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Unidad

SERVICIOS AUXILIARES
DE CONTABALIDAD

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

Servicios Auxiliares de Contabilidad

Objetivo del Módulo:

Al finalizar el módulo, las personas participantes estarán en la

capacidad de manejar el control interno del efectivo, según
procedimientos contables.

INFOTEP 2
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

CONTENIDOS

Control del efectivo.......................................................................................................................... 5

Responsabilidades de la gerencia con relación al efectivo ............................ 6
Fuentes atraves de las cuales se puede captar efectivo .................................................7
Requisitos basicos control interno de efectivo.................................................................. 8
La caja chica. ........................................................................................................................ 11
Tipos de asientos de caja chica .......................................................................... 12
El control interno de la caja chica..................................................................... 14
Arqueo de caja chica. ....................................................................................................... 16
Asientos sobrantes y faltantes de caja ................................................................................ 18
La conciliación bancaria ................................................................................................ 20
Proced. contable previo para elaboración de una conciliación bancaria..... 21
Elaboración de la conciliación................................................................................................. 22
Asientos contables de una conciliación bancaria… ....................................... 29

INFOTEP 3
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

OBEJTIVO DEL MODULO

Al finalizar el módulo las personas participantes estarán en la capacidad de

manejar el control interno del efectivo, según procedimientos constables.

INFOTEP 4
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

1. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

Los contadores definen el efectivo como dinero en depósito en bancos y

cualquier concepto que el banco acepte para su depósito inmediato. Estas
cantidades incluyen no solamente las monedas y los billetes, sino también
los cheques y los cheques de gerencia. Por otra parte, los documentos por
cobrar, pagares y cheques posfechados no se aceptan como deposito
inmediato y no hacen parte de la definición de efectivo.

El efectivo constituye un recurso

que puede ser utilizado en varios
fines , el efectivo se puede definer
como aquellas partidas que están
compustas de las monedas de
curso legal o forzoso.

INFOTEP 5
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA
CON RELACIÓN AL EFECTIVO

Un manejo eficiente del efectivo debe incluir

medidas que:

1. Garanticen la exactitud contable con respecto a ingresos de

dinero, pagos de dinero y saldos de dinero.
2. Eviten perdidas por concepto defraudes o robos.
3. Permitan mantener en todo momento el dinero suficiente para hacer
los pagos necesarios, más un saldo razonable para emergencias.
4. Eviten mantener cifras innecesariamente grandes de dinero ocioso
en cuentas bancarias que no producen renta alguna.

El control interno sobre el efectivo se convierte algunas veces como un

simple medio de evitar fraudes o robos. No obstante, un buen sistema de
control interno debe también ayudar a lograr los demás objetivos de la
gerencia, tales como la exactitud contable de las transacciones en efectivo
y el mantenimiento de saldos adecuados, sin que lleguen a ser excesivos

INFOTEP 6
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

FUENTES ATRAVES DE LAS CUALES SE PUEDE CAPTAR EFECTIVO.

A. en cuentas por cobrar (abonosa cuetas por cobrar)

B. Ventas de mercacias en efectivo.
C. Reembolsos de prestamos, personal y liquidacion de gastos de viajes.
D. Ventas de actives.
E. Ventas de varios materials,
desperdicios, etc.
F. Ingresos por renntas.
G. Prestamos a cortos y largo plazo.
H. Aumento de capital.

Formas de recepcion de efectivo

a. En efecTivo
b. En cheque
c. Por ordenes de pago
d. Lestras de cambios , entre otras.

INFOTEP 7
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

REQUISITOS BASICOS PARA EL CONTROL INTERNO DE EFECTIVO

Los metedos generales y las medidas adoptadas comunmente por los

administradores al establecer un sistema adecuado de control interno, en lo
referente al activo, puede asumirs como sigue:

1. Salvaguardar el activo
2. Lograr una contabilidad más precisa.

En términos generales, un sistema básico de control interno para el area de

efectivo debe incluir las siguientes medidas:

1. Las retinas comerciales internas sistemáticas, debe ser definidas para la

contabilización de las operación Del efectivo, estableciendo una Clara
decisión del trabajo en cuanto al manejo y registro de los ingresos de
cajas.
2. Las responsabilidades y las tareas de los diversos empleados que
maneja el efectivo y registran transacciones de caja , se divide y se
interrelacionan en tal forma que:

a. Se minimize la aparicion de errors.

INFOTEP 8
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

b. Los errores que se presentan se pueden detector .

c. Y el fraude no se puede ocultar fácilmente.
3. Separación de las actividades con los desembolsos de la relacionada con la
recepción de numerario.
4. Todos lo ingresos de caja deben ser depositados diariamente en el banco.
5. Todos los egresos de caja deben hacerse mediante cheques, con
excepción de los desembolsos de caja chica.
6. La cuenta bancaria debe conciliarse mensualmente y de no hacerlo una
persona que no esté directamente involucrada en el manejo o en registro
de los ingresos o egresos de cajas.

INFOTEP 9
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

COMPRAS DE
MATERIAS
COBROS
PRIMAS O
MERCANCIAS

SALDO DE
COBROS CUENTAS
POR PAGAR

VENTAS Y
CUENTAS FABRICACION
POR COBRAR

INFOTEP 10
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

LA CAJA CHICA

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo a sus

requerimientos. Se define como la canidad de dinero destinada para efectuar
desembolsos menores.

ESTABLECIEMIENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA

Para establecer dicho fondo se debe hacer una estimacion del total de los
pagos menores que tiene que
hacer la empresa durante un
periodo dado, generalmente, no
se debe exceder de un mes.

El establecimiento de dicho
fondo se hace mediante retiro en
cheque de la cantidad convenida
y se asienta de la siguiente manera:

1. Asientos del fondo de caja chica.

3. Registros

Contable.

INFOTEP 11
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

4. Tipos de Asientos

1- Creación. 2- Aumento. 3- Disminución. 4- Reposición. 5-

Eliminación.

Creacion de fondo

Asiento creación fondo de caja

chica.

Disminución del fondo de caja chica.

INFOTEP 12
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

Aumento del fondo de caja chica

Reposición de fondo de caja chica.

INFOTEP 13
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

Eliminación de fondo de caja chica.

MEDIDAS DE CONTROL INTERNO QUE DEBE OBSEVARSE EN EL

MANEJO DE FONDO DE CAJA CHICA

1- Usar el sistema de Fondo Fijo. Con esta medida se logra limitar la

cantidad de dinero en custodia y permite verificar la cantidad cada vez
que efectué la reposición. Siendo fácil de revisar, puesto que la suma de
los comprobantes y del efectivo debe ser igual el monto de fondo.

2- Observar que sea un solo Custodia el Encargado. Esto se hace porque si

hay dos o más custodios se pueden culpar entre sí, con lo cual se dificulta
establece responsabilidad.

3- Observar que exista un comprobante por cada pago, debidamente

firmado por el beneficiario y aprobado por un funcionario competente,
al cual debe ponérsele un sello que diga ‘’Pagado’’ cuando se efectué el pago,
para evitar que pueda ser utilizado otra vez.

INFOTEP 14
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

Otras medidas que se recomiendan son: Efectuar arqueos sorpresivos del

fondo y limitar los fondos a una cantidad
razonable.

4- Que los desembolsos no excedan la

cantidad fijada, limitando el acceso del
custodio a los libros de registro; desde luego es conveniente verificar los
comprobantes al reembolso.

Se usa una cuenta de sobrantes y faltantes cuando no hay manera de

comprobar un movimiento debido a error (al dar un cambio o pagar de
más en algún gasto, al extraviar de

INFOTEP 15
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

algún recibo, etc.). Sí hay faltante (es decir, si la suma de los comprobantes
más el efectivo del fondo es menor que el fondo fijo), el faltante se carga a la
cuenta Faltante de Caja Chica y en algunos casos a Cuentas por cobrar trabajadores,
de tal manera que el cajero pague la diferencia y eso no construya un gasto para
la compañía. Si sobra (es decir, si la suma de los comprobantes más el efectivo
del fondo es mayor que el fondo fijo), el sobrante se acredita o abonaa la cuenta
de Sobrantes de Caja Chica.

ARQUEO DE CAJA CHICA.

Como una norma de control

interno del efectivo, es
recomendable practicar arqueo
de caja por sorpresa, para
verificar si el manejo del fondo
fijo sé está cumpliendo según
las normas establecidas.
Consiste en lo siguiente:

Hacer un conteo físico de lo que tiene la Caja chica, es decir, sumar los
comprobantes y el efectivo para determinar si es igual al fondo fijo; se dice
que hay un sobrante (considerado un ingreso) cuando el conteo físico
resulta mayor al fondo establecido y hay un faltante (considerado un
gasto), cuando ocurre lo contrario.

INFOTEP 16
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

CUANDO SE VA A EMITIR EL CHEQUE PARA REEMBOLSAR EL FONDO

FIJO DE CAJA CHICA DESPUÉS DE UN ARQUEO, HAY QUE TOMAR EN
CONSIDERACIÓN:

1. Si no hubo faltantes ni sobrantes, el cheque se va a emitir por

el total de los comprobantes.

2. Si el arqueo arroja un sobrante, el cheque a emitir debe ser

igual al total de los comprobantes menos el sobrante.

3. Cuando el arqueo arroja un faltante, el cheque a emitir debe ser

al total de los comprobantes más el faltante.

Hay que tener presente, que el

custodio es responsable en todo
momento del importe del fondo, ya
sea del efectivo o de los
comprobantes firmados, ya que
estos últimos son la evidencia que requiere el funcionario respectivo
para expedir un cheque de reembolso del fondo. Por lo tanto, todo
comprobante usado para reembolso, debe indicar que fue cancelado ya
sea con un sello o mutilado, de manera de prevenir que pueda ser usado
para un segundo reembolso.

INFOTEP 17
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

ASIENTOS SOBRANTES Y FALTANTES DE CAJA

En el manejo de dinero inevitablemente ocurren errores al efectúa la

devolución de dinero. Estos errores pueden causar un faltante o un sobrante
de caja al final del día, cuando se cuenta el dinero y se compara con los
recibos
.

La cuenta denominada Sobrantes y Faltantes de Caja se debita con los faltantes

y se acredita con los sobrantes.

Asiento de reposición y faltante de caja

chica:

INFOTEP 18
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

Asiento de reposición y sobrante de caja chica:

INFOTEP 19
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

La conciliación
bancaria busca encontrar
las diferencias que
existen al comparar el
estado de cuenta del
banco con los registros
contables que aparecen
en los libros de la
empresa. El propósito de
la conciliación bancaria es asegurar que el banco y la empresaestán de
acuerdo en las diferentes actividades y operaciones que se realizan con
relación a la cuenta bancaria de la empresa.

ELEMENTOS EN UNA CONCILIACIÓN BANCARIA.

Dentro de una conciliación bancaria podemos encontrar distintos elementos

que estaremos definiendo y desarrollados a continuación:

El cheque: lo podemos definir como una orden escrita y firmada por

personas autorizadas que autorizan al banco a pagar una cantidad especifica
de dinero a una empresa o persona. Este esta compuesto por el girador
(quien firma el cheque), el banco (sobre el cual esta avalado el cheque) y el
portador (la persona o empresa a quien se va a pagar el cheque).

Cheque en transito: son cheques emitidos por la empresa y registrados en sus

libros contables, pero que al corte del estado bancario no han sido
presentados al banco para su pago, es decir, no han sido cambiados en el
banco.

INFOTEP 20
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

Depósito: corresponden el dinero que la empresa deposita diariamente en la

cuenta, correspondiente de los pagos de sus clientes.

Depósitos en transito: son aquellos depósitos elaborados y registrados en la

empresa, pero que han llegado al banco después de la fecha de corte del
estado bancario.

Notas de Crédito: son depósitos de efectivo que el banco hace en la cuenta

corriente de la empresa por un préstamo que haya solicitado la empresa, por
intereses ganados, por el cobro de un documento o por corrección de errores.

Notas de débito: corresponden a los cargos que hace el banco por el manejo
de cuentas, impresión de chequera, por el manejo de documentos, por
cheques devueltos, por abono a préstamo, por intereses, comisiones y demás
cargos.

PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE UNA CONCILIACIÓN

BANCARIA.

1. Sumar los depósitos emitidos por la empresa, compararlos con los

depósitos que aparecen en el estado del banco y marcar los que

coinciden ( ).Para
determinar aquellos
que se quedaron en
tránsito y verificar si
se cometió algún
error al registrar uno
deellos.
2. Sumar los cheques
emitidos por la
empresa,
compararlos con los

que aparecen el estado del banco y marcar los que coinciden ( ). Para así
poder determinar los cheques en tránsitos y también saber si se cometió
algún error al registrar alguno de ellos.

INFOTEP 21
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

3. Determinar el origen de las notas de créditos, las notas de débitos y de

los errores que comete el banco y/o la empresa al registrar algunos
depósitos o cheques.
4. Sumar al balance según banco al cierre de mes, los depósitos que
quedaron en transito y algún error que se haya cometido. A este
resultado (sub-total) se le restanlos cheques que quedaron en transito y
algún error que se haya cometido, lo cual dará como resultado el
balance conciliado según banco.
5. Sumar al balance según libro al inicio del mes (balance conciliado del mes
anterior), los depósitos emitidos por la empresa, las notas de créditos y
algún error que se haya cometido. Al resultado (Sub-total) se le restan los
cheques emitidos por la empresa, las notas de débitos y algún error que
se haya cometido, lo que da como resultado el balance conciliado según
libro.

NOTAS IMPORTANTES PARA LA CONCILIACION:

Acción a tomar con los errores en la conciliación.

Los cheques y depósitos en transito del mes que se esta conciliando

regularmente aparecen en el estado del banco al mes siguiente, los cuales
no se deben tomar en cuenta en el mes que llegaron. En el caso de que
alguno de ellos no aparezca el mes siguiente se debe mantener en transito
junto a los del mes que se esta conciliando según libro.
Los errores que comete el banco y que no los corrigen en el mes que esta
conciliado, se deben transferir a las conciliaciones siguientes hasta que el
banco los corrija. Cuando este sucede no se toman en cuenta para fines de
conciliación ni se registran en los libros de la empresa.
 Las notas de créditos aumentan el efectivo de la empresa y las notas de
débitos disminuyen el efectivo de la empresa y se registran en los libros
de la empresa junto con los errores que este haya cometido.

ERRORES COMETIDOS POR EL BANCO.

 Un error Mayor en un depósito, se resta junto a los cheques en tránsito.

INFOTEP 22
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

 Un error menor en un depósito, se suma junto a los depósitos en

tránsito.
 Un error mayor en un cheque, se suma junto a los depósitos en
tránsito.
 Un error menor en un cheque, se resta junto a los cheques en tránsito.

ERRORES COMETIDOS POR LA EMPRESA.

 Un error mayor en un depósito, se resta junto con los cheques emitidos

y las notas de débitos.
 Un error menor en un depósito, se suma junto a los depósitos emitidos
y las notas de créditos.
 Un error mayor en un cheque, se suma junto a los depósitos emitidos y
las notas de créditos.
 Un error menor en un cheque, se resta junto a los cheques emitidos y
las notas de crédito.

INFOTEP 23
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

PIONEROS SRL

FORMATO DE CONCILIACION BANCARIA

Banco Fecha
Cuenta No.

Balance según Libros al

RD$
Más Depósitos RD$
Nota de crédito

Otros

Sub- Total

Menos: Cheques Emitidos

Nota de Débito
Otros

Balance según Libro al

RD$

Balance según estado del banco al

RD$

Más Depósito en Transito

Otros
Sub-Total
RD$

INFOTEP 24
 Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

Menos: Cheques en tránsito (1)

Otros
RD$

Balance Según Estado del Banco Al

RD$

Hecho por: Revisado por

Ejercicio de ejemplo
Presentamos en este ejercicio el caso más sencillo de conciliación; aquel en
que la cuenta bancaria acaba de abrirse. No existe, pues, ningún antecedente
sobre el particular y el movimiento de la cuenta deben coincidir con el que
parece en el Estado Recibo del Banco, salvo el caso de partidas en tránsito.
Los datos que aparecen a continuación, representan los movimientos.

El estado de cuenta de Banco Popular Dominicano, recibió por la empresa,

correspondiente al mes de enero, además contener los cheques pagados por el
Banco en ese mes, presenta las siguientes informaciones:

INFOTEP 25
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

PIONEROS SRL
LIBRO BANCARIO

INFOTEP 26
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

PIONEROS SRL
FORMATO DE CONCILIACION BANCARIA
(VALORES EN RD$)

Banco Popular Dominicano Fecha: 10/04/2018

Cuenta No. 01-9999-99-17

Balance según libros al 10/04/2018 -0-
Más Depósitos RD$ 135,000.00
Nota de Crédito -0-
Otros -0-
Sub- Total 135,000.00
Menos: Cheques Emitidos 110,000.00
Nota de Debito -0- 110,200.00
Otros

Balance según libro al 31/1/2018 RD$24,800.00

Balance según Estado del banco al 31-01-2018 RD$67,800.00

Más Depósitos en tránsito 5,000.00

Otros -0-
5,000.00
Sub-Total 72,800.00
Menos: Cheques en tránsito (1) 48,000.00
Otros -0-
Balance según estado del Banco al
31/1/2018 RD$24,800.00

Hecho por: Revisado por

INFOTEP 27
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

PROCEDIMIENTO
1. Se observa claramente una diferencia entre el libro bancario de la
empresa y el Estado de Cuenta del Banco durante el mes de enero de
2018, lo que indica que existen partidas contenidas en el libro de la
empresa que no las contiene el Estado de Banco y viceversa, y debemos
identificarlas para conciliar ambas cuentas.
2. Al aconsejar los cheques pagados por el banco, los cuales encontramos
en el mismo sobre dónde vino el estado de cuenta, notamos que los
cheques de las licenciadas Niurky De La Rosa y Nelly Villa por valor de
RD$ 18,000.00 y RD$ 30,000.00, no fueron pagados por el Banco y serán
considerados para esta conciliación como cheques en tránsito
(RD$48,000.00)
3. Se nota claramente que el depósito de RD$5,000.00 realizado por la
empresa el 31 de enero no fue contemplado por el Banco (el mismo
aparecerá registrado el 1 de febrero del 2018), por lo que se considera
como un deposito en transito para el mes de enero y debe sumarse al
estado bancario.
4. Se observa que en el Estado de cuenta aparecen RD$200.00 por (CH)
que segun las siglas del modelo de estado de cuenta bancario , es por
concepto de comision por chequera.Este monto disminuira el balance
del libro y port al motive se considera una nota e debito para la empresa.
.

INFOTEP 28
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

ASIENTO CONTABLES QUE SE DERIVAN DE LA CONCILIACION

BANCARIA

Tal como vimos en nuestro ejercicio, aparecen RD$200.00 por concepto de

comision por chequera , esto representa un gasto financier para la empresa
aun no resgistrado, y debe registrase, y debe registrarse para que la cuenta de
efectivo pueda presentar un balance real.

Fecha Cuentas y Detalles Auxiliar Debito Credito

2018 Gastos financieros 200.00
Enero @
31 Efectivo caja y 200.00
banco 200.00
Banco popular
Para registrar
comisiones
bancarias

INFOTEP 29
Modulo No.6 Control Interno del Efectivo

BIBLIOGRAFIA

 Curso de Contabilidad para el Primer Nivel

o Damaso A. Toribio L., Luis E. Madrigal, Víctor R. De La Rosa

 Contabilidad Financiera
o Gerardo Guajardo Cantú, Nora E. Andrede de Guajardo

EQUIPO TECNICO
Creado Por: Rosario Caraballo

Revisado por: Alexis De La Rosa

Supervisado por: Temis de Gracia

INFOTEP 30