Está en la página 1de 15

INTRODUCCIN A LA AUDITORA DE ACTIVOS

El propsito principal de la Auditoria es determinar la confiabilidad


de la informacin contable expresada a travs de los Estados Financieros.
Es as, como casi todo el esfuerzo del auditor est dirigido bsicamente a
formarse una opinin profesional de los Estados Financieros en su conjunto,
para lo cual, examina cada una de las cuentas del activo, pasivo, buscando
con ello elementos de juicio sobre su razonabilidad, los mismos que una vez
evidenciados forman su opinin.
En esta oportunidad nos centraremos en examinar las cuentas del
Activo. Para ello daremos a conocer conceptos generales:
Conceptos generales:
ACTIVO.
Conjunto de Bienes y derechos que posee una empresa.
Clasificacin.- Es segn NIC 13, ahora NIC 1 en concordancia con la
anterior. El Activo se clasifica en Activo Corriente y Activo no Corriente,
llamado tambin Circulante y no Circulante. Esta clasificacin se determina
teniendo en cuenta su grado de responsabilidad, tomndose como base un
ao.
El Activo Corriente:
Caja y Bancos Activo Disponible.
El Activo Corriente: Caja y Bancos
Activo Disponible. Cuentas por cobrar comerciales
Activo Exigible .Otras cuentas por cobrar
Activo Exigible. Existencias
Activo Realizable .Gastos Pagados por anticipado
Objetivos de las Cuentas del Activo.
1. Establecer la existencia y propiedad de los activos que se mueven en el
Balance.
2. Determinar si la valuacin de los activos refleja la aplicacin de
principios contables generales aceptados.
3. Determinar si es adecuado el control interno de la empresa.
4. Determinar con cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y
los saldos en bancos son adecuados y vlidos
5. Determinar la autenticidad de los derechos adquiridos que se presenten en
el Balance.
6. Asegurarse que las cifras que se muestran como inventarios
estn efectivamente representadas por productos, materiales, y suministros
que existen fsicamente.
Importancia.-
Partiendo del objetivo de la Auditoria de los Estados Financieros es expresa
opinin sobre la razonabilidad de la presentacin de los Estados
Financieros segn principios contables generalmente aceptado, para
que el auditor pueda expresar la opinin de los Estados Financieros
debe examinar el Balance General.
ACTIVO DISPONIBLE
Esta clasificacin corresponde a aquellos bienes que posee la empresa
que pueden convertirse inmediatamente en efectivo, es decir, de alto grado
de liquidez. Se incluye por lo tanto al efectivo de cualquier otra partida que
pueda convertirse inmediatamente en efectivo, sin trastornar las
operaciones diarias. Ejemplos lo constituyen las existencias en caja;
los depsitos en cuentas bancarias, certificados de depsitos a la vista y
valores negociables, entre otros.
CAJA Y BANCOS. Activo de liquidez inmediata que representa las
existencias en caja y cuentas corrientes bancarias que tienen poder
cancelatorio y son utilizados en el giro habitual de las operaciones que
realiza la empresa. El efectivo tendr la caracterstica de disponible
como medio de cambio y de fijeza de valor.
El saldo de caja y bancos no suele ser significativo al cierre de cada perodo
bajo anlisis, pero las cuentas que lo integran involucran movimientos
relevantes puesto que tiene una
. Fuentes de ingresos u obtencin de fondos (cobranzas). En este punto el
Auditor deber procurar que su intervencin se extienda a comprobar las
diferentes fuentes de ingresos del contribuyente (ventas al contado, cobros a
cuentas, cobros de documentos, cobro de intereses, de otras rentas, ventas
de activos fijos, prstamos o inversiones de los propietarios), con la
finalidad de determinar si alguno de ellos se han omitido en la
contabilidad. En otras palabras, los ingresos de dinero estn directamente
relacionados con las cuentas de ingresos.
Incrementos elevados y repentinos en los ingresos a caja podran llevar
a pensar en fuentes de ingresos no declaradas, por lo tanto, cuando se
susciten ciertas dudas es conveniente hacer las verificaciones pertinentes
respecto a su origen.
b. Egresos de fondos o desembolsos, puede presentarse duplicidad en los
pagos, es decir, se podran estar duplicando pagos, lo que obligara la
verificacin con los documentos originales, porque puede contabilizarse una
compra por el asiento de diario utilizando la cuenta de Proveedores y por el
libro de Caja como si fuere una operacin al contado, adems se podran
presentar retiros particulares de los socios o pagos simulados a
acreedores.
En conclusin la revisin del efectivo y de las transacciones
relacionados con l son importantes porque se trata de un activo que
fcilmente puede ser sustrado, porque la mayora de las transacciones
afectas a esta cuenta tienen una recuperacin sobre ella, por errores en otras
pueden representar errores en las cuentas relacionas con el efectivo y
viceversa.
EXAMEN DE CAJA Y BANCOS
a. Concepto de la cuenta :
A esta cuenta se le denomina tambin rubro del disponible y comprende el
dinero en efectivo en caja o depositado en bancos, cheques, giros, etc.,
que utiliza la empresa como medios de cambios en forma inmediata.
b. Comentario
Muchos de los errores y anormalidades que suceden en las empresas con
respecto al dinero, , tienen su origen principalmente en las deficiencias de
control interno, tanto en el manejo como en su contabilizacin, tales como:
- Falta de separacin de funciones entre caja y contabilidad.- Falta de pliza
de fianza para los empleados que manejan efectivo.- No se registran los
ingresos en forma inmediata, ni se depositan intactos en el banco, a la
brevedad posible.- No se acostumbra como medida de seguridad, pagos con
cheques, sino en efectivo; es decir, no se utiliza fondo fijo para los gastos
menudos y cheques para todo lo dems.- No se practican arqueos de caja en
forma sorpresiva, dejndose constancia escrita de los mismos.
Por tal razn, es sumamente importante la evaluacin del control interno
que practica el auditor, no solamente para graduar el alcance de sus
procedimientos de auditoria, sino tambin para sugerir recomendaciones a la
empresa, que permita fortalecer sus controles en resguardo de sus recursos
financieros.
De otro lado, debe entenderse que nuestro examen de este rubro se orienta
bsicamente a obtener suficientes elementos de juicio que nos permita
formar una opinin razonable sobre el dinero en efectivo y en bancos
expuesto en el Balance General, as como su correcto manejo y
contabilizacin durante el perodo que se examina.
Asimismo, debemos tener presente que el examen de caja y bancos, no se
debe visualizar como un aspecto aislado, sino ms bien, interrelacionado con
otras cuentas, tales como ventas, cuentas por cobrar, gastos, etc. c. Objetivos
Bsicos del examen Los objetivos que persigue el auditor al examinar caja y
Bancos pueden resumirse en los siguientes:
1. Determinar si se presentan todos los fondos recibidos o que existen
2. Asegurarse de la correccin de los ingresos y egresos registrados.
3. Asegurarse de que el saldo de Caja - Bancos sea correcto.
4. Determinar si los fondos o depsitos que se presentan llenan las
condiciones de disponibilidad.
5. Verificar que se presente y clasifique en forma apropiada.
1. PROGRAMA DE AUDITORIA: CAJA Y BANCOS
1. CONTROL DE LA CAJA
La caja constituye el activo que ms se presta a que se aplique mal y a que se
cometan errores en su manejo (ejemplo: ingresos que se contabilizan en
fecha posterior en la que se realizan, prstamos ficticios que luego se
cancelan) y su registro, en especial en lo referido a los ingresos de caja por lo
cual es necesario un control detallado de la caja de manera que permita
reducir la posibilidad de que se cometan errores o un mal uso de fondos,
debiendo facilitar el descubrimiento de esos errores y prdidas tan
pronto ocurran. Las posibles irregularidades que se puedan presentar
tendran el objeto de disminuir la base imponible del Impuesto a la Renta
o regularizar saldos acreedores generados por ingresos omitidos no
declarados as como prstamos a accionistas, socios o personas
vinculadas al propietario (pagos de gastos personales) o de regularizacin de
saldos acreedores.
PROCEDIMIENTOS
A. CAJA
1. Aplique el cuestionario de control interno, a efectos de evaluar
el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que las
respuestas deben ser confirmadas, variando en algunos casos el alcance del
examen.
2. Enumere los fondos que deben recontarse, confirmando su naturaleza y
nombre de los custodios con un funcionario autorizado.
3. Efecte un arqueo simultneo de los fondos y valores.
4. Determine el saldo de caja de la siguiente forma: Saldo segn libros a la
fecha del ltimo asiento. Ms ingresos no registrados desde la fecha del saldo
segn libros, a la fecha del arqueo. Menos egresos no registrados desde la
fecha del saldo segn libros, a la fecha del arqueo.
Saldo al momento del arqueo.
5. Recuente o inspeccione fsicamente:- Billetes y monedas.- Cheques,
observando que estn a nombre de la empresa o debidamente endosados e
investigando cheques de fechas posterior a la del recuento o fuera de lo
normal.- Facturas, recibos o vales provisionales que estn formando
parte de los fondos, observando que estn debidamente aprobados,
sean de fechas recientes y se refieran a desembolsos normales,
propios del negocio. En cuanto, a los no autorizados, obtenga
aprobacin de las personas autorizadas.
6. Detalle en sus papeles de trabajo:- Billetes y monedas recontadas.-
Cheques recibidos, indicando: Fecha, banco, girador, beneficiario, endoso e
importe.- Facturas, recibos, vales, indicando: fecha, nombres, concepto,
importe y aprobacin.- Cheques girados por la empresa y an no entregados
a los beneficiados, sealando: fecha, banco, beneficiario, e importe.
7. Si como resultado del arqueo encontrara diferencia (faltante o sobrante),
obtenga una explicacin escrita del custodio., tesorero o encargado. En el
caso, de importacin escrita del custodio. En el caso, de importes
significativos, investigue esta diferencia despus de levantada el acta de
arqueo.
8. Para los distintos fondos arqueados, obtenga declaracin del encargado,
donde se ha constar que mostraron todos los fondos, documentos y valores
bajo su custodia y que stos fueron recontados en su presencia y devueltos
conforme.
9. Controle el monto del fondo fijo arqueado con la cuenta control del mayor
general.
10. Verifique que el ltimo cheque de reposicin del fondo fijo emitido antes
del arqueo, haya sido debidamente contabilizado.
11. Tome nota de los ltimos documentos girados a la fecha del
arqueo, tales como cheques, facturas, recibos, papeletas de depsitos,
partes de cobradores, etc.
12. Establezca independientemente el monto de las cobranzas pendientes por
depositar, mediante la suma de: Facturas por ventas al contado, partes de
cobradores, totales de cintas de cajas registradoras y los listados de cobros
por correspondencia. Durante esta labor: Observe la fecha y secuencia
numrica de los documentos; Pase revista a los talonarios de los
documentos, verificando el ltimo utilizado y los posteriores an no
usados.
13. Asegrese posteriormente que los fondos provenientes de
cobranzas fueron depositados intactos, cotejndolos, contra el libro
caja o bancos, papeletas de depsitos y despus con los estados
bancarios, investigando cualquier cheque devuelto por el banco.
14. Verifique que los comprobantes de gastos tomados en fondos fijos
arqueados, hayan sido incluidos en la reposicin inmediata al arqueo.
15. Indague acerca de los cheques de la misma empresa, incluidos
en los fondos arqueados. Verifique si los cheques de personal tienen
un motivo legtimo de ser (canje autorizado, etc.)
16. Con relacin a los cheques de canje, incluidos en el arqueo, verifique
posteriormente que no hayan sido devueltos impagos por el Banco.
17. Si el arqueo de caja se efecta posteriormente a la fecha del balance,
compruebe la documentacin sustentatoria de las transacciones realizadas
desde la fecha a la fecha del arqueo.
2. CONTROL DE LA CUENTA BANCOS.
Debido a su naturaleza de liquidez, certeza y efectividad adems que
permite un mejor control de dinero de la empresa, la mayora de las empresas
en la prctica lo utilizan para todas sus transacciones ya sea por depsito de
todas sus cobranzas diarias o por el pago a sus proveedores o terceros
mediante cheques.
Norma de control es que todo pago debe hacerse por medio de cheques
incluso el pago de remuneraciones (ste puede realizarse tambin
mediante abonos en una cuenta de ahorros asignada a cada trabajador), a
excepcin de las partidas pequeas para las cuales existe un fondo fijo de
caja. Esto facilita el control puesto que los cheques cancelados son un medio
de verificacin eficaz, para lo cual es recomendable que todo cheque deba
ser registrado aunque haya sido anulado. Por lo general requieren de una
contrafirma lo que hace ms seguro la salvaguardia de este activo de la
empresa.
Un punto importante a verificar es la no existencia de cuentas bancarias no
contabilizadas, lo cual se puede localizar a travs de la revisin de los
comprobantes de pago. Asimismo requiere de revisin las notas de dbito
emitidas por los bancos a fin de determinar la procedencia de la
deduccin.
Debe revisarse adems las boletas de depsitos bancarios, porque pueden
aparecer en ella anotados nmeros de facturas, guas, letras, cheques, etc; que
no estn registrados en los libros contables.
Herramientas importantes constituyen la solicitud de Confirmacin
Bancaria y la Conciliacin Bancaria.
PROCEDIMIENTOS
B. BANCOS
1. Aplique el cuestionario del control interno, a efectos de evaluar
el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que las
respuestas deben ser confirmadas, variando en algunos casos el alcance del
examen.
2. Obtenga de la empresa, una relacin de las personas autorizadas a firmar
cheques durante el perodo bajo examen, comprobando si los cambios
suscitados fueron comunicados oportunamente al banco.
3. Obtenga, asimismo de la empresa, lo siguiente:
a. Conciliaciones bancarias de los meses seleccionados como prueba y de los
subsiguientes.
b. Estados bancarios. c. Talonario de cheques. d. Libro de caja y/o
bancos. e. Archivo de comprobantes de ingresos y egresos y de asientos de
diario.
4. Solicite confirmacin directa de los saldos con bancos, incluyendo todas
las cuentas que hayan tenido movimiento durante el ejercicio, an cuando no
tengan saldos al fin del ao. La confirmacin deber comprender tambin
informacin adicional sobre prstamos por pagar, intereses, gravmenes,
juicios o contingencias de toda clase que el cliente pueda tener.
5. En relacin a las conciliaciones bancarias a la fecha del balance, realice lo
siguiente: 5.1 Verifique su correccin aritmtica. 5.2 Compruebe las partidas
que aparezcan en la conciliacin, comparando el movimiento registrado
durante el mes en el libro auxiliar de bancos contra el que muestra los
estados bancarios. 5.3 Cercirese que todas las partidas pendientes de tomar
por el banco o por la empresa, estn incluida en la conciliacin.
6. Verifique que todas las partidas de conciliacin que aparezcan en la
conciliacin al final del mes inmediato anterior a la fecha del balance, hayan
sido tomadas por el banco o por la empresa, segn correspondan, durante el
curso del siguiente mes, o bien, que aparezcan en la conciliacin practicada a
la fecha del balance.
7. Obtenga los extractos de cuentas bancarios, por el mes posterior a
la fecha del balance y confronte contra stos las partidas de
conciliacin no tomadas por el banco a la fecha del balance. Investigue las
partidas importantes no tomadas por el banco durante ese mes, Con respecto,
a las partidas de conciliacin no tomadas por la empresa a la fecha del
balance, discutir las de montos significativos con los funcionarios de la
empresa para que dichas prcticas se registren en libros.
8. Compruebe las transferencias bancarias, por el perodo de 7 das antes y
despus de la fecha de la conciliacin bancaria del mes
seleccionado, verificando la respectiva carta - orden y su registro contable.
9. Efecte una comprobacin de caja por los meses seleccionados,
conciliando los totales de ingresos y egresos segn registros auxiliares, con
los totales de depsitos y retiros segn estados bancarios.
10. Sume el libro caja o auxiliar de bancos por el mes durante el
cual se revisa la conciliacin y compruebe la correccin de los pases al
libro mayor coteje los saldos segn libros que aparezcan en la conciliacin.
AUDITORA DE LOS EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la
empresa a travs de letras, pagars u otros documentos por cobrar
proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y
tambin no provenientes de ventas de bienes o servicios.
Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los
movimientos referidos a estos documentos, ya que constituyen parte de su
activo, y sobretodo debe controlar que stos no pierdan su formalidad para
convertirse en dinero.
De ah la importancia de controlar y de auditar las Cuentas por Cobrar.
El auditor financiero establece los objetivos y procedimientos para
realizar el examen previsto en la planeacin de la auditora a estas
cuentas.
CONCEPTO DE CUENTAS POR COBRAR:
Las Cuentas por Cobrar son derechos legtimamente adquiridos por la
empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibir
a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes y servicios.
Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:
Provenientes de ventas de bienes o servicios y No provenientes de venta de
bienes o servicios.
a) Documentos por Cobrar:
Los documentos por cobrar son cuentas por cobrar documentadas a travs de
letras, pagars u otros documentos, proveniente exclusivamente de las
operaciones comerciales. Esta cuenta debe mostrarse rebajada de las
estimaciones de deudores incobrables por este concepto y por los
intereses no devengados por la sociedad.
b) Deudores Varios (neto):
Corresponde a todas aquellas cuentas por cobrar que no
provengan de las operaciones comerciales de la empresa, tales como
cuentas corrientes del personal o deudores de ventas de activos fijos. La
estimacin de deudores varios incobrables debe ser rebajada para su
presentacin en el balance.
c) Documentos y Cuentas por Cobrar a Empresas Relacionadas:
Documentos y cuentas por cobrar a empresas relacionadas,
descontados los intereses no devengados que provengan o no de
relaciones comerciales y cuyo plazo de recuperacin no excede de un
ao a contar de la fecha de los estados financieros.
OBJETIVO DE LA AUDITORA DE CUENTAS POR COBRAR:
Comprobar si las cuentas por cobrar son autnticas y si tienen origen en
operaciones de ventas.
Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva.
Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si
no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba
considerarse.
Comprobar si hay una valuacin permanente respecto de intereses y
reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.
Verificar la existencia de deudores incobrables y su mtodo de clculo
contable.
OBJETIVO DEL AUDITOR EN EL EXAMEN DE LOS EFECTOS
POR COBRAR
Los objetivos primordiales de una auditora de las cuentas por cobrar son la
determinacin de la exactitud del importe de los valores a cobrar, su
validez y su cobrabilidad. En todas las auditoras de las cuentas por
cobrar es preciso realizar una cantidad mnima de trabajo con objeto de llegar
a una conclusin acerca de estos tres objetivos. Los procedimientos exactos
seguidos para llegar a esta conclusin y la manera en que se apliquen
diferirn entre los auditores y entre las auditoras del mismo auditor.
Antes de proceder a practicar una auditora de las cuentas por cobrar, el
auditor debe familiarizarse con las condiciones peculiares en que trabaja el
cliente, la organizacin y eficiencia de su departamento de crdito, la
naturaleza de los productos que vende, los mtodos de venta, las condiciones
de crdito que concede a su clientela y el control interno sobre las cuentas
por cobrar y las ventas. La extensin de la auditora de las cuentas por
cobrar depende de estos factores.
PRINCIPIOS Y PRCTICAS CONTABLES SOBRE LA
VALUACIN DE LAS CUENTAS Y EFECTOS POR COBRAR Y SU
PRESENTACIN EN EL BALANCE GENERAL
CUENTAS POR COBRAR
1. CONCEPTO
Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas.
Servicios prestados, otorgamiento de crditos o cualquier otro concepto
anlogo.
2. CLASIFICACIN. Las cuentas por cobrar agrupan los conceptos:
Clientes, Documentos por cobrar, Deudores diversos, Clientes por
consignaciones, Comisionistas e intereses y Dividendos por cobrar.
3. TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA. Cuando existan
cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deber revelarse
este hecho en una nota a los estados financieros.
Las cuentas por cobrar debern liquidarse al tipo de cambio vigente
al momento del pago, registrando prdida o utilidad de acuerdo con el tipo
de cambio.
4. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES. Valor histrico
original. Realizacin. Perodo contable. Revelacin suficiente.
5. REGLAS DE VALUACIN.
Valoracin
Los Efectos y Cuentas por Cobrar se valoran a su valor nominal,
actualizado dicho valor, en el caso de los Efectos a Corto Plazo, por el
importe de los efectos descontados y por la provisin correspondiente al
estimado de los efectos incobrables, de autorizarse su creacin. El importe
por aumento o disminucin de la citada provisin por la prdida estimada,
afectar el resultado del ejercicio econmico. En las Cuentas por Cobrar su
valor es actualizado por la provisin de valuacin correspondiente al
estimado de las cuentas incobrables, formando parte del resultado del
ejercicio econmico la variacin de la citada provisin. Las Cuentas y
Efectos por Cobrar en moneda extranjera se valuarn al tipo de cambio
vigente al momento de su origen y al vigente en la fecha de cierre del
ejercicio. Cuando esto signifique una disminucin del valor pactado
originalmente, la prdida afectar el resultado del ejercicio
econmico.
6. REGLAS DE PRESENTACIN. Considerando su disponibilidad, las
cuentas por cobrar se clasificarn como de corto y largo plazo. Las cuentas
de corto plazo sern aquellas cuya exigibilidad sea menor a un ao a partir de
la fecha de presentacin de los estados financieros, y las de largo plazo,
aquellas de un ao o ms.
Las cuentas por cobrar a corto plazo debern presentarse en el activo
circulante inmediatamente despus del efectivo y de las inversiones en
valores negociables. La cantidad a vencer a ms de un ao deber
presentarse fuera del activo circulante.
Los saldos acreedores de las cuentas por cobrar deben reclasificarse como
cuentas por pagar, si su importancia relativa lo amerita.
Cuando existan cuentas por cobrar y por pagar a la misma persona fsica o
moral, debern cuando sea aplicable, compensarse para efectos de
presentacin en el balance general, mostrando el saldo resultante como
activo o pasivo segn corresponda.

Se expondrn como Cuentas por Cobrar a Corto Plazo aquellos cuyos
vencimientos se proyecten dentro de los doce meses a partir de la
concertacin de la operacin que les dio origen. Los que venzan despus de
los doce meses de originada la transaccin, se expondrn como Efectos y
Cuentas por Cobrar a Largo Plazo, debiendo reclasificarse al cierre
del ejercicio econmico los que vencern en el ejercicio prximo,
trasladndose a Efectos y Cuentas por Cobrar a Corto Plazo. Al
presentarse en el Activo del Estado de Situacin se presentar su importe
total, deducindosele los importes de las Provisiones para Efectos y Cuentas
Incobrables no utilizados. Asimismo los Efectos y las Cuentas por
Cobrar en moneda extranjera pueden analizarse en subcuentas o anlisis
complementarios en los Estados Contables, desglosndose por tipos de
monedas. Los Pagos Anticipados, se clasificarn en dependencia de su
trmino de vencimiento en a Corto o a Largo Plazo.
IRREGULARIDADES MS COMUNES EN CUENTAS POR COBRAR
El Fraude: Podemos afirmar que es un engao hacia un tercero, abuso de
confianza, dolo, simulacin, etc. El trmino fraude se refiere al acto
intencional de la Administracin, personal o terceros, que da como resultado
una representacin equivocada de los estados financieros, pudiendo
implicar: Manipulacin, falsificacin o alteracin de registros o
documentos. Malversacin de activos Supresin u omisin de los efectos
de ciertas transacciones en los registros o documentos. Registro de
transacciones sin sustancia o respaldo Mala aplicacin de polticas
contables.
Tipos de fraude: Se considera que hay dos tipos de fraudes: el primero de
ellos se realiza con la intencin financiera clara de malversacin de activos
de la empresa. El segundo tipo de fraude, es la presentacin de
informacin financiera fraudulenta como acto intencionado encaminado a
alterar las cuentas anuales. Los fraudes denominados internos son aquellos
organizados por una o varias personas dentro de una institucin, con el fin
de obtener un beneficio propio. Los fraudes conocidos como externos son
aquellos que se efectan por una o varias personas para obtener un
beneficio, utilizando fuentes externas como son: bancos, clientes,
proveedores, etc.
Por Que Hay Fraudes: Se considera que hay fraudes por:
Falta de controles adecuados.
Poco y mal capacitado personal.
Baja / alta rotacin de puestos. Documentacin confusa
Salarios bajos.
Existencia de activos de fcil conversin: bonos, pagares, etc
Legislacin deficiente.
Actividades incompatibles entre s. Es un hecho demostrado que
evitar fraudes es responsabilidad de todos los empleados. Por ello, es
importante crear una cultura empresarial encaminada a minimizar el
riesgo de fraude. Oportunidad.- Para que exista un fraude debe existir
una oportunidad. Esta puede ser provocada por la falta de controles.
Como se evita un fraude: La respuesta ms sencilla es la de mejorar el
control administrativo, implementar practicas y polticas de control, analizar
los riesgos que motiven a un fraude, tener la mejor gente posible, bien
remunerada y motivada.
Como se detecta un fraude: Existe una infinidad de respuestas a esta pregunta
las ms comunes son:
Observar, probar o revisar los riesgos especficos de control, identificar los
mas importantes y vigilar constantemente su adecuada administracin.
Simular operaciones.
Revisar constantemente las conciliaciones de saldos con bancos, clientes,
etc
. Llevar acabo pruebas de cumplimiento de la eficacia de los controles.
3. Errores e irregularidades: La presentacin adecuada de los estados
financieros depende de varios factores, entre los que se encuentra la
aplicacin de los PCGA, el ejercicio de un criterio adecuado en la realizacin
de las estimaciones necesarias en aquellas reas en donde existan
incertidumbres y l suficiente desglose de aspectos significativos, adems
de los elementos bsicos, que son la adecuacin y validez de las operaciones
y saldos. Los errores, se consideran que se producen sin intencin,
mientras que las irregularidades se producen intencionalmente. Puesto
que es ms difcil prevenir o detectar las irregularidades que los errores.
Las posibles irregularidades que efectan las operaciones de caja y
bancos y de sus saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su
ejecucin de la sgte forma:
A) Desfalcos:
1.- Interceptacin efectuar cobros antes de que estos se registren (ejemplos:
ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados)
2.- Sustracciones Hacerse con una cantidad en efectivo despus de haberla
registrado (Ejemplo: apoderarse de una cantidad de los cobros registrados
pero no depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias)
3.- Desviaciones Hacer que un desembolso que en un principio es
legitimo se desve de su destino correspondiente.
B) Distorsiones : Modificacin de los estados financieros sin obtener ningn
activo.
4. Los errores pueden ser consecuencia de fallos matemticos o
administrativos en los registros contables, aplicacin errnea de los PCGA
o mal interpretacin de los hechos existentes. Las irregularidades en los
estados financieros pueden ser el resultado de una mal interpretacin u
omisin deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otros cambios
intencionados en los registros contables bsicos.
Errores ms comunes:
En la clasificacin del activo que no seria material en cuanto a su cantidad,
si esta afectada a dos categoras de la planta o el equipo.
Error en un principio, un cambio de un principio debe ser evaluado en
cuanto a s: el principio contable adoptado es generalmente aceptado, el
mtodo contable por el efecto de cambio esta en conformidad con los PCGA.
Error tolerable: se especifica generalmente como un componente de la
precisin deseada.
El problema de los errores El sistema de control debe ser adecuado para
detectar errores, as como desfalcos. Tipos de Errores:
1. Errores de Omisin: no son intencionales, son errores humanos y los mas
numerosos y costosos en la industria, pues contribuyen en mas al gasto o la
falta de beneficio.
2. Errores intencionales: son los desfalcos y falsificaciones de registros.
El Error de incluida en la muestra como por ejemplo, cuando se lista un saldo
de una cuenta de 87, 65 anotando en su lugar 78, 65.
Las cuentas por cobrar son altamente vulnerables a fraudes. Las modalidades
ms comunes en que ocurre el fraude en esta rea son la apropiacin
indebida de fondos, cuentas por cobrar ficticias y registro indebido de
notas de crdito.
La apropiacin indebida de fondos, una modalidad bastante comn,
consiste en utilizar ciertas entradas de dinero para sustituir otras
entradas previamente desviadas, postergando as la deteccin del robo.
ELABORACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA DE LOS EFECTOS
y CUENTAS POR COBRAR
El programa de Auditora de las Cuentas y Efectos por Cobrar, corresponde a
los procedimientos que han de seguirse en la ejecucin de la misma:
Procedimientos:
1) Cotjese un balance de comprobacin de las cuentas y efectos por cobrar
con el saldo de la cuenta control.
2) Clasifquense segn vencimientos atrasados las cuentas y efectos por
cobrar.
3) Ratificar las cuentas por cobrar.
4) Determinar la validez de las cuentas por cobrar.
5) Determinar el corte apropiado en la contabilidad de ventas.
6) Verificar las cuentas que se cobran al entregar la mercanca.
7) Comprobar los descuentos.
8) Comprobar las devoluciones, bonificaciones y notas de crditos
correspondientes.
9) Clasificar nuevamente las cuentas de consignacin, en su caso.
10) Segregar y eliminar las cuentas por cobrar de las compaas afiliadas.
11) Determinar cul ha de ser el tratamiento apropiado de las cuentas de las
sucursales.
12) Examinar el tratamiento que se da a los valores a cobrar extranjeros.
13) Segregar los valores a cobrar no comerciales de funcionarios, directores
y accionistas.
14) Analice y segregue otros valores a cobrar no comerciales.
15) Determine las cuentas de los clientes pignorados en Garanta y su valor
lquido.
16) Determine la cobrabilidad de las cuentas.
17) Hgase una lista de las cuentas vencidas pendientes en la fecha
en que se termina la Auditora.18) Determinar si es suficiente la reserva
para cuentas dudosas. (provisin cuentas incobrables).
Respecto a los Deudores Incobrables
1. Verificar la ubicacin fsica de documentos incobrables.
2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables
para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de stos.
3.Verificar que se ha usado el mtodo adecuado en el clculo de la
estimacin de deudores incobrables.
4. Comprobar si la base para la estimacin se ajusta a las disposiciones
legales.
5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimacin de Deudores
Incobrables.
6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por
concepto de inflacin y/o correccin monetaria sean calculados y
registrados.
7. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a
cancelar una deuda.
8. Comprobar que esta situacin aparezca en los registros contables.
EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR:
Respecto al Control Interno.
El anlisis de crdito se dedica a la recopilacin y evaluacin de
informacin de crdito de los solicitantes para determinar si estos estn a la
altura de los estndares de crdito de la empresa.
1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las
cuentas por cobrar.
2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por
cobrar.
3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden
y de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran
adecuadamente.
5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por
cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.
6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean
correctamente autorizadas por quien corresponda.
8. Verificar que las cuentas por cobrar ests adecuadamente respaldadas.
9. Comprobar que las cuentas por cobrar estn vigentes y que las medidas de
seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques)
10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado
del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y
cumplimiento de ste por parte de los clientes y deudores.
11. Controlar el efectivo recibido de proveedores.
12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.
13. Controlar Notas de dbito y de crdito (Rebajas por volmenes de
compras y otros).
14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos
de nuevo.