GUIA DE CONTABILIDAD: primer examen.

1. Control interno.
i) ¿Qué es?
Se basa en los procedimientos que regulan las operaciones o acción de una
organización, es decir, es un sistema de políticas que contribuyen a la eficiencia
de las operaciones de una organización impulsando a los logros de esta. Las
funciones del control interno son: el salvaguardar sus recursos (bienes) ante
fraudes, pérdidas o ineficiencias; mayor confiabilidad y exactitud en los
informes contables; promover el cumplimiento de políticas establecidas y
mayor evaluación de la eficiencia y eficacia de las operaciones en cada área.

El control interno le permite a la dirección reducir de errores y riesgos, al igual

que una mayor seguridad de sus informes financieros que ayuda a la toma de
decisiones.

ii) Clasificación
 Control Administrativo:
Aplican series de métodos y procedimientos relacionados con las
operaciones de la organización, políticas e informes financieros, es
decir, que controla y evalúa todo en general desde los movimientos de
activos hasta la eficiencia de las operaciones de la organización.
 Control Contable:
Cumple las normas y procedimientos contables, al igual que los
procedimientos y métodos dirigidos a salvaguardar los bienes de la
organización; garantizando confiabilidad en los registros.

iii) Objetivo
 Integridad en la información, asegurar que todas las operaciones
queden registradas en el periodo que fueron realizadas.
 Validez en la información, asegura operaciones económicas realizadas
en la organización y si fueron autorizadas.
 Exactitud en la información, permite registrar todos los
acontecimientos (operaciones) según su valor correcto, en la cuenta
correspondiente y de forma oportuna.
 Mantenimiento en la información, hace que los registros contables, una
vez ya asentados, sigan mostrando los resultados y estados financieros
 de la organización, es decir asegura que no se realicen modificaciones
en los resultados de los registros contables.
 Custodia física, controla el movimiento de bienes (activos o
documentos sin no hay alguna autorización.

iv) Principios
 Cada puesto debe estar definido por su nivel de autoridad y
responsabilidades: la organización debe establecer claramente cada
puesto de trabajo y que tareas se espera que logre.
 No debe haber dualidad de funciones, en una organización no debe
existir un empleado que opere, registre y custodie.
 El costo del control interno no debe ser mayor al resultado que se
esperan obtener
 Ningún funcionario debe tener total autoridad ante una transacción
mercantil importante, para efectos contables u operacionales, debe ser
autorizado por la dirección.
 Los controles no deben depender entre sí para continuar con su
funcionamiento. Sino que deben delegar cuando una operación se
vuelva más compleja.

v) Evaluación de los controles internos

El control interno de llevar un seguimiento y actualización cada cierto periodo
de tiempo, para la evaluación si todas las operaciones siguen siendo eficientes
y cumplen con los objetivos. Se pueden dar sugerencias constructivas a la
organización, para la mejora del sistema de control interno.

2) Efectivo
El efectivo es todo el dinero disponible en la empresa para realizar compras o gastos.
Es una cuenta real, perteneciente al estado de situación financiero, es una cuenta
nominal, de saldo deudor.

3) Caja/ caja principal

La caja es la encargada de recibir el dinero obtenido de las ventas de la empresa,
este dinero puede estar en billetes, monedas o cheques. La cuenta recibe un cargo
por la entrada de efectivo, y se abona al efectuar la salida del dinero para ser
 depositados en el banco. Es importante recalcar que la caja principal no puede
realzar alguna otra salida, como por ejemplo, realizar transacciones mercantiles
con el dinero de caja.

4) Caja chica
Caja chica se crea de la necesidad de efectuar transacciones menores en efectivo, para
él los cuales es anti-económico para la empresa de preparar un cheque, además que
un poco incómodo para la persona, al ser un cheque con tan poco monto. Es por eso
que algunas empresas deciden crear fondo de caja chica, para cubrir esas necesidades
en algunos departamentos que lo requieran.

El fondo de caja chica establece con el monto más cercano a las necesidades del
negocio. Para crear el fondo, se efectúa un cheque desde tesorería, se retira del banco
y se pone la responsabilidad a un custodio. Importante saber que cada pago realizado
desde fondo de caja chica debe tener un soporte que cumpla con la normativa del
SENIAT y debe estar aprobado por la gerencia.

 Creación, aumente, disminución y cierre

Cuando este fondo de caja chica se acabe ya sea semanal, quincenal o al mes se
repondrá con un cheque. Contablemente se registra un cargo a los cada uno de los
gastos realizado con fondo de caja chica y se abona a la cuenta de banco, ya que de
ahí es de donde sale el dinero para el reembolso.

La cuenta de Fondo Fijo de caja chica solo carga cuando se crea o aumenta y
abonando a la cuenta de banco; esta solo abona cuando disminuye o se cancela y
carga a la cuenta de banco

 Reembolso

El reembolso del Fondo Fijo de caja chica se realizara cuando se debe agregar una
suma de efectivo igual al gasto realizado.

i) Control interno de caja chica:

 La gerencia debe establecer un límite máximo a los desembolsos de caja chica,
los mayores a esa suma deberán pagarse por cheques
 El efectivo de caja chica deberá estar resguardado en una caja fuerte
 Los pagos realizados deberán ser previamente autorizados por la gerencia
  Solo debe haber una persona a cargo de la caja chica
 La persona responsable de la caja chica no debe tener funciones como la de
contabilidad, cotos o caja principal.
 Los rembolsos de caja chica al ser realizadas mediante cheques debe estar a
favor de la persona responsable.
 Al momento de la verificación de las facturas, estas deben cumplir con las
requerimientos del SENIAT y previamente autorizadas
 Los gastos deberán estar resumidos en un formulario, firmado por el
encargado y con sus respectivos comprobantes
 El responsable de caja chica deberá cumplir con el control interno imputado
por la organización.

5) Arqueo de caja chica

es una acción que debe ser realizada continuamente, al ser exigido por el control
interno, se realiza un reconteo del efectivo que hay en caja chica, no deberá ser
realizado por el mismo cajero que prepara los documentos, sino por un supervisor de
auditoria interna o externa. Y este arqueo puede ser realizado de forma sorpresiva
para la supervisión de la eficiencia en las operaciones.
El procedimiento se realiza, empezando un conteo detallado de todo el efectivo sea en
monedas, billetes o cheques, y se compara con los comprobantes de pago y
reembolsos realizados, que se encuentren en caja chica.
El total del arqueo será la sumatoria de los comprobantes de pago en caja chica, más
el efectivo que hay en el momento. La persona encargada de caja chica debe estar en
el momento del arqueo por si surge algún sobrante o faltante de efectivo.

6) Diferencias en el arqueo de caja (sobrantes o faltantes)

En algunos casos por más honesto y ético que sea el cajero, pueden presentarse
algún sobrante o algún faltante de efectivo en caja. Contablemente para registrar esta
operación se utiliza la cuenta de Sobrantes y Faltantes de efectivo. El cual se carga
cuando existe un faltante de efectivo y se abona cuando existe un sobrante.
En el caso de que algún comprobante se extravié y posteriormente es encontrada esta
cuenta deberá ser rápidamente corregida; si este no es el caso no habrá ningún
comprobante que valide el faltante de efectivo. Se podrán tomar entre tres opciones:
 Se le exige al cajero el efectivo faltante, cuando esté presente poca
responsabilidad, o cuando algún otro empleado tomo el efectivo como
préstamo, se le agregara una cuenta por cobrar empleado.
 En el caso de fraude

En el caso de un sobrante en el arqueo se suspenderá el ingreso del sobrante de

efectivo, por si aparece el dueño, con la autoridad de reclamarlo, para regresarlo.
Los sobrantes de efectivo serán depositados al banco y los faltantes cobrados al
empleado responsable.