Ebook

Control horario

Nuestra gran guía para gestionar el control horario de tu equipos.

¿Empezamos?
Índice
Introducción

Página

Qué es el control horario

Página

Registro de jornada

Página

Tipos de jornada de trabajo y de horarios

Página

Gestión de turnos

Página

Control horario y teletrabajo

Página

Control horario y teletrabajo

Página

Cómo implementar el control horario en empresas

Página
 Introducción

La gestión de Recursos Humanos en empresas, no se limita solamente a la

administración de personal y de documentación. Por el contrario, abarca aspectos
mucho más amplios dentro de las organizaciones, siendo uno de ellos, el cumplimiento
de las diferentes leyes laborales vigentes.

Una de estas y, quizás la más importante, es la ley de control horario. Esta normativa
existe en nuestro país desde hace no demasiado tiempo y, su llegada, cambió por
completo las reglas del juego.

Sin embargo, aún hoy en día persisten entre quienes toman decisiones en compañías,
dudas e inconvenientes para poder cumplir con las exigencias de esta norma. Por este
motivo, hemos creado este ebook que logra resumir todo lo que cualquier mánager de
RR.HH. necesita saber acerca de cómo implementar el control horario en empresas.

Desde los detalles acerca de lo que determina la ley, hasta su impacto en el bienestar y
1
la productividad laboral, en este libro encontrarás todo lo que necesitas saber para
poner en práctica las estrategias que consideres necesarias, para poder cumplir con el
control horario y beneficiarte de todas sus ventajas.

Sofía Delpueche, autora y Content Manager en Factorial HR.

 ¿Qué es el control horario?
El 12 de marzo de 2019 fue la fecha señalada para la entrada en vigor del Decreto-Ley que establece
la obligatoriedad del registro de jornada, lo que hoy conocemos como, “control horario”.

Esta norma surgió con el objetivo de poner fin a una de las malas prácticas más extendidas en
organizaciones de todo tipo: las horas extras. A menudo, estas exceden el límite de horas semanales
permitidas por la ley y no son remuneradas de la forma correspondiente. Lo que da lugar a uno de
los fenómenos más indeseables en todo ámbito: la explotación laboral.

La ley de control horario llegó para terminar con esta problemática y, para que esto suceda, propone
una serie de medidas que toda empresa debe tener en cuenta.

Registrar la hora de inicio y de fin de la jornada de trabajo.

Registrar los horarios de descanso dentro de la jornada laboral.
Organizar el registro mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión de
empresario, previa consulta a los representantes de los trabajadores.
Conservación de los registros durante 4 años.
2 Los empleados deben conocer la distribución y duración de la jornada laboral ordinaria.
Los sindicatos deben conocer mensualmente las horas extras realizadas por los empleados.
Tener los registros a disposición de los trabajadores, sus representantes legales o la Inspección
de Trabajo y Seguridad Social.
Incumplir la ley se considera una infracción grave: si tienes una inspección de trabajo se te
puede sancionar con una multa de 625 a 6.250 euros.

 Excepciones del control horario

Así como se establece la obligatoriedad de registrar las horas trabajadas en todo el país y en todo
tipo de organizaciones, existen a su vez, ciertas excepciones o situaciones y figuras que están
exentas de este tipo de exigencias.

En primer lugar, podemos mencionar a los cargos directivos, así como abogados que ejerzan de
forma individual o en despachos colectivos. Los deportistas profesionales, artistas de espectáculos
públicos, trabajadores con discapacidad de los centros especiales de empleo y los residentes para
formación de especialistas en sanidad, también quedan eximidos de la ley.

Otro caso particular en donde el control horario queda sin efecto, es el de las empresas de empleo
temporal de trabajadores o EET. Cuando el trabajador de una empresa esté contratado a través de
una ETT que le ha puesto a disposición de otra, será la empresa que subcontrata, la encargada de
registrar la jornada del trabajador cedido.

Registro de jornada

3
El registro de jornada es, nada más ni nada menos, que la idea o concepto que indica que se debe
realizar un control de presencia de los empleados. Lo que comúnmente conocemos como “fichar”.

El fichaje de los trabajadores se debe realizar de forma uniforme, es decir que afecta a todos los
trabajadores de la plantilla (salvo las excepciones anteriores, por supuesto) y de forma diaria.

Dentro de los conceptos que deben incluirse en el control de presencialidad se incluyen los
ingresos, salidas y descansos que cada persona realiza durante su jornada habitual.

Si bien no existe un modelo estandarizado de cómo debe verse la herramienta que se utilice para
realizar el registro, no está de más decir que una simple hoja de papel no es suficiente. Las
empresas deben optar por volcar esta información en forma clara, donde se incluyan todos los
datos exigidos y de manera tal que esta, pueda ser conservada durante el período exigido de hasta
cuatro años.

 Tipos de jornada de trabajo y de horarios

Realizar el control horario tendrá sentido, siempre y cuando las horas que realicen nuestros
trabajadores cumplan con las demás obligaciones que imponen las diferentes leyes laborales.

Aunque tradicionalmente solo se pueda pensar en la típica jornada de ocho horas de 09 a 18h, lo
cierto es que existe una gran variedad de esquemas bajo los cuales se desempeñan las personas.

¿Pero qué es en definitiva la jornada de trabajo? Es el tiempo que cada trabajador dedica a la
ejecución del trabajo para el que le ha contratado una empresa. Y dentro de esta categoría,
4 podemos enumerar las siguientes tipologías:

• Jornada ordinaria: Su duración máxima se establece en el Estatuto de los Trabajadores y es de 40

horas a la semana.

• Jornada semanal: Su duración tampoco puede superar las 40 horas. Jornada diaria. La duración
de la jornada diaria no puede superar las 9 horas, salvo que el convenio colectivo regule otra cosa.

• Jornada nocturna: Es la que se desarrolla entre las 10 de la noche y las 6 de la mañana. Jornada
partida. Incluye, al menos, una hora de descanso.

• Jornada reducida: Se utiliza solo en determinados casos de trabajos que suponen un riesgo para
la salud.

• Jornada continuada o intensiva: Es la jornada que se da cuando el descanso es de 15-30 minutos

y el tiempo de trabajo se realiza seguido. Se suele realizar en verano.

• Jornada a tiempo completo: Se entiende que es aquella en la que se realizan 8 horas al día de
trabajo.

• Jornada a tiempo parcial: Es aquella que tiene una duración inferior a la jornada comparable a
tiempo completo.

 Respecto a la jornada de tiempo parcial, la Organización Internacional del Trabajo la define como
aquella que tenga una duración inferior a 30-35 horas semanales.

En cuanto a los horarios, podemos distinguir:

• Matutino: la jornada suele comenzar entre las 6 y las 9 de la mañana y termina entre las 14 y las
16 horas de la tarde, aproximadamente.

• Vespertino: comienza entre las 14 y las 16 horas y termina entre las 21 y las 23 horas,
aproximadamente.

• Nocturno: el horario suele estar comprendido entre las 22 horas y las 6 de la mañana del día
siguiente. Horario por turnos. Se produce cuando se realizan turnos rotatorios en las empresas.

Gestión de turnos

Existen empresas que, debido a su naturaleza, tienen la necesidad de permanecer operativas 24/7.
La hostelería, el transporte y logística, o servicios sociales como la salud, son tan solo algunos
ejemplos de organizaciones que se basan en un sistema de turnos.

La principal característica de los turnos es que suelen ser rotativos y, por este motivo, los horarios
5 de registro de jornada de ingreso y de salida, suelen variar en el tiempo. Lo que implica un
auténtico desafío para el control horario.

“Toda forma de organización del trabajo en equipo según la cual los trabajadores ocupan
sucesivamente los mismos puestos de trabajo, según un cierto ritmo, continuo o discontinuo,
implicando para el trabajador la necesidad de prestar sus servicios en horas diferentes en un
período determinado de días o de semanas”.

Estatuto de los Trabajadores.

Dentro de los diferentes tipos de turnos podemos diferenciar:

Turnos discontinuos: mañana y tarde, con descanso durante los fines de semana.

Turnos semidiscontinuos: mañana, tarde y noche y actividad también los días sábado.

Turnos continuos: mañana, tarde y noche durante todos los días del año.

 Control horario y teletrabajo

Con la llegada de la pandemia del Covid-19, el teletrabajo ha dejado de ser una tendencia
para convertirse en una modalidad de trabajo más que ahora convive con la
presencialidad. Y no solo esto, sino que también, dio lugar al surgimiento del trabajo
híbrido que es, de hecho, un factor diferenciador para conservar y atraer talento.

Sin embargo, a pesar de su popularidad en principio forzosa, son muchos quienes creen
que encontrarse fuera de la oficina exime del control horario (algo que también sucede
con los trabajadores que deben desplazarse como parte de sus deberes diarios
laborales).

Lo cierto, es que la normativa también alcanza a este tipo de modalidad de desempeño.

La ley de control horario contempla la flexibilidad laboral que implica trabajar fuera de la
oficina, por lo cual, en este caso, no será taxativo establecer un horario fijo de ingreso y
salida.

Lo que sí es una necesidad, es que la cuantía de las horas dedicadas al trabajo o a los
diferentes proyectos que realice un teletrabajador, al finalizar su jornada alcancen la
cantidad de horas admitidas por la ley. Siempre teniendo en cuenta el convenio colectivo
6 y su tipo de contrato, claro está.

Control horario y conciliación laboral y familiar

Uno de los factores que más valoran los trabajadores a la hora de elegir y permanecer en
una empresa, es la posibilidad de tener una vida profesional y personal equilibrada.

¿Pero qué tiene que ver esto con el control horario? Pues bien, un correcto control de
jornada no solo nos evita problemas serios ante una potencial inspección laboral, sino
que, además, ayuda a que nuestro trabajadores no se vean sometidos al estrés de
jornadas de trabajo extenuantes, reportando los siguientes beneficios:

 • Mejora del ambiente de trabajo.

El estado anímico de los empleados impacta directamente en la forma en la que se

desempeñan y en el trato con colegas, subordinados y superiores. Un trabajador feliz es
“contagioso” y mejora la cultura y salud de la organización.

• Disminuye el estrés.

Tener tiempo para descansar y desconectar ayuda a combatir el estrés de los

trabajadores. Mejora en la planificación de las tareas. Saber que tenemos un horario que
cumplir para tener tiempo para nosotros hace a los empleados más efectivos a la hora de
planificar sus tareas diarias.

• Reduce la tasa de rotación.

El salario no es el único factor que se considera para elegir una empresa en la que
trabajar (o donde quedarse). La conciliación forma parte del “salario emocional” y hace la
diferencia en términos de rotación.

• Mejora el employer branding.

Si tus trabajadores se sienten cuidados y valorados, hará que tu imagen de marca se

fortalezca ante sus ojos. Estas personas permanecerán más tiempo en tu empresa y la
recomendarán a potenciales candidatos y clientes.

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Control horario y productividad

Este es sin dudas uno de los mayores beneficios que reporta el control horario. Registrar
la jornada de trabajo, como ya hemos mencionado, no significa solamente marcar quién
está en la oficina o quién se encuentra offline.

El control horario ayuda no solo a concienciar a mánagers, sino también a los propios
trabajadores acerca del uso del tiempo. Esto significa crear un mindset donde cada
minuto cuenta porque las tareas del día, no pueden extender más allá de las ocho horas
o seis que deban realizar.

El control horario ejecutado correctamente, debería darnos, además, toda una serie de
datos acerca de cómo cada equipo, departamento y persona, administra su tiempo.

A partir de esto, podemos generar un trazado de productividad/eficiencia por sector y

contrastarlo con KPI’s personalizados que utilicemos en evaluaciones de desempeño y, de
esta manera, tomar más y mejores decisiones.

 El registro de jornada nos permite, entonces detectar:

• Cargas de trabajo ineficientes (excesivas o por debajo del mínimo) por equipos o por
personas.

• Problemas en la comunicación interna.

• Situaciones problemáticas entre colegas.

• Tendencias en términos de absentismo

• Inconvenientes asociados con las bajas médicas y el estrés.

Cómo implementar el control horario en empresas

Ahora que ya sabemos la importancia y las diferentes implicaciones del registro de

jornada en empresas, es momento de poner manos a la obra para poder, finalmente,
llevar a cabo un correcto uso del control horario en nuestras empresas.

Muy probablemente y, como ya está instalado en el imaginario colectivo, al evocar la idea

de “fichaje”, pienses en costosos y rudimentarios equipos para tal tarea. Pero la realidad
es totalmente opuesta.

8 Gracias a los avances de la tecnología, cada día contamos con más herramientas que
hacen fácil esta tarea y que, además, son amigables para la gestión de costes en
organizaciones:

Aplicaciones móviles

Lo usas para tus compras, para conectar con seres queridos y para entretenerte ¿cómo no
utilizarlo entonces para el fichaje de tus trabajadores? Actualmente, son múltiples las
aplicaciones de registro horario que el usuario puede descargar desde cualquier
dispositivo móvil que cuente con Android o iOS.

Este tipo de tecnología permite utilizar la localización mediante GPS, establecer

protocolos de seguridad estrictos mediante huella digital e incluso, como en el caso de
Factorial, facilitar el fichaje mediante reconocimiento facial.

Software basado en la nube

En el pasado para utilizar un programa era necesario invertir en hardware que pudiera
soportar estos sistemas y, además, invertir en capacitación para utilizarlo. El software en
la nube termina con todo este tipo de dilemas ya que su ejecución se realiza en forma
remota.

 El cloud computing facilita que todas las personas podamos conectarnos a diferentes
plataformas para realizar nuestras tareas, utilizando el Internet 3.0. De esta forma, en
lugar de necesitar el ordenador o programa de fichaje, simplemente debemos darles a
nuestros trabajadores, sus claves de acceso para registrar su jornada desde cualquier
dispositivo.

Además, este tipo de software a menudo incluye su versión de app móvil e incluye otro
tipo de funcionalidades como: control de ausencias, gestión de nóminas y gestión
documental, entre otros. Un buen ejemplo de esto, es el software de Factorial.

Hojas de cálculo

Son todo un clásico. Las planillas de Excel han acompañado (y acompañan) a mánagers
de Recursos Humanos desde hace tiempo y permiten una enorme variedad de tareas a
9 ejecutar, gracias a su uso de funciones matemáticas que nos permiten calcular la
duración de las jornadas de trabajo.

Sin embargo, es necesario mencionar que en el contexto actual donde la virtualidad se

hace cada vez más presente en estas vidas, este tipo de métodos es más bien una
solución temporal.

Las plantillas de Excel no permiten la flexibilidad suficiente cuando las empresas crecen,
optimizan sus procesos o cambian sus esquemas de turno. Pero más importante que eso,
resguardar la información se hace por demás complejo ya que este tipo de sistemas no
garantizan protección ante pérdida de datos.

El control horario no es tan solo una ley con la que debemos cumplir para evitar
problemas, sin más. Por el contrario, es una valiosa herramienta de la que debemos
valernos con la ayuda de mecanismos adecuados, para poder garantizar en nuestra
empresa una óptima salud organizacional, productiva y el bienestar laboral.

Solo de esta forma podremos ser capaces de concentrarnos en lo que de verdad importa:
las personas de nuestra empresa.

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