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PROCEDIMIENTO Código: PC-SIG-PR-06

COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y Versión: 01

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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACION

Y CONSULTA

NÚMERO DE EJEMPLAR

NOMBRE DEL CARGO

Elaborado Revisado Aprobado

Paola Pérez Charri Paola Pérez Charri Olinda Charri Solano

Gerente Administrativo Gerente Admisnitrativo Gerente General
Fecha : 11/03/2019 Fecha : 13/04/2019 Fecha : 18/04/2019

Confidencial: Prohibida su reproducción total o parcial sin autorización del Coordinador SIG. Todo documento que sea
reproducido o impreso sin la autorización del coordinador SIG y no cuente con el sello de COPIA CONTROLADA será
considerado como una COPIA NO CONTROLADA.
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CONTENIDO

1. OBJETIVO ............................................................................................................................. 3
2. ALCANCE .............................................................................................................................. 3
3. TERMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................................. 3
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ...................................................................................... 3
5. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................ 3
6. PROCEDIMIENTO ................................................................................................................ 4
6.1. COMUNICACIONES INTERNAS .................................................................................. 4
6.2. COMUNICACIÓN CON VISITANTES ........................................................................... 4
6.3. COMUNICACIONES EXTERNAS................................................................................. 4
6.4. PARTICIPACION Y CONSULTA .................................................................................. 5
7. REGISTROS ......................................................................................................................... 6
8. ANEXOS ................................................................................................................................ 6
9. TABLA HISTORICA DE CAMBIOS ....................................................................................... 7

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1. OBJETIVO
Establecer el proceso y lineamientos a seguir para la comunicación, participación y
consulta que permita informar, recibir, registrar y responder apropiadamente las
comunicaciones internas y externas referido al Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad,
Salud en el Trabajo y Ambiental de Empresa Metal Mecánica Industrial Pérez Charri
SRL. Así mismo la forma de participación y consulta a realizarse en Empresa Metal
Mecánica Industrial Pérez Charri SRL.

2. ALCANCE
Aplica a las comunicaciones relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión (SIG) que
incluye:

• Las comunicaciones internas entre los diversos niveles y funciones de la organización

• Las comunicaciones externas con partes interesadas (clientes, entidades de gobierno,
etc.).

• La participación y consulta de la dirección, los trabajadores y sus representantes en

temas relacionados al Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiental de Empresa Metal Mecánica Industrial Pérez Charri SRL.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

- SIG: Sistema Integrado de Gestión.

- CSIG: Coordinador SIG
- SSTA: Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiental.
- SST: Seguridad, Salud en el Trabajo
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Norma Internacional ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad, requisito 7.4
Comunicación.
• Norma Internacional OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, requisito 4.4.3 Comunicación, participación y consulta.

5. RESPONSABILIDADES

• Gerente General: El Gerente General de Empresa Metal Mecánica Industrial Pérez

Charri SRL., aprobará toda respuesta escrita de Comunicación interna y externa
referente al desempeño SIG de la empresa.
• Coordinador SIG: Es responsable de revisar las comunicaciones externas sobre el
desempeño del SIG de Empresa Metal Mecánica Industrial Pérez Charri SRL.
Asimismo, es responsable de difundir y verificar que los temas relacionados al SIG que
haya establecido la empresa se comuniquen a todo el personal de Empresa Metal
Mecánica Industrial Pérez Charri SRL.
• Responsable del Área: Apoya a la difusión y cumplimiento del presente
procedimiento.
• Jefe/Supervisor SST: Son responsables de hacer cumplir el presente procedimiento
en su Área.

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6. PROCEDIMIENTO

6.1. COMUNICACIONES INTERNAS

El Coordinador SIG se asegura que los temas relacionados al desempeño (Objetivos,

programas de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo, Ambientales,
incidentes/accidentes, emergencias, actividades de mejora del SIG, etc.) del Sistema
Integrado de Gestión, se comunican al personal de Empresa Metal Mecánica Industrial
Pérez Charri SRL, incluyendo visitantes, a través de los siguientes medios:
• Reuniones del Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Curso de Inducción de Seguridad, Salud en el Trabajo y ambiental.
• Charlas de Sensibilización del SIG.
• Comunicados, boletines, afiches, vitrinas, carteles, tableros.
• Actas (Revisión por la Dirección, Reuniones con Líderes del SIG). Reuniones
mensuales, Reuniones con el supervisor SSO – Representantes de los trabajadores
y reuniones de seguridad.
• Correo electrónico.
• Comunicación directa con el Coordinador SIG.
• Vía telefónica y e-mail PC-SIG-FO-15 Red de Comunicaciones Internas (el
registro será elaborado por el coordinador SIG). .

6.2. COMUNICACIÓN CON VISITANTES

El alcance de la comunicación con los visitantes debe estar relacionada con:
• Los riesgos de SST, y los aspectos ambientales relacionados con sus actividades.
• Conformidad con el servicio brindado al cliente.
• Responsabilidad con los trabajadores de Empresa Metal Mecánica Industrial
Pérez Charri SRL y comunidad.
• Los requisitos establecidos en los Contratos de Trabajo.
• La comunicación deberá incluir información sobre cualquier Control operacional
antes de su emplazamiento.

6.3. COMUNICACIONES EXTERNAS

Las comunicaciones externas relacionadas al desempeño del Sistema de Gestión de
Calidad Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiental de Empresa Metal Mecánica
Industrial Pérez Charri SRL., tendrán el siguiente tratamiento:
a) Las comunicaciones externas de preferencia deben ser por escrito, recepcionada y
registrada por el responsable de Recursos Humanos y remitida a Gerencia General.
El responsable de Recursos Humanos archivará los registros respectivos.
b) La Gerencia General de Empresa Metal Mecánica Industrial Pérez Charri SRL.,
designará al área responsable que dará respuesta a la Comunicación, la cual
deberá iniciar las acciones inmediatas para su levantamiento, informar a la Gerencia
de Empresa Metal Mecánica Industrial Pérez Charri SRL., y guardar los registros.
c) Toda respuesta a las comunicaciones externas debe ser aprobadas por la Gerencia
General de Empresa Metal Mecánica Industrial Pérez Charri SRL.

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d) El Coordinador SIG solicita información de Comunicaciones externas relacionadas

al Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiental a la
Gerencia General cada vez que va realizar la Revisión por la Dirección.
e) Si la comunicación externa se refiere a temas ambientales o de Calidad, Seguridad,
Salud en el Trabajo y Ambiental entonces serán remitidas al Coordinador SIG, para
la elaboración de la respuesta.
f) La Alta Dirección de Empresa Metal Mecánica Industrial Pérez Charri SRL., ha
decidido NO COMUNICAR externamente información acerca de los Aspectos
Ambientales Significativos, salvo pedido expreso, que deberá ser aprobado por la
Gerencia General en coordinación con el Coordinador SIG .

6.4. PARTICIPACION Y CONSULTA

6.4.1 Participación del Supervisor de Seguridad y Salud en el Trabajo
El Supervisor de Seguridad y Salud en el Trabajo, remitirán sus Informes de
reunión al Coordinador SIG. El Coordinador SIG informará al CSIG sobre
las acciones desarrolladas para el cumplimiento de los acuerdos tomados
en las Reuniones programadas por el Supervisor SST.
6.4.2. Participación del Personal
El personal de la Empresa Metal Mecánica Industrial Pérez Charri SRL.,
participa en:
• Charlas de 5 minutos relacionados a los aspectos ambientales, los
peligros y riesgos sobre las actividades a ejecutar.

• Cursos de capacitación en temas relacionados a la gestión de la calidad,

seguridad, salud de los trabajadores y protección ambiental.
• La identificación y evaluación de peligros, riesgos y aspectos ambientales
significativos.

• Sugerencias para el establecimiento de controles apropiados aplicados a

sus actividades para prevenir comportamientos inseguros.
• Sugerencias relativas a cambios que se generen y puedan afectar al
Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiental de la Empresa Metal Mecánica Industrial Pérez Charri SRL,
(introducción de equipos nuevos o modificados, cambios en las
instalaciones, uso de nuevos materiales o sustancias químicas, nuevos
procesos, procedimientos o patrones de trabajo).

• Recomendación de mejoras al desempeño del SIG.

• Los Líderes SIG (Responsable de RRHH, Responsable del Área,
Supervisor SST) fomentarán la participación del personal durante las
charlas de 5 minutos, cursos de capacitación, reuniones y otros
relacionados a temas de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiental.
• |Comunicaciones relacionadas a peligros y aspectos del SIG relacionados
a las áreas de trabajo.

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o IPERC
o Inspecciones y auditorias
o Observación Planeada de Tarea
o Orden de Trabajo
o Informes de Trabajo (Cierre de paradas de planta, proyectos, etc)
o Buzones de sugerencias (PC-CO-FO-03 Reporte de reclamos, quejas
y sugerencias).
o Paneles informativos
o Cajas de Seguridad (MSDS, Procedimientos, estándares y/o otros)
o Reporte de Incidente, actos y condición sub estándar

6.4.3. Consultas sobre el SIG

a) Las consultas podrán realizarse durante las reuniones con el Supervisor
de Seguridad y Salud en el Trabajo, en el dictado de charlas de
sensibilización, en las reuniones con los Líderes SIG, en las reuniones
con el Representante de la Alta Dirección o durante las Revisiones por la
Dirección y serán tratadas con el Coordinador SIG quien a su vez evalúa
las consultas emitiendo las respuestas correspondientes o derivándolas
a las personas adecuadas.
b) Entre los temas a consultar tenemos:

• Los cambios que puedan afectar a la SSTA por los visitantes.

• Reorganización, controles nuevos corregidos, cambios de materiales,

equipos, exposiciones, etc.
c) La consulta con la parte externa (proveedores, clientes, población, etc.),
está a cargo del Área Involucrada, quienes remitirán la consulta al
Coordinador SIG y/o al Representante de la Alta Dirección, para la
elaboración de la respuesta. Entre las consultas podemos considerar:

• Cambios en los planes de emergencia y contingencia

• No Conformidades con el SIG

• Peligros que pueden tener impacto sobre los vecinos o peligros

procedentes de los vecinos,
• Cambios en los requisitos legales.

7. REGISTROS

• PC-SIG-FO-15 Red de comunicaciones internas}

• PC-CO-FO-03 Reporte de reclamos, quejas y sugerencias
• Actas, Comunicados, cartas, oficios, correos electrónicos, etc.

8. ANEXOS
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9. TABLA HISTORICA DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA APROBACION ITEMS MODIFICADOS

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