SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE” SENA”

REGIONAL GUAJIRA - CENTRO INDUSTRIAL Y DE ENERGÍAS ALTERNATIVAS

DOCENTE: NICOLAS CORTES MINDIOLA y YANLYS YOCELYS ROJAS DE ARMAS
COMPILACION DE ACTIVO EFECTIVO Y SU EQUIVALENTE

Activo EFECTIVO Y SU
EQUIVALENTE
Para proteger el dinero de una empresa contra robos y malos usos, se debe controlar el
efectivo desde el momento en que se recibe hasta que se deposita en un banco.

En uno de los más grandes errores de la historia de la Banca, Chemical Bank de Estados
Unidos dedujo incorrectamente dos veces los retiros hechos por sus clientes en sus
cajeros automáticos de la cuenta de cada uno de ellos; deduciéndole el doble del retiro
a una cuenta. Antes de detectar el error, Chemical Bank dedujo unos 15.000.000 de
dólares pertenecientes a más de 100.000 cuentas de clientes. Este error se debió por
controles inadecuados sobre cambios hechos en el software del banco.

En esta unidad citaremos algunos procedimientos y mecanismos para el control de

efectivo, que permitirán un desempeño contable adecuado y preciso para cualquier
empresa.

Proceso de Información
Podemos definir a la contabilidad como un sistema de información que les proporciona
a los accionistas y usuarios reportes acerca de las actividades económicas y de la
condición de un negocio.
Vale la pena recordar la clasificación de las cuentas para comprender los contenidos que
aquí se presentan; por su naturaleza éstas se clasifican en reales, nominales y de orden.
Las cuentas reales son también llamadas Cuentas de Balance y representan valores
tangibles como propiedades y deudas; las cuáles pueden ser activo, pasivo y patrimonio,
en este módulo estudiaremos el activo.

El activo representa los bienes (dinero en caja o bancos, mercancías, muebles, vehículos
etc.) y propiedades (cuentas por cobrar, créditos a favor, etc.) de la organización; se
caracteriza por estar en capacidad de generar beneficios, estar bajo control de la
empresa y generar un derecho de reclamación.

Las cuentas del activo empiezan y aumentan en el debe, disminuyen y se cancelan en el

haber; por lo general su saldo es débito. Esto se conoce como movimiento de la cuenta.

1.1 EFECTIVO

El término “efectivo” incluye monedas, papel moneda, cheques giros y dinero en

depósitos disponibles para retiros sin restricciones en bancos y otras instituciones
financieras; es el activo que los empleados tienden a desviar o a utilizar de manera
apropiada, para lo cual se hace necesario que las empresas diseñen y utilicen controles
que protejan el efectivo y que vigilen la autorización de diferentes transacciones.

No se puede desconocer la importancia de poseer efectivo para la cancelación de

compromisos contraídos. Una empresa no puede apoyarse totalmente en el crédito
debe disponer de dinero para el pago de operaciones inherentes a las actividades que
desarrolle, las disponibilidades de efectivo inferiores a las necesidades, acarrean
pérdidas, ya que no se podrán efectuar compras y realizar pagos oportunos, obtener
descuentos por pronto pago. El exceso de efectivo origina problemas para la empresa
pues es capital inmovilizado que podría ser utilizado en otras actividades.

Las cuentas por cobrar y los inventarios cumplen un papel importante en el desarrollo
de un negocio cualquiera, ya que las inversiones en éstas dos exigen a los
administradores una mayor atención que para otros ítems del mismo grupo. Un medio
efectivo de Comercialización es la concesión de crédito; el volumen de cartera
dependerá del dinamismo de las ventas a crédito, por tal motivo se debe disponer del
máximo de recursos para maximizar los rendimientos por conceptos de ventas y
minimizar los costos de administración y control, recaudo y pérdida probable. Los
inventarios exigen un manejo prudente para determinar las cantidades óptimas que
deberán mantenerse y los desembolsos comprometidos en su obtención.
Ciclo Completo del Movimiento de Efectivo

1.1.1 Caja

Cuenta constituida por el dinero en efectivo o en cheques que posee un ente económico
en moneda nacional o extranjera y que se dispone de él en forma inmediata. Dentro del
grupo del activo disponible es la cuenta más liquida porque está representada por la
moneda circulante o cheques aceptados como medio de pago por la compra/venta de
bienes y servicios.

Control Interno de Caja

Se establece al comparar la información financiera planeada con las actividades

realizadas. Comprende los procedimientos, registros y controles de las acciones
inherentes a la toma de decisiones en cuanto a erogaciones de efectivo.

Para que haya un manejo eficiente de efectivo se recomienda tener en cuenta los
siguientes elementos de control:

• Evitar que quienes reciban dinero sean las mismas personas que efectúen el
registro contable.
• Responsabilizar al tesorero de la salvaguardia del dinero; éste debe poseer un
seguro de manejo.
• Disponer de controles de efectivo por correo u otro medio de transporte.
Consignar oportunamente los dineros recibidos.
• Verificar si los desembolsos han sido aprobados por la(s) persona(s)
autorizada(s).
• Establecer por escrito políticas claras sobre cuantías máximas de pagos en
efectivo.
• Realizar arqueos sorpresivos.
• Establecer una caja menor o varias para efectuar desembolsos de poca cuantía.
• Utilizar cajas registradoras, protectores de cheques y formas
prenumeradas de ingresos y egresos de caja.
• Anular las facturas pagadas con sello de cancelado o pagado.
• Efectuar la conciliación periódica de las cuentas bancarias.
• Elaborar informes estadísticos sobre ingresos y egresos en efectivo.
1.1.2 Entradas de Caja

El control interno sobre los cobro de efectivo asegura que todo el efectivo se deposite
en el Banco y que el registro en la contabilidad de la compañía sea correcto. Debido a la
liquidez inmediata del efectivo, el disponible ofrece riesgos de pérdida ya que puede
ocultarse, transferirse o cambiarse fácilmente y para evitar éstas fugas de dinero es
recomendable seguir el siguiente sistema de control para el recaudo de efectivo:

• Asignar a una persona la responsabilidad de la recepción del dinero.

• Establecer documentos especiales para registrar y consignar las partidas
recibidas.
• Definir procedimientos para la protección del efectivo.
• Separar el recibo de dinero y su registro contable.
• Elaborar un informe de ingresos monetarios.

1.1.3 Salidas de Caja

El manejo de efectivo diario exige su consignación en una institución bancaria y/o

financiera. Los desembolsos de efectivo requieren un sistema de control como el
siguiente:

• Sólo las personas autorizadas pueden ordenar salidas de efectivo.

• Cada operación de egreso de dinero debe estar soportada por un documento
de salida (egresos de caja).
• El origen del desembolso debe ser consistente en las salidas efectivas de
dinero.
• La transacción que origina un desembolso debe registrarse formalmente.

1.2 BANCOS

Una cuenta bancaria es uno de los instrumentos más importantes que utiliza una
empresa para controlar el efectivo y para realizar diferentes tipos de desembolsos,
exceptuando cantidades muy pequeñas. Los bancos proporcionan a los depositantes
registros detallados de las operaciones que éstos realizan, los documentos que se
utilizan para controlar una cuenta de bancos son los siguientes:

• Tarjeta de firmas: los bancos exigen que la persona que realice la operación
firme ésta tarjeta. El banco la compara con las que aparecen en los documentos
a fin de proteger al depositante y al banco y a la entidad bancaria por delitos de
falsificación.
• Consignación: es una forma estándar de depósito en la cuál el cliente apunta el
valor y la fecha de depósito. Como registro de la operación el cliente conserva
un duplicado de la consignación hecha o ficha de depósito.
• Cheque: es utilizado para retirar dinero de una cuenta, para el pago a una
persona o entidad determinada en él. Intervienen en este proceso:
 El girador que es quien firma el cheque; el beneficiario a quien se le gira el cheque y el
banco la entidad intermediaria de la operación. El uso de éste documento evita el
manejo dispendioso de dinero y agiliza las transacciones a crédito. Las operaciones de
consignación y pagos con cheques modifican permanentemente el saldo de los
depósitos. La mayoría de las operaciones se registran en el informe proveniente del
banco; pero existen otras que no aparecen en este documento y que afectan el saldo de
la cuenta en un futuro, las más comunes por su naturaleza son:
• Cheques posfechados pendientes de pago y de cobro, girados como garantía de
cancelación de un bien o servicio.
• Cheques en tránsito depositados en cuenta, pero que provienen de otros
bancos locales o de otra ciudad.

Poseer una cuenta bancaria ofrece numerosas ventajas para la empresa siempre y
cuando exista un cuidadoso control en su utilización; para que haya un manejo adecuado
de dicha cuenta es necesario:

• Diligenciar el volante por concepto de cheques posfechados, consignando los

datos relacionados con el pago y especificando fecha de emisión, nombre del
destinatario, valor, saldo inicial y final de la cuenta; debe dejarse constancia de
la fecha en que se hará efectivo.
• Poseer un formato de control de cheques posfechados que permita conocer los
requerimientos del efectivo y a la vez que facilite el ajuste de los saldos bancarios
en las respectivas chequeras.
• Elaborar periódicamente la conciliación bancaria.

Las operaciones comerciales más comunes que afectan una cuenta bancaria son:

• Conciliaciones
• Notas débito, por cobros de servicio, chequeras, intereses etc.
• Notas crédito, por préstamos del banco, correcciones a favor de la empresa,
cheques devueltos, cheques girados a favor de terceros.

1.2.1 Conciliación Bancaria

Es una lista de los elementos y las cantidades que hacen que el saldo de efectivo
reportado en el estado de cuenta bancario difiera del registrado en el libro mayor.

La conciliación bancaria se divide en dos secciones, la primera empieza con el saldo de

efectivo según el estado de cuenta bancario y termina con el saldo ajustado. La segunda
sección empieza con el saldo de efectivo según los registros del depositante y termina
con el saldo ajustado. Las dos cantidades designadas como el saldo ajustado deben ser
iguales.

Los registros del efectivo del negocio pueden ser llevados por la empresa y por el banco.
Rara vez el saldo de estas dos cuentas de efectivo es igual, la diferencia se produce
debido a la demora para registrar ciertas operaciones y pueden ser ocasionadas por:

• Partidas registradas por la compañía pero no registradas aún por el banco.

• Depósitos en tránsito (pendientes). La compañía ha registrado éstos depósitos
pero el banco no.
 • Cheques en circulaciones emitidas por la compañía y registradas en los libros
pero no han sido pagados por el banco.
• Partidas registradas por el banco y aún no por la compañía.

Etapas para la Preparación de una Conciliación Bancaria

• Comparar los recibos de las consignaciones efectuadas y las notas crédito

recibidas con las consignaciones y las notas crédito que aparezcan en el extracto
bancario. Si existe alguna diferencia se debe precisar el error y corregirlo.
• Confrontar la lista de cheques registrados en los libros auxiliares y las notas
débito recibidos con la columna cheques y notas débito del extracto. Las
diferencias deben eliminarse.
• Totalizar las correcciones de las consignaciones en los libros auxiliares.
• Totalizar las correcciones de los cheques girados en los libros auxiliares.
• Elaborar la conciliación bancaria teniendo en cuenta: Saldo en libros – Notas
Débito + Notas Crédito = Saldo Ajustado en Libros. Saldo en Ext. Banc. + Consig.
– Cheques Pendiente = Saldo Ajustado en Extracto
• Constatar si el saldo ajustado del extracto bancario coincide con el saldo ajustado
en libros.

Para ilustrar una conciliación bancaria se utilizará el estado de cuenta bancario de

Monroe Company el cual muestra un saldo de (expresado en miles de pesos) $3.359.78,
al 31 de Julio. El saldo de efectivo en el libro mayor a la misma fecha es de $2.549.99. Se
deducen los siguientes elementos de la conciliación:

Para tener un control eficaz, se recomienda que la conciliación bancaria sea preparada
por un empleado que no participe en las transacciones de efectivo ni en su registro, ya
que cuando no se separan las tareas adecuadamente, pueden cometerse errores y es
más probable que haya robos de efectivo o que se le dé otra mala aplicación, es decir,
un empleado que toma parte en todas estas tareas podría expedir y cobrar un cheque
no autorizado, omitirlo de los registros contables y de la conciliación.

1.3 FONDOS DE CAJA MENOR

Las exigencias normales de efectivo de una empresa para sus diferentes transacciones
especulativas o de protección generan desembolsos más o menos significativos para
algunas actividades, como gastos para materiales de aseo, compra de refrigerios, envío
de correspondencia, adquisición de estampillas, etc. Entonces, el fondo de caja menor
es la cantidad de efectivo disponible para el pago de importes menores; estos gastos
ocurren con frecuencia y hace que el importe al final de un periodo contable llegue a ser
bastante grande. Por tal motivo debe establecerse un sistema de control donde debe:
• Nombrar a un empleado para que administre el fondo como su custodio.
• Mantener un importe específico de efectivo disponible.
• Respaldar todos los desembolsos del fondo como un comprobante de caja
menor y reponer el fondo mediante los procedimientos normales de
desembolsos de efectivo.

Quien esté a cargo del manejo de este fondo deberá, si el caso, cambiar cheques y poner
el dinero en efectivo en una caja de seguridad o cualquier otro dispositivo; o
simplemente depositarlo en él. El custodio de la caja menor debe controlar el fondo y
conservar comprobantes de operaciones con el fin de tener claro el motivo de los
desembolsos.

1.4 PRESENTACIÓN DEL EFECTIVO EN EL BALANCE GENERAL

El efectivo es el activo que representa una mayor liquidez; la mayor parte de las
compañías presentan una sola cantidad de efectivo en el balance general, en la cual se
combinan todas sus cuentas bancarias y de fondo de caja menor.

Es posible que una compañía tenga efectivo que exceda sus necesidades de operación,
en tal caso ésta puede realizar inversiones de alta liquidez para obtener intereses
llamadas equivalentes de efectivo. Un ejemplo de este tipo de operación se encuentra
en los Bonos del Tesoro de Estados Unidos, los documentos emitidos por corporaciones
importantes (a los que se les llama papel comercial), y los fondos del mercado de dinero.
Las compañías que han invertido el efectivo excedente en equivalentes de efectivo, por
lo general presentan el efectivo y equivalentes de efectivo como una sola cantidad en el
balance general.

Los bancos pueden exigir que los depositantes mantengan saldos mínimos de efectivo
en sus cuentas bancarias, ese saldo es denominado “saldo compensado” y en muchas
ocasiones se impone este requisito como parte de un acuerdo de préstamo o una línea
de crédito, que es una cantidad pre aprobada que el banco está dispuesto a prestar a un
cliente cuando éste lo solicite. Los requisitos de saldo compensado deben desglosarse
en los documentos de los estados financieros.
 Equivalentes al efectivo
Sección 7.
7.2.

Equivalentes al efectivo son inversiones con alta liquidez a corto plazo que son
fácilmente convertibles en importes conocidos de efectivo y que están sujetas a
un riesgo insignificante de cambios en su valor. Se mantienen para cumplir los
compromisos de efectivo a corto plazo en lugar de para inversión u otros
propósitos. Por consiguiente, una inversión será un equivalente al efectivo
cuando tenga un vencimiento próximo, por ejemplo de tres meses o menos desde
la fecha de adquisición. Los sobregiros bancarios se consideran normalmente
actividades de financiación similares a los préstamos. Sin embargo, si son
reembolsables a petición de la otra parte y forman una parte integral de la gestión
de efectivo de una entidad, los sobregiros bancarios son componentes del
efectivo y equivalentes al efectivo.