Evidencia 3: Informe ejecutivo

En esta final de su proceso de aprendizaje se realiza la exploración de cómo hacer

aplicación del conocimiento adquirido, en este sentido se solicita que realice un informe
ejecutivo con la propuesta para gestionar los riesgos y oportunidades de una empresa.

Para realizar esta actividad, suponga que usted hace parte del equipo delegado para la
implementación del Sistema de Gestión de Calidad conforme a la norma ISO 9001:2015 en
la empresa donde labora. Como parte de las actividades de este importante proceso, en este
momento se está realizando la planeación para implementar el sistema y como parte de la
gestión de los recursos que permitan el éxito en el proceso la empresa le solicitan que
presente un plan de trabajo o propuesta para Gestionar los riesgos y oportunidades de
acuerdo a las siguientes pautas:

• Identifique los procesos que considere necesarios para desarrollar la actividad de la

empresa (internos y externos)
• Identifique y establezca los riegos asociados a los procesos de la empresa.
• Analice y priorice los riesgos y oportunidades que afecta a la organización, decidiendo
cuales son aceptables y cuáles no. En cuanto a las oportunidades debe decir sobre cuales
son viables o factibles.
• Define un plan de acción para abordar los riesgos y oportunidades. Cómo puede evitar los
riesgos, eliminarlos o mitigarlos; como pueden hacer realidad las oportunidades
• Diseñe al menos un indicador de calidad para saber si lo propuesto está funcionando.

Para este desarrollo de la actividad consulte el material de apoyo denominado “El Riesgo
en ISO 9001 2015” y además consulte otras fuentes de información sobre la gestión del
riesgo en la norma ISO 9001:2015.

En caso de que no labore en alguna empresa determinada podrá tomar los datos de una
empresa simulada.

DESARROLLO

• Identifique los procesos que considere necesarios para desarrollar la actividad de la

empresa (internos y externos).

Administrativo
Producción
Ventas
Gerencia
 • Identifique y establezca los riegos asociados a los procesos de la empresa.

Proceso Riesgos
Demora en los tiempos de respuesta de las PQRS
Perdida de documentos físicos de los procesos administrativos
Administrativo
Incumplimiento en la entrega de informes
Perdida de información por equipos obsoletos

Desperdicio de materia prima

Accidentalidad en el personal
Producción Demoras en la producción
Productos terminados con baja calidad
Bajo desempeño del personal

Demora en la entrega de pedidos

Pérdida de clientes
Ventas
Alta rotación de vendedores
Incumplimiento en las estregas de los pedidos

Toma de decisiones
Falta de compromiso
Gerencia
Coordinación de recursos
Problemas de comunicación

• Analice y priorice los riesgos y oportunidades que afecta a la organización, decidiendo

cuales son aceptables y cuáles no. En cuanto a las oportunidades debe decir sobre cuales
son viables o factibles.
Proceso Riesgos Acepta No Oportunidades Viables Factibles
bles aceptable
Demora en los Se cuenta con la Planilla de
tiempos de respuesta X seguimiento de las PQRS X
de las PQRS
Perdida de Se cuenta con base de datos
documentos físicos actualizada de los
X X
de los procesos documentos producidos y
administrativos recibidos.
Administrativo Incumplimiento en Validación de cronograma y
la entrega de X envió de información. X
informes.
Perdida de Realización de contratación
información por para compra de equipos
equipos obsoletos. X tecnológicos. X
 Desperdicio de Se cuenta con programa
materia prima X para el control de
desperdicio de material.
Accidentalidad en el Uso de implementos de
X X
personal seguridad personal.
Demoras en la Cuenta con procesos de
Producción X X
producción producción.
Productos Cuenta con política de
terminados con baja X Calidad. X
calidad
Bajo desempeño del Se capacita continuamente
X X
personal al personal dela rea.

Demora en la Se realiza seguimiento y

X X
entrega de pedidos análisis continuo al proceso.
Pérdida de clientes La empresa brinda
X incentivos por la fidelidad X
de sus clientes.
Ventas
Alta rotación de Cuenta con vehículos para
X X
vendedores cubrir las rutas de entrega.
Incumplimiento en Control de rutas de entrega.
las estregas de los X X
pedidos.

Toma de decisiones La empresa determina la

X secuencia e interacción de X
los procesos.
Falta de compromiso Se cuenta con plan de
X X
capacitaciones.
Coordinación de La empresa determina los
Gerencia recursos criterios y métodos
necesarios para asegurarse
X X
que tanto la operación como
el control de los procesos
son eficaces.
Problemas de Se comunican los continuos
X X
comunicación cambios en los procesos.
 • Define un plan de acción para abordar los riesgos y oportunidades. Cómo puede evitar los
riesgos, eliminarlos o mitigarlos; como pueden hacer realidad las oportunidades.

RIESGO ACCION OPORTUNIDAD ACCION

ADMINISTRATIVOS
Demora en los tiempos Capacitar al personal en Se cuenta con la Planilla Implementación de
de respuesta de las PQRS el proceso y de seguimiento de las manual para respuestas a
procedimiento requerido PQRS las PQRS.
para dar respuesta en los
tiempos establecidos por
la ley.
Perdida de documentos Asignar y adecuar un Se cuenta con base de Aplicación de Tablas de
físicos de los procesos espacio para la datos actualizada de los Retención Documental.
administrativos organización del archivo documentos producidos y
de la organización. recibidos.
Incumplimiento en la Sensibilización al Validación de Cumplimiento de
entrega de informes. personal. cronograma y envió de cronograma y envió de
información. información.
Perdida de información Cambio de los equipos Realización de Contrato y actas de
por equipos obsoletos. tecnológicos para el contratación para compra entrega de los equipos.
desarrollo de las de equipos tecnológicos.
actividades laborales.
PRODUCCION
Desperdicio de materia Diligenciamiento de Se cuenta con programa Uso adecuado del
prima formato para el uso de para el control de programa de control de
materias primas. desperdicio de material. materias primas.
Accidentalidad en el Formato entrega de Uso de elementos de Implementación de
personal indumentaria de seguridad personal. política de seguridad.
protección.
Demoras en la Evaluar procesos de Cuenta con procesos de Establecer manuales de
producción producción establecidos. producción. procesos y
procedimientos.
Productos terminados Diligenciamiento lista de Cuenta con política de Control Interno
con baja calidad chequeo de calidad. Calidad.
Bajo desempeño del Hacer partícipe a los Se capacita Establecer objetivos
personal empleados en la toma de continuamente al claros, para el óptimo
decisiones. personal del área. desempeño de los
empleados.
VENTAS
Demora en la entrega de Planificación de las Se realiza seguimiento y Implementar formato
pedidos tareas. análisis continuo al donde se evidencie la
proceso. hora de entrega de los
pedidos.
Pérdida de clientes Ofrecer productos que La empresa brinda Satisfacer las
cuenten con alto nivel de incentivos por la necesidades y solicitudes
calidad. fidelidad de sus clientes. de los clientes en los
 tiempos requeridos.
Alta rotación de Identificación de la Cuenta con vehículos Rediseñar las rutas de
vendedores ubicación de los clientes, para cubrir las rutas de entrega.
actualización de bases de entrega. Evaluación de
datos de los clientes. desempeño.
GERENCIA
Cumplir a cabalidad con La empresa determina los Coordinar el uso racional
la planeación a corto y criterios y métodos de los recursos con que
Coordinación de recursos largo plazo que se necesarios para cuenta la empresa, para
realiza, para el logro deasegurarse que tanto la mantener la calidad de
los objetivos. operación como el los productos que se
control de los procesos ofrecen al público.
son eficaces.
Problemas de Aprender a solucionar Se comunican los Fortalecer los canales de
comunicación conflictos tanto internos continuos cambios en los comunicación por medio
como externos. procesos. de la sensibilización a
todo el personal de la
empresa.

• Diseñe al menos un indicador de calidad para saber si lo propuesto está funcionando.

Departamento Nombre del Criterio Disminuye Aumenta

indicador
Desperdicio de Unidades de desperdicio /
material unidades producidas X

Calidad el producto Unidades defectuosas /

X
Producción unidades producidas
Productividad Unidades producidas / horas
X
trabajadores. hombre trabajadas
Agilidad en los Unidades producidas / número
X
procesos. de pedidos

Por medio de los datos obtenidos del indicador de calidad, los cuales hacen referencia a la
medición de la eficacia, efectividad y calidad del proceso, ya que estos fueron aplicados
particularmente a dicho proceso.