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Cómo crear un workflow en 7 sencillos pasos

y con ejemplos
Julia Martins • 2 de diciembre de 2022 • 17 min de lectura

El término flujo de trabajo, comúnmente conocido como workflow, resulta ambiguo. Para
algunos, un flujo de trabajo es un proceso, para otros, una manera de organizar la
información.

Las imprecisiones en torno al término tienen consecuencias reales. La falta de claridad

acerca de lo que es un workflow genera confusión sobre el trabajo mismo y deriva en
problemas de eficiencia. Por ejemplo, en promedio, los trabajadores del conocimiento
dedican el 60 % del tiempo a los pormenores del trabajo; tareas como buscar información
o dar seguimiento al estado del trabajo. Aun así, cada semana más de una cuarta parte de
los plazos previstos no llegan a cumplirse. A pesar de que se trabaja duro y de que estamos
ocupados todo el tiempo, de algún modo perdemos el horizonte y fallamos con frecuencia.

Algo no está del todo bien.

Ahora es cuando entran en juego los workflows y su gran importancia. Entender

claramente qué es un workflow y cómo elaborar un workflow resulta muy útil para
organizar de manera efectiva el trabajo del equipo, cumplir con los objetivos del proyecto y
crear procesos eficientes y duraderos. Descubre, en este artículo, cómo crear workflows en
7 sencillos pasos y con ejemplos.

¿Qué es un workflow (flujo de trabajo)?

Un workflow o flujo de trabajo es un proceso integral que ayuda a que los equipos
cumplan sus objetivos. Conecta a las personas indicadas con los datos correctos en el
momento adecuado. Una vez que todo está listo para empezar, un workflow sirve para
organizar la información de una manera que no solo sea entendible, sino que además se
pueda repetir.

La gestión de un workflow efectivo cuenta con siete pasos ordenados, a grandes rasgos, en
tres etapas: la planificación, la ejecución y la revisión.

Planificación:

1. Ideación y recopilación de la información

2. Recepción de las solicitudes

3. Priorización y asignación de recursos

Ejecución:

4. Desarrollo y revisión

5. Seguimiento del progreso

Revisión:

6. Aprobación

7. Emisión de informes
¿Cuándo debería crear workflows?
Los workflows o flujos de trabajo son realmente potentes en cualquier equipo o
departamento. Cuando se hacen bien, los flujos de trabajo ofrecen la claridad que el
equipo necesita para cumplir con los objetivos más rápido, la eliminación de los cuellos de
botella, ahorro de tiempo y oportunidades de mejora continua.

Puedes desarrollar un flujo efectivo de trabajo para una iniciativa basada en plazos con un
objetivo final. Piensa en las campañas de marketing (inbound marketing, marketing digital,
etc.), las oportunidades de venta, los programas para incorporación de empleados nuevos
o los procesos de compras. También pueden ser procesos recurrentes y trabajo continuo,
como los calendarios de contenido, las solicitudes de informática y el seguimiento de
errores.

Explora los flujos de trabajo de Asana

Por qué los workflows son importantes

A pesar de que cada workflow es único, todos parten de la misma base, como los ladrillos
Lego. Estos componentes básicos son lo suficientemente flexibles como para adaptarlos a
las necesidades de cualquier equipo u organización. La codificación de los procesos
críticos para el negocio es fundamental para estructurar tu organización. Cuando se hace
bien, nadie tiene que preguntarse cuál es el paso siguiente o quién se ocupa de cada parte
de un proyecto. Eliminar esa incertidumbre revolucionará completamente la forma de
trabajar.

Este nivel de estructura puede traer grandes beneficios tangibles para el equipo, como los
siguientes:

La coordinación entre los distintos miembros del equipo es más simple.

Se impulsa la productividad (sin sacrificar la calidad ni los costos).

Mejor asignación de los recursos.

Aumento de la visibilidad en los proyectos.

Los líderes se ven empoderados y se realiza una toma de decisiones más inteligente,
porque a todo se le da seguimiento en un solo lugar.
 La información se reúne menos de forma manual y también disminuye la cantidad de
trabajos duplicados.

Los silos de datos desaparecen al reunir todo en una fuente de referencias central y de
fácil acceso.

Los miembros de los equipos adquieren una idea clara de cómo contribuyen con sus
trabajos a metas y objetivos compartidos más amplios.

La incertidumbre acerca del trabajo que hay que hacer disminuye, por lo que el trabajo
se agiliza y el potencial de los miembros del equipo se libera.

Los procesos ad hoc desaparecen y también, los sistemas de gestión aislados, para ser
sustituidos por un eje central de información.

En vez de reinventar la rueda todas las veces, los workflows permiten que los equipos
generen mayor impacto y que se adapten con facilidad a las distintas circunstancias, para
lograr producir trabajos de excelencia.

Los 3 beneficios principales de la gestión de

workflows
Un workflow o flujo de trabajo puede sonar como algo que demanda mucho trabajo de
configuración. Pero los procesos bien definidos y repetibles son la clave del crecimiento. Al
elaborar un workflow efectivo, puedes eliminar los pormenores del trabajo, disipar las
frustraciones, aumentar la claridad e impulsar el compromiso. La inversión anticipada te
hará ahorrar muchísimo tiempo y estrés.

Visibilidad en tiempo real

No es ningún secreto que los detalles prácticos que se pueden obtener en tiempo real
mejoran la eficiencia. Pero acceder a esos detalles puede resultar complicado y aquí es
donde los workflows entran en juego.

Al crear un workflow efectivo, conectas a las personas indicadas con la información

correcta en el momento adecuado. Este nivel de conexión aumenta la visibilidad de los
proyectos y dentro de ellos. Todos en tu equipo saben exactamente quién hace qué, para
cuándo y por qué es importante. En particular, este nivel de visibilidad favorece lo
siguiente:
 La obtención de detalles concretos y en tiempo real para aumentar la eficiencia del
equipo.

La precisión para la planificación, la asignación de recursos y la adaptación a escala

según cada caso.

Los ejecutivos o integrantes de otros departamentos están al tanto del progreso de los
proyectos en todo momento.

Las demoras son menos frecuentes y se producen entregables de mejor calidad.

Las vistas ofrecen una perspectiva general del proceso de un proyecto que permite
entender, detectar y diagnosticar cualquier problema.

Alineación entre y dentro de equipos de distintos

departamentos
Los workflows claros y bien definidos empoderan la claridad entre los distintos
departamentos y favorecen el contexto cuando trabajan muchos equipos a la vez. Si
cuentas con una red de herramientas o proyectos conectados, los equipos de distintos
departamentos pueden ver con claridad cómo y por qué se hacen los trabajos.

Las buenas herramientas para gestión del trabajo permiten definir y compartir flujos de
trabajo, independientemente del equipo en que te encuentres. Se genera una fuente única
de referencias para todos los trabajos y los datos, que rompe con el aislamiento de la
información en los equipos para impulsar una colaboración más eficiente. Además, al
conectar las iniciativas individuales con los flujos de trabajo a mayor escala de la empresa,
los miembros del equipo ven con claridad qué trabajos son más importantes. Gracias a esta
claridad, todos pueden centrarse en los trabajos de mayor prioridad que, además, generan
mayores impactos.

Lee: 5 clientes de Asana nos cuentan cómo eliminaron el aislamiento en el trabajo

Aumento de la eficiencia operativa

En los workflows, los procesos se codifican a través de los formularios para la recepción de
las solicitudes de trabajo, las automatizaciones y los proyectos en plantillas. Al conectar
automáticamente a las personas indicadas con los datos correctos, mejoras la eficiencia y
la productividad. Con un workflow efectivo se eliminan los pormenores del trabajo para
aumentar la velocidad de producción del equipo. Cuando los integrantes de un equipo
adquieren claridad, se pueden centrar en el trabajo más importante para lograr trabajos de
mayor impacto. Además, el aumento de la transparencia con las integraciones entre
diferentes herramientas de negocios reduce la cantidad de veces que hay que cambiar de
contexto.

Cómo son los workflows en comparación con

otros procesos de negocios
Para elaborar un workflow, te convendría incorporar varios procesos de negocios. A
continuación, mostramos qué similitudes y diferencias existen entre los workflows y estas
prácticas:

Workflow vs. gestión de procesos de negocios (BPM)

Un proceso de negocios es una secuencia de tareas. La gestión de los procesos de
negocios (BPM) consiste en organizar esas tareas para transformarlas en iniciativas
importantes de una manera eficiente y efectiva.

De un modo similar a lo que sucede con los procesos de negocios, cuando preparas un
workflow aplicas un pensamiento crítico acerca de cómo puedes organizar el trabajo y
procesar las mejoras. La principal diferencia entre ambos es que los workflows se orientan
específicamente a la creación de procesos de negocios repetibles y constantes.

Lee: La guía para principiantes sobre la gestión de procesos de negocios (BPM)

Workflow vs. listas de verificación

Una lista de verificación o lista de pendientes es una lista de cosas que debes hacer. Las
listas de verificación son más simples que los procesos de negocios; ya que las tareas de
una lista de verificación, por lo general, contienen trabajos que corresponden a varias
iniciativas diferentes y sin un orden particular.

Puedes usar las listas de verificación como parte del flujo de trabajo para asegurarte de no
pasar nada por alto. Las listas de verificación y los workflows son herramientas simples pero
potentes que, cuando se usan juntas, resultan ser muy útiles para que el equipo logre
presentar trabajos de excelencia. Intenta incluir listas de verificación en los procesos
integrales de tus flujos de trabajo para ayudar a que el equipo cumpla sus objetivos.

Workflow vs. diagramas de Gantt

Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos con la que se muestra
un cronograma del proyecto en forma de gráfico de barras horizontales. Cada barra del
diagrama de Gantt es un paso del proceso. El largo de las barras representa la cantidad de
tiempo que demanda el trabajo.

Los gráficos de Gantt son herramientas excelentes para la gestión de proyectos y, por lo
común, se usan para dar seguimiento a iniciativas vinculadas al tiempo de trabajo como la
planificación de un evento o el lanzamiento de un producto. Los diagramas de Gantt y
otros software para gestión visual de los proyectos como los tableros Kanban pueden ser
muy útiles para cumplir con los objetivos más rápido.

Lee: ¿No conocías los diagramas de Gantt? Comienza aquí

Workflow vs. diagramas de flujo

Los diagramas de flujo son muy buenos para observar los pasos de un proceso de manera
secuencial. Por ejemplo, en un diagrama de flujo se puede mostrar la relación entre las
cinco fases de un proyecto o puede ser útil para visualizar una relación de causa y efecto
que esté afectando al proyecto.

A un nivel más alto, puede ser útil para visualizar los siete pasos de un workflow en un
diagrama de flujo o diagrama de flujo de trabajo. Una vez que entiendas bien los pasos
principales de tu workflow, dales vida a esos procesos con una plataforma de gestión del
trabajo y herramienta de automatización que permitan compartir la información en tiempo
real.

Lee: Las 5 fases de la gestión de proyectos para que mejores el flujo de trabajo de tu
equipo

Workflow vs. gestión del trabajo

Los workflows, de hecho, son una parte clave de la gestión del trabajo. Las buenas
herramientas para gestión del trabajo facilitan la organización de los flujos de trabajo
Comenzardel
equipo o departamento. Favorecen la coordinación de las personas y del trabajo en los
distintos niveles de la organización. En definitiva, los flujos de trabajo fortalecen la gestión
del trabajo y garantizan que todos tengan la información que necesitan para cumplir con
los trabajos más importantes.

La gestión del trabajo es una solución sistemática para coordinar los flujos de trabajo
de una organización y proporcionar la claridad que los equipos necesitan para alcanzar
sus objetivos más rápido. Consiste en coordinar a las personas y las tareas en todos los
niveles de una organización a fin de garantizar que todos tengan la información que
necesitan para completar el trabajo de mayor impacto.

Más información

Ejemplos de workflows
Antes de profundizar en los beneficios de contar con flujos de trabajo bien definidos y en
cómo elaborar un workflow, echa un vistazo a algunos ejemplos de workflows.

Workflow de comentarios de los clientes

1. Ideación y recopilación de la información: Un cliente envía un ticket, solicitud o
comentario.

2. Recepción de las solicitudes: Procesamos la solicitud con nuestra herramienta para

gestión de las relaciones con los clientes, Zendesk.

3. Priorización y asignación de recursos: La solicitud se dirige automáticamente al

equipo apropiado. Por ejemplo, si se trata de una solicitud que corresponde a ventas,
se envía a Salesforce para que el equipo de ventas la clasifique. Otra opción sería que
los tickets y comentarios se enviaran a equipos internos que trabajan con herramientas
para gestión del trabajo como Asana.

4. Desarrollo y revisión: Los equipos trabajan para resolver el problema del cliente.
 5. Seguimiento del progreso: Las integraciones que funcionan en tiempo real simplifican
y automatizan el trabajo entre los distintos equipos. Para que los equipos no tengan
que actualizar la información manualmente o que el trabajo no se duplique entre las
herramientas, usa integraciones como la de Asana para Zendesk y asegúrate de que los
integrantes de tus equipos trabajen siempre con la información más reciente.

6. Aprobación: La solución final se envía de regreso al cliente a través del equipo de

atención al cliente. Si es necesario, el cambio se documenta. Si la respuesta a la
solicitud no es suficiente, el equipo vuelve al paso cuatro (desarrollo y revisión) para
dar otra mirada.

7. Emisión de informes: A este ticket específico se le da seguimiento como parte del

proceso del workflow general, a fin de medir el impacto del workflow de los
comentarios de los clientes.

Workflow para gestión de campañas

1. Ideación y recopilación de la información: El equipo entero se reúne para llevar a cabo
una lluvia de ideas para la nueva campaña.

2. Recepción de las solicitudes: En colaboración con el equipo, el líder del proyecto crea
briefs para todos los activos creativos necesarios para las campañas; las imágenes, las
animaciones, los videos, el material de contenido y mucho más.

3. Priorización y asignación de recursos: El líder del proyecto revisa cada pieza de la

campaña para poder entender qué lugar ocupa cada cosa antes de establecer las
prioridades de las tareas y los proyectos. Después, el líder del proyecto crea un
calendario maestro para la campaña a fin de que todos los miembros del equipo
tengan una perspectiva general de todo lo que sucede en la campaña.

4. Desarrollo y revisión: Con una buena planificación armada, ahora puedes pulsar el
botón “Acción” de la producción de activos creativos. Los colaboradores externos y tus
compañeros se ponen a trabajar. Si hace falta más trabajo para generar esos activos
creativos, el flujo de trabajo vuelve a la etapa de producción.

5. Seguimiento del progreso: Mientras el equipo trabaja, el líder del proyecto supervisa el
progreso a través de la plataforma de gestión del trabajo. Si un compañero de equipo
tiene un problema o si los entregables del proyecto se demoran, pueden ocuparse y
desbloquear el trabajo.

6. Aprobación: Cuando todo se ve bien, el líder del proyecto aprueba el trabajo. La

campaña se pone en marcha.
 7. Emisión de informes: Independientemente de que una campaña resulte ser un éxito
sin precedentes o de que no salga según lo esperado, siempre habrá muchísimo que
aprender de ellas. El líder del proyecto observa los datos en profundidad y habla con
los miembros del equipo para descubrir qué salió bien y qué se puede mejorar.

Explora flujos de trabajo para administración de campañas

Workflow para planificación de objetivos

1. Ideación y recopilación de la información: Los líderes de la empresa deciden con qué
frecuencia se definirán los OKR (objetivos y resultados clave) de la organización. Son
quienes invierten en un sistema para gestión de objetivos para dar seguimiento al
trabajo.

2. Recepción de las solicitudes: El líder, los miembros del equipo y los demás integrantes
clave del proyecto colaboran y aportan ideas para los próximos objetivos.

3. Priorización y asignación de recursos: El líder del equipo propone un conjunto de

objetivos para el próximo período de objetivos. Lo ideal sería que cada objetivo
contribuyera al que tiene sobre él, que aportara claridad y estuviera alineado con el
resto del trabajo.

4. Desarrollo y revisión: Una vez que saben qué pretenden lograr, los miembros del
equipo ya pueden ponerse a trabajar. Con una plataforma de gestión del trabajo,
pueden conectar el trabajo diario con los objetivos más amplios para que todos sepan
qué tareas tienen mayor prioridad.

5. Seguimiento del progreso: Mientras el equipo trabaja, el líder del proyecto supervisa el
progreso. Si es lento o si se escapa algún vencimiento, pueden intervenir y allanar el
camino. Tanto el líder como los miembros del equipo brindan actualizaciones de
estado con regularidad a través de la plataforma de gestión del trabajo.

6. Aprobación: Los miembros del equipo terminan el trabajo y lo marcan como finalizado.
Los gerentes echan un vistazo y aprueban o solicitan cambios según sea necesario.

7. Emisión de informes: Después de cada período, el líder del equipo revisa los objetivos.
Examina qué funcionó bien y qué no durante el período del objetivo. Para los próximos
objetivos, el equipo doblará la apuesta en cuanto a sus fortalezas y trabajará para
revertir las debilidades.
Cómo hacer un workflow efectivo en 7
sencillos pasos
Los siete pasos para crear un workflow efectivo se dividen en tres fases: la planificación, la
ejecución y la revisión. La implementación de estos pasos es muy útil para organizar el
trabajo de una manera que no solo sea comprensible, sino que además se pueda repetir.

Por qué siete pasos

Piensa en los siete pasos como si fueran una plantilla para flujos de trabajo con la que
puedes maximizar el impacto productivo y minimizar los pormenores del trabajo. En
lugar de dedicar varias horas o días al inicio del proyecto para reunir toda la
información, con reuniones innecesarias y comunicaciones que se duplican, los flujos
de trabajo ofrecen un marco de trabajo para que el equipo pase directamente a la
acción. Los siete pasos le brindan al equipo los datos, la información y los activos que
necesitan para comenzar con el pie derecho. Con los flujos se crean planes de acción
claros, que garantizan que todos en el equipo entiendan qué hay que hacer y cuáles
son los plazos previstos.

Con los workflows se capturan procesos repetibles para que no tengas que reinventar la
rueda todas las veces. Para que sea efectivo, el workflow se debería crear en una
herramienta compartida en la que se pueda dar seguimiento a la información en tiempo
real.

En el ejemplo a continuación, mostraremos cómo hacer un workflow en Asana. Si no estás

seguro de cómo empezar, descubre cómo conectar a las personas indicadas con los datos
correctos en el momento adecuado con un software para gestión de flujos de trabajo, para
que los integrantes de cualquier equipo se puedan centrar en entregar trabajos que
marquen la diferencia.

Explora los flujos de trabajo de Asana

Paso 1: Ideación y recopilación de la información
Cada flujo comienza con una idea. A veces, las ideas llegan con una forma precisa; otras, el
equipo se embarca en una iniciativa nueva e interesante bajo algunos criterios
orientadores.

Durante este paso del proceso del workflow, en primer lugar, reúne la información sin
estructuras y trabaja en una lluvia de ideas para el proyecto. Si corresponde, piensa en
cualquier limitación que pueda tener el proyecto, en las restricciones o los requisitos antes
de avanzar con el próximo paso.

Por ejemplo, observemos un flujo de trabajo web. El vicepresidente de marketing le pide a

tu equipo de creativos que renueven completamente la página principal del sitio web.
Comparte una visión de qué aspecto quiere que tenga la página web antes de entregar el
proyecto. En esta etapa del workflow, analizas con tu equipo algunas ideas iniciales,
comparten lo que los inspira de las páginas de inicio de sus sitios favoritos y crean
prototipos en la herramienta para lluvia de ideas, Miro.

Paso 2: Recepción de las solicitudes

Una vez que tengas una idea general de qué hay que hacer, prepara los detalles y el plan
del proyecto. En esta etapa del workflow asegúrate de capturar todos los datos relevantes,
la información o lo que necesite el negocio. Esta información servirá para el proceso que
elabores, los participantes que involucres en el proyecto y el trabajo que entregues
finalmente.

Define los objetivos de tus proyectos y los objetivos SMART.

Prepara una carta del proyecto (project charter o acta de constitución) o amplía la que
ya tienes con un brief.

Crea y comparte el plan del proyecto, y suma un cronograma.

Identifica a los integrantes clave para el proyecto con un gráfico RACI.

Programa una reunión de inicio del proyecto.

Define el alcance del proyecto para evitar incurrir en corrupción del alcance.

Proyecta los hitos importantes y también, los entregables del proyecto

No es necesario tener todos estos materiales para cada workflow. De todos modos,
asegúrate de desarrollar material suficiente como para que no falte información para el
resto del trabajo del proyecto. Elimina las idas y vueltas, y ofrece más claridad, contexto e
información sobre el trabajo.

Para seguir con nuestro ejemplo de workflow de producción web, transforma a la lluvia de
ideas de tu equipo en un brief creativo. Con una herramienta de gestión del trabajo como
Asana, puedes incorporar los bocetos iniciales de Miro en el brief y combinarlos con otra
información del proyecto como el plan de comunicaciones.

3. Priorización y asignación de recursos

Una vez que tengas listo el plan, será hora de poner todo en acción. Empieza por la
asignación de recursos. Necesitas contar con visibilidad sobre los procesos para poder
establecer las prioridades de manera efectiva y asignar los recursos basados en la
capacidad productiva del equipo.

Los workflows efectivos no se centran solamente en maximizar la productividad y en hacer

la mayor cantidad posible de trabajos. Sirven para dar lugar a la creatividad. Cuando se
hace bien, la gestión de recursos maximiza el rendimiento de los empleados y disipa el
caos. Esto favorece que al final del día todos en tu equipo se sientan satisfechos, no
agotados, con lo que han hecho.

Para que este paso del workflow sea repetible, tienes que automatizarlo. Una vez que
tengas una idea clara de cuál es la capacidad productiva de cada miembro del equipo,
lleva a cabo la automatización del flujo de trabajo para dirigir los trabajos con precisión a
los miembros adecuados del equipo. Aclara las prioridades de cada proyecto y empodera a
los miembros del equipo para ajustar los vencimientos en caso de ser necesario, a fin de
garantizar que puedan presentar trabajos con la máxima calidad.

En nuestro ejemplo de workflow, el equipo creativo tiene un proyecto para solicitudes

creativas en Asana. Cuando ingresa una solicitud, los workflows automatizados envían el
trabajo al integrante apropiado del equipo. Cada iniciativa tiene un nivel de prioridad
asociado. De este modo, los miembros del equipo saben en qué deben centrar su energía.
En la misma herramienta, también tienes una ventana que permite ver y trabajar con la
gestión de recursos para reasignar o reprogramar el trabajo según sea necesario.

Lee: Tu guía para comenzar con la gestión de recursos

4. Desarrollo y revisión
Esta etapa es la columna vertebral del “trabajo” del flujo de trabajo: el desarrollo de los
entregables del proyecto, las revisiones y las iteraciones activadas por el circuito de los
comentarios, y la obtención de comentarios mediante aprobaciones de otros integrantes.

Si el flujo no es perfecto, se trabaja mucho de forma manual. Entonces, por ejemplo, puede
resultar difícil encontrar el archivo correcto en el momento adecuado. Algo que contribuye
enormemente a los pormenores del trabajo es buscar documentos y perseguir
aprobaciones. Así que al mantener la información en una herramienta centralizada, se
reduce ese trabajo innecesario que tenían que hacer todos en tu equipo.

Cuando las comunicaciones y los archivos se comparten todos en el mismo lugar, los
miembros de los equipos dedican menos tiempo a los pormenores del trabajo y más al
trabajo real. Entonces, entra en acción, usa la automatización para sacar a la luz la
información que necesitas, en el momento exacto en que la necesitas.

Para seguir con nuestro ejemplo de workflow de producción web, después de asignar el
trabajo, nuestros diseñadores crean un esquema para el sitio web de la página de inicio
nueva en Figma, que luego adjuntan al proyecto. Mediante una verificación, los integrantes
agregan comentarios en los archivos PDF para dejar opiniones específicas sobre lo que
creen que funciona bien y lo que no. Una vez que se haya terminado con el diseño, podrás
entregar esos diseños al equipo de desarrollo web sin tener que duplicar el trabajo. Por el
contrario, esa información se aloja en el proyecto de solicitud creativa y también en el de
producción web; así, todos trabajamos a partir de la información más actualizada.

5. Seguimiento del progreso

En cualquier workflow es crítico poder garantizar que todos en el equipo estén al tanto de
lo que sucede con el trabajo en igual medida. Es muy frecuente, demasiado, que los datos
se encuentren dispersos en distintas herramientas. Para poder emitir informes sobre el
progreso de un proyecto, tienes que cambiar entre herramientas y recopilar la información
manual en un solo lugar. Pero el trabajo manual, que puede llegar a duplicarse, representa
una pérdida de tiempo —nadie quiere tener que sumar otra reunión más para hacer un
seguimiento del estado—.

En cambio, comparte las actualizaciones de estado del proyecto en el mismo lugar en que
se produce el trabajo para que todos tengan el contexto que necesitan exactamente
donde trabajan. Si el proyecto no marcha bien, el informe de estado ayudará a que los
demás integrantes sepan que hay una demora y a que entiendan cómo se resolverá
cualquier obstáculo.

Por ejemplo, muchos de los integrantes están dedicados al workflow de producción web.
Después de todo, quien hizo la propuesta inicial fue el vicepresidente de marketing. Pero
no hace falta informar a los integrantes del proyecto acerca de cada pequeño detalle ni de
cada piedra en el camino. En cambio, puedes compartir actualizaciones semanales del
estado del proyecto, agregar contexto y vincularlo a las tareas e hitos con los que haya
trabajado el equipo.

Lee: La guía para líderes de equipo para elegir una buena herramienta de informes

6. Aprobación
A veces, lo único que falta es esa última aprobación, pero se puede volver complicado
conseguirla. Por lo general, los líderes ejecutivos están siempre ocupados. A pesar de que
solamente necesitas que den el visto bueno, su tiempo es muy valioso y es muy difícil
acceder a ellos. Sin embargo, con un flujo de aprobaciones puedes automatizar este paso,
ya que ofrece claridad y es fácil de usar para que, a quien le corresponda, dé su bendición
final.

En nuestro ejemplo, la nueva página de inicio está lista para publicar, pero para hacer el
cambio necesitas la aprobación del vicepresidente de marketing. Entonces, le envías una
solicitud de aprobación (diferente de una tarea común). Esta notificación tan particular le
permite reconocer el tipo de información que esperas recibir; para poder responder en
consecuencia, rápida y fácilmente. Con un clic en un botón, obtienes su aprobación y
lanzas a tiempo la publicación de la nueva página de inicio.

7. Emisión de informes
Independientemente de que el proyecto resulte ser un éxito rotundo o de que se hayan
encontrado piedras en el camino, siempre habrá mucho por aprender de cada iniciativa. El
último paso de un workflow es emitir informes sobre el progreso y analizar los datos en
profundidad para aprender qué funcionó bien y qué no. Resulta útil para optimizar los
proyectos que vendrán después o incluso, en algunos casos, para refinar el workflow
actual.
Para terminar con nuestro ejemplo, diremos que la página de inicio, finalmente, se ha
publicado. ¡Felicitaciones! El paso final es dar seguimiento a cómo funciona la página y
emitir informes sobre los avances de forma progresiva. Entonces, la próxima vez que
necesites lanzar una página web, parte de lo aprendido con este proyecto, para que el
trabajo sea aun mejor.

Cómo elaborar un workflow digital

colaborativo
Tal como reza el famoso dicho de Ralph Waldo Emerson, “La vida es un viaje, no un
destino”, y lo mismo sucede con los workflows. Al centrarse en la mejora de los procesos
de trabajo, puedes brindar a los miembros del equipo todas las herramientas y la
información que necesitan para tener éxito.

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