Ins-Sso-008 Evaluación Ica en Plataforma Digital (V0)

Instructivo
EVALUACIÓN DE INICIO Y CESE DE ACTIVIDADES Documento ID : INS-SSO-08

(ICA) EN PLATAFORMA DIGITAL Versión : 00
Fecha : 03/03/2023
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre(s): Nombre(s): Nombre(s):
Fernando Dill’Erva Johnny Perez Julio Roncal

Ken Llerena José Sara
Cargo(s): Cargo(s): Cargo(s):
Supervisor de Seguridad y Salud Superintendente de Seguridad y Gerente de Gestión de Riesgos y

Ocupacional Salud Ocupacional Sostenibilidad
Supervisor de Seguridad y Salud

Ocupacional
Firma(s): Firma(s) Firma(s):
● CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Nº Modificaciones Aprobado por:
vigencia
00 03/03/2023 Elaboración de documento Julio Roncal
Los documentos impresos no son controlados. Usted es responsable de verificar que tiene la última versión.
Sólo para uso interno.
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Instructivo
Fecha : 03/03/2023
1.- Objetivo
Describir los pasos a seguir para la creación y cierre de una actividad en la plataforma digital y adjuntar los
documentos correspondientes.
2.- Alcance
Aplica a todas las áreas de Hudbay y sus empresas contratistas que requieran ingresar, crear y cerrar
actividades a realizar en la UMC.
3.- Responsabilidades
Creadores: Empresas Contratistas/Dueño de Contrato/ Sponsor/Supervisor responsable del trabajo de

Hudbay
● Se refiere a los dueños de Contrato, Sponsor, Supervisor responsable del trabajo de Hudbay y Supervisores
de empresa contratistas quienes son los encargados de ingresar la información requerida en la plataforma de
ICA digital, verificar la información y realizar el seguimiento al proceso descrito en el presente instructivo.
● El supervisor responsable del trabajo por parte de HBP es el responsable de asignar a los supervisores de
las áreas de soporte, en coordinación con los creadores del ICA (supervisores de empresas contratistas).
Aprobadores
● Supervisores de áreas de soporte de HBP que revisarán información cargada en la plataforma digital de ICA,
que corresponden a las áreas de: Control Ambiental, Seguridad y Salud ocupacional, Geotecnia e
Hidrogeología, Relacionamiento Social y Permisos y Sostenibilidad.
● Emitirán aprobación o devolverán para comentarios la información cargada en plataforma digital.
4.- Abreviaturas y Definiciones
● Área de trabajo: Lugar donde se realizan los trabajos, pudiendo ser:

o Áreas de trabajo habituales o asignadas por Hudbay, donde se desarrollarán las actividades, y
donde se han evaluado los riesgos y sus controles.
o Áreas de trabajo externas consignadas: Es el lugar geográfico diferente al habitual donde se
requiere realizar un trabajo, por lo que es necesario identificar y controlar sus riesgos.
● Riesgos del área de trabajo: Son los riesgos del entorno de trabajo. Algunos deben ser controlados por el
supervisor de área y otros informados al dueño de contrato/ supervisor responsable del trabajo de Hudbay
para que los controle.
● Riesgos propios del trabajo: Son los riesgos inherentes de la actividad, cuya responsabilidad de
gestionarlos es del dueño de contrato/ Supervisor responsable del trabajo de Hudbay.
● Supervisor de área de trabajo: Es el supervisor dueño del área, donde se realizará el trabajo.
● Dueño de contrato/Sponsor/ Supervisor responsable del trabajo de Hudbay: Supervisor de determinada
área de HBP, quien solicita la adquisición de un servicio y quien luego de adjudicado el contrato se
encargará de su supervisión.
● Supervisor de áreas de soporte (SSOMAC ,G&H y Permisos y Sostenibilidad): Es la supervisión de las
áreas de Seguridad y Salud Ocupacional, Control Ambiental, Permisos y Sostenibilidad (Incluye
Biodiversidad), Relaciones Comunitarias y Geotecnia e Hidrogeología.
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Fecha : 03/03/2023
● Trabajo: Conjunto de actividades que pueden llevarse a cabo por personal propio de Hudbay o por personal
de empresa contratista.
● PETS: Procedimiento escrito de trabajo seguro
● Cambio: Cualquier modificación temporal o permanente a las condiciones operacionales de la planta,
mina,áreas administrativas, equipos, instalaciones y procesos, que no hayan sido planificados en el diseño
de la operación o instrumento de gestión; incluye inicio de nuevos proyectos y que este impacte en las
personas. Éstos pueden ser de tres tipos:
o Cambio de Naturaleza Física: Cambio cuya finalidad es modificar los equipos, la planta, las
construcciones, las edificaciones o las instalaciones para optimizar su funcionamiento, disponibilidad
y/o condiciones SSOMAC.
o Cambio de Naturaleza Operacional: Cambio cuya finalidad es mejorar o modificar los procesos en su
control, formulación, prácticas, criterios, especificaciones y/o condiciones SSOMAC, y están
directamente relacionados con la producción de concentrado de Cobre y Molibdeno.
o Cambio de Naturaleza con impacto en las personas: Cambio que impacta al colaborador y/o cómo
viene realizando su trabajo que puede generar resistencia o rechazo.
● MA: Medio Ambiente

● SSO: Seguridad y Salud Ocupacional
● RC: Relaciones Comunitarias
● G&H: Geotecnia e Hidrogeología.
● ICA: Evaluación de Inicio y Cese de Actividades
● UM: Unidad Minera
5.- Documentos de referencia
● Ley N° 29783, Ley General de Seguridad y Salud en el Trabajo y su reglamento de seguridad y salud en el
trabajo DS OO5- 2012 TR y sus modificatorias.
● D.S. N° 024-2016-EM Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en minería y su modificatoria D.S. N°
023-2017-EM Modificatoria del Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería.
● Normas ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018.
6.- Descripción:
6.1 Registro en el Security App:
Para registrar un usuario en el Security app es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Tener un correo Gmail registrado en la computadora o celular.
2. Ingresar a https://warcoglobal.com/hudbay/securityapp/
3. En caso tenga más de 1 correo registrado, dar click en “Acceder”.
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4. Verificar el correo electrónico.
5. Ingresar sus datos personales, verificar que estén correctos y hacer click en “Registrar”.
6.2 Creación de ICA en plataforma digital:
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1. Ingresar al enlace https://warcoglobal.com/hudbay/ica/#
2. El creador (personal de Hudbay o empresas contratistas) debe dar click en “Nuevo formulario”, para crear un
nuevo ICA.
3. Ingresar/modificar la información requerida en la pestaña “Inicio de actividades, ingresando uno por uno a los
siguientes puntos:
a) Datos Generales: Ingresar los campos solicitados.
b) Medio Ambiente: Ingresar los campos solicitados.
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c) Seguridad y Salud Ocupacional / Geotecnia e Hidrogeología: Completar los datos solicitados.

d) Relacionamiento Social: Completar los datos solicitados.
e) Permisos y Sostenibilidad: Completar los datos solicitados.
4. Una vez ingresados los datos requeridos en la pestaña “Inicio Actividades”, deberá hacer click en la pestaña
“Documentos”, y posteriormente en “Choose File” para cargar la documentación correspondiente a la actividad
y hacer click en “Guardar”.
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Nota:
- Enviar los archivos adjuntos en conjunto dentro de archivos comprimidos o en su defecto subirlos uno
por uno.
- Sólo con el uso de la plataforma digital para la creación de ICA se puede adjuntar la lista maestra de
documentos esxternos (FOR-GG-05) sin firmas, en coordinación con el supervisor responsable del
trabajo/ dueño de contrato quien previamente habrá coordinado con las áreas de soporte asignadas
para toma de conocimiento. y validación de la información registrada.
5. Hacer click en la pestaña “Aprobadores” para ingresar a personal de soporte de HBP que revisará la
información adjunta.
a) Ingresar el nombre del aprobador y seleccionar el aprobador correspondiente desde la lista mostrada.
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Nota: En esta sección se tienen 03 áreas opcionales (Permisos y sostenibilidad, Geotencia e

Hidrogeología y Relacionamiento Social), en cuyo caso de no aplicar colocar aprobador según lo
coordinado con el supervisor responsable de Trabajo de HBP, deberá de colocarse un guión “-” en
lugar del nombre.
● Nota: En caso la actividad a realizar se desarrolle en áreas de trabajo habituales o correspondientes a

trabajos programados en paradas de planta y no tenga repercusión en las áreas de: Permisos y
Sostenibilidad, Relaciones Comunitarias, Geotecnia e Hidrogeología, el dueño del contrato/ Supervisor
responsable del trabajo de Hudbay coordinará con los creadores del ICA para colocar un guión (-) en estos
campos del FOR-GG-012 Evaluación de Inicio y Cese de Actividades como signo de que “No aplica”,
asumiendo la responsabilidad de su decisión y coordinación previa.
6. Una vez completada la información requerida, se deberá hacer click en el botón “Guardar” y proceder a
verfiicar la informaación ingresada y adjunta ingresando al ID que corresponda al ICA generado.
7. Enviar el ICA para aprobación haciendo click en el botón “Aprobación Inicio Actividades”.
8. Se podrá monitorear el estado de aprobaciones en la pestaña “Aprobadores”, siendo el primer aprobador el

supervisor responsabe del trabajo o Sponsor.
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9. Para los creadores de ICA también es posible realizar el monitoreo desde la tabla del ICA.
6.3 Corrección de ICA en caso de observación:
1. El creador del ICA (personal de HBP o empresas contratistas) será notificado por correo electrónico en caso
que algún aprobador haya rechazado/observado el ICA.
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a. Recibirá la notificación por correo electrónico, indicando el ID del ICA observado.
b. Al abrir el correo se podrá visualizar el comentario que indica el motivo de observación/rechazo:
c. Puede verificar los comentarios a través de la tabla de ICA, haciendo click en “Rechazado”, y se
mostrará un cuadro con el comentario motivo del rechazo.
Nota: No presionar el botón “Corregir”.
d. Para levantar los comentarios deberá ingresar al ID del ICA observado, adjuntar y guardar los
documentos con las observaciones levantadas o realizar las modificaciones solicitadas, y luego hacer
click en “Guardar”.
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e. Posteriormente dirigirse a la tabla de ICA y hacer click en “Rechazado”, y luego en “Corregir”.
f. El ICA se enviará para revisión/aprobación por las áreas correspondientes y se visualizará el estado
“Pendiente”, hasta el momento de recibir aprobación y comentarios.
6.3 Cierre de ICA:
1. Para iniciar el proceso debe asegurarse que la etapa de Inicio fue aprobada.
2. El creador del ICA (personal de HBP o empresas contratistas) deberá ingresar al ID del ICA a cerrar.
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3. Deberá hacer click en la pestaña “Cese Actividades” y completar/marcar la información solicitada.
a. Verificación del área entregada.
b. Aseguramiento de la documentación.
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c. Evaluación de desempeño (sólo para servicios tercerizados).
4. En la pestaña “Documentos” subir los archivos adjuntos que corresponden a la etapa de cierre, haciendo
click en “Choose File” y guardando la documentación en una carpeta comprimida.
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5. Ingresar a la pestaña “Aprobadores”.
a. Verificar que el ICA haya sido Aprobado para Inicio de actividades.

b. Hacer click en “Aprobación Cese Actividades”
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c. Podrá monitorear el ICA revisando en que fecha fue aprobado el cese de actividad (cierre).
d. Podrá monitorear el estado del ICA desde la tabla de ICA, y visualizar por completo el estado del ICA
desplazándose a la derecha.
Nota: Durante este proceso el ICA se visualizará en color Naranja.

e. Cuando concluya la etapa de aprobaciones para Cese el ICA se visualizará en color verde.
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7.- Registros
Tiempo de
Identificación Ubicación Protección Responsable Disposición Final
retención
FOR-GG-012 ICA en la Plataforma ICA en la Dueño de 2 años Eliminación.
Evaluación de Digital Plataforma contrato/
Inicio y Cese de Medio electrónico: Digital Supervisor
Actividades Computadora del Medio responsable
(ICA)- formato responsable del Electrónico: del trabajo de
Digital trabajo de Hudbay. Hudbay.
Computadora
del
responsable
del trabajo de
Hudbay.
Back up
8.- Anexos
NA
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EVALUACIÓN DE INICIO Y CESE DE ACTIVIDADES Documento ID : INS-SSO-08

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Fernando Dill’Erva Johnny Perez Julio Roncal

Cargo(s): Cargo(s): Cargo(s):

Supervisor de Seguridad y Salud Superintendente de Seguridad y Gerente de Gestión de Riesgos y

Supervisor de Seguridad y Salud

Firma(s): Firma(s) Firma(s):

Creadores: Empresas Contratistas/Dueño de Contrato/ Sponsor/Supervisor responsable del trabajo de

● Emitirán aprobación o devolverán para comentarios la información cargada en plataforma digital.

4.- Abreviaturas y Definiciones

● Área de trabajo: Lugar donde se realizan los trabajos, pudiendo ser:

● MA: Medio Ambiente

6.1 Registro en el Security App:

1. Tener un correo Gmail registrado en la computadora o celular.

3. En caso tenga más de 1 correo registrado, dar click en “Acceder”.

4. Verificar el correo electrónico.

6.2 Creación de ICA en plataforma digital:

1. Ingresar al enlace https://warcoglobal.com/hudbay/ica/#

a) Datos Generales: Ingresar los campos solicitados.

b) Medio Ambiente: Ingresar los campos solicitados.

c) Seguridad y Salud Ocupacional / Geotecnia e Hidrogeología: Completar los datos solicitados.

Nota: En esta sección se tienen 03 áreas opcionales (Permisos y sostenibilidad, Geotencia e

● Nota: En caso la actividad a realizar se desarrolle en áreas de trabajo habituales o correspondientes a

8. Se podrá monitorear el estado de aprobaciones en la pestaña “Aprobadores”, siendo el primer aprobador el

6.3 Corrección de ICA en caso de observación:

a. Recibirá la notificación por correo electrónico, indicando el ID del ICA observado.

b. Al abrir el correo se podrá visualizar el comentario que indica el motivo de observación/rechazo:

Nota: No presionar el botón “Corregir”.

e. Posteriormente dirigirse a la tabla de ICA y hacer click en “Rechazado”, y luego en “Corregir”.

6.3 Cierre de ICA:

3. Deberá hacer click en la pestaña “Cese Actividades” y completar/marcar la información solicitada.

a. Verificación del área entregada.

c. Evaluación de desempeño (sólo para servicios tercerizados).

5. Ingresar a la pestaña “Aprobadores”.

a. Verificar que el ICA haya sido Aprobado para Inicio de actividades.

Nota: Durante este proceso el ICA se visualizará en color Naranja.

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