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FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA.

PREVENCIÓN Y GESTIÓN DEL RIESGO.

EJE 3 HERRAMIENTAS DE IDENTIFICACIÓN, CUESTIONARIO DE

IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGOS Y DIAGRAMA DE FLUJO DE
PROCESOS EN GESTIÓN DEL RIESGO FRENTE AMENAZAS DE FRAUDE DE
CONTRATACIÓN DE ADQUISICIÓN DE BIENES.

ESTUDIANTES:

JOSÉ ALBEIRO BAUTISTA TELLO

JULIETH CAMILA BALVUENA DÍAZ
MÓNICA ALEJANDRA BERNAL DIAZ
KAREN JOHANA VARGAS BARRERO

PROFESOR:

JAVIER CASTAÑEDA TORRES

BOGOTÁ D.C., 05 DE JUNIO DE 2023.

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 CONTENIDO

INTRODUCCIÓN........................................................................................................4

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD.......................................................................5

PORTAFOLIO DE SERVICIOS:............................................................................10

CONTEXTO ESTRATÉGICO O EXTERNO........................................................13

CONTEXTO INTERNO...........................................................................................17

INFORMACIÓN DEL PROCESO..........................................................................20

CUESTIONARIO DE IDENTIFICACIÓN............................................................21

DIAGRAMA DE FLUJO DE CONTRATACIÓN.................................................24

CONTRATACIÓN PRE- CONTRACTUAL..........................................................26

CONCLUSIONES......................................................................................................33

TABLA 1 CUESTIONARIO DE IDENTIFICACIÓN______________________________________18

ILUSTRACIÓN 1 DIAGRAMA DE FLUJO CONTRATACIÓN __________________________ 20

ILUSTRACIÓN 2 CONTRATACIÓN PRE- CONTRACTUAL______________________________22

ILUSTRACIÓN 3 ESTUDIO DE CONTRATACIÓN______________________________________24

ILUSTRACIÓN 4 ETAPA CONTRACTUAL____________________________________________25

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ILUSTRACIÓN 5 ETAPA POS-CONTRACTUAL________________________________________26

Información De La Actividad Evaluativa

Nombre del taller: Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y

análisis de riesgos y diagrama de flujo de procesos en gestión del riesgo frente amenazas de
fraude de contratación de adquisición de bienes

Objetivo del aprendizaje: Aplicar las herramientas de identificación de riesgos en la

etapa de valoración de este

Descripción del taller: La tarea tiene como finalidad que el estudiante mediante el
análisis de una organización o empresa del sector real o como parte de un caso documentado,
aplique las herramientas de identificación de riesgos. Cuestionario de identificación y análisis de
riesgos, y diagrama de flujo de procesos, a fin de determinar la información necesaria que
requiere un gerente sobre su organización para adelantar procesos de tratamiento de los mismos,
el área de contratación y adquisición de bienes.

Requisitos de la Actividad

Para desarrollar la tarea se deben realizar las siguientes actividades:

● Delante de manera ordenada y sistemática la lectura del referente de pensamiento,
incluyendo las actividades de aprendizaje y los recursos para el aprendizaje, lecturas
complementarias y demás recursos.
● Consulte otros documentos o portales de internet que sean de alta credibilidad, sobre la
valoración de riesgos en el desarrollo de la gestión de los mismos y de la aplicación de las
herramientas mencionadas.
3
● Revise de manera detallada la rúbrica de evaluación a fin de cumplir con lo requerido

Introducción

El presente trabajo tiene como finalidad aplicar las herramientas de análisis de riesgos
mediante un cuestionario de identificación y diagrama de flujo de los procesos frente a amenazas
de fraude de contratación, adquisición de bienes dentro de la organización de Gano Excel
Colombia.

El marco para la gestión de riesgos es una cultura en la cual las decisiones se deben de
tomar de una manera disciplinada y ordenada, teniendo en cuenta elementos de riesgos y de
rentabilidad de una manera informada. Esta cultura se extiende a lo largo de toda la
organización, desde las decisiones estratégicas hasta las rutinarias del día a día de los negocios;
el objetivo de una cultura de riesgos, es asegurar que todos aquellos que tienen la posibilidad de
decidir dentro la compañía entienden y se comporten teniendo en cuenta la importancia de
identificar y medir los riesgos en las actividades actuales y potenciales de la empresa, de
comunicarnos y de tomar las decisiones con base en evaluaciones que tengan en cuenta el riesgo
y el retorno.

Una compañía que desea tener una cultura de riesgos debe promover comportamientos
tales como integridad, transparencia, honestidad, lealtad entre otros; los procesos deben ser
definidos para promover los comportamientos deseados, así que debemos identificar, promover
estados íntegros y éticos para la medición, control y monitoreo de los riesgos.

La eficacia de Gano Excel Colombia, se mide por medio de la identificación de las

amenazas que se deben prevenir en el momento de afrontar un riesgo que impida alcanzar un
objetivo dentro de la organización.
 5

Desarrollo De La Actividad

Marco Estratégico De La Empresa

Marco Estratégico Gano Excel

Tabla 1 Marco estratégico Gano Excel

Razón Social. Ganó Excel S.A., Nit. 900296200, empresa del sector industrial dedicada
a la fabricación y distribución de productos de alta calidad a base de
Ganoderma Lucidum, productos que van desde suplementos alimenticios,
bebidas, productos de cuidado personal y cuidado de la piel hasta
productos para el hogar.

Compromiso y dedicación en brindar la educación adecuada y nuevas

metodologías de negocios para fortalecer los conocimientos y las
habilidades de todos y cada uno de sus distribuidores para que puedan ser
referidos como profesionales de la comercialización de redes. Los
objetivos se enfocan en mejorar la salud, la riqueza y el logro de la
Misión. libertad financiera de todas las familias en todos los rincones del mundo
sin excepción, por la simple razón, de que se cuenta con todos los
recursos para hacer que suceda para todos.

Visión. “Ser los primeros en la industria del bienestar", ha sido manifestada a

través de la filosofía corporativa: brindar bienestar y prosperidad. La
invitación es siempre una "Puerta abierta" para que usted alcance
5
 su "Mayor éxito", que enriquecerá su estilo de vida y permitirá a la
compañía apoyar la industria del bienestar en su conjunto.

⮚ Fabricamos y distribuimos productos para el bienestar que aportan

Objetivos calidad de vida al mundo.
Corporativos. ⮚ Promovemos el respeto al medio ambiente y el comercio justo en
nuestra operación, desde el cultivo de nuestra materia prima hasta
nuestros procesos de fabricación y distribución a nivel mundial.

⮚ Hacemos siempre lo correcto en el negocio.

⮚ Nos ceñimos a la verdad, la integridad y la sana convivencia.

⮚ Creemos que toda persona merece la oportunidad de alcanzar el éxito

y gozar de prosperidad.

⮚ Creemos en el desarrollo comercial colaborativo con networker,

líderes y empleados, para generar una satisfactoria carrera con altos
ingresos, premios y bonificaciones para todos.

⮚ Creemos que la efectividad de nuestro sistema de ventas y

distribución es el resultado de un concienzudo y juicioso esfuerzo
grupal y de un trabajo en equipo.

⮚ Cumplimos lo que prometemos

Nuestros valores, principios fundamentales definen nuestra esencia, que

se refleja en cada una de nuestras acciones como el motor que nos da vida
y sentido. Este es el conjunto de valores éticos, profesionales y personales
Valores
que describen nuestra identidad corporativa, con los que construimos la
Corporativos.
confianza mutua al interior de compañía y en la interacción con todos los
grupos de interés:
 7

Liderazgo: Considerado como una de las competencias más valoradas

para el impulso y crecimiento de nuestro organización, el liderazgo
demuestra la claridad de los objetivos corporativos que se quieren
alcanzar, el enfoque en las metas, el acierto en la toma de decisiones y la
concienzuda dirección de cada uno de los integrantes del equipo basada
en la identificación de sus fortalezas y talentos, una constante motivación,
la asignación de responsabilidades orientadas a resultados tangibles e
incluido la estimulación de sus capacidades como lideres. En GANO
EXCEL promovemos el liderazgo desde el empoderamiento del ser, la
transmisión de conocimientos y la capacitación en herramientas para
todos los miembros de la red, con el fin de lograr una posición
privilegiada en la industria del bienestar y el network marketing.

Unidad: En un panorama globalizado y con fronteras que se integran,

creemos en el poder de la expansión de nuestra propuesta de bienestar y
prosperidad en todas las latitudes, en todas las culturas, en todos los
hogares del mundo. Replicamos ese mismo concepto de unidad en la
forma como nuestras redes se integran y en la aplicación de un mismo
modelo de comunicación claro, sencillo y fácil de entender, asimilar y
transmitir, pues estamos convencidos de que la fuerza de GANO EXCEL
proviene de la unificación de propósitos y esfuerzos de nuestro Equipo
Corporativo y Vendedores Independientes.

Excelencia: Estamos orgullosos de la propuesta de valor que nos

diferencia de otras compañías en la industria del bienestar y el network
marketing. Hemos comprobado la fórmula del éxito basada en la pasión
por lo que hacemos y cómo lo hacemos. Asumimos retos en busca de

7
lograr un desempeño superior en todos nuestros procesos, desde el cultivo
del hongo Ganoderma Lucidum hasta el pago del Plan de Compensación
a los miembros de la familia GANO EXCEL.

Integridad: Nuestra forma de pensar, sentir, hablar y actuar está alineada

en una filosofía de honestidad, rectitud, transparencia, dignidad y
elevados valores morales, en busca de establecer relaciones sanas,
respetuosas, sinceras y perdurables al interior de nuestra corporación.
Hacemos lo correcto con una sólida convicción del deber ser y hacer.

Compromiso: Para ofrecer el mejor servicio y un comprobado

cumplimiento, damos lo mejor de nosotros mismos, enfocados,
convencidos de nuestra labor y seguros de cada paso que damos. La
actitud de entregar nuestra energía, tiempo, inteligencia, conocimiento y
capacidad de gestión en pro del bienestar de millones de personas
alrededor del mundo nos hace una compañía fuerte, estable y sostenible.
Estamos comprometidos con la creación de valor en nuestros procesos, el
respeto por el medio ambiente y la generación de prosperidad para todos.

Innovación: Nos gusta ir siempre un paso adelante en la industria del

bienestar, promovemos el mejoramiento continuo no solo en nuestros
procesos sino en el desarrollo de las personas que forman el equipo
corporativo. En GANO EXCEL entendemos que la innovación es la
mezcla de conocimiento, creatividad, investigación e ingenio para
evolucionar día a día, año tras año y década tras década. La innovación es
un valor clave para el desarrollo de GANO EXCEL, ha sido determinante
para el crecimiento económico de los países donde hacemos presencia, la
innovación tiene la habilidad de transformar las ideas creativas en valor
para los clientes mejorando la calidad de vida de las personas teniendo
 9

como resultado una nueva realidad.

Calidad: Nos esmeramos en cumplir con todas las normas,

procedimientos y buenas prácticas de manufactura que garanticen
productos de excelente calidad: inocuos, seguros y elaborados con las
mejores materias primas; diseñados y creados para satisfacer las
necesidades de bienestar de millones de consumidores alrededor del
mundo.

Fuente: Información tomada de (Excel, 2021)

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 Portafolio De Servicios:

Suplemento Dietario
▪ Gano C´real spirulina
▪ Gano schokolade
▪ Gano café classic
▪ Capsulas de Ganoderma 90
▪ Capsula de excellium
▪ Cordy Gold

Cuidado personal

▪ Gano Transparent soap

▪ Gano Fresh.
▪ Exfoliante
▪ Shampoo
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▪ Acondicionad

Paquetes empresariales

● ESP-1: Paquete Ejecutivo de Éxito de "Nivel de Ingreso". Incluye:

✔ Recibe 3 Cajas de Gano Café 3 en 1

✔ Recibe 2 Cajas de Gano Café Classic
✔ Recibe 1 Caja de Gano Schokolade
✔ Recibe 1 Caja de Gano Fresh
✔ Recibe 1 Cápsula de Ganoderma (90)
✔ Recibe 1 Caja de Gano Transparent Soap

● ESP-2: Paquete Ejecutivo de Éxito "Nivel Medio". Incluye:

✔ Recibe 10 Cajas de Gano Café 3 en 1

✔ Recibe 4 Cajas de Gano Café Classic
✔ Recibe 3 Cajas de Gano Schokolade
✔ Recibe 1 Caja de Gano Fresh
✔ Recibe 1 Caja de Gano C´real Spirulina

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 ✔ Recibe 1 Cápsula de Ganoderma (90)
✔ Recibe 1 Cápsula de Excellium
✔ Recibe 1 Caja de Gano Transparent Soap

● ESP-3: Paquete Ejecutivo de Éxito. Incluye:

✔ Recibe 18 Cajas de Gano Café 3 en 1

✔ Recibe 8 Cajas de Gano Café Classic
✔ Recibe 5 Cajas de Gano Schokolade
✔ Recibe 1 Caja de Gano Fresh
✔ Recibe 2 Cajas de Gano C´real Spirulina
✔ Recibe 2 Cápsula de Ganoderma (90)
✔ Recibe 2 Cápsula de Excellium
✔ Recibe 2 Cajas de Gano Transparent Soap

PORTAFOLIO DE BIENES Y SERVICIOS.

No abandones tus sueños y alcanza tus metas, GANO EXCEL ofrece excelentes
oportunidades para que millones de personas mejoren su calidad de vida. A través de productos
de clase mundial para la salud, el bienestar y la prosperidad al alcance de todos, con GANO
EXCEL el éxito está en tus manos con una mínima inversión inicial. Tienes el poder de tener tu
propio negocio, con el respaldo de los grandes resultados que ha obtenido Ganoderma Lucidum
en todo el mundo. La filosofía es “Brindar bienestar y prosperidad” se basa en un compromiso
permanente hacia las comunidades alrededor del mundo, donde GANO EXCEL opera. El
objetivo corporativo es adoptar la mejor práctica comercial, a través de la entrega de excelentes
productos para el bienestar, que aporten prosperidad, éxito y libertad financiera a la comunidad y
contribuyan al crecimiento de la economía global.

Gano Excel toma la disposición de basar todo su portafolio en la venta al por mayor,
detal y venta directa, es decir distribuyen estos productos y ofrecen que el distribuidor se
relacione con un porcentaje de ganancia del 30% y 40%,
 13

La estrategia se empieza a fortalecer con mayor velocidad y esto conlleva a tener

mayor venta para la empresa, además, se establece el concepto de franquicia para tiendas en
varios países de las américas, es así como esta marca se posiciona en el mercado y la
participación del mismo aumenta de manera significativa, una de las sedes corporativas se
encuentra en Bogotá con una inversión de 30 millones de dólares, este a su vez para dar un buen
respaldo y como punto de lanza para la expansión de la compañía en los demás países de las
américas, su portafolio cada vez crece como potencial de negocios nuevos, con nuevos mercados
por explorar, millones de personas nuevas a las que se les puede llevar una esperanza para
mejorar su salud y su bienestar económico.

CONTEXTO ESTRATÉGICO O EXTERNO

El contexto estratégico o externo contribuye al cumplimiento de los propósitos de la

administración de riesgos al proporcionar la información necesaria sobre las debilidades y
amenazas que existen en el entorno para la identificación y subsanación de este, la valoración de
los riesgos y la posterior definición de las políticas de riesgos.

Una adecuada elaboración del contexto estratégico facilita la Identificación del

Riesgo, al generar los criterios para analizar las capacidades y habilidades internas, y los
aspectos significativos del entorno susceptible de generar eventos que puedan afectar al
cumplimiento de los objetivos de la empresa Gano Excel. Posibilita el Análisis y la Valoración
de Riesgos, al proporcionar datos para estimar el grado de exposición a ellos por parte de la
institución. Por último, permite orientar las Políticas de Riesgos hacia el manejo de los riesgos
relacionados con los aspectos más estratégicos de la corporación. A la hora de establecer el
contexto externo, la organización debe familiarizarse con el entorno en el cual aplica, para esto
se deben tener estas variables para identificarlas.

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 ● Factores del entorno cultural, político, jurídico, normativo, financiero, económico, legal y
de la competencia, ya sea internacional, nacional, regional o local.
● Avances tecnológicos en plataformas para la venta
● La capacidad de los valores que se tienen en la organización

Factores Políticos:

A nivel nacional se cuenta con una norma reguladora, Ley 1700 de 2013, por medio de la
cual se reglamentan las actividades de comercialización en red o mercadeo denominadas
multinivel, tema que ha permitido a la empresa crecer ya que se da cumplimiento a cabalidad
sobre la misma, trasladando a la empresa Gano Excel al logro de grandes reconocimientos y ser
catalogada por la superintendencia de sociedades dentro de las empresas más grandes de
Colombia en la industria del network marketing o marketing multinivel. Algunas empresas del
sector ingresan al país y no ven los resultados que desean obtener ya que manejan la parte de los
dineros virtuales y esto sería algo ilegal.

Factores Económicos:

Gano Excel a partir de su modelo de negocio multinivel ha contribuido a la generación de

empleo, pues a través de un trabajo independiente permite el mejoramiento de calidad de vida de
las personas que deciden emprender el negocio. Cuenta con 4 formas de vinculación
(consumidor Kit de inicio valor $268.00, Paquete Esp.1 Nivel de ingreso $670.000, Paquete Esp.
2 nivel medio $1.675.000, Paquete Esp. 3 “Empresa dentro de una caja” $3.350.000) y
generación de ingresos a corto, mediano y largo plazo; genera comisiones al vendedor cuando
cumple con la recompra mensual, previa verificación de propiedad de una cuenta y el Rut, para
dar cumplimiento a lo establecido por el gobierno nacional.
 15

Pertenecer a ACOVEDI Asociación Colombiana de Venta Directa ha permitido obtener

un crecimiento de la empresa mejor de lo esperado.

Factores Sociales:

El cambio de hábitos de consumo de la población a causa de la emergencia sanitaria

generada por el Covid-19, permitió a la empresa aumentar sus ventas e ingreso de nuevos
clientes al proceso multinivel.

Gano Excel cuenta con una ventaja competitiva al contar dentro del contenido de sus
productos con la materia prima denominada hongo Ganoderma Lucidum, pues esta no solo
fortalece el sistema inmunológico, sino que también induce mejoras en el estado nutricional por
su alto contenido en proteínas, vitaminas y minerales, garantizando el bienestar y salud del ser
humano.

Factores Tecnológicos:

La tecnología ha contribuido al desarrollo de la empresa Gano Excel en cuanto a

herramientas de emprendimiento, uso de plataformas para poder reunirse con grandes grupos y
así poder mostrar este modelo de negocios.

Gano Excel manejaba eventos presenciales de manera semanal, mensual y una gran
convención a nivel nacional a fin de año con aforos mayores a 10.000 personas a nivel nacional
divididos en las ciudades donde se tienen oficinas físicas, por lo tanto, la era digital fue y es una
oportunidad con la que la compañía reforzó sus procesos de relaciones interpersonales y más con
la coyuntura de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus Covid-19.

Dentro de las ventajas del avance tecnológico la empresa realiza el proceso de

contratación digital que consiste en automatizar mediante un software el proceso contractual
entre las partes involucradas, haciendo más sencillo y seguro el trámite para poder ingresar a la
compañía.

15
 Factores Ecológicos-Ambientales:

La compañía siempre piensa en el cuidado del planeta, para ello en sus oficinas se
manejan los siguientes procesos:

1. La separación de residuos la cual se hace en recipientes de color blanco, negro y verde

y las canecas se encuentran con los colores establecidos y marcadas con los desechos que se
pueden introducir.

2. Dentro de los baños se manejan servilletas para el secado de manos, se publican

mensajes que indican que solo se utilice una sola, para poder proteger el medio ambiente.

3. Como es una empresa de suplementos dietarios, la compañía dispone de dispensadores

de agua caliente y se brinda al usuario vasos biodegradables al igual que el mezclador.

4. Las bolsas que se entregan para el reclamo de producto son biodegradables y genera un
costo de pago, esto se hace con el fin que la persona le esté dando uso cuando esté reclamando su
compra.

Factores Legales:

Gracias a que la compañía cumple legalmente con su operatividad acorde a su Manual de

Políticas y Procedimientos, creado con el fin de establecer los parámetros de ética y conducta de
sus vendedores independientes a partir de su vinculación con Gano Excel S.A., Ha recibido
certificaciones como grandes contribuyentes ante la DIAN y reconocimiento por pertenecer a
ACOVEDI, Asociación Colombiana de Venta Directa.

Fuente: Autores, (2021). Información extraída de Gano Excel, (s.f.)

 17

CONTEXTO INTERNO.
Capacidad Directiva:

La capacidad directa con la que cuenta Gano Excel Colombia, se ve reflejada en la

disposición del manejo de los recursos y las distintas habilidades con las que cuentan las
personas encargadas de manejar estos recursos. El éxito de mantenerse entre la mejor empresa de
mercadeo en Colombia y del mundo se debe a la capacitación que se le da al personal que trabaja
en la compañía junto con el liderazgo, sobre las nuevas tecnologías que aparecen en el entorno
del sector. Con esta educación y formación que reciben estas personas se tiene claro cuáles son
los nuevos retos que deben afrontar para así poder desenvolverse de la mejor manera, ya que con
el conocimiento y la gestión que realizan obtienen grandes resultados financieros y pueden llegar
a tener mejores ingresos a futuro.

Capacidad Competitiva:

Gano Excel Colombia cree firmemente que la base del éxito de su negocio son los
miembros del equipo, pues son ellos quienes representan la cultura y valores de la organización,
y quienes han llevado el significado del servicio a niveles de altísima calidad, para brindar así
experiencias únicas y memorables a cada uno de sus equipos de trabajo. Por ello, la compañía se
esfuerza por hacerles sentir valorados y respetados, además de trabajar para que se sientan felices
y orgullosos de formar parte de su equipo.

Capacidad Financiera:

Para Gano Excel Colombia ya no es rentable alquilar terrenos ni alquiler oficinas en

Colombia, ya que en la capital de nuestro país se está construyendo un edificio de 10 pisos el
cual es de propiedad y será la sede principal de todas las américas. Es un orgullo para todos ya
que desde nuestro país se manejan grandes oportunidades para los latinoamericanos.

17
 Capacidad Tecnológica:

Las oficinas a nivel nacional cuentan con grandes salas de capacitaciones las cuales
están dotadas con los mejores medios audiovisuales, esto hace que tengan unos auditorios con
grandes beneficios como lo son el internet, puntos de pagos electrónicos, computadores y
muchas más herramientas digitales; todos estos beneficios son totalmente gratuitos.

El manejo de la herramienta BackOffice (conjunto de actividades que dan soporte a

una empresa y que no conllevan contacto directo con el cliente o usuario final) dentro de sus
procesos administrativos, ha permitido la agilidad en trámites internos.

Capacidad del Talento Humano:

La compañía cuenta con un personal bien capacitado, ya que esto contribuye a tener
un excelente servicio para desempeñarse al máximo; son más de 180 empleados directos, todos
son capacitados, reciben grandes beneficios totalmente gratuitos de los productos y siempre son
tenidos en todo momento, cada uno de ellos recibe todas las prestaciones de ley como lo otorga
el gobierno nacional.

Capacidad de innovación:

Uno de los valores de la compañía es que la empresa todo el tiempo está innovando
para poder estar a la altura de la competitividad, se está implementando nuevos métodos en la
parte tecnológica ya que después de esta pandemia la era digital cada día tiene mayor aceptación,
y se tiene que implementar la facilidad de que todo sea más ágil.

Fuente: Autores, (2021). Información extraída de Gano Excel, (s.f.)

 19

PRE-CONTRATACIÓN

Se genera un COMUNICADO dirigido a las diferentes oficinas y dependencias de

Gano Excel Colombia. solicitando que insumos requieren para ejecutar las actividades.

COMUNICADO

PARA: JEFES DE DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS Y

OPERATIVAS

DE: ALMACEN GENERAL.

ASUNTO: REQUERIMIENTO SOLICITUD DE PAPELERÍA

FECHA: JUNIO 05 DE 2023.

Con el fin de realizar la recopilación de las necesidades por parte de cada una de las
dependencias administrativas, solicitamos de su colaboración remitiendo al siguiente correo
ganoexcelcolombia@com.co,

19
 El listado de los elementos de papelería y útiles de oficina que requiere para desarrollar
sus actividades y el cual es nuestro insumo para realizar el proceso de adquisición de elementos
de papelerías y útiles de oficina para las diferentes dependencias de Gano Excel Colombia.

Cordialmente,

Gerente de finanzas.

INFORMACIÓN DEL PROCESO.

La compañía maneja un formato de solicitudes de compra, bienes y/o servicios la cual

solo se puede reportar dicha solicitud los 5 primeros días del mes, este documento debe de contar
con la aprobación y validación de 2 personas como lo es el gerente del area a la cual pertenece la
solicitud y el gerente de finanzas que junto con el jefe de compras analizan y cotizan 3 opciones
ante dicha solicitud que solo pueden realizar los gerentes, administradores o jefes.

Se adjunta formato e instructivo.

 21

CUESTIONARIO DE IDENTIFICACIÓN

Etapa Precontractual

Tabla 1

Cuestionario de identificación

Preguntas SI NO No sabe Se requiere más detalle.

¿Cuenta con x

presupuesto para

adquirir los bienes?

¿El proceso de x

selección se basa en

principios de

transparencia?

¿Se establece el tipo x

de garantías?

¿Se realiza el x

adecuado programa

para la contratación

de bienes?

21
¿Se incluye la x

necesidad de bienes?

Etapa Contractual.

¿Se establece el pago x

de acuerdo con la

celebración de

contrato?

¿Se establece plazo x

para la ejecución?

¿Se diseña la x

documentación para

el contrato?

¿Establecen x

supervisión para cada

tipo de contratación

de bienes y servicios?
 23

Etapa Pos-contractual.

¿Se cuenta con la x

aprobación en el acta

de liquidación de

terceros,

manteniendo la firma

del supervisor de

contratación de

bienes y el director

financiero y jefe de

almacén?

¿Se cumplen las x

obligaciones

acordadas en el

contrato?

¿Ejecutan la x

liquidación del

contrato?

23
 Análisis Cuestionario:

Desarrollando el cuestionario de identificación y análisis del riesgo, se concluye que la

empresa Gano Excel, cuenta con unos riesgos que podrían incurrir en el incumplimiento de la
entrega de bienes y/o servicios; por lo que no está basada en la contratación con transparencia, y
así mismo ejecutar la normatividad si llega al incumplimiento de fechas pactadas del mismo
contrato, se determina que no hay mayor validez internamente ya que la selección es a
conveniencia del contratante y no se garantiza las posibles necesidades a cubrir en la etapa
precontractual.

DIAGRAMA DE FLUJO DE CONTRATACIÓN

En el cuestionario anterior encontramos los riesgos encontrados en el área de adquisición

de bienes y servicios, ahora se visualizará cada uno de los diagramas de flujos en el cual
Identificaremos las diferentes etapas del proceso de contratación.

Ilustración 1

Diagrama de flujo contratación

Inicio
 25

Realizar Estudio

Publicar Concurso

Inicio Proceso de Ejecución de contrato

Liquidación y/ o adición del contrato

25
 27

CONTRATACIÓN PRE- CONTRACTUAL

Fuente: Elaboración Propia

PHVA
Ilustración 2

Contratación Pre- contractual

Etapa Precontractual:

Como se visualiza en el flujo en la etapa precontractual se realizan actividades del

planear y del hacer del ciclo PHVA de proceso el cual se aplica para la adquisición de bienes y

servicios dentro de la empresa Gano Excel S.A

Planear:

Las siguientes son las actividades propias del planear del ciclo PHVA de la etapa
precontractual del proceso adquisición de bienes y servicios.

27
 Hacer:

Las siguientes son las actividades propias del Hacer de la etapa Precontractual del
proceso Adquisición de Bienes y Servicios: - Realizar los estudios y documentos previos. -
Realizar los Estudios de Sector y Costos (cuando aplique). - Adelantar los procesos de selección
y contratación.

ESTUDIO DE CONTRATACIÓN.

Ilustración 3

Estudio de contratación
 29

Fuente: Elaboración Propia

En el diagrama de estudio de contratación podemos encontrar el análisis que con lleva la

necesidad de los estudios previos frente al comité administrativo que permita verificar, evaluar y
aprobar según las cotizaciones ofertadas en la página web por parte de los oferentes y según el
presupuesto asignado de Gano Excel Colombia para la compra y adquisición de bienes la
mejor oferta que sea conveniente para la organización a un buen precio, calidad y servicio el cual
no presente ningún tipo de riesgo en el momento de tomar una decisión de aprobación frente al
comité administrativo emitiendo una resolución

ETAPA CONTRACTUAL

Ilustración 4

Etapa Contractual

29
 Fuente: Elaboración Propia

En esta etapa se realizan actividades del Hacer y del Verificador del proceso
Adquisición de Bienes y Servicios, las cuales se adelantan desde la suscripción y cumplimiento
de requisitos de ejecución hasta la finalización del contrato.

- Ejecutar el contrato.
- Supervisar el Contrato.
- Gestionar modificaciones al contrato.
- Gestionar procesos administrativos sancionatorios.

Las dos primeras actividades (ejecución y supervisión) se realizan al tiempo: Es

responsabilidad del contratista ejecutar, y es responsabilidad del supervisor, supervisar dicha
ejecución. La gestión de las modificaciones y los procesos administrativos sancionatorios se
pueden presentar en cualquier momento de la ejecución del contrato.

ETAPA POS- CONTRACTUAL

Ilustración 5

Etapa Pos-contractual
 31

Fuente: Elaboración Propia

Etapa Pos contractual

En esta etapa se adelantan actividades relacionadas con el hacer y el verificar del ciclo
PHVA del proceso Adquisición de Bienes y Servicios, las cuales se gestionan una vez se haya
dado por terminado el contrato.

- Liquidar el contrato (cuando aplique según la normatividad vigente).

- Realizar el acta de finalización y cierre financiero
- Realizar el cierre del expediente contractual

31
 Para la identificación de los diferentes riesgos que amenazan una organización es
importante conocer las herramientas y métodos que nos permiten prevenir mediante un proceso
secuencial las posibles pérdidas que afecten el cumplimiento de los objetivos de la
organización.} PHVA

Determine cuáles son los momentos o actividades en las cuales es susceptible de presentarse
riesgos de corrupción o errores en las tres etapas, o cuales sobran o hay situaciones de burocracia
que ralentiza el proceso contractual.

Al realizar un análisis de los flujogramas de proceso precontractual, contractual y post

de Gano Excel S.A se encuentran momentos o actividades susceptibles a errores de ejecución.

● No se realiza una adecuada selección de proveedores en algunos casos porque los

soportes entregados por los proveedores no permiten determinar su capacidad y
cumplimiento de los requisitos de la Compañía.

● · Al momento de adquirir un bien por el área de compras, quien debe escoger,

analizar y determinar el proveedor lo que puede llevar que se presenten demoras y los
procesos se puedan afectar sin encontrar solución a sus necesidades

● Los bienes y servicios que requiere la empresa no se suministran oportunamente

conforme a la necesidad, bien sea por no se realizar la planeación de las compras sin
solicitarse sin la debida anticipación que permita realizar el proceso de la compra
cumpliendo el procedimiento de manera adecuada o por incumplimiento en la entrega
por parte de los proveedores.

● En el momento de determinar un proveedor se puede llegar a presentar una selección

por interés personal llevando a que se presenten casos de corrupción a nivel interno
causando perjuicio a toda la compañía.

Posible tratamiento a fin de evitar que se materialicen.

 33

● Los solicitantes deben diligenciar la requisición de compras completa y de manera

específica así mismo deben planearse las compras conforme a la priorización de la
empresa De acuerdo con el presupuesto de gastos de la Organización

● Implementar un documento anexo al procedimiento de Adquisiciones que describa

los requisitos que deben cumplir la requisición de compras

● Fortalecer los registros en los que se comunica al proveedor los requisitos para la
adquisición de bienes y servicios

● Identificar los proveedores con los que se ha tenido inconvenientes en la entrega y

fortalecer la comunicación y los controles para la adquisición de bienes y servicios

● Fortalecer el enfoque de planeación de los líderes de proceso de la empresa

● Considerar la conveniencia de establecer un plan de compras anual para la entidad

33
 CONCLUSIONES

1. Para la identificación de los diferentes riesgos que amenazan una organización es

importante conocer las herramientas y métodos que nos permiten prevenir mediante un
proceso secuencial las posibles pérdidas que afecten el cumplimiento de los objetivos de
la organización.}

2. En nuestro rol como gerentes la gestión del riesgo es un aliado imprescindible para la
toma de decisiones de ahí la importancia de conocer e implementar las herramientas que
existen para la gestión del riesgo en las organizaciones.

3 Se pudo concluir que es indispensable que las empresas realicen de manera periódica la
evaluación estratégica de sus áreas funcionales, pues ello permite identificar posibles
debilidades y amenazas que están causando reveses en el ciclo de vida de la misma. Una
auditoría y control a tiempo facilita el alcance de las metas empresariales propuestas y así
se tiene monitoreada la compañía con mas profundidad.

4 El mundo globalizado ha permitido a las empresas adquirir habilidades en la adaptación a

los cambios constantes, pues es claro resaltar que, si no se está a la vanguardia frente a
los avances tecnológicos y las nuevas preferencias de consumo de la población, el nivel
competitivo de la empresa entraría en retroceso provocando quiebre o cierre total de la
misma, para ello es importante siempre estar en constante evolución bajo el control de la
misma.

5 Las compañías deben de llevar un control de análisis de riesgos, lo cual hace que existan
más verificaciones y se pueda identificar con anticipación, cabe anotar que las amenazas
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se pueden convertir en oportunidades si establecemos los respectivos controles para la

búsqueda de una solución y de la mejora continua de la empresa.

6 La identificación temprana de los riesgos nos permite preverlos, mitigarlos o en su

defecto estar preparados para saber cómo actuar ante cualquier situación, una vez
identificados y medidos los riesgos, es necesario definir el tratamiento que se le dará a
cada uno de ellos con el fin de reducir su impacto o su probabilidad.

7 Lo que no se puede medir no se puede controlar; lo que no se puede controlar no se puede

gestionar; lo que no se puede gestionar no se puede mejorar.” Esta frase se le es atribuida
a Peter Drucker (Peter Drucker, 2015) quien fue un consultor y profesor de negocios.

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 REFERENCIAS

CASTAÑEDA, J. ((SF)). PREVENCION Y GESTION DELRIESGO. Obtenido de

PREVENCION Y GESTION DEL RIESGO: https://areandina.instructure.com/courses/16814

Calabuig, P & Carrasco, J. (2011). La gestión del riesgo y el gobierno corporativo.

Boletín De Estudios Económicos, 66(202), 49-72. Obtenido de

http://proxy.binding.areandina.edu.co:2048/login?url=https://search-proquest-

com.proxy.bidig.areandina.edu.co/docview /1314736318?accountid=50441

Gonzales, H (2016). Gestión del riesgo – ISO 31000. Calidad & Gestion – Consultoría
para Empresas. Obtenido de https://www.aiteco.com/lo-que-no-se-mide/

Gano Excel. (s.f.). Nuestra historia Gano Excel. Obtenido de

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