Departamento: Departamento de Operaciones

Documento: Procedimiento de Almacenamiento

Código del Documento: EP-OP-PRO-005

Fecha de Elaborado – Revisado Aprobado

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06 02/03/2022 Jefferson Ordoñez Alejandro Cabrera Luis Cabrera Polo

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JEFFERSON RODRIGO LUIS ALEJANDRO
ORDONEZ ORTIZ CABRERA POLO

Fecha: Fecha: Fecha:

02/03/2022 02/03/2022 02/03/2022

Versión Fecha Modificaciones

Adición del numeral 5.6 Reglas de Acceso al Área de Almacenamiento

5 06/10/2018
y Metrología de Equipos.

6 02/03/2022 Revisión de procedimiento, EP-OP-PRO-FORM-022 Control mensual de

instalaciones y equipos, punto 5.6
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INSUMOS Y EQUIPOS
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TABLA DE CONTENIDO

1. Propósito y Alcance .............................................................................................................. 3

2. Referencias Normativas ....................................................................................................... 3
3. Términos y Definiciones ....................................................................................................... 3
4. Responsabilidades ................................................................................................................ 4
5. Actividades del Procedimiento ............................................................................................ 5
5.1. Ingreso de artículos a Bodega Quito Engipetrol .......................................................... 5
5.2. Ingreso de artículos a Bodega Base Engipetrol............................................................ 5
5.3. Salidas de Bodega ......................................................................................................... 5
5.4. Control de Inventario ................................................................................................... 6
5.5. Control de Equipos e Insumos en Mal Estado ............................................................. 7
5.6. Reglas de Acceso al Área de Almacenamiento y Metrología de Equipos ................... 7
6. Control de registros .............................................................................................................. 8
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INSUMOS Y EQUIPOS
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1. Propósito y Alcance
Este procedimiento busca establecer la manera de manejar el almacenamiento de insumos
y de equipos dentro de la empresa en la base del Coca, es decir establecer un registro de
entrada y salida de estos materiales. También quiere mantener un control de inventarios de
forma regular con el fin de analizar el nivel de consumo de cada uno de los insumos.

2. Referencias Normativas
Los documentos normativos que son indispensables para el presente procedimiento son los
siguientes:
• EP-OP-FORM-005-01 Salida de Equipos e Insumos
• EP-OP-FORM-005-02 Control de Inventario
• EP-OP-FORM-005-04 Baja de Equipos
• EP-RG-FORM-005-01 Entrega Uniformes y EPP
• EP-OP-PRO-FORM-022 Control mensual de instalaciones y equipos

3. Términos y Definiciones
Algunos términos y definiciones necesarios para el presente procedimiento son los
siguientes:
• Bodega: la bodega es un espacio destinado para el almacenamiento de equipos, insumos
y herramientas de la empresa.
• Botas: Son accesorios usados para la protección de los pies de los trabajadores. Se tienen
botas de punta de acero que protegen los pies de caída de objetos pesados y que pueden
causar daños, además se tienen botas impermeables cuando existen superficies
resbalosas y éstas evitan caídas o resbalamientos.
• Casco: es un accesorio de protección para la cabeza contra impactos y penetración de
objetos que pueden caer sobre la cabeza, además contra riesgos eléctricos. También
protege contra la penetración de agua, fuego, salpicaduras.
• Equipos: son el conjunto de activos fijos que no son el terreno ni las instalaciones físicas
de la empresa. Los equipos son instrumento o aparatos especiales que son utilizados para
un fin determinado.
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INSUMOS Y EQUIPOS
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• Equipos de protección personal (EPP): son los dispositivos, accesorios y vestimentas que
emplean los trabajadores para protegerse contra posibles lesiones. Son utilizados para la
seguridad de las personas dentro de un lugar de trabajo y son necesarios en caso de que
los peligros no han podido ser eliminados por completo.
• Gafas: son accesorios que protegen los ojos de cualquier peligro que puedan afectar
estos órganos. Éstas son utilizadas cuando se realiza la actividad de pulido.
• Guantes: es una protección para las manos, estos pueden ser de cuero o de pupos de
acuerdo a la necesidad de la empresa.
• Insumos: son los materiales iniciales utilizados para el proceso, como la materia prima, y
son necesarios para el desarrollo de la operación. Los insumos son los productos que se
tienen en la bodega y que se van agotando a medida que se los va usando.
• Protección facial: es un accesorio que protege todo el rostro completo y es usada cuando
se realiza pulido o cuando se realiza el ensayo de tintas penetrantes.
• Respirador: protege a la persona contra inhalación de productos contaminantes o que
pueda afectar la respiración del trabajador.
• Inventario: son bienes tangibles (materia prima, equipo y herramientas) que se tienen
almacenados en la bodega a la espera de su uso en el proceso de operación.

4. Responsabilidades

RESPONSABLE RESPONSABILIDADES

▪ Se encarga de aprobar el presente documento y reemplaza al Gerente

Gerente General
de Operaciones cuando éste se encuentra ausente de la base.

▪ Se encarga de aprobar los requerimientos de parte de bodega ante la

Gerente de
Operaciones falta de insumos.
▪ Es el encargado de suministrar y proveer de todos los insumos y
Gerente de Finanzas
y TTHH equipos que el encargado de bodega solicite.
▪ Se encarga de entregar el EPP requerido al personal.

Jefe de Bodega ▪ Registrará la entrada y salida de equipos e insumos de la bodega.

▪ Debe realizar el control de inventarios.
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INSUMOS Y EQUIPOS
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5. Actividades del Procedimiento

5.1. Ingreso de artículos a Bodega Quito Engipetrol

La mayoría de insumos son adquiridos en su oficina Matriz Quito por el Gerente de Finanzas
después de recibir la solicitud de compra por parte de la bodega de la Base, una vez
verificados serán almacenados e ingresados al sistema de bodega Quito como stock
disponible, y serán enviados de acuerdo a la necesidad de la base.
El personal de bodega debe verificar que todos los equipos que tienen incidencia en los
procesos de inspección tengan su número serie ya sea estencilado o en etiqueta correcto
recuerdo a la guía de remisión.

5.2. Ingreso de artículos a Bodega Base Engipetrol

Cuando los ítems llegan a la Base de Engipetrol en el Coca, el encargado de turno de la bodega
deberá revisar y verificar que todos los insumos y equipos que ingresan a la bodega se
encuentren en buen estado para evitar que ingresen productos en mal estado, una vez
verificados serán almacenados e ingresados al sistema de bodega como stock disponible.

5.3. Salidas de Bodega

Existen varios motivos de salida de productos, insumos o equipos de la bodega, y éstas son:
• Entrega de Equipo de Protección Personal (EPP): todo el personal debe estar dotado de
su EPP (casco, gafas, protección facial, respirador, botas, guantes, orejeras). El encargado
de Bodega será el responsable de suministrar el EPP al personal, para constancia de
entrega de estos se deberá registrar en el formato Entrega Uniformes y EPP EP-RG-FORM-
005-01.
Si el encargado de bodega no se encuentra disponible para entregar el EPP el responsable
será el Jefe de Base.

• Entrega de Insumos: Cuando el personal de campo ya sea un Inspector o Ayudante de

Patio requiere de insumos para realizar el servicio, El encargado de Bodega será el
responsable de entregar los insumos necesario para realizar las actividades, para
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INSUMOS Y EQUIPOS
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constancia de entrega de los mismos deberá registrarlos en el formato Salida de Equipos

e Insumos EP-OP-FORM-005-01. Cada empleado que haga un pedido debe llenar el
formato antes mencionado todas las veces que requiera un nuevo insumo. Si el insumo
puede ser reutilizado, este será almacenado en las gavetas fuera de bodega al terminar
la jornada para ser utilizado al día siguiente, siempre y cuando se le haya notificado al
personal de bodega que existe sobrantes.

• Salida de Equipos de la Base: Cuando se realizan inspecciones fuera de la base de

ENGIPETROL S.A., los inspectores deben llevar todos los equipos e insumos necesarios
para realizar la inspección, la falta de estos puede ocasionar retrasos en las inspecciones.
De igual manera se deberá registrar en el formato Salida de Equipos e Insumos EP-OP-
FORM-005-01, especificando que el lugar de uso es “Fuera de Engipetrol” y la dirección
del cliente.

Los responsables de trasladar los insumos y equipos son los inspectores solicitantes y los
ayudantes de patio. De igual manera cuando los inspectores y los ayudantes de patio
regresan a la base de ENGIPETROL S.A. son responsables de entregar los equipos e insumos
no utilizados, el Bodeguero es el responsable de recibirlos y verificar que estos sean
devueltos en buen estado. Los insumos que no fueron utilizados serán colocados en las
gavetas externas a las bodegas. Si algún equipo no regresa a la base o se encuentra en mal
estado, el Bodeguero deberá notificar al Gerente de Operaciones y éste, al Gerente General
para que ellos tomen las medidas necesarias.

5.4. Control
El control de Inventario de insumos y equipos será realizado por el Encargado de Bodega
mediante el formato EP-OP-PRO-FORM-022 Control mensual de instalaciones y equipos y será
entregado al Gerente de Operaciones cada que este lo requiera, por lo que se necesita que
siempre este actualizado.
El formato debe contener la siguiente manera:
• Nombre de la persona que realiza el inventario.
• Cargo que tiene la persona que realiza el inventario.
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INSUMOS Y EQUIPOS
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• Fecha en que se realiza el inventario.

• Firma de la persona que realizó el inventario.
• Especificar la cantidad de cada ítem de los distintos listados, si el ítem no está nombrado,
se puede colocar en donde dice Otro (especifique), especificando el nombre del ítem.
• En la realización del inventario se verificará la condición y estatus de los ítem de bodega.

5.5. Control de Equipos e Insumos en Mal Estado

Cuando existe uno o varios equipos que se encuentra en mal estado o no están calibrados y
no puede ser utilizado para los procesos de inspección, se proceden a colocarlos en una
sección específica de la bodega denominada “NO CALIBRADOS”.

En el caso de que existan insumos en mal estado, se notifica al Gerente de Operaciones para
que tome las medidas necesarias luego de la revisión y constatación del mal estado del
insumo y colocarlo en la estantería denominada “DAÑADOS” dentro de la bodega, sin
embargo cuando en el equipo se detecte algún daño irreparable y tenga que ser dado de baja
debe ser colocado en las estanterías de dañado o a su vez sacarlo de bodega, para esto debe
llenarse el formato EP-OP-FORM-005-04 Baja de Equipos, para tener una constancia que el
equipo ha sido inutilizado.

Adicionalmente, cuando un equipo se encuentra NO CALIBRADO o DAÑADO esto debe ser

colocado inmediatamente en la hoja de vida del equipo correspondiente, sin importar si
todavía no es momento de realizar algún tipo de mantenimiento.

5.6. Reglas de Acceso al Área de Almacenamiento y Metrología de Equipos

El acceso al área de almacenamiento y metrología de equipos, es exclusivamente para los
colaboradores del área de calidad.

Las verificaciones internas se realizarán únicamente en el área de almacenamiento y

metrología de equipos.
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INSUMOS Y EQUIPOS
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6. Control de registros
ARCHIVO
DISPOSICIÓN
NOMBRE LUGAR / MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE USUARIOS FINAL
ALMACENAMIENTO RETENCIÓN
Salida de
Responsable de Físico y Digital / Base
equipos e 3 años Bodeguero Eliminación
Operaciones Coca
insumos
Bodeguero
Analista de Calidad
Control de Responsable de Físico y Digital /
3 años Gerente de Eliminación
Inventario Operaciones Coca-Quito
Operaciones
Gerente de Finanzas