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ADMINISTRACIN DEL TIEMPO La administracin del tiempo; es uno de los recursos ms apreciados.

Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible: Identificar metas, objetivos y prioridades. Conocer las prcticas habituales en cuanto a la organizacin y planificacin del tiempo. Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificacin del tiempo. Seleccionar las estrategias ms idneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades. Relacin: En realidad este es problema que no tiene mucho que ver con la administracin del tiempo, ya que no exista manera de que esta ayudara a resolver algo que estaba realmente mas orientado hacia la transformacin continua de la empresa. 3.1 Enfoques de la administracin del tiempo La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo estn orientados por una lgica de corto plazo. Estos enfoques generan hbitos de comportamiento cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas tienen en nuestras culturas familiares, escolares, empresariales y comunitarias. Sus mtodos terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar. El presente enfoque es uno de efectividad (o sostenibilidad) para el manejo del tiempo, superador de la eficacia que slo se preocupa por el logro de objetivos sin evaluar la relacin costo beneficio y tambin de la eficiencia, que se ocupa de optimizar el uso de los recursos sin tener en cuenta a veces el recurso fundamental: las necesidades de las personas involucradas en el proceso. La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima relacional superando el malestar emocional que padecemos cuando tenemos la sensacin de correr a los problemas siempre desde atrs, atender slo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc. Relacin: En la empresa Kodak el principal problema era el hecho de querer solucionar sus crisis de manera poco efectiva, ya que se haca descuidando la sostenibilidad de la empresa al tener como nico objetivo evitar su hundimiento sin importar a qu precio, hacindola lenta y obsoleta. 3.2 Tcnicas para la administracin del tiempo 1. Aprenda a utilizar su principal herramienta: la palabra. Existe una gran distancia entre la imagen mental de lo que queremos decir, lo que sabemos decir, lo que

decimos, lo que se oye, lo que efectivamente se escucha, lo que se comprende, lo que se acepta, lo que se retiene y lo que se pone en prctica. Segn James T. McCay, una conversacin es una interaccin de pensamiento, sentimiento, movimiento y electroqumica en un medio ambiente durante cierto periodo. Por ello es tan necesario mejorar nuestra capacidad de comunicacin y saber utilizar todo el poder creativo de las palabras en el momento oportuno y evitar los malos entendidos que generan grandes prdidas de tiempo y dinero. 2. Domine diversas habilidades de gestin. La obsolescencia de conocimientos o habilidades es cada vez ms rpida debido a la cantidad de informacin accesible por todos y al uso creciente de la tecnologa. Es crtico, por ejemplo, dominar los paquetes informticos a nivel usuario porque estn diseados para agilizar las tareas. Y muchas veces no nos damos el tiempo para capacitarnos y simplemente lo aprendemos a la buena de Dios, con la consiguiente prdida de tiempo y dinero. Una estadstica de The Gardner Group dice que un empleado que no lleva un curso de capacitacin en informtica tarda hasta siete veces ms en ser productivo con una nueva herramienta. 3. Planificacin de actividades. La planificacin responde a las interrogantes qu, cmo, quin y cundo de sus metas y prioridades. Ahora bien, debe ser igualmente flexible para adaptarse rpidamente a los cambios. En el corto plazo, es decir, un da, haga una lista de tareas y asgneles una prioridad y un plazo de tiempo. Realice aquellas tareas menos agradables a primera hora del da. 4. Organizacin personal. La ergonoma juega un papel crtico con respecto a un buen rendimiento. Evite improvisar escritorios para la computadora que no tengan bandejas especiales para el teclado, porque puede causar mucha fatiga y problemas de columna. Asimismo, ordene su escritorio para tener la informacin a la mano, bandejas de entrada y salida, maneje UN archivo por proyecto, use un slo directorio o agenda electrnica. 5. Postergaciones y Prioridades. El arte de postergar es inherente a la naturaleza humana, no nos debemos sentir culpables por ello, pero s tomar las riendas conscientemente de qu es lo que por lo general postergamos: tareas desagradables o demasiado simples, trabajos o proyectos nuevos, contactar con personas nuevas, resolver conflictos con personas difciles ,etc.; y empezar por resolver esos asuntos primero. Las prioridades se deben fijar equilibrando dos conceptos: Importancia (alta o baja) y Urgencia (alta o baja). 6. Manejo de Reuniones. Evite ser partcipe de muchas reuniones para conversar. Defina una agenda y una finalidad. Aprenda a liderar las discusiones para que todos puedan expresar sus opiniones y llegar a una conclusin. Haga un resumen despus de cada reunin indicando las acciones pendientes de seguimiento. Distribuya rpidamente el resumen y las conclusiones a todos los asistentes. 7. Uso adecuado del telfono. Dedquele un tiempo para realizar y atender llamadas telefnicas en bloque. Planifique el objetivo de sus llamadas y escrbalas en un papel. No pida que le devuelvan las llamadas; es mejor mantener el control y volver a llamar a una hora exacta. Utilice un reloj de arena cerca del telfono o pngase de pie, por ejemplo, para recordar ser breve e ir directo al grano.

En conclusin, ganar tiempo es ganar dinero. Tenga presente la relacin costobeneficio del empleo de su tiempo, tanto en cantidad como en calidad. Empiece ahora a cambiar viejos hbitos, poco a poco, y logre un mejor rendimiento, mayor creatividad, menos estrs y sobre todo, calidad de vida. (Tcnicas infalibles para incrementar su productividad personal ADMINISTRACIN DEL TIEMPO Por Victoria Flrez Mazzini, http://www.umano.com.pe/docs/pdf/adm_tiempo.pdf) Relacin: Este tema de la unidad vuelve a no tener ninguna relacin con la solucin del problema de Kodak pues ya concretamos que la administracin del tiempo y sus tcnicas no tienen ninguna relacin. 3.3 Efectividad en la administracin del tiempo Efectividad (o sostenibilidad) para el manejo del tiempo, superador de la eficacia que slo se preocupa por el logro de objetivos sin evaluar la relacin costo beneficio y tambin de la eficiencia, que se ocupa de optimizar el uso de los recursos sin tener en cuenta a veces el recurso fundamental: las necesidades de las personas involucradas en el proceso. La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima relacional superando el malestar emocional que padecemos cuando tenemos la sensacin de correr a los problemas siempre desde atrs, atender slo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc. Relacin: En la empresa Kodak el principal problema era el hecho de querer solucionar sus crisis de manera poco efectiva, ya que se haca descuidando la sostenibilidad de la empresa al tener como nico objetivo evitar su hundimiento sin importar a qu precio, hacindola lenta y obsoleta. 3.4 Matriz para el manejo del tiempo: Urgente No Urgente Importante Cuadrante 1: Crisis, Presin, "Apagar Incendios", Fechas Lmites, Problemas Acuciantes. Cuadrante 2: Planificacin, Visin, Valores, Preparacin, Recreacin verdadera. No Importante Cuadrante 3: Interrupciones Varias, Reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas. Cuadrante 4: Actividades de Evasin, Trivialidades, Prdidas de Tiempo. Relacin: Uno de los principales problemas de la empresa es que se dedico poco a planear la manera de explotar sus capacidades a largo plazo, y se dedico mas a mantener los xitos que tenan tangibles en el momento. No tuvo una visin a futuro donde se preparara para la competencia surgente de la revolucin digital.

Bibliografa. MASTER Biblioteca Prctica de Comunicacin Aprendizaje. Editorial Ocano. Barcelona Espaa. Tomo II. PP 215. MASTER Biblioteca Prctica de Comunicacin Aprendizaje. Editorial Ocano. Barcelona Espaa. Tomo II. PP 215.

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