Una de las muchas formas en las cuales se puede simplificar las operaciones de trabajo es la

organización, para ejemplificar esta organización usaremos diagramas para ayudarnos

Diagrama GTC : El diagrama o esquema de GTD se trata de un método utilizado para organizar
y realizar el seguimiento de tareas y proyectos con el fin de realizarlos de la manera más
eficiente. El GTD apuesta por un sistema organizativo en el que poder confiar y que no tenga
que depender de nuestra memoria, puesto que esta no llega a todo y a veces se satura. En este
método, la información se organiza en: bandeja de entrada, cosas, acciones, contexto y
proyectos.

GTD son las siglas de Getting Things Done, que traducido al español vendría a ser algo así como
"consigue hacer cosas". Se trata de un método de trabajo que ayuda a gestionar el tiempo y
realizar mejor las tareas, ya sean las del día a día o las tareas del trabajo.

Es importante recalcar que este sistema no solo ayuda a realizar más tareas sino que ayuda a
realizarlas de manera mucho más eficiente, puesto que se trata de un método de organización
de tareas enfocado en mejorar la productividad.

Conceptos básicos de GTD:

El sistema no sólo nos ayudará a realizar más tareas sino a hacerlas de manera mucho más
eficiente. Al fin y al cabo GTD es: “un método de organización de tareas para mejorar la
productividad”.

#1 Bandeja de entrada: NO se refiere exclusivamente a nuestro correo electrónico. Para el

GTD, nuestra bandeja de entrada es aquel lugar donde nos llega información que debemos
revisar y según el caso “procesar”. Puede ser un email de un cliente, información que leemos
en una red social, un pedido de un colega de trabajo, una orden del jefe, etc.

#2 Cosas: es todo aquello que recibimos en nuestra bandeja de entrada. Es importante hablar
de cosas y no de tareas ya que las cosas son información que aún no ha sido revisada ni
procesada.

#3 Acciones: son “cosas” revisadas y procesadas que se convierten en otras acciones o

elementos. Una acción tiene un contexto asignado para mejorar la productividad.

#4 Contexto: es el límite que te permite decidir si una acción puede ser realizada o no. El
contexto delimita la herramienta, el lugar y el tiempo que serán necesario para ejecutar una
acción.

Ejemplo: supongamos que nos encontramos en casa por la mañana y decimos hacer llamados
para reactivar antiguos clientes. Añadamos a este ejemplo la posibilidad que esos datos
antiguos se encuentren en un Excel en nuestra oficina. Resultado: esa tarea no podrá ser
ejecutada en ese contexto (casa).

Siguiendo el ejemplo anterior, deberemos pasar nuestra antigua base de datos de clientes a
algún formato online para poder consultarla en cualquier lugar (contexto). Eso es lo que en
GTD denominamos un proyecto.

#5 Proyecto: GTD simplifica la definición de proyecto por la siguiente: un proyecto es cualquier

proceso que requiera dos o más acciones para lograr su objetivo.
Diagrama de GANTT

La de Gantt, quizás sea una de las técnicas de simplificación del trabajo más conocidas, creada
por el ingeniero Henry L. Gantt. Se trata de un sistema para coordinar el trabajo en equipo,
que permite controlar la ejecución simultanea de las diferentes tareas y, además, controlar el
curso del proyecto a nivel global.

Esta técnica utiliza dos ejes, el horizontal, que recoge la cronología y el vertical, que detalla las
acciones a realizar. Así pues, permite comprobar en qué punto se encuentra cada tarea y si
habrán solapamientos entre ellas.

¿Qué es un diagrama de Gantt y un ejemplo?

Un Diagrama de Gantt es un cronograma de un proyecto.

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de

dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
determinado. A pesar de esto, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre
actividades.

¿Qué es el gráfico de Gantt?

El gráfico del diagrama de Gantt es, en realidad, un sistema de coordenadas con dos ejes
esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del
proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.

En función del tipo de actividades que conformen el proyecto, los valores ubicados en el eje
horizontal deben definirse en días, semanas, meses, semestres o, incluso, años.

En una etapa posterior, se le asigna a cada tarea un bloque rectangular que indique su grado
de progreso y el tiempo restante para su ejecución plena. Para las tareas críticas o
estructurales del proceso, lo más recomendable es usar un color distinto.
Diagrama CPM

Critical Path Method es un diagrama de flechas que establece vinculaciones entre las
diferentes tareas de un proyecto, de esta manera es como logra economizar tiempos y la
utilización eficaz de los recursos. Utilizando este método la empresa puede saber el tiempo
más corto con el que podría hacer el proyecto si dispusiera de todos los recursos necesarios.

A la hora de elaborarlo se han de tener en cuenta todas las actividades relacionadas con un
proyecto y el tiempo que se tardarían en realizar en unas condiciones normales. Después se ha
de determinar qué tareas pueden realizarse primero y cuáles dependen de otras. A partir de
ahí se dibuja el diagrama.

El método de la ruta crítica o diagrama CPM (Critical Path Method) es un algoritmo basado en
la teoría de redes que permite calcular el tiempo mínimo de realización de un proyecto.

Origen del diagrama CPM

El origen del diagrama CPM fue en un centro de operaciones que lo desarrolló para las firmas
Dupont y Remington Rand. Se considera como fecha de su creación el intervalo entre
diciembre de 1956 y febrero de 1959.

El objetivo era controlar los tiempos de realización y con ello, los costes implicados. Como
curiosidad, se creó un año antes que el método PERT (1958).

La ruta crítica en el diagrama CPM

Para calcularla hay que saber dos reglas básicas. La primera es que cada actividad se debe
identificar con dos nodos, uno al inicio y otro al final. La segunda es que, si dos actividades van
al mismo nodo final, hay que utilizar una ficticia que se representa con una arco de puntos.
Diagrama de PERT

Por último, contamos con el diagrama de PERT, desarrollado por la Special Projects Office de la
Armada de EEUU. Este diagrama está especialmente indicado para los proyectos cuya duración
es una incertidumbre. Su objetivo es el de controlar el avance hasta una fecha determinada.
De esta manera, el diagrama permite programar un proyecto con el coste mínimo y la duración
más adecuada.

Un diagrama PERT bien organizado puede permitir que los gerentes de proyecto programen y
coordinen de forma eficiente las tareas dentro de un proyecto para calcular el tiempo
necesario para completarlas. Sigue leyendo para informarte sobre los beneficios de usar un
diagrama de PERT, además de cómo crear e implementar tu diagrama de PERT.

¿Qué es un diagrama PERT?

PERT es la sigla en inglés de técnica de evaluación y revisión de programas. Un diagrama de

PERT es una herramienta de gestión de proyectos que se emplea para analizar cada tarea
necesaria para completar un proyecto. Los diagramas de PERT, diseñados para proyectos a
gran escala, sirven para identificar el tiempo necesario para completar cada tarea, calculando
los requisitos con plazo más corto, más largo y más probable.

Los diagramas PERT ofrecen una clara comprensión gráfica de los requisitos de tiempo de un
proyecto y las interdependencias entre las tareas, y te permiten tomar decisiones informadas
sobre la secuencia de tareas, las fechas límite y más. Usar este mapa integral de tus tareas y
fechas límite facilita que tú y tu equipo puedan completar el proyecto en menos tiempo, con
menos desperdicio y confusión, con lo que se obtienen mejores resultados para tu equipo y tus
clientes.