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TÉCNICO
LABORAL EN
GESTIÓN
DOCUMENTAL Y
ARCHIVO

MÓDULO
DOS

Procesos para la Gestión de Documentos

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PROCESO DE
RECEPCIÓN DE PASOS PARA LA
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
DOCUMENTOS
INTERNOS Y
EXTERNOS

Es el conjunto de
operaciones de verificación y
control que realiza una
entidad pública o privada en
la admisión de documentos,
tanto de forma interna como
externa, que son remitidos
por una persona natural o
jurídica.

Es necesario establecer un
procedimiento asertivo y
diligente para la recepción Es el procedimiento
de documentos. establecido en las
organizaciones, en lo
que tiene que ver con
la admisión de
documentos.
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RECEPCIÓN
Consiste en recibir las
comunicaciones oficiales provenientes de diferentes
entidades y diversos medios, tanto físico como directo,
así como de modo magnético o indirecto. Por
consiguiente, la recepción de comunicación física o
directa es aquella que es entregada por la persona
interesada en una unidad de correspondencia, teniendo
en cuenta los siguientes aspectos:

 La comunicación está dirigida a la empresa o algún

funcionario.
 Se trata de comunicación oficial.
 El sobre debe estar correctamente marcado
 En cuanto a la recepción de comunicación indirecta es
aquella es enviada por correo o medios electrónicos, donde se
deben tener en cuenta los siguientes requerimientos:
 El asunto debe ser competente a la dependencia que va
dirigida.

Debe ser firmada.

Debe tener fecha actualizada.

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En la comunicación se cita el domicilio del remitente.

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CLASIFICACIÓN

Consiste en separar los documentos en el momento en que se reciben, según el tipo de

comunicaciones, las cuales se dividen en dos grupos:

COMUNICACIÓN OFICIAL

“son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado”. Este grupo
se denomina documentos radicables.

COMUNICACIONES PERSONALES

“son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal,
citando o no el cargo del funcionario”. Estás no generan trámites para las instituciones.
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APERTURA
Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar
el contenido del documento y el de sus anexos.

REVISIÓN
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las entidades deben tener un proceso de revisión de
anexos, del destinatario, de los datos de procedencia y verificación del asunto para poder
contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y realizar su
respectiva radicación.

En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos correspondientes en el

proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir firmada, se considera anónima y
deberá ser remitida sin radicar, además de proceder a una respectiva investigación.

RADICACIÓN
“radicación es el procedimiento por medio del cual las organizaciones asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora
del recibido o del envío”.
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La radicación se efectúa mediante la impresión de un sello en el documento que indica que es

de propiedad de la organización. Este sello se denomina como el sello radicado y puede ser
aplicado manualmente, mecánico o sistematizado. En él se indica el número según el orden
que fue recibido, la fecha y quién lo recibió, además le permite al remitente estar pendiente de
la respuesta y en qué serie se encuentra archivado.

“los procedimientos para la radicación de los documentos oficiales velaran por la transparencia
de la actuación administrativa, en el cuál se establece el proceso de asignación de los
consecutivos, no podrán reservan número de radicado, ni repetirlo, enmendaduras, corregidos o
tachados”.

El espacio para colocar el sello radicador en la elaboración de cartas o de comunicaciones

oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del documento.
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RADICACIÓN.

REGISTRO La radicación se efectúa

mediante la impresión de un
Una vez radicadas las comunicaciones, se realiza el registro sello en el documento que
anotando los datos más significativos de las solicitudes en indica que es de propiedad
un formato de registro para su trámite y control dentro de la de la organización. este sello
organización. se denomina como el sello
radicador y puede ser
En correspondencia se registra la comunicación oficial con aplicado manualmente,
los siguientes datos: nombre del remitente que puede ser mecánico o sistematizado. en
persona o entidad o nombre del destinatario, nombre o él se indica el número según
código de la dependencia competente, numero de el orden que fue recibido, la
radicación y nombre del funcionario responsable del fecha y quién lo recibió,
trámite. además le permite al
remitente estar pendiente de
la respuesta y en qué serie se
DISTRIBUCIÓN O REPARTO encuentra archivado.

Una vez registradas las comunicaciones, se procede a la “los procedimientos para la

distribución o reparto de las mismas hacia las oficinas que radicación de los documentos
deben realizar el proceso de atención y trámite oficiales velaran por la
correspondiente. transparencia de la actuación
Las unidades que cuentan con la unidad de correspondencia administrativa, en el cuál se
realizan este procedimiento por medio de un mensajero establece el proceso de
interno o patinador el cual hace los recorridos en horas asignación de los
fijas, dando así inicio al control y seguimiento de las consecutivos, no podrán
comunicaciones, el cual consiste en vigilar que las reservan número de
comunicaciones oficiales continúen con su procedimiento radicado, ni repetirlo,
enmendaduras, corregidos o
tachados”.
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normal sin demora ni extravió en toda la secuencia del trámite.

Para ejercer control la unidad de correspondencia elabora planillas, formatos y controles

manuales o automatizados con sistemas de lectores que permiten verificar la recepción de los
documentos por parte de los funcionarios, asignados para tal fin.

Finalmente, para que el trámite de un documento se realice adecuadamente, se requiere que

desde su nacimiento hasta su final, cumpla con unas condiciones a nivel técnico en su
elaboración. Es decir, que incluyan los principios adecuados en la composición de su cuerpo y
que sea acorde con el objetivo que pretenda con su destinación, de acuerdo a la ley general de
archivo.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

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1. Distribución de documentos externos

ACTIVIDADES

 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la

competencia.
 Clasificación de las comunicaciones.
 Organización de documentos en carpetas, buzones o casilleros.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Reasignación de documentos mal direccionados.
 Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

ACTIVIDADES

 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

ACTIVIDADES
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 Definición de medios de FIRMA

distribución: personal, fax,
correo tradicional, correo
electrónico, apartado
La firma en un documento es
aéreo, trámite en línea,
importante e indispensable, ya
página web, otros.
que es el símbolo, dibujo,
 Control del cumplimiento
escrito o gráfico que impone la
validez de su contenido,
de requisitos del
además de identificar al
documento.
responsable de su expedición.
 Métodos de empaque y
embalaje.
 Peso y porteo de
documentos.
 Gestión del correo
tradicional: Normal,
certificado, especial.
 Control y firma de guías y
planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería
externa. Traslado de
 Registro de control de documentos
envío de documentos. El traslado de documentos significa el
paso de éstos desde el área que lo origina
a la unidad de correspondencia, para ser
enviado a su destino final. Para ello, se
cuenta con la ayuda de una persona
encargada internamente de realizar este
proceso, también llamada “patinador”,
DESPACHO DE DOCUMENTOS pero cuando la correspondencia debe
cumplir con su ciclo externamente, se
cuenta con la colaboración de la
mensajería o empresas especializadas en
envíos de correspondencias.
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Dentro de los procesos que debe cumplir un documento se encuentra el de

trámite de despacho o envío, una vez culminada su etapa de producción, donde la
unidad de correspondencia debe garantizar la llegada a su destino, sin ningún
contratiempo.

PASOS EN EL DESPACHO DE DOCUMENTOS

Es el conjunto de procedimientos de las comunicaciones oficiales, el cual le

corresponde a la unidad de correspondencia para el despacho de documentos.

ELABORACIÓN

Es el paso más importante en la gestión documental, pues en él se definen los parámetros y

especificaciones que determinan el carácter administrativo y su destinación. En la elaboración
del documento, tanto administrativo como comercial, se deben reflejar los criterios citados
por la guía técnica 185 (ICONTEC) y las Normas Técnicas correspondientes, referenciando un
encabezado completo y lógico en el cuál se visualice claramente el nombre del destinatario,
fecha, lugar de expedición, su objetivo y un contenido.

Embalaje o empaque

El empaque suele ser utilizado generalmente en las estrategias de marketing para

garantizar la calidad de un producto. Pero cuando se habla de la gestión
documental se entiende por empaque al sobre, envoltura, plastificación o cubierta
en otro tipo de material, donde se guarda el documento al momento de su
despacho para protegerlo hasta el momento de la entrega al destinatario. El
término de embalaje suele emplearse para cantidades más grandes de
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documentos o acervos que requieren ser trasladados y que se busca conservar sus
propiedades antes de iniciar el recorrido, durante y al final de su entrega.

Símbolos

En los empaques o embalajes suelen utilizarse algunas figuras representativas de

la delicadeza de los contenidos y el cuidado que se debe tener acorde con las
condiciones ambientales, como por ejemplo la exposición a la luz, al calor, al frío, a
la humedad, como se puede apreciar en la siguiente ilustración para una mejor
comprensión.

Verificación

En esta fase se procede a una revisión detallada de la comunicación, sobre el

cumplimiento de las normas técnicas para su elaboración y trámite, según la clase
y naturaleza del documento.

Es decir que se verifica que cumpla con los siguientes aspectos:

 Encabezado
 Presentación
 Objetivo (se establece si hay relación con un antecedente y respuesta)
 Firma
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 Anexos y copias
 Sujeción a las normas técnicas y jurídicas Dada la extensión del documento
también se hace necesario verificar el orden y el consecutivo de folios

OBJETIVO:

Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de

los archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes
niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y
las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de acuerdo
con los artículos 8º y 9º de la Ley 594 de 2000.

Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.

Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión
de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales
de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
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Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los

jefes de unidades administrativas.
Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla
de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y
control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la
oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del
archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el
numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.

Criterios para la organización de archivos de gestión.

1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención

Documental debidamente aprobada.
2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y sub series
correspondientes a cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los
tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los
trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que
se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma,
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y sub series,
estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: Fondo,
sección, subsección, serie, sub serie, número de expediente, número de folios y fechas
extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la
Tabla de Retención Documental.
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Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y

recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el
formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia
cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su
número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le
corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas
extremas de los mismos.
Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención
Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando
pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el
respectivo jefe de dependencia. Artículo 5º. Consulta de documentos.
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La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de

los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea
su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser
autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien se haya delegado esa
facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a
la Constitución o a las leyes. En la correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y
de forma opcional una estadística de consulta.

Préstamo de documentos para trámites internos.

En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de

préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha
del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo
de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el
responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata.

Inventario documental.

Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario

Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan.

Instructivo Formato Único de Inventario Documental

1. Entidad remitente.
Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a
transferir.
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2. Entidad productora.
Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce
los documentos.

3. Unidad administrativa.
Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor
jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4. Oficina productora.
Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la
documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
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5. Objeto.
Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias,
Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de
entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado,
desvinculación.
6. Hoja número.
Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de hojas
del inventario.
7. Registro de entrada.
Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe
consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la
entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la
transferencia.
8. Número de orden.
Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los
asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
9. Código.
Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y
cada una de las series, sub series o asuntos relacionados.
10.Nombre de las series, sub series o asuntos.
Debe anotarse el nombre asignado a los conjuntos de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor
corno consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
 Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión
de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de
conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos
tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
 Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos
documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
 Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben
registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
11.Fechas extremas.
Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento). Deben
colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950- 1960. En el caso
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de una sola fecha se anotará esta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará
s.f.
12.Unidad de conservación.
Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna
"otro", se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en
la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
13.Número de folios.
Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
14.Soporte.
Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M),
Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
15.Frecuencia de consulta.
Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o
ninguno. Para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y
consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará
especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16.Notas.
Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas
anteriores.
 Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones,
memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: Faltantes, saltos
por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes
documentos.
 Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: Circulares, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías
o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse,
en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo; ejemplo: Una hoja con 5
fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (si lo tiene), ciudad,
fecha, asunto o terna de cada anexo.
 Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y
requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar
programas de sistematización de la información.
 A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas
que lo componen.
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 Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la

documentación especificando el tipo de deterioro: Físico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones, dobleces y faltantes); químico (oxidación de tinta y soporte débil) y
biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).

17.Elaborado por.
Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18.Entregado por.
Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19.Recibido por
Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el
inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
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Acceso y Consulta de Los

Documentos:

El acceso y consulta de los documentos,

se garantizará en concordancia con el
artículo 27 de la Ley General de Archivos
594 de 2000 y la Ley de Transparencia
1712 de 2014.

Acceso y consulta de los documentos.

Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y
a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan
carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley. Las autoridades
responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la
intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos
consagrados en la Constitución y las leyes.
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La Constitución de 1991 establece en su artículo 74 que “Todas las personas tienen

derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”. Y
bajo este mismo entendido la Ley 1712 de 2014 estableció en su artículo 2 que “Toda
información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no
podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de
conformidad con la presente ley”. La nueva ley de transparencia y acceso a la
información en Colombia plantea que se conocerá como información reservada aquella
que afecte intereses públicos (artículo 19) y como clasificada aquella que afecte
intereses particulares (artículo 18).
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:
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Establece que el documento

atraviesa durante su existencia por
tres fases establecidas por su valor y
uso que tiene. Así a cada fase le
corresponde un procedimiento
especializado y se resguarda en un
archivo específico, en efecto, esta
teoría indica que un documento pasa
por una serie de fases en las cuales
se le realizan diferentes técnicas
archivísticas que determina su
resguardo en un tipo de archivo.

La fase activa corresponde al archivo

de trámite y tiene valores
documentales primarios
administrativo, fiscal, legal y
contable, mismos que conservan
durante la fase semiactiva en el
archivo de concentración en donde
se realiza una valoración documental para determinar su estancia en la fase
semiactiva que corresponde al archivo histórico y cuyos valores son evidencial,
testimonial e informativo.

La archivística se basa en uno de los principios teóricos,

concebido después de la Segunda Guerra Mundial, “el ciclo
vital del documento” mismo que tiene su origen en los
E.E.U.U. surge en la búsqueda de una metodología de
regulación y normalización de la explosión documental, dada
por el crecimiento de la Administración Pública y las nuevas
técnicas de producción y como parte de la gestión
documental.
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Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de

los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración
documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la
perdurabilidad de la información

Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual
se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES

 Ley 594 de 2000 Acuerdo 42 de 2002

 Acuerdo 004 de 1998 que aprueba las TRD del AGN
 Guía para la implementación de un PGD
 Decreto 4110 de 2004, adopta la NTC-GP1000/2004
 Resolución 081 de 2001, adopta el PGD y las TRD actualizadas
 Resolución 0204 de 2009
 Reglamento Interno de Correspondencia y Archivo del AGN
 NTC GP 1000:2009
 NTC ISO 9001:2008 NTC ISO 14001:2008

GLOSARIO

Disposición final de documentos:

Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas
de Retención Documental (TRD) o en las Tablas de Valoración Documental (TVD), con miras a su conservación total,
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eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y perdurabilidad de la
información.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte
de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de Archivo: Registro
de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las TRD o TVD para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros
soportes.

Transferencia Documental: Remisión de los documentos del Archivo de gestión al central, y de este al histórico, de
conformidad con las Tablas de Retención y Valoración Documental vigentes. TRD: Tabla de Retención Documental.

CONSERVACION TOTAL:

“Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición
legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de
la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. “

Criterios:

Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel deben cumplir con
determinadas normas de calidad que garanticen su conservación permanente. Es el caso de
microfilmes, bandas sonoras y video gráficas, cintas magnéticas y otros más.

En relación con el soporte papel y tintas, hay que preferir para la conservación aquellos que
presenten mayor garantía y durabilidad.
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ELIMINACION

“Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración

documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su información en otros soportes.”

CRITERIOS:

La decisión de eliminar documentos, es responsabilidad del comité de archivo Municipal. 2.2 Un

principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos que deben eliminarse
corresponden a lo señalado en las tablas de retención documental o en los asuntos de las tablas de
valoración documental.

Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la
correspondiente tabla de retención. La eliminación debe realizarse atendiendo lo estipulado al
respecto.

Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y
secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. En
todos casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario.

Los métodos y procedimientos aplicados para la eliminación de documentos dependerán del soporte
de que se trate y del grado de confidencialidad del documento. En lo que respecta al papel, el
reciclaje y el despedazamiento se impone, a menos que se trate de documentos confidenciales, y en
todo caso será responsabilidad del comité de archivo Municipal determinar el tipo de eliminación.

SELECCIÓN

“Actividad de disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y

realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter
representativo, para su conservación permanente”

Criterios

Puede aplicarse a la documentación que ha perdido su vigencia.

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Debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se
encuentra registrado en otras series.

Se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservación total.

Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a través
de muestreo. El % de selección lo determina la oficina productora.

DIGITALIZACION

Técnica que permite la reproducción de información que ese encuentra de manera analógica (papel,
video, sonido, cine, microfilm y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por
computador.

Criterios

Partir de archivos organizados, ya que la microfilmación como cualquier otra tecnología no es la

solución para el desorden de documentos.

La digitalización de documentos en soporte papel, de archivos de gestión y centrales, se debe hacer

para agilizar su búsqueda en casos de consulta permanente, remota o por varios usuarios a la vez.
En caso de los documentos y archivos históricos se debe utilizar para mejorar la legibilidad y facilitar
el acceso remoto, pero sin destruir la documentación original.

Fijar claramente los objetivos que se pretenden en la implementación de esta tecnología.

Realizar una correcta preparación de documentos que elimine arrugas, dobleces, manchas y retire
ganchos y otros elementos de los papeles.

Escoger el sistema de indización que se va a utilizar a fin de garantizar una pronta y oportuna
localización de la información.

Instalar los equipos de digitalización en lugares secos, alejados de la vibración y con estabilizadores
de corrientes.

Entrenar debidamente a los operarios sobre los conceptos básicos de la tecnología y sobre la
operación del equipo.

Realizar el control de calidad minucioso teniendo en cuenta los parámetros establecidos por las
Normas Técnicas Internacionales, en especial las ISO, ANSI, NMA etc., y las Normas Técnicas
Nacionales expedidas por ICONTEC,

Obtener documentos faltantes de modo que se realice un registro del archivo tan completo como sea
posible. Si las páginas, documentos y otras unidades faltantes no pueden ser localizadas, se debe
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digitalizar una tarjeta con el título “página faltante” o “documentos faltantes”, si el tamaño o forma
física no permite que ciertos documentos sean digitalizados, una tarjeta en el lugar aproximado
identificado cada documento y explicando su omisión.

Se deberán colocar las tarjetas apropiadas entre las hojas o páginas antes que los documentos sean
entregados al operario de microfilmación.

Una vez los documentos han sido organizados, remover todos los ganchos, clips y otros elementos
extraños.

El manejo de documentos electrónicos debe incluir procedimientos de migración, backups,

transferencia a formatos analógicos como el microfilm o el papel, que permita asegurar la
permanencia de la información accesible, en especial aquella que por su valor testimonial así lo
requiera, por lo cual las series de documentos digitales también deben ser contempladas en las
tablas de retención documental.

Tener en cuenta los problemas de la obsolescencia tecnológica y archivística e ingenieros de

sistemas deben trabajar en equipo, para crear estrategias y procedimientos que eviten la pérdida de
la información.

APRECIADO ESTUDIANTE HA FINALIZADO EL MÓDULO.