Resumen

¿Qué es el proceso de control?

El proceso de control consiste en la evaluación, comparación y corrección del desempeño

laboral. Esta permite una revisión adecuada y constante de la marcha de la empresa en su
conjunto, es decir el conjunto de decisiones adoptadas. Para que sea realmente útil e impulsor
de ventaja competitiva para la empresa, ha de realizarse en todas las fases y niveles del
proceso de administración.

Este no se debe de limitar a actuaciones puntuales, sino que ha de ser un proceso continuo.
Consiste en evaluar el desempeño laboral y comparar los resultados de este desempeño con
los resultados propuestos como objetivo. En caso de una desviación debe realizarse un
profundo análisis para detectar los errores que lo han provocado y corregirlos.

La empresa ha de tener clara las estrategias y los objetivos. Para ello se deben definir sus
factores claves o críticos de los que depende la ventaja competitiva, su éxito o su fracaso
capacidad directiva, diferenciación del producto, tecnología punta e innovadora.

El control consiste en evaluar y comprobar si se consigue los objetivos planeados y se tomaron

las decisiones correctas y si por el contrario hay desviaciones se debe de detectar los errores y
los motivos que lo han provocado para corregirlos.

Para poder realizar un proceso de control, es necesario realizar una planeación de los objetivos
anteriormente. Esta planeación, aunque no pertenece específicamente al proceso de control,
es impredecible.

La información y la retroalimentación tienen un papel protagonista de la función de control.

El control comienza trabajando hacia dentro de la organización observa evalúa, compara y

realiza un seguimiento continuo, teniendo en cuenta los procesos que se desarrollan. Con la
información que el control aporta a la dirección, esta tiene la capacidad de corregir errores,
mejorar procedimientos, y anticiparse a los acontecimientos.

Porque el control es importante:

El control consigue:

a. Mejorar la calidad: al detectarse y corregirse a tiempo los fallos del proceso, se corrigen los
errores y se consigue la calidad perseguida.
b. Enfrentarse con ventaja a los cambios. Los cambios afectan a todas las organizaciones y
estos son cada vez mas bruscos y rápidos. El control permite a los directivos estar al acecho
para detectar estos cambios que afectan a su organización.
c. Facilitar la delegación y el trabajo en equipo. Si el proceso de control se realiza
correctamente, los trabajadores pueden tener más autonomía y capacidad de decisión.
d. Agregar valor, todas las mejoras que se consiguen con un buen proceso de control
redundan en agregar valor al producto final y que los clientes lo prefieren frente a los
productos de la competencia
Para llevar a cabo el proceso de control hay que realizar las siguientes acciones:

1) Planear objetivos, metas y estándares de resultados, ésta tarea pertenece a la función

de planeación, pero es indispensable para poder realizar la función de control
2) Observar, evaluar y medir el desempeño laboral.
3) Comprobar el grado de consecución de los objetivos que previamente se habían
definido.
4) Detectar los errores que han provocado estas variaciones (en caso de existir) y conocer
los motivos por los que se han cometido.
5) Analizar si las decisiones que se han tomado para conseguir los objetivos propuestos
son correctas.
6) Analizar si los objetivos que se habían definido son realistas y están bien planeados.

El proceso de control evalúa y mide el desempeño laboral, si el desempeño laboral está por
debajo del desempeño marcado como objetivo, habrá que aplicar el resto de las fases de los
procesos de control.

Planeación de Objetivos y Estándares de Resultados: qué se va a medir

El control comienza cuando la dirección planea los objetivos y metas y establece los
estándares.

Hay que fijar estándares o parámetros a medir, existen 4 tipos de estándares:

 Estándares de Cantidad, por ejemplo, Volumen de Producción.

 Estándares de Calidad, como el control de la materia prima recibida.
 Estándares de Tiempo, como el tiempo de producción de un producto determinado.
 Estándares de Costos, como el costo de producción, administración, etc.

Las funciones de planeación y control están estrechamente ligadas. La planeación se pregunta

¿qué se va a hacer?, mientras que el control se plantea ¿se está haciendo lo previsto?.

Fases del proceso de Control.

1. Fase de Planeación.
2. Fase de Evaluación y Medición del Desempeño Laboral.
3. Fase de Comprobación del grado de Consecución de los Objetivos.
4. Fase de Detección de Errores y Conocimiento de los motivos.
5. Fase de Evaluación de las Decisiones Tomadas ¿Fueron Correctas?.
6. Fase de Análisis de los Objetivos Planeados ¿Son realistas?.
7. Fase de Corrección de los Errores para Evitar Repetirlos.

Medición y Evaluación del Desempeño Laboral

Existen multitud de sistemas de recopilación de información sobre los hechos reales, entre
otros se pueden señalar los siguientes:
 Observación Personal: La realiza el superior sobre el subordinado.
 Informes: Orales, escritos y estadísticos.
 Análisis de Razones
 Auditoría y Consultoría: Con respecto a la contabilidad y al asesoramiento del
funcionamiento de la empresa. Se distingue entre Auditoría Interna cuando se ejerce
un elemento de la misma empresa y Auditoría Externa, cuando es realizada por
empresas de servicios.

Comparación del Desempeño Laboral con los Estándares de Resultados Planeados

Una vez obtenida la información anterior es necesario interpretarla y compararla con

los resultados que la empresa se había propuesto a partir de dicha comparación hay
que evaluar si la desviación o diferencia de los resultados reales y los resultados
objetivos es mayor o menor que el rango de variación definido como Admisible.

Analizar la desviación y decidir si aplicar o no medidas correctivas dirigidas al

estándar, al desempeño o a ambas

Según sea la desviación con respecto al resultado objetivo, hay que decidir si se emplea
o no una medida correctiva, puede ser dirigida a mejorar el resultado que se ha
obtenido o modificar el objetivo por no ser este realista. Un ejemplo de este tipo de
situación sería si las ventas de una empleada en un mes determinado fueron muy
bajas, porque estuvo asistiendo a un curso de formación que organizaba la empresa.
En el caso en el que se decida tomar una medida correctiva, ésta puede ser de dos
tipos según el momento:
a. Medida correctiva inmediata: Se actúa en el mismo momento en el que se detecta
la desviación para detener el problema inmediatamente.
b. Medida correctiva básica: Se actúa de forma más reflexiva, analizando cómo y por
qué se produjo la desviación antes de poner en marcha la medida correctiva.

Según donde se apliquen las medidas correctivas, estas pueden ser:

a. Medidas correctivas del desempeño: Si se comprueba que el objetivo está bien

planeado, que se puede y debe lograr, la corrección deberá ir dirigida a mejorar los
resultados obtenidos.
b. Medidas correctivas de los objetivos: Si tras estudiar la causa de la desviación se
concluye que el trabajo ha sido llevado a cabo de forma correcta y deseable, habrá
quizás que revisar el objetivo. Si los objetivos son difíciles de cuantificar o pocos
realistas, entonces son los objetivos los que necesitan las medidas correctivas.

Herramientas para medir el desempeño de la organización.

Para medir la efectividad organizacional, necesitamos herramientas potentes que

consigan medir el desempeño organizacional e indicadores claros que le permita
conocer si el rumbo que lleva es el deseado.

Las principales formas de realizar el control son: El control de gestión, el cuadro de

mando económico financiero y el cuadro de mando integral o tablero de control
balanceados.
El Control de Gestión

Es un mecanismo que facilita la información económica y financiera que los directivos

precisan para medir y vigilar la eficacia y la eficiencia. El control de gestión se realiza así
mismo a través de las etapas o fases de actuación vistas anteriormente: Planeación de
objetivos y estándares de resultados, medición y evaluación de resultados, análisis de
desviaciones e implementación de medidas correctivas.
El control de gestión se puede llevar a cabo a través de un control presupuestario o de
un control no presupuestario.

Control Presupuestario
Se apoyan en la elaboración de presupuesto y en el seguimiento y medición de estos
para verificar su grado de cumplimiento y analizar sus posibles desviaciones. Facilita la
toma de decisiones y las acciones a emprender para intentar cumplir con dichos
presupuestos, están referidos a un periodo concreto de tiempo, una vez agotados es
necesario reelaborarlos.

Control No Presupuestario
Se apoya en las siguientes técnicas:
 Observación Directa Personal
 Informes
 Auditorias
 Análisis de Razones
 Análisis de Tiempos mediante grafos.
 Análisis de Variables según métodos matemáticos y de simulación.

Cuadro de mando económico financiero

Facilita la información económica financiera que los gerentes precisan para realizar la
dirección y el control. Se pueden confeccionar distintos cuadros de mandos
económicos financieros, resaltando unos datos u otros según lo que se quiera controlar
y según a qué área y a qué responsables vayan dirigidos.

Los pasos a seguir para confeccionar un cuadro de mando económico financiero son:

1. Definir cuales son los objetivos del cuadro de mando. Para que sea útil hay que
saber para que se va a necesitar, no es lo mismo si se va a necesitar como
instrumento para tomar decisiones de estrategia comercial, que si se va a utilizar
para decidir una estrategia de reducción de costos.
2. Recopilar todos los datos y la información necesaria para confeccionarlos. Una vez
se tenga en claro el primer paso del objetivo, habrá que recopilar toda la
información necesaria para cubrir el objetivo.
3. Confección del cuadro de mando económico financiero. Consta de varias partes:
balances de situación, cuentas de explotación, cuadro de financiación, cuadro de
razones financieras, cuadro de razones económicas, cuadro de razones de
actividad.
Algunos ejemplos de estas razones son:
 Indicadores Comerciales
 Indicadores de la atención postventa al cliente
 Indicadores de Rentabilidad
  Indicadores de Liquidez
 Indicadores de gestión de Cobros y Pagos
 Indicadores del Endeudamiento

Cuadro de Mando Integral

La empresa necesita nutrirse de un sistema de información integral que garantice el

seguimiento y la valuación de la gestión y que colabore con su plan estratégico. Este sistema
integral de información se suele concretar en un cuadro de mando integral, si está bien
confeccionado, ha de facilitar a la dirección la oportuna toma de decisiones para conducir a la
empresa a la meta deseada.

El cuadro de mando integral es una herramienta de gestión, traduce la estrategia de la empresa

en un conjunto de indicadores, se lleva a cabo de forma que reflejen el modelo de negocio que
se ha elegido dejando que en muchos casos que cada directivo elija sus propios indicadores.

Perspectivas a considerar en el cuadro de mando integral

 Perspectivas financieras: Comprende los indicadores financieros básicos en los que se

apoya el control y la contabilidad de gestión.
 Perspectivas del Cliente: Debe recoger las propuestas de valor que se ofrecen al
cliente.
 Perspectiva Interna: Ofrece información sobre todos los procesos internos
 Perspectiva de Aprendizaje: Busca crear valor a largo plazo y encontrar vías para la
flexibilidad y la mejora continua.

Las cuatro perspectivas están relacionadas entre sí. Si los desempeños propios de la
perspectiva del aprendizaje, innovación y el crecimiento se consiguen satisfactoriamente,
éstos incidirán positivamente en el resultado de los procesos internos.

El CMI aporta muchos beneficios a la organización. La empuja a implantar un modelo de

negocio, a su vez explica a través de indicadores que ayudan a alcanzar los objetivos de la
organización. También facilita la comunicación del plan, de la estrategia, de los procesos a
realizar para conseguir los objetivos establecidos.