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MÓDULO VII
a) Las rutinas comerciales sistemáticas, deben ser definidas para la contabilización de las
operaciones de efectivo, estableciendo una clara decisión del trabajo en cuanto al manejo y
registro de los ingresos de caja.
b) Todos los pagos que la empresa efectué deben realizarse emitiendo cheques, de preferencia
Cheque Boucher, para que pueda existir en el documento una explicación razonable de dicho
pago y su respectiva aplicación contable, con excepción de los desembolsos de caja chica.
c) Cada día deberán realizarse cortes en los registros de caja, con el objeto de conocer la existencia
a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos
a contabilidad o cajeros.
d) Deben establecerse fondos de caja chica en los departamentos estratégicos, a fin de solventar
pagos de cuantía pequeña y de esta forma evitar problemas operativos por falta de fondos.
e) El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra pérdidas en caso de robo,
fraudes, desfalcos y abuso de confianza por parte de los cajeros, ya que la afianzadora
reintegrará el importe del daño a la empresa.
4. ¿Qué es el fondo de caja chica?
Es un fondo especial en efectivo, una cuenta que crea la empresa a través de un cheque,
emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero, cuyo objeto es cancelar
pagos menores, estableciendo previamente su monto, es decir, que dependiendo del tamaño de
la empresa y del número de operaciones que este realice, se establece el monto con el cual se
crea la caja chica y el límite en base al cual se va a realizar los pagos.
La conciliación de cuenta bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores
económicos que una empresa tiene registrados sobre una cuenta, ya sea corriente o de ahorro,
con sus movimientos bancarios, así como clasificar el libro auxiliar de contabilidad para
confrontarlo con el extracto. No busca en ningún momento legalizar los errores, ya que es una
mecánica que permite identificar las diferencias y sus causas para luego proceder a realizar los
respectivos ajustes y conexiones, por lo que para realizarla se emiten documentos claros y muy
precisos para uso del ente económico y así llevar en claro un equilibrio del estado de cuenta de
dicha empresa.
El arqueo es una revisión ocular de la conformación en ese preciso momento del fondo fijo para
compararlo con el monto que debería tener el mismo y detectar posibles diferencias por manejo
descuidado o mal intencionado de la caja chica.