmica para sus despachos y de gran valor significativo porque es un proyecto interesante pues no tenia conocimiento de tal aplicativo.

Este sistema de informacinbrindara un buen manejo de la informacin y su correspondiente administracin, adems de guardar esta informacin de manera segura, donde consultarla no llegue a ser complicado y le permita a los juristas estar informado sobre los diferentes casos o cualquier otro proceso jurdico, segn corresponda.Este sistema reflejara respuestas ms fidedignas tanto para el abogado como para sus clientes ya que los procesos jurdicos o casos sern resueltos con mayor eficiencia y no se vern interrumpidos por la mala administracin de los archivos manuales. Con la implementacin de este sistema, se pretende dar una ayuda y una solucin informtica a los despachos de abogados y a la rama judicial, ya que ellos al impartir justicia, manejan todo un flujo de informacin que sirve para la toma de grandes decisiones, y que por lo tanto esa misma informacin debe estar completamente segura y a la mano a la hora de que algn miembro del sector en cuestin decida consultarla de nuevo. Como esta informacin, que se maneja diariamente en los despachos de Bogot D.C, se requiere una constante vigilancia en cada proceso que se genera, por ello este sistema ser genrico, para que cada despacho pueda implementar este sistema de informacin as que ser de vital importancia en todos los niveles de trazabilidad de dichos despachos y con esto daremos una solucin sistemtica a este campo que ha tenido varios avances en el mbito tecnolgico, pero son limitados tanto en la administracin de los procesos como en el manejo de tiempo real ante las fechas de adjudicacin. Adems este contribuir con la preservacin del medio ambiente disminuyendo el uso del papel solo cuando sea estrictamente necesario. Esto brindara a las personas naturales o jurdicas una mejora en el servicio y atencin dentro de estos despachos, agilizando la solucin de sus necesidades legales frente a cualquier problema que pueda ser resuelto por un abogado. Para finalizar el proyecto tiene como finalidad llenar el vaco de tener un archivo con una cantidad considerable de procesos de los cuales se tiene acceso a estos de inmediato y confiable, proyecto que para esta profesin no ha tenido tal reconocimiento.

4.2. DELIMITACIN Se debe cumplir con las especificaciones mnimas del hardware para brindar un buen funcionamiento de la mquina. Se establecern unas restricciones de uso solo para el rea jurdica, adems se realizaran las diferentes acciones de los detalles de procesos y trminos fijados por la ley para brindar garanta del desarrollo de software.

4.3. ALCANCES

Este sistema de informacin agilizara los procesos de los clientes, dando as rapidez a los casos y seguridad en los archivos de estas personas. Optimizar la utilizacin de los recursos tecnolgicos asociados al orden, adems su funcionamiento se acopla con varias incorporaciones de nuevos despachos de abogados.Este desarrollo de software se enfocara en el sector jurdico especficamente en cada despacho de abogados.

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MARCO DE REFERENCIA DE LA INVESTIGACION

Se han implementado varios estudios alrededor de este tema ya que para un abogado es muy ortodoxo el manejo de la informacin de cada proceso y caso jurdico de su despacho. En la ltima dcada con la implementacin de las TIC (TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y LA COMUNICACIN), se han venido desarrollando pginas web y aplicaciones escritorio que ayudan de cierta manera a los litigadores en la trazabilidad de los procesos que se desarrollan diariamente en estos lugares, pero estos desarrollos son muy limitados tanto en el tiempo de notificacin y dems procesos, ya que lo que pueden llegar a brindar es muy reducido casos tales como los desarrollos ya implementados que son: El modelo actual de la legislacin de nuestro pas indica varios estatutos legales en los cuales se desmiembran los procesos en estudio tales como: 5.1. Procesos Administrativos: El proceso brinda a las personas la garanta en que Administracin de la informacin no va a actuar de un modo arbitrario y discrecional. Por lo tanto se adjudicaran las pautas establecidas por el rgimen administrativo, en este proceso se manejan sistemas que actualicen o desarrollen los litigadores en sus despachos, este proceso se retroalimenta en la pagina nacional PORTAL RAMA JUDICIAL.En esta pgina se vigilan las situaciones de cada demanda, y lo que se debe ir realizando en cada etapa del proceso Ordinario 5.2. Procesos Penales:Son normas jurdicas correspondientes al derecho pblico interno que regulan los procesos de carcter penal desde su inicio hasta su fin entre el estado y los particulares. Se han desarrollado herramientas que por el manejo de informacin en este proceso se han convertido en utensilios obsoletos. Como por ejemplo Legalis, que es un sistema que permite organizar la informacin de un bufete por departamentos, reas o cualquier otra estructura organizativa. 5.3. Proceso Jurisdiccional: Este proceso consiste en el conjunto de normas jurdicas generales que regulan los trmites, actos y resoluciones a travs de los cuales los jueces y tribunales ejercitan su autoridad jurisdiccional juzgando y haciendo ejecutar lo juzgado. Este proceso se estipula con las actas que se generan en los juzgados y se almacenan en el archivo general de despachos
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judiciales. Este proceso es muy ortodoxo ya que es el nico que por la severidad de la informacin requiere que se administre con gran seguridad esta informacin, actualmente se establece una copia del estatuto que se elabora en los juzgados en la pagina nacional PORTAL RAMA JUDICIAL, (http://www.ramajudicial.gov.co/csj/). 5.4. Procesos Laborales: Este proceso se basa en resolver los conflictos jurdicos y econmicos que se originan directa o indirectamente del contrato de trabajo y cuyo conocimiento corresponde a la jurisdiccin del trabajo y a otros funcionarios instituidos por la ley. En este proceso se maneja un reconocido software llamado Brindys GEDEX, esta herramienta maneja los procesos laborales y de casos abiertos en un despacho, pero a la vez se limita a los dems procesos. 5.5. Procesos Civiles:Este proceso se basa en conjunto de normas y principios que regulan la funcin jurisdiccional del estado y que fijan el procedimiento que se ha de seguir para obtener la actuacin del Derecho Positivo y los funcionarios encargados de ejercerla a cargo del aposento poltico. Teniendo en cuenta los avances que se han logrado previamente se pretende llegar a una solucin informtica para el buen manejo de la informacin y su correspondiente administracin, y que adems, permita guardar esta informacin de maneras segura, donde consultarla no llegue a ser complejo y en el cual se pueda generalizar esta solucin informtica para que sea aplicable a todos los despachos de Bogot D.C. Con este sistema de informacin se pretende alcanzar un gran nivel en el mbito administrativo y no recaer en los errores que se han venido desarrollando, por eso tomaremos en cuenta los avances previos a este, para enfatizar que puntos debemos conceptualizar y mejorar. Para que esta solucin informtica sea un xito, tanto para los abogados como sus clientes, en el cual se podrn liberar procesos con menor lapso de respuesta ante los juzgados.

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HIPOTESIS

En los despachos de abogados en la ciudad de Bogot DC, Colombia la falta de herramientas informticas no permite un correcto manejo de los procesos o casos jurdicos, retrasndolos. Si se desarrollar un sistema de informacin que administre, procese, almacene, distribuya y realice seguimiento de los casos o procesos que son llevados en undespacho de abogados entonces estos pueden ser resueltos mas gilmente ya que el o los abogados se centran en su labor (resolver el caso o proceso jurdico) y no en el manejo de la informacin. El sistema de informacin permite la manipulacin de los procesos de una forma organizada e intuitiva, facilitando la creacin, edicin y eliminacin de casos o procesos, adems facilita la bsqueda de procesos actuales (que se estn llevando a cabo) o de caos ya terminados (resueltos o no) para as tener un historial de lo que ha hecho el despacho y poder tener estadsticas confiables.

Al reemplazar el manejo manual (diligenciamiento de formatos, bsqueda en libros auxiliares por terceros, etc.) por el sistema de informacin los casos o procesos sern ms confiables ya que cada abogado tendr acceso solo a sus procesos y no a los de los dems. Esto brindara soluciones ms seguras y confiables ya que son de difcil acceso por terceros.

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TIPO DE INVESTIGACION

El tipo de investigacin que se llevara a cabo ser un estudio explicativo ya que va ms all de la descripcin de conceptos o fenmenos o del establecimiento de relaciones entre conceptos; estn dirigidos a responder a las causas de los eventos fsicos o sociales. Como su nombre lo indica, su inters se centra en explicar por qu ocurre un fenmeno y en qu condiciones se da ste, o por qu dos o ms variables estn relacionadas. Este tipo de investigacin es masestructurada que las dems clases de estudios y de hecho implican los propsitos de ellas (exploracin, descripcin y correlacin), adems de que proporcionan un sentido de entendimiento del fenmeno a que hacen referencia.

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8. DISEO METODOLOGICO
La investigacin har uso de los diferentes mtodos / tcnicas: Cuantitativo: Se realizaran entrevistas en diferentes despachos de abogados en la ciudad de Bogot, Colombia con el fin de entender cul es la forma en que llevan los casos o procesos jurdicos los diferentes abogados que all trabajen o se desempeen. Se realizaran encuestas a personas clientes para familiarizarnos con la forma en la que ellos solicitan un nuevo caso o proceso jurdico y que esperan de los mismos, a su vez esto nos permitir entender cules son las principales falencias desde el inicio de un nuevo caso o proceso jurdico. Adicionalmente entenderemos las expectativas e inconformidades de ellos. Acompaar todo el ciclo de un caso o proceso jurdico nos permitir experimentar y entender mejor los posible fallos, retrasos y debilidades permitindonos centralizarnos en las falencias y mejorar las buenas practicas que se tengan.

Cualitativo: (se basa en el anlisis subjetivo e individual, esto la hace una investigacin interpretativa, referida a lo particular). Mediante la observacin podremos suponer posibles causas de los problemas planteados permitindonos centrarnos en eso. Les entrevistas no acercaran a las vivencias (historias de vida) de abogados y clientes detallndonos lo que posiblemente les molesta y dndonos a conocer las fortalezas existentes y que debemos mantener y/o mejorar.

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9. RECURSOS
Descripcin del personal requerido para el proyecto Nombres Profesin bsica Desarrollador de software Funcin bsica dentro del Dedicacin Costo proyecto en tiempo Anlisis de requerimientos, diagramas de casos de uso, 2 meses $2000.000 diseo de interfaz grafica, pruebas funcionales Diseo y normalizacin de bases de datos, diagramas 2 meses $2000.000 de clases, diagramas de actividades Pseudocdigo, manuales de usuario e instalacin, 2 meses $2000.000 capacitacin a usuarios finales

1 Kevin Vargas

2 Fredy Guatame

Desarrollador de software

3 David Cubillos

Desarrollador de software

Descripcin de recursos fsicos requeridos para el proyecto

Descripcin del equipo

Propsito del equipo Principal Computadores herramienta para realizar el proyecto Licencias del Herramienta software para Visual Studio desarrollar el 2010 producto final

Actividades en la cuales se Costo utiliza primordialmente Diagramas de casos de uso, diseo de bases de datos, pseudocdigo, pruebas $1000.000 funcionales Pseudocdigo $1800.000 Costo Total

Total

$3000.000

$5400.000 $14400.000

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10. CRONOGRAMA

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11. REFERENCIAS

11.1. http://www.enciclopedia-juridica.biz14.com/ (Enciclopedia Jurdica). 11.2. http://www.ramajudicial.gov.co/csj/ (Portal Rama Judicial). 11.3. http://www.brindys.com/es/ (BrindysGedex). 11.4. http://www.legalis.com/ (Legalis). 11.5. http://jorgemachicado.blogspot.com/2009/11/cppc(Apuntes Jurdicos) 11.6. http://camacol.co/informacion-jur%C3%ADdica(Cmara Colombiana de la Construccin )

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