1 CONTROL DE CALIDAD

El control de calidad en una empresa se refiere al conjunto de procesos y

actividades que se llevan a cabo para garantizar que los productos o servicios
cumplen con los estándares y requisitos de calidad establecidos. Se trata de una
función fundamental en cualquier organización, ya que asegura que los productos
o servicios entregados cumplan con las expectativas del cliente y cumplan con los
criterios de calidad establecidos.
El control de calidad implica la aplicación de técnicas, herramientas y estándares
para medir, evaluar y mejorar continuamente los procesos de producción o
prestación de servicios. A continuación, desglosaré algunos aspectos clave del
control de calidad en una empresa:
 Planificación de la calidad: Es el proceso de establecer los estándares y
requisitos de calidad para los productos o servicios. Implica la definición de
los criterios de calidad, la identificación de las regulaciones y normas
aplicables, y la elaboración de un plan de calidad que establezca cómo se
llevarán a cabo las actividades de control de calidad.
 Control durante la producción o prestación de servicios: Se llevan a
cabo actividades para monitorear y supervisar los procesos en curso. Esto
implica realizar inspecciones, pruebas y evaluaciones en diferentes etapas
del proceso para detectar y corregir posibles desviaciones o defectos.
 Inspección de entrada: Se realiza una verificación de los materiales,
componentes o insumos recibidos de los proveedores antes de que se
utilicen en la producción. Esto ayuda a asegurar que los productos o
servicios se construyan o se realicen utilizando materiales de calidad
adecuada desde el principio.

 Inspección de salida: Se lleva a cabo una revisión exhaustiva de los

productos terminados o los servicios prestados antes de que se entreguen a
los clientes. Esto se hace para garantizar que cumplan con los estándares
de calidad y los requisitos especificados. También se pueden realizar
pruebas adicionales para verificar el rendimiento, la seguridad y la
funcionalidad.

 Control estadístico del proceso: Se utilizan técnicas estadísticas para

analizar y monitorear los datos recolectados durante la producción. Esto
permite identificar tendencias, variaciones y posibles problemas en los
procesos. Con esta información, se pueden tomar acciones correctivas y
preventivas para mejorar la calidad y evitar la aparición de defectos o fallos.

 Mejora continua: El control de calidad también implica un enfoque de

mejora continua, donde se analizan los resultados obtenidos, se identifican
áreas de mejora y se implementan acciones correctivas. Esto asegura que
 la empresa esté en constante evolución y que los procesos se optimicen
para ofrecer productos o servicios de mejor calidad.

 Certificaciones y normas: En muchos casos, las empresas buscan

obtener certificaciones de calidad reconocidas internacionalmente, como
ISO 9001. Estas certificaciones demuestran que la empresa cumple con los
estándares y requisitos de calidad establecidos, lo que puede generar
confianza y credibilidad en el mercado.

En importancia del control del control de calidad es necesario tomar en cuenta que
el concepto de éxito nos obliga a pensar en la idea de excelencia, o sea, con
características de eficiencia y eficacia de la organización. Las empresas deberán
poseer productos y servicios que los clientes deseen, teniendo la capacidad de
producción competitiva, siendo eficientes. No se debe olvidar que en la actualidad
es el cliente quien pasa a ser el “jefe” y es el que dicta las órdenes respecto a lo
que quiere comprar. Por esto será necesario tomar en cuenta aspectos como:
orientación al cliente, mejora continua e innovación, el liderazgo orientado hacia la
transformación de la calidad total, una cultura corporativa de apoyo, capacitación y
finalmente la comunicación con el cliente. (Gutiérrez, 1989).

La implantación de los procesos de control de la calidad exige que todos los

empleados sean responsables de sus actividades dentro de la organización lo que
proporciona mejoramiento del ambiente de trabajo, disminución de costos y una
mejor posición competitiva significa un beneficio sostenible para el negocio, así
como el resultado de una mejora continua de la Calidad y de la innovación. La
estrategia por Calidad Total, bien aplicada, responde a la necesidad de
transformar los productos, servicios, procesos, estructuras y cultura de las
empresas, para asegurar su futuro.

Cuando hablamos de las funciones el control de calidad Podemos decir que el

control de calidad de una empresa como un proceso óptimo se requiere de 4
funciones fundamentales.

 Las pruebas: son controles que se realizan al principio, en la mitad y al

final de los procesos para asegurarse de que los estándares de calidad se
mantengan en toda la línea de producción.
 El monitoreo: aquí se realizan pruebas de manera regular, archivando los
resultados históricos para determinar si la calidad ha disminuido o se ha
mantenido.
 La auditoría: se realiza una especie de diagnóstico de procesos que no se
le aplique control de calidad. Cuando se realiza la auditoría se cuenta con
una información de referencia para empezar a aplicar las pruebas y el
monitoreo posterior.
 Los reportes: son las únicas referencias que tienes para comparar los
resultados obtenidos y determinar si las herramientas de calidad que estás
aplicando tienen o no el impacto que se espera.
 En resumen, el control de calidad de una empresa implica una serie de
actividades planificadas y sistemáticas para garantizar que los productos o
servicios cumplan con los estándares de calidad establecidos. Estas
actividades abarcan desde la planificación inicial hasta la entrega final,
pasando por el monitoreo, la inspección, el análisis estadístico.

2 CONTROL DE FRAUDE

El control de fraude en una empresa se refiere a las medidas y prácticas

implementadas para prevenir, detectar y mitigar cualquier actividad fraudulenta
que pueda afectar a la organización. El fraude se define como cualquier acción
engañosa, deshonesta o ilegal llevada a cabo con la intención de obtener
beneficios económicos indebidos o causar daño a la empresa.

Un programa efectivo de control de fraude involucra varios aspectos y se extiende

a través de diferentes áreas de una empresa. A continuación, te proporcionaré una
descripción detallada de los componentes clave del control de fraude:

 Prevención del fraude: La prevención es la primera línea de defensa

contra el fraude. Implica establecer políticas, procedimientos y controles
internos sólidos para evitar que ocurran actividades fraudulentas. Algunas
medidas comunes de prevención incluyen la implementación de políticas
éticas y de conducta, controles de acceso y seguridad de la información,
segregación de funciones y revisiones periódicas de procesos y controles.

 Detección temprana: Además de la prevención, es importante contar con

mecanismos efectivos para detectar actividades fraudulentas lo antes
posible. Esto implica la implementación de sistemas de monitoreo y análisis
de datos, como el análisis de patrones y tendencias, la revisión de
transacciones sospechosas, la conciliación de cuentas y el uso de
herramientas tecnológicas avanzadas, como la inteligencia artificial y el
aprendizaje automático, para identificar comportamientos anómalos.

 Investigación y respuesta: Cuando se detecta un posible fraude, es

fundamental contar con un proceso establecido para llevar a cabo
investigaciones internas de manera oportuna y eficaz. Esto puede implicar
la formación de un equipo dedicado a investigar y recopilar pruebas, el
análisis forense de registros y transacciones, y la colaboración con expertos
externos, como abogados o agencias de aplicación de la ley. Una vez que
se recopila suficiente evidencia, la empresa debe tomar las medidas
adecuadas, incluyendo acciones disciplinarias, terminación de empleados
involucrados y, si es necesario, emprender acciones legales.

 Educación y concientización: La capacitación y la educación de los

empleados son componentes esenciales del control de fraude. Los
empleados deben estar informados sobre las políticas y procedimientos de
 la empresa, así como sobre los riesgos asociados con el fraude. Se deben
ofrecer programas de capacitación periódicos para aumentar la conciencia
sobre el fraude y proporcionar pautas claras sobre cómo reportar
actividades sospechosas de manera confidencial.

 Mejora continua: El control de fraude es un proceso en constante

evolución. Las empresas deben revisar regularmente sus políticas y
controles existentes para identificar áreas de mejora y adaptarse a las
nuevas amenazas y técnicas de fraude. Esto implica realizar evaluaciones
de riesgos periódicas, realizar auditorías internas y externas, y mantenerse
actualizado sobre las mejores prácticas y las tendencias emergentes en el
campo del fraude.

En resumen, el control de fraude de una empresa se basa en la prevención,

detección, investigación y respuesta al fraude, así como en la educación y la
mejora continua.

3 CONTROL DE RIESGOS

El control de riesgos de una empresa se refiere a la identificación, evaluación y

mitigación de los riesgos a los que está expuesta. El objetivo principal del control
de riesgos es minimizar la probabilidad de que ocurran eventos adversos y reducir
el impacto negativo en la organización.

Aquí hay una descripción detallada de los componentes clave del control de
riesgos en una empresa:

 Identificación de riesgos: Este paso implica identificar todos los posibles

riesgos a los que la empresa está expuesta. Esto puede incluir riesgos
operativos, financieros, legales, de reputación, de cumplimiento normativo,
de seguridad, entre otros. Se pueden utilizar técnicas como el análisis de
causa y efecto, entrevistas con expertos, revisión de documentación y
análisis de datos históricos para identificar los riesgos.

 Evaluación de riesgos: Una vez identificados los riesgos, se realiza una

evaluación para determinar su importancia y probabilidad de ocurrencia.
Esto implica analizar la severidad del impacto potencial y la frecuencia con
la que podría ocurrir el riesgo. La evaluación de riesgos puede ayudar a
priorizar los riesgos y asignar recursos de manera adecuada para abordar
los más críticos.

 Análisis de riesgos: En esta etapa, se profundiza en cada riesgo

identificado para comprender sus causas subyacentes, factores de riesgo y
posibles consecuencias. Esto implica examinar los procesos de la empresa,
las prácticas operativas, los controles internos y otros factores relevantes
que podrían contribuir a la ocurrencia del riesgo. El análisis de riesgos
 proporciona información detallada que ayuda a diseñar estrategias de
mitigación efectivas.

 Mitigación de riesgos: Aquí es donde se desarrollan e implementan

medidas para reducir o eliminar los riesgos identificados. Esto puede incluir
la mejora de los controles internos, la implementación de políticas y
procedimientos, la capacitación del personal, la adopción de tecnología, el
seguro y otras estrategias de mitigación específicas para cada riesgo. El
objetivo es minimizar la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y reducir
su impacto en caso de que ocurran.

 Monitoreo y seguimiento: El control de riesgos no es un proceso estático,

sino continuo. Es necesario establecer mecanismos de monitoreo y
seguimiento para supervisar la efectividad de las medidas de mitigación
implementadas y evaluar cualquier cambio en el entorno empresarial que
pueda dar lugar a nuevos riesgos o modificar los existentes. Esto implica el
análisis periódico de datos, la revisión de informes de incidentes, la
retroalimentación de los empleados y otras actividades de supervisión.

 Mejora continua: La gestión de riesgos es un proceso iterativo y en

constante evolución. Es importante revisar y mejorar continuamente las
prácticas de control de riesgos de la empresa. Esto implica aprender de las
lecciones aprendidas, actualizar las estrategias de mitigación, incorporar
nuevas prácticas y mantenerse al tanto de los cambios en el entorno
empresarial.

En resumen, el control de riesgos en una empresa implica identificar, evaluar,

analizar, mitigar y monitorear los riesgos para proteger los intereses de la
organización.

4 CONTROL DE GESTION

El control de gestión en una empresa se refiere al conjunto de procesos,

herramientas y actividades que se utilizan para supervisar, medir y dirigir el
desempeño organizacional hacia el logro de los objetivos estratégicos. Es un
proceso continuo que implica la planificación, seguimiento, evaluación y ajuste de
las actividades y recursos de la empresa para asegurar que se alcancen los
resultados deseados.

El control de gestión se centra en la toma de decisiones basada en información

relevante y oportuna, y busca maximizar la eficiencia y eficacia de los procesos
empresariales. A través del control de gestión, se establecen medidas y métricas
clave para evaluar el rendimiento de la organización, identificar desviaciones
respecto a los objetivos establecidos y tomar acciones correctivas.

Algunos elementos clave del control de gestión incluyen:

  Establecimiento de objetivos: Se definen metas claras y alcanzables que
reflejan la estrategia y los valores de la empresa. Estos objetivos deben ser
específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo
(SMART, por sus siglas en inglés).

 Planificación y presupuestación: Se elaboran planes y presupuestos

detallados que asignan recursos y establecen las actividades necesarias
para lograr los objetivos. Estos planes y presupuestos sirven como punto de
referencia para evaluar el desempeño real.

 Medición y seguimiento del desempeño: Se utilizan indicadores clave de

rendimiento (KPIs) para monitorear el progreso hacia los objetivos. Estos
KPIs pueden incluir métricas financieras, como ingresos, costos y
rentabilidad, así como métricas operativas y de calidad.

 Análisis y evaluación: Se realizan análisis comparativos y evaluaciones

periódicas del desempeño real con respecto a los objetivos y estándares
establecidos. Esto implica identificar desviaciones, analizar las causas y
tomar medidas correctivas o preventivas cuando sea necesario.

 Informes y comunicación: Se generan informes periódicos que

proporcionan información relevante sobre el desempeño de la empresa a
los responsables de la toma de decisiones. Estos informes deben ser
claros, concisos y basados en datos precisos y confiables.

 Mejora continua: El control de gestión también implica identificar

oportunidades de mejora y promover la innovación en los procesos y
prácticas empresariales. Se busca optimizar el rendimiento y la eficiencia de
manera constante.

Es importante destacar que el control de gestión no se limita únicamente al ámbito

financiero, sino que abarca todos los aspectos relevantes para el logro de los
objetivos empresariales, como la gestión de recursos humanos, la calidad, la
logística y la satisfacción del cliente.

5 Control informático

El control informático, también conocido como control de tecnología de la

información (TI) o control de sistemas, se refiere al conjunto de políticas,
procedimientos y prácticas implementadas para garantizar la seguridad, integridad
y confiabilidad de los recursos informáticos de una organización.

El control informático abarca una amplia gama de áreas y aspectos dentro de una
empresa, y su objetivo principal es proteger los activos de información y minimizar
los riesgos asociados con el uso de tecnología. Algunos de los componentes clave
del control informático son:

 Políticas y procedimientos: Establecer políticas claras y procedimientos

detallados es esencial para garantizar un uso adecuado de los recursos
informáticos. Estas políticas deben abordar aspectos como el acceso a los
sistemas, el uso aceptable de la tecnología, la seguridad de la información,
la gestión de incidentes, la continuidad del negocio y la protección de datos.

 Seguridad de la información: La seguridad de la información es un

elemento fundamental del control informático. Incluye medidas técnicas y
organizativas para proteger los datos y los sistemas de información contra
amenazas internas y externas. Esto implica la implementación de firewalls,
sistemas de detección de intrusos, cifrado de datos, autenticación de
usuarios, gestión de contraseñas, entre otros.

 Gestión de accesos: El control de acceso garantiza que solo las personas

autorizadas puedan acceder a los recursos informáticos y a la información
confidencial. Esto se logra mediante la implementación de medidas como la
asignación de privilegios de usuario, la autenticación de múltiples factores,
la revisión regular de los derechos de acceso y la segregación de funciones.

 Respaldo y recuperación de datos: Los sistemas de respaldo y

recuperación de datos son esenciales para garantizar la continuidad del
negocio y mitigar los riesgos asociados con la pérdida de datos. Esto
implica realizar copias de seguridad periódicas, almacenar los datos en
ubicaciones seguras y probar regularmente los procedimientos de
recuperación para garantizar su eficacia.

 Monitoreo y auditoría: La supervisión constante de los sistemas

informáticos es esencial para identificar y abordar posibles amenazas y
vulnerabilidades. Esto se logra mediante la implementación de herramientas
de monitoreo de seguridad, registros de auditoría, análisis de registros y la
realización de auditorías periódicas para evaluar el cumplimiento de las
políticas y los estándares establecidos.

 Gestión de riesgos: La gestión de riesgos informáticos implica identificar,

evaluar y mitigar los riesgos asociados con el uso de tecnología. Esto
implica realizar evaluaciones de riesgos regulares, implementar controles
adecuados, desarrollar planes de respuesta a incidentes y mantener una
cultura de conciencia y capacitación en seguridad informática.

En resumen, el control informático en una empresa se refiere a la implementación

de medidas y prácticas para garantizar la seguridad, integridad y disponibilidad de
los recursos informáticos, así como para minimizar los riesgos asociados con su
uso. Esto implica la adopción de políticas claras, la implementación de medidas de
seguridad.
 CONTROL FINANCIERO SOBRE LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE
COLOMBIA
SEDE IBAGUE - ESPINAL 2023.

PROCEDIMIENTO GESTIÓN PRESUPUESTAL

Cuando realizamos el seguimiento a la universidad una de las principales
herramientas que encontramos fue este indicador de procedimiento de gestión
presupuestal el cual pudimos observar lo muy bien estructurado que se encontrar
tras tener el número de actividades la descripción el responsable y sus registros.
La universidad cooperativa de Colombia maneja un procedimiento de gestión
presupuestal cuyo objetivo es Evaluar las necesidades de recursos financieros de
los procesos, proyectos y planes de mejoramiento de la Institución, mediante
prácticas presupuestales eficientes, con el fin de proveer los recursos necesarios
que soporten la operación Institucional.
Este análisis de ejecución presupuestal utiliza herramientas como recursos,
proyectos, módulos planes estratégicos, programas entre otras actividades.
Para el desarrollo de este se utiliza una tabla donde se especifica lo siguiente
número de la actividad, la actividad, Descripción, responsable y registros, en la
siguiente si puede ver un ejemplo más claro de las actividades.
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

Generar el informe de
ejecución
presupuestal de la
vigencia anterior al
periodo a
presupuestar en el
Módulo KK a nivel
UCC, por sede, por
área de
Realizar responsabilidad, por
análisis de la actividad, por periodo, Ejecución
Subdirector(a) de
ejecución por rubro presupuestal
1 Costos y
presupuestal presupuestal. vigencia
Presupuestos
vigencia anterior
Identificar las
anterior
variaciones absolutas
y relativas justificables
y no justificables.
Considerar para el
presupuesto de la
vigencia a planear las
variaciones absolutas
y relativas
justificables.
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

Generar el
listado de Generar el listado de
áreas de áreas de
responsabilid responsabilidad
ad y rubros (centros de costo,
presupuestale centros utilidad y
s centros de inversión)
Listado de
configurados en el
áreas de
Módulo KK.
responsabilida
Subdirector(a) de
Generar el listado de d
2 Costos y
rubros presupuestales
Presupuestos Listado de
configurados en el
rubros
Módulo KK.
presupuestales
Ajustar (agregar,
eliminar o actualizar)
los listados de áreas
de responsabilidad y
rubros
presupuestales.
 N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

Elaborar y socializar
la metodología a
implementar con el fin
de construir el
Programa PCU.
Elaborar el Diagrama
de Gantt
estableciendo la fecha
en la cual se
Establecer la realizarán y se Metodología
metodología y deberán presentar los para la
el entregables por sede, Subdirector(a) de elaboración del
cronograma por área de Programa PCU
3 Costos y
para la responsabilidad, por Presupuestos
elaboración actividad, por periodo
del Programa y por rubro Cronograma
PCU presupuestal presupuestal
(Presupuestos de
ingresos: Actividades
ordinarias y Otros
ingresos;
Presupuestos de
gastos:
Funcionamiento,
Inversión y Servicio a
la deuda)

En total son 30 las actividades que realiza la universidad para tener un efectivo
control.

MANUAL DE CAJA MENOR

Este manual es uno de los más resaltantes que podemos encontrar completas las
indicaciones las cuales nos permite realizar un adecuado manejo de la misma así
evitando perdidas de malas salidas y entradas a caja.
Unos de los fuertes de la universidad son sus manuales y resoluciones las cuales
dan base a a todas las actividades a desarrollar, el objetivo de este documento
establece las políticas y procedimientos que deben existir para el adecuado
manejo y control de los fondos de caja menor con el propósito de realizar una
gestión eficaz de los recursos financieros., Este procedimiento debe ser aplicado
por todos los responsables de los Fondos de Caja Menor de la Universidad
Cooperativa de Colombia.
 Para un manejo apropiado de este documento se deben tener en cuenta las
siguientes definiciones:
 Fondo de Caja Menor
 Reembolso de fondo de Caja Menor
 Arqueo de caja
 Faltante de caja
 Sobrante de caja
 Reembolso
 Reintegro
 Gastos de mínima cuantía
Con esto ya podemos pasar al procedimiento de Destinación de los Fondos de
Caja Menor en el cual los gastos que pueden pagarse a través del fondo de caja
menor son los siguientes:
 Servicio de correo
 Notariales
 Trámites y licencias
 Peajes
 Útiles y Papelería
 Parqueaderos
 Cafetería.
 Transporte de pasajeros
 Servicio de restaurante.
 Combustibles y lubricantes
 Transporte de carga: Envío de documentos, acarreos.
 Elementos de mantenimiento: Tornillos, bombillos, clavijas, conectores,
 cables, extensiones.
 Drogas y Medicamentos: Compras de medicamentos para mantenimiento
del botiquín.

6 REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA MENOR.

Respecto al tema de Reembolso del Fondo de Caja Menor la universidad

maneja los siguientes controles para empezar Toda solicitud de dinero a caja
menor, debe hacerse a través del recibo provisional Formato CG-003 Recibo
provisional de Caja Menor, el cual una vez legalizado se adjuntará a la factura o
documento equivalente, la repartición por caja menor debe ser soportada con
factura o documento equivalente. Estos soportes deben reunir todos los requisitos
legales, tener las firmas del director de la dependencia generadora del gasto y el
sello de pagado, lo cual es función del responsable de la caja menor. Los soportes
no pueden tener enmendaduras.
El reembolso de la caja menor deberá realizarse, cuando la sumatoria de los
gastos sea equivalente al 70% del monto asignado para garantizar que el fondo no
se quede sin recursos en ningún momento. Esta operación se hará mediante el
Formato CG-002 Reembolso de Caja Menor el cual es un formato de uso propio
de la universidad, Mensualmente se debe realizar por lo menos un reembolso de
caja. Si durante el mes no se ha realizado reembolso, antes del día 25, se
generará uno con las facturas o documentos equivalentes a la fecha, con el fin de
contabilizar todos los gastos del período. El Departamento de Contabilidad
efectuará la revisión de los soportes, si todo está en orden realiza la causación o
autorización de procesar el reembolso e incluirlo para su correspondiente pago, de
lo contrario lo devuelve para las correcciones pertinentes. Tesorería Nacional
realiza el reintegro mediante transferencia al responsable de manejar el Fondo de
caja menor.
Este manual pósese Prohibiciones como que No se podrán realizar las siguientes
operaciones con fondos de caja menor, Fraccionar compras de un mismo
elemento o servicio, Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios
personales, Cambiar cheques o efectuar préstamos, Pagar gastos que no
contengan los documentos soportes exigidos para su legalización, tales como
facturas, documentos equivalentes, recibos de registradora o la elaboración de la
planilla de control para el caso de transporte y Adquirir elementos cuya existencia
esté comprobada en el almacén o laboratorios de la Universidad, el incumplimiento
de estas prohibiciones conlleva sanciones.
La universidad cooperativa entre sus controles posee resoluciones para el correcto
manejo de temas específicos como lo puede ser la siguiente en el cual nos explica
de manera articulada el procedimiento a seguir tras un rembolso o saldo a favor
para un estudiante de la universidad

RESOLUCIÓN RECTORAL No. 047

Medellín, 27 de febrero de 2023

“Por el medio de la cual se actualiza la reglamentación de devoluciones y saldos a

favor de derechos pecuniarios de la universidad cooperativa de Colombia”

El cual posee nueve artúricos donde explica detallada mente el seguimiento que
se le debe hacer a cada devolución o saldo a favor.
ARTICULO PRIMERO: OBJETO. Actualizar las disposiciones que rigen los
aspectos financieros dentro de los cuales es procedente la devolución o la
aplicación de los saldos a favor, para los estudiantes de pregrado, posgrado,
educación para el trabajo y desarrollo humano y programas de extensión PEXT de
la Universidad Cooperativa de Colombia.
ARTICULO SEGUNDO: DE LAS DEVOLUCIONES. Los casos y los porcentajes
en los cuales es viable la devolución de los derechos pecuniarios cancelados por
concepto de matrícula serán los siguientes:
En caso de DEVOLUCIÓN DEL 100% DEL VALOR CANCELADO POR
CONCEPTO DE MATRÍCULA se tienen en cuenta las siguientes variables.
 Por enfermedad que genere incapacidad
 Tramite de crédito ante icetex o comuna
 No iniciación de cohortes
 Retiro académico
 Muerte del estudiante
 Beneficiarios de becas, convenios u otros auxilios
 Ya cuando se habla de la DEVOLUCION DEL 95% DEL VALOR
CANCELADO POR CONCEPTO DE MATRICULA se tiene en cuenta las
siguientes variables.
 Motivos laborables
 Y para la DEVOLUCION DEL 50% DEL VALOR CANCELADO POR
CONCEPTO DE MATRICULA se tiene en cuenta las siguientes variables.
 Motivos laborales
 ARTÍCULO TERCERO: DEVOLUCIÓN EN LOS PROGRAMAS DE
EXTENSIÓN ETDH
 ARTÍCULO CUARTO: COSTOS A CARGO DEL ESTUDIANTE
 ARTÍCULO QUINTO: DE LOS SALDOS A FAVOR, para este se tiene que
tener en cuenta el número de créditos matriculados
 ARTICULO SEXTO: CANCELACIÓN OBLIGACIONES FINANCIERAS
VIGENTES.
 ARTÍCULO SÉPTIMO: TAXATIVIDAD DE LAS DISPOSICIONES.
 ARTICULO OCTAVO: TERMINO DE GESTIÓN.
 ARTICULO NOVENO: VIGENCIA Y DEROGATORIAS.

RESOLUCION RECTORAL No. 144

Medellín, 15 de noviembre de 2022
“POR MEDIO DE LA CUAL SE FIJA EL INCREMENTO EN EL VALOR DE LOS
DERECHOS DE MATRICULA Y OTROS DERECHOS PECUNIARIOS, PARA
ESTUDIANTES REGULARTES EN CAMPUS IBAGUE-ESPINAL”
En esta resolución la universidad maneja el control respecto al incrementó en el
valor de la matricula así facilitando un mayor desarrollo de esta, donde se tienen
en cuenta los siguientes artículos los cuales muestra paso a paso lo que la
universidad tiene en cuenta para un adecuado incremento que no afecte a sus
estudiantes ni a ellos como sede.
ARTICULOTabla 1PRIMERO: de conformidad con parte motiva de la presente
resolución, fija el valor de los derechos de matrícula para el año 2023, para el
grado académico en el campus como se refleja en la tabla 1 y 2
 16

Tabla 2

ARTICULO SEGUNDO: En este se fija el valor de derechos de matricula ordinaria para

el año 2023 como se muestra en la tabla 3

Tabla 3
 17

ARTICULO TERCERO Y CUARTO: En este se fija el valor de derechos de matrícula

ordinaria para el año 2023 como se muestra en la tabla 4
Tabla 4

ARTICULO QUINTO: Actualizar y ajustar el valor de los derechos pecuniarios,

diferentes a los derechos de matrícula para el año 2023, para los grados académicos
pregrado y posgrado del Campus Ibagué, de acuerdo con el incremento autorizado por
el Consejo Superior de la Universidad Cooperativa de Colombia, conforme a la
Tabla 5
siguiente tabla 5
 18

ARTICULO SEXTO: Actualizar y ajustar el valor de los derechos pecuniarios, diferentes

a los derechos de matrícula para el año 2023, para los grados académicos pregrado y
posgrado del Campus El Espinal, de acuerdo con el incremento autorizado por el
Consejo Superior de la Universidad Cooperativa de Colombia, conforme a la siguiente
tabla 6.

Tabla 6
 19

ARTICULO SEPTIMO: la presente resolución rige a partir de su fecha de expedición

Con esta resolución los estudiantes y personas externas pueden ver como se maneja el
tema de los incrementos, este también le permite a la universidad tener control sobre
sus futuros ingresos respecto al año anterior.
La universidad de igual manera maneja posee un instructivo para la renovación de
créditos ICETEX donde nos indica los controles que se deben tener en cuenta para
cumplir con el objetivo.
INSTRUCTIVO LEGALIZACIÓN Y RENOVACIÓN DE CRÉDITOS ICETEX
El objetivo de este es el de Apoyar a los estudiantes que optan por el crédito educativo
del ICETEX mediante la legalización y renovación de este, con el fin de cumplir con los
requisitos establecidos por la entidad.
en el desarrollo de esta podemos ver uno de las contas controles en la universidad para
poder aplicar estas renovaciones de créditos por ICETEX
 20

RESOLUCION RECTORAL No.140

Medellín, 18 de noviembre de 2021

“POR MEDIO DE LA CUAL SE FIJA EL PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESOS

Y GASTOS DEL CAMPUS IBAGUE - ESPINAL PARA LA VIGENCIA COMPRENDIDA
ENTRE EL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2022”

ARTICULO PRIMERO. PRESUPUESTO DE INGRESOS. Fíjese el Presupuesto de

Ingresos del Campus Ibagué Espinal, para la vigencia comprendida entre el 1 de enero
y el 31 de diciembre de 2022, en el valor de TREINTA Y DOS MIL CUATROCIENTOS
TREINTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS NOVENTA Y CINCO MIL
CUATROCIENTOS CINCUENTA Y DOS PESOS ML ($32.431.695.452) distribuidos
así:
Tabla 7

ARTICULO SEGUNDO. PRESUPUESTO DE GASTOS: Aprópiese para atender los

gastos del Campus Ibagué - Espinal durante la vigencia comprendida entre el 1 de
enero al 31 de diciembre de 2022 , la suma de VEINTICINCO MIL CUATROCIENTOS
 21

VEINTITRES MILLONES QUINIENTOS SETENTA Y SIETE MIL CIENTO ONCE

PESOS ML ($ 25.423.577.111 ), distribuidos como se indica a continuación :
Tabla 8

ARTICULO TERCERO. COMPROMISOS PARA LA EJECUCIÓN: Para garantizar el

cumplimiento de las metas institucionales se definen los siguientes compromisos:
 Apertura de grupos de pregrado y posgrado coherente con el número de
estudiantes aprobado en el registro calificado, en caso de ser inferior deberá
mediar autorización del Comité Rectoral.
 Reforzar las acciones necesarias para cumplir o disminuir el porcentaje de
ausencia intersemestral proyectado en todos los programas del campus.
 Cumplir con la meta del número de estudiantes de reingresos proyectados, a
través de la gestión de la base de datos que suministre el DARC.
 La Dirección del campus deberá gestionar ante las direcciones de Gestión de
Programas, Posgrados, Comunicaciones y Mercadeo y las Vicerrectorías
Académica y de Proyección Institucional, todo lo necesario para que se puedan
ofertar los programas de los proyectos 100, 200 y 300 y se cumpla con la meta
de estudiantes.

7 POLÍTICA DE ADQUISICIONES DE LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA.

7.1 CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO

ACUERDO SUPERIOR No. 040, Medellín, 13 de julio de 2021.

Que mediante la resolución rectoral 194 del 10 de marzo de 2012, se crea la dirección
nacional de compras y el 20 de marzo de 2014 mediante el acuerdo #176 se definió la
política de compra de bienes y servicios para la universidad cooperativa de Colombia y
redefinió el comité Nacional de compras.
Esta política debe estarse actualizando para estar en armonía con el desarrollo de la
universidad y las actuales realidades institucionales, conservando los principios
fundamentales de legalidad, transparencia, respeto por el ambiente y el buen uso de los
recursos de la universidad.
OBJETIVO GENERAL:
La universidad adoptara mecanismos de planeación en adquisiciones con el fin de
garantizar un adecuado y oportuno suministro de bienes y servicios para el
cumplimiento de sus funciones misionales.
 22

OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Propender por el cumplimento de los principios de planeación, razonabilidad en las
adquisiciones, planeación presupuestal, eficiencia, calidad, oportunidad y
corresponsabilidad entre otros.

ARTICULO CUARTO: DE LOS PROVEEDORES. Los proveedores de la universidad

serán personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeros y en todo caso deberán
cumplir con los requisitos exigidos por la institución y su elección se hará con base en
los criterios establecidos.
ARTICULO QUINTO: CATÁLOGO DE ARTICULOS (BIENES Y SERVICIOS). Los
bienes y servicios que requiera la universidad estarán registrados en un catalogo de
artículos, los cuales serán definidos técnicamente por cada una de las áreas y se
actualizara periódicamente.
ARTICULO SEXTO: CUANTÍAS Y CRITERIOS DE APROBACIÓN DE
OPERACIONES DE COMPRA. La universidad define los criterios, así como las
cuantías de aprobación de adquisiciones por parte de los comités de adquisiciones en
campus y el Comité Nacional de Adquisiciones; las cuantías se definirán en SALARIOS
MINIMOS LEGALES MENSUALES VIGENTES (SMLMV).
ARTICULO SÉPTIMO: COMITÉ DE ADQUISICIONES.
 Comité de Adquisiciones de Campus.
 Comité Nacional de Adquisiciones.
COMITÉ DE ADQUISICIONES DE CAMPUS: Ese el órgano autorizado para aprobar o
no, las solicitudes de adquisiciones de bienes y servicios de su Campus; y de adjudicar
la compra de bienes y servicios de acuerdo con su competencia.
Está integrado por:
 El director(a) del Campus, quien lo preside.
 El subdirector(a) de desarrollo y financiero(a) o quien haga sus veces, quien
actúa como secretario de comité.
 El coordinador(a) de adquisiciones del Campus o quien haga sus veces.
El director(a) Nacional de Adquisiciones podrá intervenir siempre y cuando los
requieran y podrá participar en los comités de adquisiciones de los campus.
COMITÉ NACIONA DE ADQUISICIONES: Es el órgano autorizado para aprobar o no
las solicitudes de adquisición de bienes y servicios generados en las direcciones
nacionales, vicerrectorías, secretaria general y Rectoría, así como la adjudicación de
bienes y servicios del área nacional y de los campus, de acuerdo con su competencia.
Está integrado por:
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 El Rector(a), quien lo preside.

 El Vicerrector(a) Financiero(a).
 El Secretario(a) General, quien actuara como Secretario(a) del Comité.
 El Director(a) Financiero(a).
 El Director(a) de adquisiciones.
ARTICULO OCTAVO: CICLO DE ABASTECIMIENTO Y PERIODOS DE
REABASTECIMIENTO. El ciclo de abastecimiento abarca todas las actividades que
permiten identificar y adquirir os bienes y servicios que se necesitan para cumplir el
objeto social, el cual requiere una operación eficiente y un relacionamiento adecuado
con los proveedores. La Dirección de Adquisiciones acogerá los periodos de
reabastecimiento de insumos definidos técnicamente por las áreas académicas y
administrativas, que permitan optimizar los procesos de adquisición y el adecuado
abastecimiento a nivel Nacional.
ARTICULO NOVENO: FORMALIZACION DE LA COMPRA. La compra de bienes y
servicios se formaliza de manera escrita mediante un orden de Compra, sin perjuicio de
aquellos se requieran adicionalmente un contrato o una orden de servicio.
ARTICULO DÉCIMO: ACTUACION EN LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES. La
gestión de Adquisiciones acoge los lineamientos del Código de Gobierno y código de
ética de la Universidad, además promueve las siguientes actuaciones para su gestión:
 Mantener un alto nivel de integridad en todas sus relaciones comerciales, tanto
dentro, como fuera de la universidad.
 Optimizar el uso de los recursos, con el fin de proporcionar el beneficio máximo
para la Universidad.
 Respetar los acuerdos de los proveedores.
 Fortalecer las compras de bienes que sean amigables con el ambiente.
 Abstenerse de negociar bienes o servicios con empresas sore las cuales se
conozca prácticas indebidas en Derechos Humanos o responsabilidad social.
 Informar a los superiores sobre cualquier manifestación o entrega de regalos por
parte de proveedores que pretendan manipular una negociación.
ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: REGLAMENTACIÓN. Se faculta a la rectoría para
interpretar y expedir las normas especiales y complementarias o reglamentarias, que
resulten necesarias para garantizar la aplicación del presente acuerdo.
ARTICULO DÉCIMO TERCERO: VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente acuerdo
rige a partir de la fecha de su expedición y deroga específicamente el acuerdo 176 de
2014 y todas las disposiciones que se lean contrarias.
POLITICAS DE CONTROL DE LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA.
La UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA debe diseñar, proveer, desarrollar,
ajustar y aplicar las herramientas necesarias que le permitan acreditar los procesos con
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la debida diligencia de las partes involucradas para el cumplimiento de los lineamientos

acá señalados y encomendados por la Circular 04 de 2017, expedida por la Súper
Intendencia de la Economía Solidaria, así como los demás instructivos que se den en el
tema para el registro de información, elaborar reportes y hacer seguimiento, control de
su actividad en términos de LA/FT.
POLÍTICA FINANCIERA Y CONTABLE LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE
COLOMBIA
Se apoya en aplicativos tecnológicos para consolidar las operaciones realizadas por los
estudiantes, proveedores/contratistas/terceros vinculados/estudiantes/aliados
estratégicos y empleados con el fin de verificar que estas no se salgan de los
parámetros normales de sus transacciones e identificar señales de alerta por los
distintos factores de riesgos para su monitoreo y continúa canalizando sus pagos a
través del sistema financiero. Además de las señaladas por la UNIVERSIDAD
COOPERATIVA DE COLOMBIA se tendrán como políticas en el presente manual
SARLAFT las siguientes:
 Procedimiento financiero y contable para facturación, pagos, devolución de
dinero y manejo y cuantías de las cajas menores. Así, como en las operaciones
que realice la UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA con moneda
extranjera.
 Definir las cuantías o solicitudes que por su monto puedan resultar inusuales
frente a lo que se conoce de otros clientes o frente a las características del
mercado.
 Apoyo de todo el sistema operativo y tecnológico de la UNIVERSIDAD
COOPERATIVA DE COLOMBIA, para determinar clientes, mercados y
operaciones riesgosas.
 Monitorear las operaciones, especialmente las que puedan ser de alto riesgo.
 Reportar los recaudos mayores a $10.000.000 en efectivo al Oficial de
Cumplimiento.
 Documentar las operaciones que se realicen.
La Tesorería, será la responsable del relacionamiento con entidades financieras, para la
cual realiza verificaciones periódicas de manera que se garantice que estas cumplan
con la normatividad vigente frente a SARLAFT.
La Dirección de Finanzas y la Dirección de Contabilidad de la UNIVERSIDAD
COOPERATIVA DE COLOMBIA, en su informe de gestión al cierre de cada ejercicio
contable, deben incluir una indicación sobre la gestión adelantada en materia de
administración de riesgo de LA/FT.
PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESOS Y GASTOS PARA LA VIGENCIA 2022
DE LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA:
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Fíjese el presupuesto de ingresos de la universidad cooperativa de Colombia, para la

vigencia comprendida entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2022, en valor de
CUATROCIENTOS DOS MIL OCHOCIENTOS CATORCE MILLONES TRESCIENTOS
SEIS MIL CUATROCIENTOS TREINTA Y OCHO PESOS ($402.814.306.438)
distribuidos así:

ARTICULO SEGUNDO: PRESUPUESTO DE GASTOS. Aprópiese para atender los

gastos de la Universidad Cooperativa de Colombia durante la vigencia comprendida
entre el 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2022, la suma de CUATROCIENTOS DOS
MIL OCHOCIENTOS CATORCE MILLONES TRESCIENTOS SEIS MIL
CUATROCIENTOS TREINTA Y OCHO PESOS ($402.814.306.438) distribuidos como
se indica a continuación:

ARTICULO TERCERO. El presupuesto general dela Universidad Cooperativa de

Colombia comprende el conjunto de ingresos provenientes de matrículas, inscripciones,
derechos de grado, otros derechos académicos de pregrados, posgrados, curos de
extensión y educación continuada y en general, los originados por las ventas de bienes
y servicios y los recursos de crédito, destinados a las erogaciones correspondientes al
funcionamiento básico de la institución, tales como: Gastos de Personal, Gastos
generales, Servicio de deuda e inversión.
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Comprende todos los centros de costos asignados a las diferentes dependencias

administrativas, de apoyo y que administran programas y proyectos para dar
cumplimiento al plan estratégico.
ARTICULO CUARTO: COMPOSICIÓN DE PRESUPUESTO. El presupuesto anual se
compone del presupuesto de ingresos y gastos.
Ingresos: Totalidad o conjunto de recursos monetarios estimados para la vigencia,
provenientes de las distintas fuentes de financiación de la institución.
Gastos: Son las erogaciones necesarias para el cumplimiento de los planes, programas
y proyectos, en el normal funcionamiento de la institución.
ARTÍCULO QUINTO: SOCIALIZACIÓN DEL PRESUPUESTO. Se faculta a la Rectora
para que mediante a la resolución rectoral se socialice el presupuesto de ingresos y
gastos de cada uno de los campus y de la estructura nacional para la vigencia
comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2022.
ARTÍCULO SEXTO: POLÍTICA DE PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS. El
presente presupuesto se rige por lo establecido en el acuerdo No.049 de 2021
mediante el cual se expide la política de presupuesto de ingresos y gastos de la
Universidad Cooperativa de Colombia.
ARTÍCULO SÉPTIMO. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición, y
obliga a toda la comunidad educativa de la Universidad y deroga todas las
disposiciones que le sean contrarias.

PRESUPUESTO DEL AÑO 2022 CAMPUS IBAGUE-ESPINAL

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PRESUPUESTO BIENESTAR UNIVERSITARIO

AÑO 2022

ESTADO DE RESULTADOS
 28

CARACTERIZACIÓN GESTIONAR LAS ADQUISICIONES

FINALIDAD DEL PROCESO Identificar, adquirir y suministrar los bienes y servicios

requeridos de manera oportuna y eficiente, garantizando el cumplimiento de la
normatividad vigente con el fin de asegurar el adecuado funcionamiento de los
procesos de la Universidad Cooperativa de Colombia.
LÍDER DEL PROCESO directora nacional de Compras
NIVEL DE PROCESOS

APORTE ESTRATÉGICO DEL PROCESO Establecer un sistema de planeación y

gestión presupuestal y financiera
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RECURSOS:
Humanos: directora de compras, Especialista, Analista, responsable de compras en la
sede. Tecnológicos: ERP, Sistema Gestión de Contenidos
RIESGOS IDENTIFICADOS PARA EL PROCESO
 Caída de la red de sistemas en la Unidad de Contratación por no contar con los
equipos de cómputo adecuados y una red de sistemas óptimas.
 No registrar el Plan de compras
 Realizar compras con precios muy elevados o con sobrecostos.
 Entrega equivocada de bienes a las dependencias.

DIAGRAMA DE FLUJO PARA PLANEAR LA ASIGNACION DE RECURSOS

Objetivo: Evaluar las necesidades de recursos financieros de los procesos, proyectos y
planes de mejoramiento de la institución a través de la presupuestación participativa
con el fin de realizar la asignación de recursos correspondientes y cargar el
presupuesto inicial.

DIAGRAMA DE FLUJO PARA GESTIONAR LOS INGRESOS ESTUDIANTILES

Objetivo: Ejecutar todas las acciones que garanticen un recaudo efectivo y oportuno de
los aspirantes y estudiantes para que continúen con su ciclo académico.
 30

DIAGRAMA DE FLUJO GESTIONAR REINTEGROS AL ICETEX

Objetivo: Realizar la devolución de recursos al ICETEX según normatividad vigente
establecida en su reglamento de crédito

DIAGRAMA DE FLUJO GESTIONAR REINTEGROS AL ESTUDIANTE

Objetivo: Realizar la devolución de recursos al ESTUDIANTES según normatividad
vigente establecida por la Universidad
 31

Con estos controles nos damos cuenta que la universidad tiene un control financiero
positivo el cual es fundamental para el éxito económico y la estabilidad de la
organización. Al mantener un control financiero adecuado, se pueden lograr una serie
de beneficios significativos.
En primer lugar, un control financiero positivo permite mantener un equilibrio entre los
ingresos y los gastos. Esto implica tener un presupuesto bien estructurado que refleje
los ingresos reales y establezca límites claros para los gastos. Al seguir este
presupuesto, se evita el endeudamiento excesivo y se fomenta el ahorro, lo que a largo
plazo contribuye a la construcción de un colchón financiero y a la posibilidad de
alcanzar metas financieras a largo plazo, como la compra de una casa o la jubilación.
Además, el control financiero positivo permite tener una visión clara de la situación
económica en todo momento. Mediante el seguimiento regular de los ingresos y gastos,
se puede identificar cualquier desviación o patrón preocupante y tomar medidas
correctivas de manera oportuna. Esto ayuda a prevenir problemas financieros antes de
que se conviertan en crisis y permite tomar decisiones informadas sobre cómo utilizar
los recursos disponibles de la manera más eficiente posible.
Otro beneficio importante para la universidad es la reducción del estrés y la ansiedad
relacionados con el dinero. El control financiero positivo proporciona tranquilidad y
confianza, ya que se tiene una mayor seguridad sobre la capacidad de hacer frente a
los compromisos financieros y cubrir las necesidades básicas. Al tener un plan
financiero sólido, se reduce la incertidumbre y se fomenta una mayor calidad de vida.
Para finalizar el control financiero que maneja la universidad cooperativa de Colombia
sede Ibagué -espinal es esencial para mantener la estabilidad económica y alcanzar
metas financieras a largo plazo. Proporciona beneficios como el equilibrio entre
ingresos y gastos, una visión clara de la situación financiera y la reducción del estrés
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relacionado con el dinero. Cultivar y mantener hábitos financieros saludables es una

inversión que trae consigo una mayor tranquilidad y una base sólida para el crecimiento
económico y el bienestar general.

Conclusión: Al realizar el control financiero a la universidad cooperativa podemos ver

que sus procesos los cumple tal cual lo estipulan sus mapas de procesos esto con el fin
de Identificar, adquirir y suministrar los bienes y servicios requeridos de manera
oportuna y eficiente, garantizando el cumplimiento de la normatividad vigente con el fin
de asegurar el adecuado funcionamiento de los procesos de la Universidad Cooperativa
de Colombia