FUNDAMENTACIÓN PARA EL CONTROL EN LA

GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS

“Quien no está dispuesto a vivir procesos, no alcanzará propósitos”

Alexis Peña
 OBJETIVO DE APRENDIZAJE

El participante estará en capacidad de

identificar los lineamientos legales y las
normas de control interno en la aplicación de
la gestión organizacional por procesos, a fin
de incrementar la eficiencia y eficacia en el
funcionamiento institucional.
Marco Teórico

¿Qué es un proceso?
Es el conjunto de actividades relacionadas
que interactúan mutuamente, las cuales
transforman elementos de entrada en
resultados. Un proceso está conformado
por entradas, actividades, salidas, recursos,
controles y usuarios internos o externos.

Ministerio de Trabajo Acuerdo Ministerial Nro. MDT–2020-0111 Norma

técnica para la mejora continua e innovación de procesos y servicios.
¿Por qué implementar procesos?
 Marco Teórico
¿Cuáles son los elementos de un proceso?
Los elementos de entrada
son aquellos elementos,
medios o recursos que se
requieren para que el
proceso empiece a funcionar.
Se puede distinguir materia
prima con los recursos en
general.
Los elementos de salida son
los objetivos cumplidos,
resultados obtenidos al final
del proceso. Un proceso
debe tener una finalidad
para que no se confunda con
una fase o actividad
Marco Teórico

Elementos
• La transformación significa añadir valor al
elemento de entrada para obtener el
resultado u objetivo esperado

• Las actividades son las secuencias de

operaciones, tareas o fases que conlleva la
ejecución del proceso.
 Importancia de los procesos en una
organización

Suministra los
Ofrece una
Aumenta la medios para Suministra un
Permite a la Ayuda a la Da una visión Desarrolla un visión de lo
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organización organización a sobre la forma sistema buena que
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para competir, cambios para manejar sistémica de organización organización a
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mejorando el importantes de manera las actividades centrada en el fin de cumplir
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uso de los hacia efectiva a sus de la proceso con sus
enfocándose insumos en manera de de la modo de
recursos actividades interrelaciones organización desafíos
en el cliente productos corregirlos organización lograr este
disponibles muy futuros
objetivo
complejas
 Marco Teórico

¿Qué es un Mapa de Procesos?

Representación mediante un diagrama que hace ver

la relación entre todos los procesos que ejecuta la
institución de forma que con un simple vistazo vemos
aquello a lo que se dedica la empresa y como
general sus productos o servicios.
 Marco Teórico
Alinear los objetivos
Viéndolos representados
gráficamente se obtiene una
perspectiva global que ayuda a que
los diferentes departamentos de la
organización establezcan metas
comunes, reduciendo las
discrepancias entre ellos.
Identificar oportunidades de mejora
La imagen conjunta de todas la actividades Definir una estructura coherente de la
le ayudarán a encontrar, si los hubiera, los organización
puntos débiles de su estructura y a aplicar
Al tener una visión conjunta y organizada
las medidas necesarias para corregir los
de todos los procesos, podrá establecer de
problemas. También le servirá para
mejor manera las jerarquías necesarias
encontrar maneras alternativas de
tanto entre ellos como entre el personal
desarrollar el trabajo, lo que le vendrá bien
encargado de desarrollarlos.
para mejorar la eficacia y la eficiencia de tu
organización.

¿Para qué sirve un mapa de procesos?

Establecer roles y
responsabilidades
Analizar los procesos
Una panorámica de todos los
Entenderá mejor cómo y por qué
procesos que lleva su organización
se hace lo que se hace en tu
le ayudará a tener claro en todo
empresa, de manera que podrá
momento quién ha de encargarse
llegar a aumentar la calidad y
de qué, de manera que se agiliza
reducir el tiempo necesario.
cualquier gestión.
Mejorar el flujo de la
información
Con un mapa de procesos
todo el mundo sabrá
rápidamente quién hace qué,
de manera que los datos se
distribuyen con más rapidez
tanto de manera horizontal
como vertical.
 Marco Teórico
Pasos para hacer un mapa de procesos
Establecer el punto de partida
Definir varios aspectos en función de las características de su organización y el mercado en el que se mueva: qué
actores están involucrados, qué objetivos quiere conseguir, a qué grupos de interés se dirige, etc. De esta manera
habrá una base para saber por dónde empezar.
Seleccionar los procesos clave
Son los que responden a la pregunta “¿A qué se dedica su organización?”, los que proporcionan un valor agregado
al cliente, y en torno al cual se articulará todo lo demás.
Identificar los procesos estratégicos
Son aquellos vinculados a la responsabilidad de la Dirección, son procesos de planificación ligados a factores
claves, en esta categoría se incluyen los que no tienen la consideración de procesos productivos, pero aun así su
organización los necesita para poder funcionar.
Identificar los procesos operativos
Es la razón de ser de la organización, están ligados con la realización del producto y o presentación del servicio,
ejecutan procesos misionales.
Identificar los procesos de apoyo
Son los que, en sí mismos, no aportan valor al cliente, pero son imprescindibles para que los procesos clave
detectados antes, puedan completarse con éxito.
Detallar las tareas que incluye cada proceso
Esto incluye tanto la importancia jerárquica como el orden en que se han de desarrollar.

Colocar los procesos en el mapa y establecer relaciones entre ellos

Este paso es la creación del mapa de procesos propiamente dicho, mientras que los anteriores eran etapas previas
para saber qué poner en él y en qué lugar debe ir cada uno. Conviene que use una simbología clara (cajas, flechas,
líneas de puntos, etc.) para que sea fácil de entender a primera vista.
Ejemplo de mapa de procesos
 Glosario de términos
Entregables. - Son aquellos productos, servicios, resultados o capacidades que deben generarse, y verificarse para cumplir un proceso, una fase o un
proyecto.

Evaluación. - Es un proceso sistemático, continuo e integral destinado a valorar y determinar hasta qué punto fueron logrados los objetivos previamente
determinados a partir de una línea base.

Factores de calidad. - Son los elementos inherentes al producto y/o servicio, que permiten gestionar las dimensiones de calidad que el usuario aprecia de
acuerdo a sus expectativas.

Innovación. - Es la introducción de un nuevo o significativamente mejorado producto, es decir bienes y/o servicios con cambios en su calidad; así como la
introducción de nuevos o significativamente mejorados procesos de producción, es decir la forma de generar y proveer los bienes y/o servicios; métodos
organizativos, con cambios estructurales y de gestión a nivel micro y macro.

Línea base. - Es el registro del estado inicial de la gestión de un proceso, incluyendo los resultados de la medición de los indicadores contenidos en
documentos, datos e información relacionada.

Proceso. - Es el conjunto de actividades relacionadas que interactúan mutuamente, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Un proceso
está conformado por entradas, actividades, salidas, recursos, controles y usuarios internos o externos.
Procesos Adjetivos. - Son aquellos procesos que facilitan el desarrollo de las actividades que integran los procesos sustantivos.

Procesos Gobernantes. - Son aquellos procesos que proporcionan directrices, políticas y planes estratégicos para el funcionamiento de la entidad.
Procesos Sustantivos. - Son aquellos procesos destinados a llevar a cabo las actividades que permitan ejecutar efectivamente la misión, objetivos
estratégicos y políticas de la entidad.
 Glosario de términos
Producto. - Constituye el resultado de un proceso.

Retroalimentación. - Constituye la actividad o proceso a través del cual las entidades con el objetivo de mejorar e innovar sus procesos y servicios, recaban
información importante de parte de sus usuarios, a fin de garantizar su satisfacción.

Recursos. - Constituyen los bienes tangibles e intangibles y los mecanismos que son consumidos durante la prestación de un servicio y/o ejecución de un
proceso. Los recursos pueden ser: tecnología, infraestructura, equipamiento y materiales, financieros e información.

Responsable del proceso. - Es el encargado de asumir la responsabilidad total y transversal de un proceso, con el propósito de brindar productos y/o servicios
de calidad a sus segmentos de usuarios. Además, tiene la responsabilidad de implementar los proyectos de mejora y demás acciones requeridas, conforme a
la guía metodológica establecida por el Ministerio del Trabajo, para la aplicación de la presente norma técnica.

Servicio. - Es el resultado de la ejecución de uno o varios procesos que entregan valor en términos de bienes tangibles e/o intangibles a un segmento de
usuarios, garantizando sus derechos y facilitando el cumplimiento de sus obligaciones definidas en el marco jurídico vigente.

Segmentos de usuarios. - Es un conjunto de la población de usuarios de un servicio con características y necesidades semejantes.

Trámite administrativo. - Se entiende por trámite administrativo al conjunto de requisitos, actividades, diligencias, actuaciones y procedimientos que realizan
los usuarios externos ante la administración pública o ésta de oficio, con el fin de cumplir 6 de 13 una obligación, obtener un beneficio, servicio, resolución o
respuesta a un asunto determinado.
Usuario. - Es toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera que hace uso del producto y/o servicio de un proceso y/o se beneficia del mismo. Se
considera usuario interno a aquel que pertenece a la entidad donde se ejecuta el proceso, mientras que se considera usuario externo a aquel que no
pertenece a la entidad donde se ejecuta el proceso.
 BIBLIOGRAFÍA
- Norma Técnica para la mejora continua e
innovación de procesos y servicios. Acuerdo
Ministerial Nro. MDT- 2020 – 0111
- Norma Técnica de Gestión por procesos SENRES
046 (Derogada)
- https://www.americaeconomía.com
- https://gestion-calidad.com
- https://www.docunecta.com