FASE 3 – APLICACIÓN DE MODELOS DE MADUREZ DE LA ORGANIZACIÓN Y

GESTIÓN DE LA PMO

PRESENTADO POR
JUAN CARLOS PALACIOS CORDOBA

PRESENTADO A
MARIO JULIÁN DIAZ

CURSO
DISEÑO Y GERENCIA DE LA PMO
Cod. 202086804ª

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS BASICAS, TECNOLOGIA E INGENIERIA
MAESTRÍA EN GERENCIA DE PROYECTOS
CEAD QUIBDÓ
2022
 TALLER PRACTICO
Caso-1 a resolver: Aplicación de un modelo de evaluación del estado de madurez en la
Aplicación de Metodologías de Gestión de Proyectos en la Organización.
En el enunciado usted encontrará 20 preguntas relativas al grado de madurez que según usted
tiene su organización. Usted deberá seleccionar la respuesta que corresponda a su opinión.
Cada respuesta tiene un valor entre -3 y +3.
-3 Totalmente en desacuerdo
-2 En desacuerdo
-1 Un poco en desacuerdo
0 No tengo opinión
+1 Un poco de acuerdo
+2 De acuerdo
+3 Totalmente de acuerdo
El número de la fila y su calificación se van a utilizar para evaluar los resultados más adelante.
Las siguientes 20 preguntas involucran madurez. Por favor, responda cada pregunta lo más
honestamente posible. Haga un círculo alrededor de la respuesta que usted considere correcta.

1. Mi compañía reconoce la necesidad de la gerencia de proyectos. Esta necesidad es

reconocida en todos los niveles gerenciales incluyendo a la Alta Gerencia.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

2. Mi compañía tiene un sistema para manejar los costos y tiempos de los proyectos. El
sistema reporta variaciones contra lo planeado.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

3. Mi compañía ha reconocido los beneficios que se obtienen de implementar gerencia de

proyectos en la organización. Estos beneficios han sido reconocidos en todos los
niveles gerenciales incluyendo a la Alta Gerencia.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

4. Mi compañía (o departamento) tiene bien definida una metodología de gerencia de

proyectos que usa etapas del ciclo de vida de proyectos.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3
5. Nuestros ejecutivos apoyan la gerencia de proyectos a través de asistir a
presentaciones ejecutivas y ocasionalmente asistiendo a reuniones de los equipos de
proyecto.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

6. Mi compañía está comprometida con la planeación de la calidad. Tratamos de hacer lo

mejor posible en la planeación.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

7. Nuestros gerentes de área de nivel bajo y medio apoyan totalmente los procesos de
gerencia de proyectos.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

8. Mi compañía está haciendo todo lo posible por minimizar el “desfase” en el alcance

(cambios de alcance) en nuestros proyectos

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

9. Nuestros gerentes de área están comprometidos no sólo con la gerencia de proyectos,

sino también con las promesas hechas a los gerentes de proyecto

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

10. Los ejecutivos en mi organización tienen un buen entendimiento de los principios de

gerencia de proyectos.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

11. Mi compañía ha seleccionado uno o más paquetes de software de gerencia de

proyectos para ser utilizados en el seguimiento de proyectos.
-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

12. Nuestros gerentes de área de nivel bajo y medio han sido capacitados y entrenados en
gerencia de proyectos.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3
13. Nuestros ejecutivos entienden qué es el patrocinio de un proyecto y sirven como
patrocinadores de los proyectos para los cuales son seleccionados.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

14. Nuestros ejecutivos han reconocido o identificado las aplicaciones de la gerencia de

proyectos en varias partes de nuestro negocio.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

15. Mi compañía ha integrado exitosamente el control de costos y tiempos para gestionar

y reportar el estado de los proyectos.
-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

16. Mi compañía ha desarrollado un plan de entrenamiento en gerencia de proyectos para

mejorar las habilidades en gerencia de proyectos de nuestros empleados.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

17. Nuestros ejecutivos reconocen lo que se debe hacer para alcanzar madurez en
gerencia de proyectos.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

18. Mi compañía ve y trata la gerencia de proyectos como una profesión, más que como
una labor de tiempo parcial.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

19. Nuestros gerentes de área de nivel bajo y medio están dispuestos a “soltar” a sus
empleados para capacitarlos en gerencia de proyectos.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3

20. Nuestros ejecutivos han demostrado voluntad para cambiar nuestra forma de hacer
negocios, a fin de madurar en gerencia de proyectos.

-3 -2 -1 0 +1 +2 +3
 Cada respuesta que usted contestó debe tener un valor entre -3 y +3. Coloque este valor al
lado del número de cada pregunta.

Naciente Aceptación Ejecutiva Aceptación Gerencia de

Areas
No Respuesta No Respuesta No Respuesta
1 +1 5 -2 7 +1
3 +1 10 -1 9 +2
14 -1 13 -1 12 0
17 -1 20 0 19 +3
Total 0 Total -4 Total 6

Crecimiento Madurez
No Respuesta No Respuesta
4 -2 2 0
6 -1 15 +2
8 -1 16 -1
11 +2 18 1
Total -2 Total 2

Transcriba su calificación total en cada categoría a la Tabla siguiente colocando una “X” en el
área apropiada
Puntos
Nivel -12 -10 -8 -6 -4 -2 0 +2 +4 +6 +8 +10 +12
Madurez x

Crecimiento x

Aceptación
Gerencia de x
Areas

Aceptación
Ejecutiva x

Naciente x

Pregunta: Con los resultados de la tabla obtenga el nivel de madurez de su organización en

la aplicación de metodologías de gestión de proyectos. Describa, interprete, comente y
justifique los resultados.
De acuerdo con la implementación del taller que brindo un diagnostico sobre la oficina de
gestión de proyectos de la organización seleccionada en la fase 2, debe decirse que el nivel
de madurez de la Gobernación del Chocó corresponde a un Nivel Básico, puesto que no existe
una apropiación integral por parte de cada una de las dependencias en gestión de proyectos,
siendo necesario el desarrollo de capacitaciones que permitan fortalecer las competencias y
afianzar los estándares internacionales dispuestos para la correcta operatividad de la
organización.
De la misma manera vale decir que la alta gerencia no se encuentra empoderada sobre las
acciones que se desarrollan en una oficina de gestión de proyectos, pues solo se preocupan
por la adjudicación de recursos, pero no comprenden las metodologías, procesos,
procedimientos que son indispensable para generar mayor eficacia en la generación de bienes
y servicios que se gestionan a través de proyectos.
Sin duda alguna, las areas de nivel medio y bajo son las que se muestran mas preocupadas
por el fortalecimiento de las competencias por parte del personal en la gestión de proyectos,
toda vez que son los encargados de que la operatividad de la empresa refleje acciones
positivas, ya que, de esto dependerá la continuidad laboral de muchos al comprender que se
trabaja sobre resultados.
En consecuencia, de lo anterior, es de anotar que las areas de nivel medio y bajo tienen poca
injerencia en la administración y gestión de proyectos, puesto que son los ejecutivos quienes
deben diseñar las acciones y estrategias que se van a implementar para dar respuesta a las
necesidades institucionales, lo que demanda la coordinación y el empoderamiento de la oficina
de gestión de proyectos en este caso de la Gobernación del Chocó como organización
propuesta en la fase 2.
Finalmente se establece que la madurez es básica, puesto que solamente se tienen
implementada buenas practicas de manera superficial impidiendo que las dinámicas y
actividades que desarrolla la oficina de gestión de proyectos sean poco recurrentes y no
generan el impacto adecuado.
Caso-2 a resolver: Analizar, determinar e implementar el tipo de PMO que mejor aplique
a la organización.
Usted es un emprendedor y ha decidido crear su propia empresa. Dicha empresa se dedicará
a brindar servicios informáticos a toda la comunidad. Comenzará con tres tipos de proyectos,
uno es de desarrollos de software, otro de Laboratorio de Calidad en TI y el siguiente es de
consultoría en mejora de procesos dentro del Área de TI.
El plan estratégico y el plan de ventas para el año 2011 están avanzados, pretende posicionar
la marca de su nueva empresa en el mercado y poder vender proyectos por un monto de
US$500.000 en el primer año y US$1.000.000 para el tercer año. Su empresa está compuesta
por varios inversionistas que participan en la construcción del nuevo emprendimiento.
Cuenta también con un equipo de personas que están trabajando en formar la nueva compañía.
Ya están trabajando desde hace 4 meses con clientes por cada uno de los diferentes tipos de
proyectos. Las personas que tiene en su organización no están acostumbradas a seguir
procesos y particularmente los Gerentes de Proyecto no cuentan con demasiada experiencia.
1. Está evaluando el tener o no una PMO en su organización. Sabe que hoy son 30
personas, pero su plan estratégico tiene planeado crecer al doble en el primer año.
Usted sabe los riesgos que esto significa, pero tiene una cartera importante de posibles
clientes que están esperando por sus productos y servicios. Usted estima que va a tener
varios proyectos ejecutándose al mismo tiempo, tal como está sucediendo actualmente.

a) ¿Qué consideraciones tomaría a nivel de estructura organizacional?

Teniendo en cuenta la naturaleza de la organización y las carencias en el recurso humano
sobre el uso adecuado de la oficina de Gestión de Proyectos PMO, se hace conveniente
señalar que lo más idóneo para la compañía es elegir la estructura organizacional por
proyectos, en este sentido unos se encargaran en el proyecto de desarrollo de software, otro
del laboratorio de calidad en TI y el personal restante en consultoría en mejora de procesos
para Areas de TI. En este sentido en la selección del personal se tomarán las capacidades
que mas se acerquen a las necesidades técnicas de las actividades que se pretenden
desarrollar, permitiendo que se brinde el tiempo suficiente para afianzar sus conocimientos en
gestión de proyectos.
 Estructura Organizacional por Proyectos

b) Analice cada uno de los tipos de PMO y determine: ¿Crearía una PMO y de qué
tipo? Justifique.
El PMO, que se crearía teniendo en cuenta las carencias del personal en materia de procesos,
procedimiento y el desinterés de los ejecutivos en la gestión de proyectos, seria el PMO Básico,
es decir, nivel 2, puesto aunque conocen de la necesidad de una oficina de gestión de
proyectos, también debe decirse que la inobservancia de sus procedimientos dificulta dar
cumplimiento a los criterios exigidos y por supuesto a la generación de recursos que se
pretenden en la organización para el corto plazo.

c) Indique las ventajas y desventajas que su organización tendría con esta selección.
Ventajas
✓ Mayor control sobre los avances físicos y financieros del proyecto
✓ Mejorar la comunicación interna por parte del personal
✓ Reducción de Reprocesos en la Gestión de Proyectos
✓ Aseguramiento de la Calidad del Proyecto
✓ Cumplimiento de los Criterios que debe tener el proyecto para su aprobación
Desventajas
✓ Conflictos generados en el ambiente laboral por la llegada de un nuevo grupo
✓ Traumatismo por el diseño de procesos y procedimientos
✓ Mayor Carga Laboral para los empleados
 2. Esquematice el proceso que definiría para la PMO para su Organización. Justifique su
elección.

La aplicación de este esquema permitirá tener un mayor control e integración de las diferentes
dependencias de la organización entre el desarrollo de sus actividades y el progreso de los
proyectos, ya que, con los informes de gestión se puede obtener información en tiempo real
sobre la forma como están llevando a cabo la ejecución y adjudicación de los proyectos.

3. Indique qué información deben entregar los Gerentes de Proyectos a la PMO. De al

menos un ejemplo.
La información que debe entregar los Gerentes de Proyectos a la PMO son las siguientes:
o Listado de los proyectos vigentes
o Estado de los proyectos en ejecución
o Temporalidad de los proyectos y responsables
o Información Financiera Integral sobre los proyectos
o Hallazgos y Observaciones sobre los proyectos
o Bases de Datos
o Informes de Gestión de Proyectos
o Informe de Auditoria sobre cada uno de los proyectos desarrollados.
 4. Indique qué información dará el responsable de la PMO a la Alta Gerencia. De al menos
un ejemplo.
La información que dará el responsable de la PMO a la Alta Gerencia es la Siguiente.
o Estado físico y financiero del proyecto
o Cambios en el presupuesto
o Eventos de alto riesgo para el proyecto
o Informe de Avance del Proyecto
o Contratación del Personal del Proyecto