PLAN EMERGENCIAS

Y CONTINGENCIA

xxxxx, Boyacá

Se colocara una foto de la portada de la sede

FECHA DE ELABORACIÓN
Primera Edición

Página 1
 CONTENIDO

1. Capítulo 1
Generalidades del Plan de Emergencias

2. Capítulo 2
Información General de la Empresa

3. Capítulo 3
Análisis de Riesgo de “xxxx”

4. Capítulo 4
Organización de la Empresa para la Atención de Emergencias

5. Capítulo 5
Plan de evacuación
PONS

7. Capítulo 7
Seguimiento y Actualización

8. Capítulo 8
Anexos
a. Anexo 1: Marco Conceptual
b. Anexo 2: MANUAL DE CAMPO SCI
c. Anexo 3: Directorio Telefónico del “SCI (Sistema de
Comando de Incidente) y Contacto con Entidades de Apoyo”
d. Anexo 4: Planos de Georeferenciacion y rutas de Evacuación
de Sogamoso
e. Anexo 7: Formato inspección de extintores
f. Anexo 8: Formato inspección de botiquín
g. Anexo 9: Formato inspección de camilla

Página 2
h. Anexo 11: Formato inspección señalización
i. Anexo 12: Formato Plan de Acción evaluación de simulacro
j. Anexo 13: Formato SO-FT-05 Inspección Seguridad Industrial
V3.
k. Anexo 14: Formato evaluación de simulacro

Página 3
PLAN
EMERGENCIAS

Capítulo 1
Generalidades del Plan
de Emergencias

1. Introducción
2. Justificación
3. Objetivos
3.1 General
3.2 Especifico
4. Alcance
5. Política

Página 4
 1. INTRODUCCIÓN

Toda empresa, sea pequeña, mediana o grande sin importar su clase de

riesgo, actividad económica o tamaño, tienen la necesidad de establecer
procedimientos de atención de emergencia que permitan hacer un adecuado
manejo de los eventos adversos que puedan poner en peligro la estabilidad de
la compañía, pérdidas materiales y económicas, daños al medio ambiente y
daños a la imagen de la organización y al mismo tiempo permitan disminuir
las lesiones personales.

El plan de emergencia es una herramienta de diagnóstico administrativo,

organizacional y operativo, que le permite a la organización seguir unos
parámetros de acciones simples en un Antes, Durante y Después de una
emergencia con el fin de mitigar las consecuencias de las mismas
mediante acciones correctivas y preventivas derivadas del diagnóstico y la
evaluación del riesgo.

Basados en la resolución 1016 de 1989 del Ministerio de Trabajo y Seguridad

Social, la cual reglamenta que toda empresa debe organizar y desarrollar un
plan específico para emergencias teniendo en cuenta las RAMAS
PREVENTIVA, PASIVA O ESTRUCTURAL y ACTIVA O CONTROL DE LAS
EMERGENCIAS; se presenta la necesidad de realizar un Documento Maestro
de Plan de Emergencias y Contingencias para la empresa xxxxxx, que
homologue el actuar de sus funcionarios en el territorio nacional.

El presente documento corresponde al plan para atención de emergencia para

la xxxxx y ha sido elaborado con la asesoría de xxxxx, con el fin de que sea
conocido y puesto en práctica por todo el personal.

Página 5
 2. JUSTIFICACION

El desarrollo acelerado de conceptos en materia de prevención y seguridad, y

el lento proceso de cambio hacia una cultura preventiva dentro de las
actividades empresariales, requieren que el diseño de los programas para la
prevención y preparación de emergencias al igual que la formación de brigadas
de salud y seguridad, involucren conceptos nuevos que tiendan a que este
proceso sea cada vez más íntegro y que esté acorde con la situación histórica
de nuestra sociedad.

Es evidente que una situación de emergencia necesita un manejo que se pueda

salir de los procedimientos normales de la organización y requiere la utilización
de recursos internos y posiblemente externos y ante todo contar con
herramientas y metodologías eficientes que posibilite la recuperación en el
menor tiempo posible.

Con el plan de emergencia se pretende minimizar las consecuencias y

severidades de los posibles eventos catastróficos que pueden presentarse,
disminuyendo los costos de los siniestros, como lesiones a nivel humano,
pérdidas económicas y el de cuidar la imagen corporativa.

Por lo tanto, se requiere para el manejo de las emergencias establecer y

generar destrezas, condiciones y procedimientos que les permita a todo el
personal fijo y flotante de xxx, prevenir y protegerse en caso de desastres o
amenazas colectivas que pongan en peligro su integridad y la del personal
visitante en determinado momento, mediante acciones rápidas, coordinadas y
confiables, tendientes a desplazar al personal por y hasta lugares de menor
riesgo, para brindarles una adecuada atención.

Página 6
 3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL DEL PLAN DE EMERGENCIA

Suministrar a la Gerencia y funcionarios en general, las herramientas

necesarias para planear, organizar, dirigir y controlar actividades tendientes a
mitigar las consecuencias de un evento súbito que pueda poner en peligro la
estabilidad de la organización.

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL PLAN DE EMERGENCIA

 Identificar las condiciones actuales de los recursos existentes

 Establecer y mantener un esquema de organización interna, práctico,
eficaz y eficiente para responder inicialmente a una emergencia hasta el
arribo de los organismos de socorro externos.
 Establecer procedimientos de reacción simples y prácticos para la
evacuación (en caso de ser necesario) y reacción frente a las principales
amenazas identificadas.

4. ALCANCE

La cobertura del plan de emergencia será para la oficina ubicada en xxxxx en

el departamento de Boyacá.
El plan de emergencia involucra a todo tipo de ocupantes de las oficinas:
funcionarios, contratistas, clientes y en general a cualquier persona que en el
momento de una emergencias se encuentre dentro de las instalaciones.

Página 7
 5. POLITICA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO XXX

UBICAR POLÍTICA EMPRESARIAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, LA

CUAL INCLUYA PAUTAS DE ATENCIÓN DE EMERGENCIAS, ESTA DEBE DE
ESTAR APROBADA Y FIRMADA POR GERENCIA, ADICIONAL DEBE SER
SOCIALIZADA

Gerente Corporativo Administrativo

Página 8
PLAN
EMERGENCIAS
Capítulo 2
Información General de
la Empresa
1. Información básica de la
organización
2. Inventario de Máquinas y
Equipos
3. Inventario de Sustancias
Químicas
4. Análisis de suministros,
servicios y recursos
4.1 Suministros
4.2Servicios
5. Análisis de Suministros, Servicios
y Recursos
6.Geo-referenciación
6.3Nivel Interno
6.4Nivel externo

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 1. INFORMACIÓN BÁSICA DE LA ORGANIZACIÓN

DESCRIPCION GENERAL LA ORGANIZACION

Razón Social Nit

Información General de la Organización

Actividad económica Representante Legal Cargo
Presidente
Suplente Cargo

Persona a Cargo de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo

Persona contacto Teléfono e-mail
DESCRIPCION GENERAL DE LA SEDE
Oficina Dirección Barrio Departamento/Ciudad

Información General de la Sede

Gerente Teléfono e-mail

Suplente Teléfono e-mail

Vías de Acceso – Salidas de la Sede

Acceso Peatonal:
Acceso Vehicular:
Linderos Sectoriales Inmediatos
Norte Oriente x

Sur X Occidente

Sector de Influencia (MARQUE CON UNA X)

Zona
Zona Zona Zona Zona Zona Militar
Entidades
Comercial Industrial Bancaria Residencial o Policial
Publicas
X
Carga Ocupacional/Horario de Atención
Población Fija Jornada Laboral
Área Personal con Horario
Hombres Mujeres Flotante Sábado
Discapacidad Lunes/Viernes
8:00-11:30A.M. 9:00-12:00
Administración 2 9 2:00-5:00P.M. A.M.
Servicios
1
Generales
Seguridad Física 1
Visitantes 300
Total del Personal 3 10 300

Promedio Clientes
Promedio Clientes Diario 300 Semanal 1600
Página 10
 Características de la Construcción
Tiempo de construido 45 Áreas construidas
Área del terreno 200M2 Número de Pisos
Sótanos Numero locales externos
Numero de parqueaderos
Numero de parqueaderos
Discapacitados
Aspectos Estructurales Si No Aspectos Estructurales Si No
Nueva (Desde el año x
Lamina de Zinc
1998)
Construcción Cubiertas
Vieja (Antes del año X
X Cemento
1998)
Hormigón X Madera X
Puertas
Placa Metálica Metal
Madera Vidrio X
Hormigón X Aluminio X
Ventanas
Metálica Metálica
Columnas
Madera
Madera
Hormigón
Hormigón X Escaleras Metálica
Vigas Metálica Madera
Madera por la construcción X
Fallas
Ladrillo X Por actividad sísmica X
estructurales
Por conato de X
Dry Wall X
Pared incendio
Madera Eléctricas X
Bloque Instalaciones
Ladrillo X Hidráulicas X
Muros
Bloque Gas X
Histórico Eventos de Emergencias y/o Incidentes presentados en la Oficina
Emergencias Si No Descripción de los Eventos
Accidentes y/o Incidentes de
X
Funcionarios
Por no tener piso ni cintas
antideslizantes, se presentó un
Accidentes y/o Incidentes de
X accidente en una mano producto de un
Clientes internos y/o externos
resbalón le causo de un cliente con
incapacidad de unos días
Asalto X
Evento Terroristas X
Movimiento Telúrico X
Inundaciones X
Conato de Incendio X

Página 11
 2. INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Los equipos utilizados en estas instalaciones están asociados directamente a su
actividad de tipo administrativo.

Clasificación
Descripción Observaciones
Herramientas
Equipos
Manuales

Computadores 13

Impresoras 2

Fax, teléfonos. 12

Equipos de oficina 13
Rack de
1
comunicaciones
Herramientas de
oficinas como
Bisturí, Tijeras, 100
Grapadoras,
Perforada, etc.
Dotación de equipos
4
de cafetería
Planta Eléctrica NO
Sub estación
NO
Eléctrica
Ascensores NO
Bombas del sistema
NO
hidráulico
Sistema de aire Si, cuarto
acondicionado técnico
Taladros

Compresores

Martillos eléctricos

Retroexcavadoras

Página 12
 3. INVENTARIO DE SUSTANCIAS QUIMICAS

DESCRIPCION SI NO UBICACION

X CUARTO DE ASEO
Hipoclorito
Limpiador de X CUARTO DE ASEO
Vidrios
X CUARTO DE ASEO
Desengrasantes
Removedor de
ceras
X
ACPM
X
Gasolina

Página 13
 4. ANÁLISIS DE SUMINISTRO, SERVICIO Y RECURSOS

4.1 Suministros

Son elementos humanitarios o de emergencia tales como productos,

materiales y equipos utilizados por las organizaciones para la atención de los
desastres, emergencias y necesidades de la población afectada.

4.2 Servicios

Son todos aquellos requerimientos vitales para la óptima respuesta a una

emergencia tales como: medios de transporte, medios de comunicación,
informática, instalaciones y personal.

Los recursos pueden ser:

1 Recursos financieros: Cuentan con un rubro presupuestal que cubre

las necesidades para emergencia.

2 Recursos técnicos: Tiene el equipamiento apropiado para enfrentar las

emergencias.

3 Recursos humanos: Dispone de personal de emergencia entrenado,

organizado y dotado.

Es importante que se identifique los suministros, servicios y recursos tanto a

nivel interno como externo de la organización.

A nivel interno: entre menos recursos a nivel interno de la organización se

tenga, la vulnerabilidad es mayor. Se debe disponer de recursos y equipos que
sean necesarios para enfrentar las emergencias y así mejorar su
autosuficiencia y capacidad de reacción.

A nivel externo: contar con recursos externos facilita las acciones de control
de las emergencias; por ejemplo, los hidrantes público, los centros de reserva
administrados por los comités locales de emergencia ”CLE”, los recursos y
equipos que las organizaciones aledañas o pertenecientes al comité de ayuda
mutua “CAM”, pueden ofrecer y apoyar el control de las emergencias que se
presenten1.

1
Guía para la elaborar Planes de Emergencia y Contingencias DPAE

Página 14
 5. ANALISIS DE SUMINISTROS, SERVICIOS Y RECURSOS

2. ANALISIS DE SUMINISTRO, SERVICIOS Y RECURSOS

Recursos financieros
La asignación de recursos por parte de XXXXX para el control de las emergencias, tiene su
origen en la gerencia. La partida presupuestal que se asigna, está enfocada a optimizar la
respuesta ante una emergencia tales como: medios de transporte, medios de comunicación,
informática, instalaciones, recursos físicos y recursos humanos.
Pólizas de seguros todo
riesgo
Recursos Humanos
En un sistema de comando de incidentes una persona está a cargo de un incidente y es quien
orienta el despliegue del personal y los equipos. El sistema de comando de incidentes organiza
al personal y las tareas de forma que la persona a cargo no esté sobreocupada, facilita la
comunicación, reporte y el establecimiento de una cadena de comando entre el personal 2. A
continuación se presenta el organigrama general de emergencia de COOMEVA y las funciones y
el directorio telefónico las puede observar en el Anexo 3.
Estructura Organización xxxxx
Organigrama y Cadena de llamadas

Recursos Técnicos de la Sede

Equipos de Emergencias
Existe
Elementos Clase Observaciones
Si No
ABC
BC Su Ubicación, Cantidad y Mantenimiento
Extintores se puede ver en el formato de informe de
SOLKAFLAN X
inspección de extintores ANEXO 7
CO2
AGUA PRESION
Su Ubicación, Cantidad y Mantenimiento
Botiquín3
Primeros Auxilios X se puede ver en el formato de informe de
inspección de extintores ANEXO 8

2
OFICINA DE ASISTENCIA PARA DESASTRES. Sistema Comando de Incidentes: Agencia para el desarrollo
internacional de los Estados Unidos de América USAID/OFDA, edición 2003
3
Resolución 0705 del 2007 "determinando la obligatoriedad del uso de elementos de primeros
auxilios, en todos los establecimientos comerciales, para lo cual se deberá contar con un botiquín
de primeros auxilios, con el fin de atender las emergencias que se presenten en sus instalaciones”

Página 15
 Su Ubicación, Cantidad y Mantenimiento
Rígida x se puede ver en el formato de informe de
Camilla
inspección de extintores ANEXO 9
Lona
Telefónico x 123
Sistema de
Código de Colores
Alerta
Otro
Sonoro X
Mecanismos de
Lumínico
Alarma
Mixto
Humo X
Detectores Movimiento X
Térmico
H2O x
Splinkers
Fenwall x
Gabinetes o
X
Hidrante público
Linterna X
Silbatos o pitos X
Cámaras Movimiento X
Planos de
X
evacuación
Iluminación de
X
emergencia
Señalización de
X
emergencia
Detectores de
X
Metales
Depósito de
X
Agua
Establecer dentro el programa de
Programa de Mantenimiento independencia de los
Mantenimiento equipos de emergencia a los de los
X
 Instalaciones
Correctivo y equipos en genera

 Equipos
Preventivo

Brigadista (AZUL), Coord. Evacuación,

(VERDE) COE(BLANCO). No se tiene
Casco X
dotación, les tenían prestado para el
momento del simulacro
Dotación
Bioseguridad X Brigadistas
Brigadista, Coord. Evacuación, COE
Chaleco X
(KAQUI)
Tabla de anotación X Coord. evacuación

Página 16
 6. GEO REFERENCIACIÓN

6.1 Nivel Interno

Los planos internos de la organización que comprende: la ubicación de

las diferentes secciones o dependencias, entradas principales y
alternas, ubicación de los recursos internos, entre otros4, se incluyen al
final del documento (ANEXO 4)

6.2 Nivel Externo

En un esquema o ubicación por medio de herramientas como google

maps realice un boceto general de la sede y su área de influencia,
incluyendo información importante como vías principales, si queda a
menos de cinco cuadras identifique CAI, Hospitales, Clínicas, Estación
de Bomberos, en caso contrario solo indique por qué lado se llegan a
estos sitios (ANEXO 4)

4
NRS 98 Capitulo K3 elementos de las zonas comunes ítem K 3.2.2.Planos y Especificaciones y la Guía para
la elaborar Planes de Emergencia y Contingencias DPAE
Página 17
PLAN
EMERGENCIAS
Capítulo 3
Análisis de Riesgo de
“xxxxx

Página 18
Ubique la metodología de como realizo el análisis de
vulnerabilidad incluyendo matriz de consolidado de análisis de
vulnerabilidad, así mismo registre las recomendaciones
respectivas para cada amenaza.

amenaza RECOMENDACIONES

XXXXXXXXXX
SISMO
XXXXXXXXXX
INUNDACIÓN
XXXXXXXXXX
VENDAVALES
XXXXXXXXXX
DERRUMBES
XXXXXXXXXX
DESLIZAMIENTOS

Página 19
PLAN
EMERGENCIAS
Capítulo 4
Organización de la
Empresa para la
Atención de
Emergencias

1. Funciones del SCI (Sistema

Comando de Incidente)
2. Funciones de la brigada de
emergencia

Página 20
 1. FUNCIONES SCI

En el SCI (Sistema de Comando de Incidente), la estructura organizacional

organiza el personal y las tareas según sus funciones y responsabilidades5.

Es importante que usted lea y tenga a la mano el MANUAL DE CAMPO xxx

que ha sido elaborado para apoyar al Comandante del Incidente y a todas las
personas que asuman responsabilidades de conducción para manejar los
incidentes que puedan presentarse en la xxxx del xxxx.

SCI (Sistema de Comando de Incidente) es la combinación de instalaciones,

equipamiento, personal, procedimiento, protocolos y comunicaciones,
operando en una estructura organizacional común con la responsabilidad de
administrar los recursos asignados para lograr efectivamente los objetivos
pertinentes a un evento, incidente u operación6.

 Anexo 2 MANUAL DE CAMPO xxxx

Recuerde tener a la mano:

 Anexo 3 Directorio Telefónico SCI xxxx

 Anexo 4 Planos de rutas de evacuación

Nota: Las funciones descritas en el manual, están diseñadas en forma de

tarjeta; los funcionarios del xxxx designados por la gerencia como integrantes
SCI (Sistema de Comando de Incidente) deberán recortarla, plastificarla y
llevarlas durante la jornada laboral.

UBICAR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE BRIGADA DE EMERGENCIAS

7
Guía para la elaborar Planes de Emergencia y Contingencias DPAE
6
Manual de Campo SCI (Sistema Comando de Incidentes) Pág. 8
Página 21
 PLAN EMERGENCIAS
Capítulo 5
Plan de evacuación
Procedimientos Operativos Normalizados

Ubicar los planes de acción (procedimientos operativos normalizados -

PON´S) para la respuesta ante la emergencia.

Página 22
 1. PROCEDIMIENTO DE EVACUACIÓN
Responsables: Jefe de Operaciones y Coordinadores de Evacuación

PROCEDIMIENTO Evento

 Verificar (según lo
Lleve con Usted al Abandone su Ubique el área de reunión
establecido) la veracidad de la
personal visitante Puesto de Trabajo correspondiente a su sector
alarma. Alarma

o ajeno al área y diríjase a las vías
Supervisar las acciones a
efectuar de acuerdo al de evacuación
procedimiento de cada área. Esté atento al conteo de personal
 Verificar la lista de personas
presentes en el área.

Verifique la
Indicar a todos la salida y veracidad de
recordarles la ruta principal y Inspeccione y busque riesgos (Humos, Reporte la ausencia del personal
la alarma?
alterna a utilizar. estructuras deterioradas, etc) que usted sospeche no pudo

SI NO evacuar
Recordarles la ubicación del
punto de encuentro
 Verificar que el área quede Cierre a su paso y sin llave, las
evacuada completamente. FIN DE LA EMERGENCA

puertas que vaya encontrando
Evitar el regreso de personas Ejecute las acciones FIN DE LA
después que se ha comenzado a efectuar de EMERGENCIA
a salir. acuerdo al
 Verificar el formato de procedimiento de
dupletas en el punto de cada área. Hay humo, que
encuentro

impida evacuar
Reportase al Comandante de libremente???
incidentes o Director de Indicar a todos la SI NO

emergencias. salida y recordarles
Evacuación de las la ruta principal y
instalaciones al punto de alterna a utilizar.
encuentro.
No se desplace, Evacúe las
mantenga la calma, instalaciones del
Apague equipos eléctricos, tape ranuras o área
desconecte fuentes de energía, ductos y deje una
cierre válvulas, llaves, señal visible
registros.
Diríjase al punto
de encuentro

Página 23
PLAN
EMERGENCIAS
Capítulo 7

Seguimiento y Actualización
1. Mecanismo para Actualización
Documental
2. Simulacros de Emergencia
3. Programa de Capacitación
4. Mantenimiento de Equipos de
Emergencia

Página 24
1. MECANISMO PARA ACTUALIZACIÓN DOCUMENTAL

Es responsabilidad del Jefe de Seguridad y Salud en El trabajo o quien

designe la gerencia, la actualización periódicamente o cuando se
presente un cambio que signifique un proceso de reajuste al documento,
se deberá informar a toda la organización en las reuniones de
CIUDAD(NOMBRE) de la oficina, en caso de existir algún cambio en la
estructural de la organización, números telefónicos de los grupos de
apoyo, señalización, rutas de evacuación, planos de evacuación, equipos
de emergencia, etc.

Estos cambios documentales deberán ser digitalizados y divulgarlo en

charlas de seguridad o similares, para ello se tomará como base el
resumen ejecutivo plasmado. (Anexo : Plan de Acción).

2. SIMULACROS DE EMERGENCIAS

Su objetivo es evaluar, mejorar o actualizar el plan de emergencia

existente, como también detectar los puntos débiles o fallas en la puesta
en marcha de éste, además sirve para identificar la capacidad de
respuesta y el periodo de autonomía del personal de la empresa para
afrontar una emergencia con sus recursos internos evaluando la
habilidad del personal en el manejo de la situación, complementando así
su entrenamiento.

Al realizar un simulacro se disminuye y optimiza el tiempo de respuesta

ante una situación de emergencia y a la vez promueve la difusión del
plan entre los empleados de la empresa, preparándolos para afrontar
una situación de emergencia. (Anexo : Formato evaluación de
simulacro)

3. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Los procesos de capacitación y el

entrenamiento que tenga el grupo de control de una emergencia desde
el COE “Comité de Emergencias” hasta la brigada y los grupos de apoyo;
son fundamentales para lograr éxito frente a las situaciones de
emergencia:

Página 25
 Actividad de concertación de actividades de capacitación y
entrenamiento

4. MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE EMERGENCIA

xxxx cuenta para con un programa de mantenimiento e inspecciones,

administrado por xxx quienes disponen de un cronograma de mantenimiento
preventivo y correctivo de los diferentes equipos de emergencia como de
máquinas y equipos que intervienen en el proceso:

PERIODO DE MANTENIMIENTO
EQUIPO RESPONSABLE
Y/O INSPECCION

 Inspección mensual
 Mantenimiento según
Gabinetes contra
especificaciones del fabricante o
Incendio proveedor
 Pruebas después del
mantenimiento
 Inspección mensual
Bombas del sistema  Mantenimiento según
de la Red Contra especificaciones del fabricante o
proveedor
 Pruebas
Incendio
después del
mantenimiento
 Inspección mensual
Splinkers H2O  Mantenimiento según
especificaciones del fabricante o
proveedor
 Inspección mensual
Splinkers Fenwal  Mantenimiento según
especificaciones del fabricante o
proveedor
 Inspección mensual
 Mantenimiento general una vez al
año o cada cinco años dependiendo
Extintores
el tipo de extintor.
 Son probados una vez al año en
procesos de capacitación y
simulacros.
 Inspección mensual
Detectores de Humos  Mantenimiento mensual si lo
requiere
 Pruebas mensual mente

Página 26
  Inspección mensual
 Mantenimiento según
Alarma de evacuación
especificaciones del fabricante o
proveedor
 Pruebas bimensualmente
 Inspección mensual
 Mantenimiento según
Alarma de incendio
especificaciones del fabricante o
proveedor
 Pruebas bimensualmente
 Inspección mensual de los insumos
Botiquín  Inspección mensual del área
 Reposición de insumos utilizados
de inmediato
Camilla  Inspección mensual

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ANEXOS

Página 28