PROCESO GESTION DE TUTELAS OPERADOR

LOGISTICO GENHOSPI

Objetivo: El propósito fundamental de esta evaluación es analizar y evaluar el nivel de

conformidad del equipo del Operador Logístico GENHOSPI con el proceso de Gestión de Tutelas.
Esto se logrará mediante un examen minucioso de la ejecución de todas las actividades realizadas
por los colaboradores involucrados. El objetivo último es detectar posibles desviaciones y áreas de
mejora en el proceso, con el fin de promover la optimización continua de sus operaciones.

Alcance: Esta evaluación tiene una aplicabilidad específica que abarca todo el ciclo del Proceso de
Gestión de Tutelas, desde la recepción de la autorización para la dispensación de medicamentos e
insumos hasta la revisión del proceso y la implementación de mejoras correspondientes. Su
enfoque está en garantizar que cada etapa del proceso se lleve a cabo eficaz y eficientemente,
cumpliendo con los estándares establecidos y contribuyendo al cumplimiento de los objetivos
organizacionales.

Puntos Específicos a Evaluar:

1. Inicio del Proceso de Gestión de Tutelas: Evaluación del cumplimiento de los

procedimientos y plazos establecidos al iniciar la gestión de las tutelas.

2. Documentación de Soporte de Entrega (Actas): Revisión de la integridad y adecuación de

los registros documentales relacionados con las entregas de las tecnologías.

3. Notificación al Paciente: Evaluación de la efectividad y puntualidad en la comunicación

con el paciente sobre la disponibilidad de las tecnologías.

4. Notificación a la EPS: Análisis de la precisión y eficiencia en la notificación a la entidad de

salud correspondiente.

Metodología:

1. Entrevistas y Recopilación de Evidencias: Se llevarán a cabo entrevistas individuales con

los colaboradores implicados en el proceso, durante las cuales se recopilarán evidencias
documentales y testimonios.

2. Evaluación de Adherencia del Equipo: Se compararán las prácticas observadas con los
procedimientos establecidos en el proceso de Gestión de Tutelas. Se cuantificará y
calificará el nivel de cumplimiento.

3. Revisión del Sistema de Información: Se verificará el funcionamiento y el uso del sistema

de información relacionado con el proceso, con un enfoque en su eficacia y su
contribución al proceso.

4. Observaciones y Recomendaciones: Se realizarán observaciones detalladas por parte del

evaluador, y se proporcionarán recomendaciones específicas para abordar desviaciones y
áreas de mejora identificadas.
 Cronograma:

 Fase de Investigación y Recopilación de Datos: [Fecha de inicio] - [Fecha de finalización]

 Fase de Análisis y Evaluación: [Fecha de inicio] - [Fecha de finalización]

 Fase de Desarrollo de Recomendaciones: [Fecha de inicio] - [Fecha de finalización]

 Fase de Presentación de Resultados: [Fecha de inicio] - [Fecha de finalización]

Recursos:

 Personal de investigación y análisis.

 Acceso a datos de producción.

 Herramientas de análisis de datos.

 Presupuesto asignado para mejoras recomendadas.

Responsabilidades:
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO
MARIO ESPAÑA COORDINADOR SIAU
ANDRÉS CHAMORRO ANALISTA SIAU
CAMILA ZUÑIGA AUX PQRS
LEIDY ESTEFANY PAZ AUX ATENCION AL USUARIO
YOSTIN CORAL AUX PQRS
SAMUEL FELIPE BOTERO AUX PQRS
ALEXANDRA AUX PQRS

Entregables:

 Informe final de evaluación de eficiencia del proceso.

 Recomendaciones detalladas para mejoras.

 Presentación ejecutiva para la dirección.

Criterios de Éxito:

 Identificación de al menos tres áreas clave de mejora en el proceso de producción.

 Reducción de costos operativos en un 10%.

 Mejora en la calidad del producto con una reducción del 5% en defectos.

Paso Actividad Cumplimiento Evidencia Observaciones

Correos específicos para gestión EPS remite requerimientos a

Recepción de PQRD de desacatos, requerimientos, correos específicos. Para
1 - TUTELA X sanciones y PQRS Popayán, correo único.

Distribución de Coordinación filtra según

Casos Según prioridad y asigna casos a Casos distribuidos según
2 Prioridad X auxiliares responsables. prioridad.

Verificar Se verifica la disponibilidad en

Disponibilidad de Sistema de Información Magister y se confirma con DT
3 Productos X MAGISTER de puntos.

Si sí, se proceden a gestionar el

¿Productos disponibles? caso.

Si se encuentra el medicamento o Si hay errores en el

insumo disponible, se revisan direccionamiento, se devuelve
X soportes cargados en Lazos. para ajustes.

Proyectar Notificación por correo del estado Se informa disponibilidad de

Respuesta del Caso X del caso. productos.

Notificar Respuesta Con acta de entrega se notifica a

del Caso X la EPS. Se cierra el caso.

Reportar Pedido Uso de formato pedido para

4 Para Compras X Formato pedido Drive compras.

Adquisición Contacto con proveedores para

5 Laboratorio X adquisición. Compras en bodega principal.

Recepción técnica y Proceso de ingreso según

6 Ingreso a Bodega X administrativa. procedimientos.

Distribución a Se atienden solicitudes de

7 Puntos X Distribución a puntos de solicitud. compra.

Contactar al Se informa disponibilidad al

8 Usuario X Llamada telefónica usuario.

Actas de entrega para

9 Entrega X Entrega a usuarios. seguimiento.

Usuarios retiran productos, Actas enviadas al correo

X firman actas. solicitante.