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PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Primera parte informe de consultoría sobre control

Presentado por:

Juan Darío Lara Giraldo

Lina Yisel Morales Betancourt

 
 
UNIMINUTO

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Administración en Seguridad y Salud en el Trabajo

Girardot- Cundinamarca

2021
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PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Primera parte informe de consultoría sobre control

Presentado por:

Juan Darío Lara Giraldo

Lina Yisel Morales Betancourt

UNIMINUTO

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Docente:

Diana Marcela Roa Baquero

Administración en Seguridad y Salud en el Trabajo

Girardot- Cundinamarca

2021
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PROCESOS ADMINISTRATIVOS
1: Definición del concepto de control administrativo y su aplicación en la

organización.

Concepto de control administrativo

Es la etapa de la gestión administrativa que se refiere a la evaluación de procesos y

del rendimiento administrativo, así como la identificación de desviaciones y posibles

anomalías. Mediante las funciones de control las distintas organizaciones persiguen vigilar

su funcionamiento.

Aplicación en la organización

El control administrativo es parte del proceso de la empresa en el cual se evaluará

su rendimiento, en este se incluirán todas las actividades realizadas para comprobar que lo

ejecutado corresponda a lo que se estableció en la planeación. Las actividades de la

gerencia no deben dejar de lado esta parte tan importante del proceso administrativo porque

es en el dónde se analizan y evalúan los resultados alcanzados para, en su caso, realizar los

ajustes que hagan falta y mejorar el desempeño.

2. Análisis de los enfoques, elementos de control y su integración con el

sistema de gestión de la organización.

La organización diseñara e implantara indicadores de control para antes, durante y

después de que un proceso o evento ocurra. Estos tipos de control se denominan:

 Control preliminar: son las actividades que se llevaran a cabo antes de

que la operación comience. Entre estas se encuentran como elementos

mínimos, la definición de objetivos, el diseño de políticas y

procedimientos, y la asignación de responsabilidades.

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 Control concurrente: se trata de aquellas actividades aplicadas durante la

operación que permitan mantener el proceso dentro de los estándares

planteados con antelación. En esa parte, el compromiso, la dirección y

vigilancia de los involucrados es vital para el éxito de la organización.

 Control de retroalimentación: El análisis de los resultados brindará

valiosa información para evaluar lo conseguido y hacer los ajustes

necesarios y consolidar las fortalezas. El mercado, sin importar el producto

o servicio que se comercialice, impulsado por un desarrollo tecnológico

acelerado, es cada vez mas exigente y selectivo; estamos inmersos en un

mundo sujeto a cambios permanentes, donde las habilidades, destrezas y,

en general, los éxitos pasados no garantizan la supervivencia de la empresa

en el mediano y largo plazo; lo cual implica que las organizaciones estén

dispuestas a adaptarse a los cambios que el consumidor exige y a elevar su

competitividad desde luego a través de la calidad de su producto o servicio

pero también con la implementación de sistemas de control y atención

modernos y eficientes.

3. Uso del tablero de mando y las distintas herramientas de control

administrativo que maneja la organización.

El tablero de control

Es una herramienta gerencial que tiene por objetivo principal presentar el estado

actual de uno o varios elementos de medición (indicadores, planes, estrategias, iniciativas)

de la gestión de la compañía, bien sea a nivel global o por cada una de sus áreas o procesos.
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Herramientas de control

Diagrama de flujo: permite identificar el mejor camino que el producto o servicio

recorrerá el proceso. Es mucho más fácil entender un proceso, y formular propuestas, para

mejorarlo, cuando podemos hacerle seguimiento paso a paso, con un diagrama de flujo.

Cuando el flujo del proceso aparece representado sobre el papel, es posible

observar donde se presenta desperdicio, ocasionando por un movimiento excesivo por las

instalaciones de la fábrica.

Diagrama de Ishikawa (Fishbone)

También llamado análisis de causa y efecto o diagrama de espina de pescado. Se

utiliza para identificar las posibles causas de un problema y sus efectos, por medio de la

relación entre el efecto y todas las posibles causas que pueden contribuir a tal fin.

Teniendo el problema en mente, es posible determinar las posibles causas,

utilizando seis variantes: método, material, medida, hombres, mujeres y medio ambiente.

Los datos se tabulan y se inicia un proceso de eliminación, que nos permite llegar a la cusa

mas probable con ello, generar la solución.

Tablas de datos

Son formatos tabulados, que permite recaudar información de manera metódica y

sistemática, de tal forma que resulte fácil revisar y observar tendencias en el

comportamiento.

Hojas de verificación
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Se trata de una lista de elementos preestablecidos, que requieren ser evaluados. Se

utilizan para certificar el cumplimiento de ciertas actividades o para evaluar en que nivel de

cumplimiento se encuentran algunos procesos.

Diagrama de Pareto

Se trata de un recurso grafico utilizado para establecer un orden en las causas de

las perdidas y como deben ser subsanadas. El diagrama de Pareto toma datos de diversas

fuentes de información, pero generalmente se nutre de la ocurrencia de problemas o la

evidencia de efectos, ofreciendo una presentación grafica de ellos.

Histogramas

Tienen como objetivo mostrar una distribución de frecuencias de datos obtenidos

con base en mediciones, a través de un gráfico de barras, indicando el número de unidades

en cada categoría.

Diagrama de dispersión

Muestra lo que acontece con una variable cuando otra ha cambiado. Son

representaciones de dos o mas variables que se organizan en un gráfico, una en función de

la otra.

4. Plan de mejora que le recomienda a la organización para optimizar un

sistema de control haciendo énfasis en los indicadores de gestión.

Para llevar a cabo las acciones de mejora propuestas es necesario especificar las

tareas concretas que deberán realizarse para la consecución de los objetivos. Para ello hay

que determinar quien es el responsable de la puesta en marcha y de la ejecución de las

acciones de mejora, las diferentes tareas a desarrollar, los recursos humanos y materiales
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necesarios, el periodo de consecución, la fecha de inicio, los indicadores de seguimiento y

los responsables de realizar el control y el seguimiento de estas.

 Identificar el área de mejora

 Detectar las principales causas del problema

 Formular el objetivo

 Seleccionar las acciones de mejora

 Realizar una planificación

 Llevar a cabo un seguimiento.

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Conclusiones

El control es la función administrativa por medio del cual se evalúa el rendimiento.

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que

se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones

planificadas.

El propósito y la naturaleza del control fundamentalmente garantizan que los

planes tengan éxito al detectar variaciones de estos al ofrecer una base para adoptar

acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.

Al igual que la planificación, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay

procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa.

La comparación de los resultados reales con las metas y normas planificadas

constituye una medición de la efectividad del control durante un periodo pasado

especificado, el cual constituye la base para una eficaz retroalimentación. Los hechos que

se muestran en un informe de desempeño no pueden ya cambiarse; sin embargo, la

medición histórica puede conducir a un mejoramiento del control en el futuro.