Informe de Administración Documental

Esteven Rafael Villanueva Montaño

Cedula: 1083568876

Directora de Curso

Magda Gabriela Victoria Serrano

Servicio Nacional de Aprendizaje

Administración Documental en el Entorno Laboral

Santa Marta - Magdalena

21 septiembre de 2022
 INTRODUCCION

Por medio de la ejecución del siguiente trabajo lograremos aprender los conceptos

básicos acerca de la gestión documental, de las actividades técnicas y

administrativas, las cuales nos servirán de apoyo dentro del manejo de la gestión

documental, por medio de la planificación, organización, y control desde sus

orígenes hasta su final. Esto con la finalidad de permitir un buen manejo

archivístico de todas las comunicaciones oficiales.

 OBJETIVO

 Aprender a reconocer los conceptos acerca de la administración

documental en el entorno laboral, teniendo en cuenta la importancia de esta
dentro de los diferentes procesos que se llevan a cabo, tales como la
recepción, registro, distribución entre otros.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Adquirir conocimientos acerca de la gestión documental y sus procesos.

 Aprender los distintos procesos de la gestión Documental.
 Aprender la importancia de la gestión documental en cada uno de los
procesos.
Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas
recibidas

Recepción El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual

cumple con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con
la normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución
de los documentos como parte integral del Programa de gestión Documental. Es
este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción
del documento, su radicación y finalmente el registro. Su función es la de Recibir
correspondencia remitida por personas naturales o jurídicas teniendo en cuenta
los siguientes aspectos.

 La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario.

 El sobre debe estar correctamente marcado.

Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación

personal.

Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios,

tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo
electrónico, entre otros.

Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada,

contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de
respuesta, y se encuentra en buen estado.

Apertura: Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no

dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos.

Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:

 Comprobar las fechas de elaboración y recibido.

 Revisar que este firmado, verificar anexos.
En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos
correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir
firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de
proceder a una respectiva investigación.

Registro y radicación: Después de recibir las Comunicaciones oficiales en

Ventanilla Única, se ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas, al
Sistema SGD (sistema de gestión documental de la empresa). Se registran los
siguientes datos:

 Fecha
 Nombre del Remitente
 Dirección,
 teléfono y correo electrónico
 Funcionario destinatario,
 Dependencia y si lleva copia a otra dependencia · Asunto Número de folios y
anexos.
Radicación e impresión de rótulo: Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica
Colombiana, el espacio para colocar el sello radiador en la elaboración de cartas o
de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo superior
derecho del documento. Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo
SGD, se procede a escanear el documento para grabarlo en la base de datos y al
presionar el botón de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de
radicación del documento. Enseguida se imprime el rótulo con el número de
radicación asignado por el aplicativo. Este rótulo identifica el documento dentro de
la base de datos de la Entidad, (SGD), se hace con el fin de velar por la
transparencia de la actuación administrativa asignada en estricto orden de
recepción de los documentos. Al comienzo de cada año laboral, la numeración
debe ser ascendente y continua, iniciando con el 001 y finalizando con el último
consecutivo que se registre al cierre de labores administrativas de la Institución, al
finalizar el año.

Distribución o reparto: El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la

distribución o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención
y trámite correspondiente. El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las
comunicaciones externas en carpetas, por dependencias. Relaciona estas
comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas. Hace entrega
al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su
distribución. El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el
casillero, verificando que los datos de la planilla de relación de correspondencia
coincidan con la correspondencia física, organiza la correspondencia según el
recorrido, relaciona el formato “relación de copias” con las copias que debe
entregar en el recorrido, hace el recorrido. El mensajero hace entrega de los
documentos en las dependencias y hace firmar el formato para verificación y
control del recibido.
Comunicaciones oficiales externas Si las comunicaciones oficiales se dirigen
para entes externos se Coloca sello a la correspondencia para controlar la fecha
de recibido encasilla la correspondencia con el formato diligenciado según el
servicio requerido donde corresponda Se recoge la correspondencia y el formato
en el casillero se verifica el aval del envío por parte de la Unidad y la asociación
del centro de costo (formato o correo electrónico). Se Diligencia Guía, se registra:
Nombre, dirección, empresa, teléfono contenido, Ciudad a la que va, tipo de
servicio, Peso, volumen, forma de pago, Observación, Centro de costo y
departamento que envió. Llamar al Operador para programar recogida de
Correspondencia.

Comunicaciones oficiales vía Fax Las comunicaciones recibidas y enviadas por

este medio, se tramitarán teniendo en cuenta la información que forma parte
integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para su
radicación en la Ventanilla Única. Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única
dirigido a un funcionario de la Institución, se escanea, se imprime para garantizar
su permanencia, durabilidad y conservación y se continúa el procedimiento de
registro y radicación, igual que para las comunicaciones oficiales, posteriormente
se distribuye a la Dependencia respectiva.

Memorandos Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de
imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso
para un trámite legal o administrativo. Después de enviado el documento por el
aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el destinatario y para confirmar
su recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato Comunicaciones
internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación
generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento.
El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el
formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para
verificación y control del envío.
Peticiones quejas, reclamos Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible
en el formato diseñado para tal efecto y deben contener la siguiente información.

 Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.

 Nombres completo del solicitante o su representante.
 Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la
respuesta del peticionario y/o apoderado.
 Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
 La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
 La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado

verificará el cumplimiento de los requisitos señalados. Conforme al principio de
Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los documentos deben ser
tramitados en el menor tiempo posible.

Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.

Quince (15) días hábiles para atender reclamos.

Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.

Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.

Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.

Procedimiento:

 La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de

otra dependencia.
 Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones
– deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.
 Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la
dependencia entrega el documento al funcionario competente para que
proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control.
  El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los
tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al
Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.
 Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.
 El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío
de documentos externos o internos según sea requerimiento.
 Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie
correspondiente.

Correo electrónico La dependencia recibe de otras unidades administrativas

solicitudes o documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los
diferentes medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo electrónico. La
receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la
entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la
planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando datos
como él (nombre y código de la dependencia remitente, número de radicación,
fecha y hora de recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y
tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la
entidad haya regulado en procedimientos vigentes. Se hace entrega de los
documentos con sus respectivos anexos si los hay a la dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de
recibido.
 Bibliografía

Gestión Documental https://atsgestion.net/gestion-documental/