EFICIENCIA Y EFICACIA

En ocasiones se suelen confundir los términos eficiencia y eficacia, se utilizan

indiferentemente o se les da el mismo significado, cuando en realidad existe
una marcada diferencia entre ser eficiente y ser eficaz, la cual veremos
detalladamente basados en ejemplos de la vida diaria, profesional y
empresarial. Pero antes que nada una definición simple de cada uno de ellos
para que tengas claro el término como tal.

Definición de eficiencia
Se define la eficiencia como la relación entre los logros conseguidos y los
recursos utilizados para ello. Entendiendo que la mayor eficiencia se logra
cuando se han utilizado menos recursos para conseguir un objetivo o cuando
se consiguen más objetivos con el uso de los mismos o menos recursos.

Definición de eficacia
Se define la eficacia como la consecución de metas y objetivos propuestos.
Hace referencia a la habilidad de alcanzar lo propuesto sin valorar el cómo se
hace.

Diferencias entre eficiencia y eficacia.

La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia
a la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en
la capacidad para alcanzar un objetivo.
En la eficacia no se mide la eficiencia, y lo que importa es si se logró el objetivo
propuesto, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos,
es decir, no importa si fuimos eficientes en el proceso llevado a cabo para
alcanzar el objetivo y ser eficaces.
Así, perfectamente es posible ser eficientes sin ser eficaces (hicimos excelente
uso de los recursos, pero no se cumplió el objetivo en el tiempo previsto) y
podemos ser eficaces sin ser eficientes.
Por supuesto que lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.
Se puede dar el caso en que se alcanzó la meta de construir una obra en una
semana tal como se había previsto (fuimos eficaces), pero para poder construir
la autopista se utilizaron más recursos de lo normal (no fuimos eficientes).
Caso contrario, se utilizaron un 10% menos de los recursos previstos para
construir la obra, pero no se logró terminarla en una semana como estaba
previsto (fuimos eficientes, pero no eficaces).
Por supuesto que, si somos eficientes y no se cumple con el objetivo, no se
puede ser eficaz, de suerte que no siempre la eficiencia conlleva ser eficaz.
Lo ideal sería construir la obra en una semana y utilizar no más del 100% de los
recursos previstos, o menos del 100% de los recursos. En este caso seriamos
tanto eficaces como eficientes.

La eficiencia es necesaria pero no es suficiente. Debe haber eficacia,

especialmente en lo relacionado con la consecución de objetivos y resultados.
La eficacia, relacionada con los fines y propósitos, es el grado en que la
administración consigue sus objetivos. Es la medida del resultado de la tarea o
del objetivo establecido. Un administrador eficaz es aquel cuya unidad de
trabajo alcanza diariamente las metas de producción en términos de cantidad
y calidad de los resultados. Sin embargo, no siempre eficacia y eficiencia van
de la mano, Muchas veces el administrador es eficiente al obtener el máximo
con los recursos disponibles, pero es ineficaz por no alcanzar los objetivos
esperados. En este caso es como el bañista que acaba muerto de cansancio en
la playa. Otras veces es eficaz al lograr los objetivos establecidos, pero
consumiendo todos los recursos: gana la guerra, pero deja muertos y heridos
en el camino, debido a la falta de eficiencia. El ideal es ser eficiente y eficaz, lo
cual tiene un nombre: excelencia.

Eficiencia vs. Eficacia en la vida personal

Ejemplo # 1

El ama de casa es una persona que debe llevar su día a día con la mayor eficacia
posible, pues desempeña diversas tareas en el hogar que deben realizarse a
diario para lograr como meta un hogar en orden, limpio, armónico y tranquilo.

Bien se sabe que entre las tareas que lleva el ama de casa están:

• La elaboración de tres comidas diarias.

• Mantener el orden.
• La limpieza del hogar.
• Ayuda y orientación en la educación de los hijos.
• Limpieza de la ropa de los miembros de la familia.
Al terminar el día tienes como resultado que todos se alimentaron bien, la ropa
o vestuario que usaron esta lista para lavarla, la casa esta impecable limpia y
ordenada, el ama de casa tubo un día bastante productivo y ha culminado con
éxito las tareas que se propuso para ese día y se puede decir que esta fue una
labor eficaz.

Con la crisis económica mundial, el ama de casa ha evolucionado y para tener

una labor eficiente debe hacer rendir los recursos con los que cuenta, bien sean
económicos o de tiempo, entonces el ama de casa eficiente además realizar las
tres comidas diarias hace rendir los insumos, economiza el agua, mantiene las
luces apagadas cuando no las utiliza, prepara solo la cantidad necesaria de
alimento, ordena y limpia el hogar, lava la ropa diaria para no acumular,
supervisa las tareas de los hijos y dedica parte de la tarde a alguna actividad
recreativa o deportiva con ellos.
En el mismo día ha realizado mayor número de labores y además economizado
los recursos con los que cuenta, manteniendo la economía, la limpieza y el
orden en el hogar.

Ejemplo # 2

Un estudiante cuya meta es aprobar todas las materias, pasar al año siguiente
y finalmente obtener el título que le permitirá desempeñarse como profesional.
En la vida como estudiante se presentan diferentes objetivos a cumplir,
trabajos, prácticas, pruebas que deben aprobarse, aunque el objetivo principal
debe ser la obtención de conocimiento necesario para luego ejercer éticamente
la carrera o profesión.

Juan y María son estudiantes de medicina, Juan aprobó todas las materias y
paso para el último año, ya el próximo año obtendrá su título, sin haber
aplazado nunca una materia. Se puede decir que Juan ha sido eficaz. Por su
lado María aprobó sus materias con excelente calificación por lo que se la ha
otorgado un reconocimiento, con el cual ha encontrado además una
oportunidad como practicante en una prestigiosa clínica, el próximo año
también obtendrá su título, con honores especiales por haber alcanzado las
máximas calificaciones, se puede decir que María ha sido una estudiante
eficiente, ya que ha aprovechado al máximo sus recursos intelectuales y su
tiempo.

Ejemplo # 3

Trasladarse en auto de un lado a otro para vacacionar, a veces puede ser un

poco molesto, el gasto en combustible, alimento además del tiempo que lleva
ese traslado, hace que muchas personas prefieran usar ferrocarril, avión u otro
medio de transporte.
Sea cual sea la elección la meta es llegar a determinado destino para disfrutar
unos días de playa, montaña, descanso y recreación.

Ante esto se presentan diferentes planteamientos:

• La familia decide trasladarse en auto, en el trayecto duran 8 horas, tuvieron gasto

de combustible, hicieron tres paradas para alimentarse y abastecerse. La familia
llego a su destino con algo de cansancio por el viaje, en horas de la tarde por lo
que empezaron a disfrutar de su descanso al día siguiente.
• La familia viaja en avión, duran 1 hora aproximadamente en llegar a su destino, el
costo de los boletos es un poco mayor al costo de viajar en el auto, pero llegaron
por la mañana y pueden disfrutar el día.
Con las dos fueron eficaces, pero de pende de cómo se vea o analice este caso
se medirá la eficiencia, pues desde el punto de vista económico con la primera
opción se gastó menos dinero y tuvo mayor eficiencia en el viaje, si bien el
recurso más importante es el tiempo, la opción número dos tendrá mayor
eficiencia ya que a pesar de haber gastado más el tiempo de viaje fue mucho
menor y da la oportunidad de disfrutar el día de descanso.

Eficiencia vs. Eficacia en el ámbito profesional

La eficacia y eficiencia están presentes en cualquier área o aspecto de nuestras
vidas, en el ámbito profesional el nivel de estas se mide de acuerdo a la
capacidad de sobresalir en la labor que desempeñamos.

Ejemplo # 1

Un ingeniero dedicado a trabajar en el área de incendios, es un profesional que

debe tener la capacidad de diseñar sistemas perfectos que detecten y eviten la
propagación del fuego, en caso de haber una falla u otra causa que lo
ocasionaran.
Pedro ha calculado y diseñado un sistema de detección, alarma y extinción del
fuego para un centro comercial nuevo y para ha contratado un equipo de
instaladores, los cuales se comprometieron en terminar con la instalación en
un plazo de 2 meses, la obra se culminó en 2 meses y medio, se realizó la prueba
y el sistema funciono perfectamente, a pesar de que el diseño fue apropiado y
su funcionamiento el esperado el proyecto culmino eficazmente ya que
sobrepaso la fecha esperada, talvez si Pedro hubiese además de diseñado
llevado una supervisión continua la obra hubiese sido realizada en el tiempo
establecido logrando mayor eficiencia.

Ejemplo # 2

Un médico es un profesional que no se puede dar el lujo de ser eficaz debe

siempre manejarse con excelencia y alcanzar la eficiencia.

Por ello se mantienen en constante mejora, realizando postgrados y

especializaciones que mejores sus capacidades y conocimientos.

Un doctor con poca experiencia, examina al paciente y manda una serie de

exámenes bastante amplia para descartar, detectar y poder diagnosticar el
malestar. El doctor con mayor experiencia examina y con uno o dos exámenes
le es suficiente para establecer el diagnostico, esta experiencia le da eficiencia
en su trabajo aprovechando mejor el tiempo para solucionar el problema del
paciente.

Ejemplo # 3

Un deportista entrena duro para mantenerse en forma y hacer frente a eventos

competitivos, la principal meta es concluir satisfactoriamente el evento y por
supuesto obtener una medalla o reconocimiento, pero esta segunda no
siempre se logra.
Luis y Ángel son dos deportistas amigos que decidieron participar en un
triatlón, Luis se sobre esforzó para concluir en los primeros lugares y concluyo
en segundo lugar las dos primeras etapas, en la tercera su rendimiento cayo
debido a un fuerte cansancio muscular y logro llegar a la meta casi de último
lugar. Luis actuó con eficacia ya que cumplió con llegar a la meta y pero el
haberse esforzado tanto en las primeras etapas ocasionaron una pequeña
lesión que no le permitió llegar eficientemente a la meta en segundo o tercer
lugar como lo logro en las dos primeras etapas. Ángel se mantuvo rezagado
guardando energías para el cierre y culmino las tres etapas en tercer lugar,
aprovecho mejor sus recursos llegando a concluir con eficiencia cada una de
las etapas, vale la pena destacar que el trabajo del deportista no acaba con la
competencia debe haber un arduo entrenamiento y conocimiento de las
capacidades para no abusar de la condición física y ocasionar lesiones al
cuerpo.

Eficiencia vs. Eficacia a nivel empresarial

Medir la eficacia y eficiencia en las empresas es realmente importante para el
crecimiento y mantenimiento de la misma, ya que del nivel de eficiencia
depende la rentabilidad de la misma, pues involucra el cumplimiento de las
metas y objetivos dando el mejor uso a los recursos empresariales.

Ejemplo # 1

En una planta de producción, se premia el nivel productivo del trabajador, para

motivar la productividad y minimizar el tiempo muerto e improductivo del
personal.

En una jornada de trabajo de 8 horas el equipo de pintura de gabinetes tiene

como meta pintar 9 gabinetes, el equipo que consta de 3 trabajadores pinta 10
gabinetes, teniendo un eficiente ya que superan la meta usando el tiempo
estipulado. Dos de estos trabajadores pinta 3 cada uno y el tercer trabajador
pinta 4, lo que quiere decir que el trabajador que pinta 4 está siendo más
eficiente en su trabajo. Los otros dos trabajadores vistos desde el punto de vista
individual están siendo eficaces pues han cumplido con la meta establecida.

Otra manera de ver la eficiencia en este caso es que uno de los trabajadores que
pinto 3 gabinetes gasto menos pintura de la que estaba prevista, entonces este
trabajador, fue más eficiente en cuanto al uso de los recursos materiales de la
empresa.

Ejemplo # 2

El área de las ventas es muy competitiva, más si existen en el mercado

productos similares, que satisfacen las mismas necesidades a menor o igual
precio. Si una empresa quiere ser líder en el mercado esto se resume a captar
mayor número de clientes, por consiguiente, mayores ventas y mayor
rentabilidad. Para ello debe crear una imagen competitiva, bien sea mediante
la diferenciación de su producto, por mejor calidad, menor precio o mejores
vendedores.

Determinada empresa dedicada a la comercialización al mayor de productos

de belleza, cuenta con una administración que lleva un registro de las ventas
mensuales y hace un estimado o proyección de ventas de su producto estrella
de 20 millones de unidades como meta de ventas para alcanzar este año,
basado en que el año anterior las ventas fueron de 15 millones.

Para aumentar y alcanzar las ventas pautadas la empresa incurre en gasto

de publicidad y promoción y se crean metas trimestrales para ejercer cambios
en los planes de acción de ser necesarios. En el segundo trimestre las ventas no
habían alcanzado el incremento deseado y la empresa refuerza las ventas
contratando un grupo adicional de vendedores, al tercer trimestre las ventas
aumentan considerablemente y al terminar el año se logra vender un poco más
de los 20 millones planteados, la empresa fue eficiente al superar la meta de
ventas en el tiempo pautado, pero si se analiza administrativamente en detalle
de los costos adicionales de fuerza de venta se dice que la rentabilidad obtenida
es eficaz ya que tuvo que disponer de mayores recursos para alcanzar la meta.

Ejemplo #3

Una empresa familiar que elabora brownies, empezó con ventas de menudeo y
se ha propuesto expandirse ofreciendo y captando la distribución del producto
a supermercados, kioscos y cafés.

La producción y venta mensual es de 24.000 unidades y la rentabilidad del

producto es alta, pero se han dado cuenta que en el corte del brownie se
desperdicia un pequeño trozo, el cual antes se lo comían porque las cantidades
producidas eran pequeñas, surge la idea de aprovechar ese trozo y elaborar con
él un nuevo producto el cual solo necesitara un nuevo componente, se hacen
pruebas y se empiezan a producir trufas, aprovechando al máximo los recursos
ahora se vendían además de las 24.000 unidades de brownie 5.000 unidades de
trufas logrando mayor eficiencia no solo en la rentabilidad sino en la
producción, se realizaba un producto adicional en la misma jornada de trabajo
y se aprovechaba al máximo los recursos.