Universidad de Guayaquil

Facultad de ciencias químicas

Tarea individual #4

Nombre: Milena Plaza Villalva

Curso: 3 - 1
Docente: M.Sc. Jorge Campoverde

FLUJOS DE TRABAJO
Flujos de trabajo 1

FLUJOS DE TRABAJO

El flujo de trabajo (workflow) es el estudio de los aspectos operacionales de una

actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden
correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se
le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.

La definición más habitual de workflow es la que lo considera la automatización de los

procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de tal forma que tanto las tareas
que deben realizarse como la información necesaria pasan de un trabajador a otro siguiendo
una jerarquía determinada y unas reglas o patrones establecidos con anterioridad.

En definitiva, mediante un flujo de trabajo se conecta a todos los empleados de una

empresa con todos los procesos de negocio relacionados con ella, estableciendo un orden.

Hay que tener en cuenta que un flujo de trabajo puede ser global, afectando a la empresa
en su conjunto, o bien parcial, refiriéndose de forma específica a alguna parte concreta de la
operativa.

Son importantes, además, dos matices:

• Hay una serie de normas y reglas que todos los trabajadores deben cumplir y que
regulan de forma precisa el orden y la ejecución de cada tarea.
• La tecnología se convierte en un factor clave: Debido a este orden rígido, muchas
actividades se pueden informatizar de manera que se conviertan en automáticas y que
todos los implicados en ellas dispongan de un canal de comunicación.
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Ambos detalles, especialmente el primero, son fundamentales para que el sistema de

workflow funcione correctamente. Si una pieza se sale de su engranaje puede alterar el flujo
entero y, potencialmente, causar que toda la estructura falle.

Componentes básicos del flujo de trabajo

Los tres componentes principales de un flujo de trabajo son:

1) Aporte: personal, materiales, equipos y otros recursos necesarios para alcanzar el

objetivo.
2) Transformación o proceso: las reglas, las direcciones y los pasos predefinidos
necesarios para transformar los aportes en productos.
3) Producto: los elementos a entregar, ya sea un producto físico, un servicio o incluso un
empleado capacitado.

Ventajas de utilizar los flujos de trabajo

❖ La división de tareas es más clara y comprensible para todos los departamentos de la

empresa, con lo que se consigue una efectividad sensiblemente superior.
❖ Al estar claramente delimitada la responsabilidad de cada empleado, el proceso de toma de
decisiones se simplifica.
❖ Las comunicaciones internas en la empresa son más sencillas, ágiles y seguras.
❖ Se ahorra tiempo y dinero, ya que todo el personal sabe en todo momento qué tiene que
hacer.
❖ Se fomenta y optimiza la creación corporativa de trabajos.
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❖ Todos los procesos empresariales quedan integrados, independientemente de su tipología,

lo que favorece la coordinación y evita problemas por falta de entendimiento entre distintos
departamentos.
❖ Por este mismo motivo, el sentimiento de pertenencia al grupo se refuerza en los
empleados. Todos tienen una misión importante que cumplir y son partícipes del éxito que
alcance la empresa.
❖ En última instancia, los puntos anteriores significan una mejor atención al cliente final.

Beneficios de un flujo de trabajo

1) Aumenta la productividad.
2) Libera tiempo reduciendo la microgestión.
3) Estandariza los procesos para obtener resultados uniformes.
4) Mejora las tasas de incorporación o adopción con un flujo de trabajo más organizado.
5) Controla mejor las variables para reducir los riesgos del proyecto.
6) Usa el flujo de trabajo para establecer una cultura empresarial nueva.
7) Proporciona transparencia y un registro de auditoría.

Pasos para crear un flujo de trabajo

1) Definición de objetivos: saber qué se quiere conseguir. ¿Cuáles son los aspectos de la
productividad en tu empresa que no funcionan como deberían? ¿Qué resultados esperas
obtener? Hacer este tipo de preguntas, porque las respuestas serán necesarias para el
siguiente paso.
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2) Diseño del workflow: contemplar todas las posibles opciones, escenarios y variantes; para
lograr un resultado óptimo. También es adecuado determinar la forma de medir
posteriormente si se llegó hasta donde se pretendía.
3) Implementación: es aconsejable hacer un test preliminar para asegurarse de que todo va a
salir según lo previsto. Una vez hecho, llega el momento de aplicar los cambios al modelo
productivo real.
4) Medición de resultados: con las herramientas previas se examina cómo ha ido el proceso,
obtener datos, compararlos con las expectativas iniciales y, si hace falta, efectuar los ajustes
oportunos en el diseño.

Ejemplos de flujo de trabajo

➢ Email de bienvenida: Una vez el cliente rellena un formulario y deja su correo,

automáticamente se le envía un mensaje (a partir de una plantilla redactada por el
departamento de marketing) en el que, además de presentarte (generando engagement) y
agradecerle la confianza en la empresa, se le informa de algún producto concreto que le
pudiera interesar comprar a partir de su actividad en nuestra web. Todo esto, gestionado
por un algoritmo que ha programado el equipo informático para que sea totalmente
automático. Se estima que el rendimiento comercial de un mensaje como este puede llegar
a triplicar el de un correo promocional común.
➢ Aprobación de un presupuesto: Si un cliente acepta los precios que le has pasado para
determinado producto a medida, se desencadena una cascada de acontecimientos: hay que
lanzar el proceso de fabricación, lo que posiblemente implique solicitar a los proveedores
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el material necesario, además de las tareas de ensamblaje; hay que efectuar las revisiones
oportunas de calidad; si procede, hay que pactar con los transportistas la modalidad de
envío. Todo esto, mientras se va informando puntualmente al cliente del estado de su
pedido. Si en el momento de aceptar el presupuesto se lanza una orden automática a cada
departamento implicado, lograrás mucha más eficiencia.
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BIBLIOGRAFÍA

Gallego, B. (2021). ¿Qué es un flujo de trabajo y cómo puede aumentar la productividad?

Obtenido de Monday.com: https://monday.com/blog/es/gestion-de-proyectos/que-es-
un-flujo-de-trabajo-y-porque-es-importante/

Grupo Docunecta. (2020). ¿Qué es un flujo de trabajo (workflow) y para qué sirve? Obtenido
de Docunecta.com: https://www.docunecta.com/blog/que-es-un-flujo-de-trabajo