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CARACTERIZACION DEL PROCESO DE DOTACION Y MANTENIMIENTO FECHA: 5/08/2013

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Nombre del Proceso Dotación y Mantenimiento Jefe del Proceso Supervisora de Aseo y Mantenimiento y Jefe de Compras
Procedimientos Compras y Almacén, Mantenimiento de Instalaciones y Equipos.
Adquirir de manera oportuna, bienes y servicios necesarios que cumplan con los requisitos y garantizar el mantenimiento y la adecuación
Objetivo
de la infraestructura y los equipos necesarios para el funcionamiento y prestación del servicio educativo.
Inicia con la recepción de solicitudes de suministros o compras y la identificación de las necesidades de mantenimiento de infraestructura
Alcance
y equipos y termina con la entrega oportuna y evaluación de las actividades de mantenimiento y adecuación.

Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes

1. Todos los 1. Solicitud de equipos Planear Hacer 1. Equipos, 1. Todos los
procesos del y materiales y de Análisis de solicitudes de Gestionar las solicitudes de compras. materiales y procesos del
SGC. mantenimiento de productos y servicios. Realizar la selección, evaluación y creación mantenimiento SGC.
2. Admisiones y preventivo y Planear la realización de la de proveedores. preventivo y 2. Estudiantes.
Registro correctivo. evaluación de proveedores. Verificar el producto comprado. correctivo. 3. Direccionami
Académico. 2. Comunicación Realizar seguimiento de los servicios 2. Material ento
3. Direccionamien estudiantes Identificar las actividades contratados. didáctico y estratégico y
to estratégico y matriculados. de mantenimiento y Administrar el almacén del CBC. pupitres. mejora
mejora 3. Directrices para la adecuación de Elaborar y actualizar las hojas de vida de 3. Informe sobre continua.
continua. gestión del proceso, infraestructura y equipos. los equipos. el desempeño 4. Cliente
4. Recursos programa de Programar el apoyo Atender las solicitudes de mantenimiento. de cada interno.
auditorías,
Humanos. logístico para las Realizar las actividades de mantenimiento proceso y 5. Recursos
documentación del
5. Todos los actividades institucionales. correctivo y preventivo. estado de Humanos
sistema de gestión de
procesos calidad. Asignación de Planear actividades de Adecuar espacios para las actividades acciones 6. Todos los
recursos financieros limpieza, reciclaje y manejo institucionales correctivas y procesos
para la gestión del de residuos. Fomentar planes de limpieza y Manejo de preventivas.
proceso. residuos. 4. Capacitación y
4. Personal Actuar Verificar desarrollo.
Competente y Diseñar e implementar Verificar el cumplimiento de los requisitos 5. Necesidad de
necesario para el Acciones correctivas, de los proveedores. personal
proceso. preventivas y de mejora de Evaluar e desempeños del proceso. 6. Equipos y
5. Requisición de proceso. Evaluar y verificar el adecuado desarrollo material
materiales y equipos de las actividades programadas necesario en
y mantenimiento Evaluar la adecuación y la conveniencia de buen estado
las estrategias implementadas en el
proceso.

Personal que participa Supervisora de Aseo y Mantenimiento, Jefe de Compras y personal de Aseo y Mantenimiento.
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Recursos Documentos Asociados

TECNICOS LOCATIVOS  Procedimiento de mantenimiento de instalaciones y equipos
 Equipos para mantenimiento  Oficina  Formato Solicitud de Mantenimiento
 Equipos para realizar las labores de  Almacén  Procedimiento de compras y almacén.
aseo y limpieza de la planta física de la  Basurero  Hoja de Vida de Equipos
institución  Zona de labores  Los documentos generados por el SGC (listado maestro de
 Elementos de seguridad industrial HUMANOS documentos y de registros)
 Equipos de computo y de  Supervisor de Aseo y Mantenimiento  Calendario Académico.
oficina(Hardware, Software, redes)  Jefe de Compras y Suministro
 Equipos de Comunicación

Requisitos por cumplir Seguimiento y Medición

Requisitos de Ley Control del Proceso Indicadores
 Normatividad Fiscal y tributaria  Informes de gestión  Índice de Solicitudes de compra ejecutadas:
Requisitos del cliente  Selección, creación y evaluación de Número de solicitudes de compra ejecutadas /
 Calidad en los equipos materiales y servicios. proveedores número de solicitudes recibidas X 100. Frecuencia:
 Infraestructura y equipos y en condiciones  Control de inventarios Bimestral. Meta: Ejecutadas > 80%
adecuadas para la prestación del servicio.  Control de la calidad de los productos y  Calificación de Proveedores: Promedio de
Requisitos de la Institución servicios adquiridos. calificación de proveedores evaluados / 100
 Cumplimiento de manual de políticas CBC.  Evaluación del cumplimiento del personal de Frecuencia: Anual. Meta: >80%
 Cumplimiento eficiente de las actividades de mantenimiento  Índice de Solicitudes de mantenimiento ejecutadas:
mantenimiento solicitadas y programadas.  Seguimiento a las actividades de Número de solicitudes de mantenimiento
Requisitos de la norma mantenimiento ejecutadas / número de solicitudes recibidas X 100.
4.1 4.2.1.4.2.3 4.2.4. 6.1 6.3 6.4 7.4 8.1 8.2.3 8.4  Inspección periódica Frecuencia: Bimestral. Meta: Ejecutadas > 70%
8.5  Cumplimiento de requisitos en la entrega de los
productos y servicios solicitados.
ACTUALIZACIONES
FECHA DE MODIFICACION PARTE MODIFICADA NUMERO DE VERSION MODIFICACIONES
15/08/2012 Se modificó la primera rejilla 02 Se agregaron los procedimientos de este proceso.
15/08/2012 Indicadores 02 Nuevo indicador: Índice de solicitudes de compra
ejecutadas.
05/08/2013 Entradas y salidas 03 Se ajustaron

Jefe de Compras y/o Supervisor de

Coordinador de Calidad y/o Representante de la Dirección Rector y/o Director Administrativo
Aseo y Mantenimiento
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR