LA GESTIÓN DE COMPRAS

SESIÓN 01
 • Definiciones básicas
• Clientes internos – interacción: Atención al cliente del
área de compras
Agenda • Procedimiento de compra de bienes y servicios
• Modalidades de compras: Orden de compra, Orden de
compra abierta, contrato marco, acuerdo de precios,
consignación, etc
Definiciones básicas
 Definiciones básicas
La gestión de compras se refiere al proceso de
adquirir productos (bienes o servicios) necesarios
para el funcionamiento de una organización de manera
eficiente y eficaz (Efectiva). Esta función es
fundamental para asegurar el suministro constante de
los recursos necesarios al menor costo posible, sin
comprometer la calidad o la disponibilidad.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Actividades
• Identificar las necesidades de la
organización.
• Buscar y seleccionar proveedores.
• Negociar los términos y condiciones del
Definiciones contrato.
básicas • Realizar pedidos.
• Dar seguimiento a los envíos.
• Verificar que los productos se reciban
oportunamente.
• Gestionar los pagos correspondientes.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Proveedores
• Seleccionados
• Evaluados y monitoreados
• Generar una relación sólida y
duradera
• Gestionar riesgos asociados a
la SCM
• Buscar oportunidades para
mejorar efectividad
• Reducir costos

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

Clientes internos – interacción:
Atención al cliente del área de
compras
 Cliente interno del área de compras

Departamentos
Proveedor Compras Cliente
Empleados

Características en la atención
• Comunicación clara
• Respuesta rápida
• Negociación efectiva
• Asesoramiento y Soporte
• Seguimiento y resolución de problemas
• Mejora continua
Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades
 Mantener una comunicación abierta y
fluida con los clientes internos para
comprender claramente sus
necesidades y requisitos.
Escuchar atentamente sus solicitudes,
preguntas o preocupaciones, y brindar
respuestas claras y precisas.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Es importante para el equipo de compras
responder de manera oportuna a las
solicitudes de los clientes internos. Esto
implica establecer plazos de respuesta
realistas y cumplir con ellos, proporcionando
información actualizada sobre el estado de las
solicitudes de compra y ofreciendo
alternativas o soluciones en caso de demoras
o problemas.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Llevar a cabo negociaciones efectivas
con proveedores en nombre de los
clientes internos. Esto implica obtener
las mejores condiciones de precio,
calidad, plazo de entrega y servicio para
cumplir con los requisitos de los
clientes internos.
Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades
 Los profesionales de compras pueden
desempeñar un papel de asesores para los
clientes internos al brindarles información
relevante sobre los productos, proveedores,
precios y condiciones de compra. Esto implica
mantenerse informado sobre el mercado y las
tendencias, y brindar recomendaciones
basadas en el conocimiento y la experiencia
en el área de compras.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Si surgen problemas o reclamos relacionados
con las compras, es importante que el equipo
de compras los atienda de manera diligente y
los resuelva de manera efectiva. Esto puede
implicar la comunicación con proveedores, la
gestión de devoluciones o cambios, y la
adopción de medidas correctivas para evitar
futuros problemas.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Implica buscar constantemente formas de mejorar
el servicio y los procesos. Esto puede incluir la
implementación de sistemas o herramientas
tecnológicas para facilitar el seguimiento de las
solicitudes de compra, la recopilación de
comentarios y sugerencias de los clientes internos,
y la búsqueda de oportunidades para optimizar la
eficiencia y reducir costos en el proceso de
compras.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

Procedimiento de compra de
bienes y servicios
Procedimiento de
compra de bienes y
servicios
Varia dependiendo de la organización y sus
políticas internas
Pasos comunes involucrados en este proceso:

• Identificación de la necesidad: El primer paso

es identificar la necesidad de adquirir un bien o
servicio. Esto puede surgir de diferentes
departamentos o empleados dentro de la
organización que requieren un producto o
servicio específico para llevar a cabo sus
funciones.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

Procedimiento de
compra de
bienes y servicios
Solicitud de compra: Una vez identificada la
necesidad, el cliente interno debe generar
una solicitud de compra. Esta solicitud suele
incluir detalles como la descripción del bien o
servicio requerido, las especificaciones
técnicas, la cantidad, el plazo de entrega
deseado y cualquier otro requisito relevante.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Procedimiento de
compra de bienes y
servicios
Evaluación de proveedores: El equipo de compras se encarga de
evaluar a los proveedores potenciales que pueden satisfacer la
solicitud de compra. Esto implica investigar y analizar diferentes
opciones de proveedores, considerando aspectos como la calidad
de los productos o servicios, la reputación del proveedor, los
precios, los plazos de entrega y otros términos y condiciones
relevantes.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

Procedimiento
de compra de
bienes y
servicios
Solicitar cotizaciones: Una vez que se han identificado
los proveedores potenciales, se les solicita que
proporcionen cotizaciones. Estas cotizaciones incluyen
el precio, las condiciones de pago, los plazos de entrega
y cualquier otra información relevante relacionada con
el suministro del bien o servicio.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Procedimiento de compra
de bienes y servicios
Comparación y selección de proveedores: El equipo de
compras compara las cotizaciones recibidas de los
proveedores y evalúa cuál ofrece la mejor relación
calidad-precio. También se pueden considerar otros
factores, como la confiabilidad del proveedor, la capacidad
de suministro, la atención al cliente y la disponibilidad de
soporte técnico.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Procedimiento de
compra de bienes y
servicios
Negociación y contratación: Una vez seleccionado el
proveedor, se procede a negociar los términos y
condiciones del contrato. Esto puede incluir aspectos
como el precio final, los plazos de entrega, las
garantías, las políticas de devolución, las condiciones
de pago y cualquier otra cláusula relevante. El
objetivo es llegar a un acuerdo mutuamente
beneficioso para ambas partes.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Procedimiento
de compra de
bienes y
servicios
Emisión de la orden de compra: Una vez que se
ha llegado a un acuerdo con el proveedor, se
emite una orden de compra oficial. Esta orden
de compra detalla los productos o servicios
requeridos, las cantidades, los precios
acordados y cualquier otra información
relevante. Es un documento legal que formaliza
la transacción y establece las responsabilidades
tanto del comprador como del proveedor.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

Procedimiento
de compra de
bienes y
servicios
Seguimiento y recepción: El equipo de compras realiza un
seguimiento del progreso del pedido, asegurándose de que se
cumplan los plazos de entrega y resolviendo cualquier problema o
retraso que pueda surgir. Una vez que los bienes o servicios son
entregados, se realiza una verificación para asegurarse de que se
cumplen las especificaciones y la calidad acordadas.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Procedimiento
de compra de
bienes y
servicios
Pago y cierre del proceso: Después de verificar
la recepción y la conformidad de los bienes o
servicios, se procede a realizar el pago al
proveedor de acuerdo con los términos
establecidos en el contrato. Esto puede implicar
el procesamiento de facturas y la gestión de los
pagos correspondientes. Una vez completado el
proceso de pago, el procedimiento de compra
se considera cerrado.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Debemos tener en cuenta que
Procedimiento este es un procedimiento
de compra de general y que las organizaciones
pueden tener variaciones en
bienes y cada paso, dependiendo de su
servicios estructura interna y políticas
específicas de compra.
Modalidades de compras
 Modalidades de
compra
• A continuación, veremos algunas modalidades de
compra que se usan actualmente:

• Orden de compra: Es un documento emitido por el

comprador que detalla la solicitud específica de bienes o
servicios a un proveedor. Incluye información como la
descripción de los productos, la cantidad, el precio, los
plazos de entrega, las condiciones de pago y cualquier otra
información relevante. La orden de compra es un registro
escrito de la transacción y suele ser utilizado para dar
inicio al proceso de adquisición.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Modalidades de compra

Orden de compra abierta: También conocida como orden de compra en

blanco o contrato marco, es un documento que establece los términos y
condiciones generales para futuras transacciones entre el comprador y
el proveedor. En lugar de especificar los detalles de cada compra
individual, la orden de compra abierta establece límites, como el
período de tiempo, los productos o servicios cubiertos y los precios
acordados. Permite al comprador realizar compras a lo largo del tiempo
sin necesidad de emitir una orden de compra separada para cada
transacción.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Modalidades
de compra

Contrato marco: Es un acuerdo formal entre el comprador y

el proveedor que establece los términos y condiciones
generales para futuras transacciones. Incluye aspectos como
los bienes o servicios cubiertos, los precios, los plazos de
entrega, las condiciones de pago, las responsabilidades de
cada parte y otros términos específicos. El contrato marco es
un instrumento legal que facilita y agiliza el proceso de
compra al establecer reglas claras y predefinidas.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

Modalidades
de compra
Acuerdo de precios: Es un acuerdo entre el
comprador y el proveedor que establece un
precio fijo o una fórmula para determinar los
precios de los productos o servicios. Este
acuerdo puede aplicarse a un contrato marco
o a una orden de compra específica. El
objetivo del acuerdo de precios es garantizar
la estabilidad y previsibilidad en los costos,
especialmente cuando hay fluctuaciones en
los precios del mercado.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Modalidades de
compra
Consignación: Es un acuerdo comercial en el que el
proveedor entrega los productos al comprador, pero
mantiene la propiedad de los mismos hasta que se
vendan o utilicen. El comprador almacena y vende los
productos, y una vez que se han vendido, se realiza el
pago al proveedor por el valor acordado o por un
porcentaje de las ventas. La consignación permite al
proveedor reducir su riesgo al mantener la propiedad de
los productos hasta que se hayan realizado las ventas.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Modalidades de
compra
• Compra al contado: Es la modalidad más
simple y directa, donde el comprador paga el
precio total del producto o servicio en el
momento de la compra.

• Compra a crédito: En esta modalidad, el

comprador adquiere los productos o
servicios pero no realiza el pago completo de
inmediato. En su lugar, se establece un
acuerdo de crédito con el vendedor,
permitiendo al comprador pagar en plazos
acordados.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

Modalidades
de compra
• Compra a plazos: Similar a la compra a
crédito, en esta modalidad el comprador
realiza pagos periódicos en un período de
tiempo establecido hasta completar el monto
total de la compra.

• Compra por subasta: Se lleva a cabo una

subasta donde los compradores compiten
entre sí para adquirir un bien o servicio. El
comprador que ofrece la oferta más alta al
final de la subasta se convierte en el ganador
y adquiere el producto.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Modalidades de compra

• Compra electrónica o en línea: En esta

modalidad, los compradores realizan sus
compras a través de plataformas en línea,
como sitios web de comercio electrónico. Se
realiza el pedido y el pago en línea, y los
productos se envían al comprador.

• Compra a través de licitación: Es común en

el ámbito empresarial y gubernamental. Los
compradores solicitan propuestas o
licitaciones de diferentes proveedores para un
proyecto o contrato específico. Luego,
seleccionan al proveedor con la oferta más
adecuada y ventajosa.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

 Modalidades de compra
• Compra de leasing: En esta modalidad, el
comprador alquila un producto por un
período específico, pagando una renta
periódica. Al finalizar el período de
arrendamiento, el comprador tiene la
opción de comprar el producto o devolverlo.

• Compra por suscripción: Se utiliza

principalmente en servicios digitales, donde
los compradores pagan una tarifa periódica
para acceder a un producto o servicio
durante un tiempo determinado.

Definiciones Clientes Internos Procedimientos Modalidades

Caso práctico
Caso práctico

• Comentar cómo funcionan los procesos logísticos en las empresas en

las que laboran
• Identificar oportunidades de mejora
• Preparar planes de acción
Conclusiones
La gestión de compras se centra en administrar todos los
aspectos relacionados con la adquisición de bienes y
servicios necesarios para el funcionamiento de una
organización, con el objetivo de optimizar los procesos,
reducir costos y garantizar la calidad y disponibilidad de
los productos o servicios adquiridos.
Los clientes internos son los empleados o departamentos dentro de
una organización que reciben productos, servicios o información de
otros empleados o áreas dentro de la misma empresa. Reconocer y
atender las necesidades de los clientes internos es fundamental
para promover un ambiente de trabajo colaborativo y garantizar la
eficiencia y calidad en el desempeño de la organización en su
conjunto.
La atención al cliente en el área de compras se enfoca en
brindar un servicio eficiente, oportuno y de calidad a los
clientes internos, comprendiendo sus necesidades,
proporcionando asesoramiento, negociando de manera
efectiva, resolviendo problemas y buscando continuamente
mejoras en el servicio y los procesos de compras.