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auditoria de mantenimiento

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INTRODUCCIÓN.

El propósito de la Auditoria del Mantenimiento es determinar donde la organización creada para el mantenimiento del activo de la organización está bien implementada, a fin de fortalecer este aspecto y donde quedan áreas que deben ser mejoradas para que los servicios sean entregados con la calidad y oportunidad que son requeridos. Este instrumento provee una visión de la estructura, relaciones, procedimientos y personal, relativo a una buena práctica del mantenimiento. Este es el primer paso para decidir e implementar mejoramientos en la gestión del mantenimiento.

La Auditoría Interna Del Mantenimiento . La auditoría interna es una función dentro de la organización que tiene la capacidad de evaluar permanente e independientemente en cada organización, si es que tiene implementado un sistema de retroalimentación destinado al mejoramiento continuo. Su objetivo principal es asesorar al tomador de decisiones en la promoción de la eficiencia de los procedimientos existentes. Cuando se plantea la necesidad de realizar la auditoria interna es para garantizar los resultados de la gestión y además tener recomendaciones, las cuales son objeto de consideraciones y decisiones. Múltiples factores impulsan a tener un sistema de auditoría, pero entre lo más gravitante se puede mencionar que durante los últimos veinte años, el mantenimiento ha cambiado, quizás más que cualquier otra disciplina de la administración. Los cambios se deben a un aumento en el número y variedad de recursos físicos que deben mantenerse, plantas mucho más complejas, nuevas técnicas de mantenimiento y puntos de vistas cambiantes en la organización del mantenimiento y en sus responsabilidades. El mantenimiento también está respondiendo a las expectativas cambiantes. Éstos incluyen un rápido y creciente conocimiento de hasta que punto la falla del equipo afecta la seguridad y el ambiente, un conocimiento creciente de la conexión entre el mantenimiento y calidad del producto, presión creciente por lograr una alta disponibilidad de la planta y mantener controlados los costos. Se suma a lo anteriormente mencionado que ha habido un crecimiento explosivo de nuevos conceptos del mantenimiento y sus técnicas. Se han desarrollado variadas durante los últimos años, y más están surgiendo en el presente. Los nuevos desarrollos incluyen: herramientas de apoyo a la decisión, como estudios de riesgo, modos de falla y análisis de efectos y sistemas expertos; nuevas técnicas de mantenimiento, como monitoreo de condición; diseño de equipo con un énfasis mayor en la fiabilidad y mantenibilidad y un cambio mayor en el pensamiento orgánico hacia la participación, equipo- trabajo y flexibilidad. La auditoría interna del mantenimiento es una función que evalúa en forma permanente si el sistema de control interno, implementado por la administración del mantenimiento, está operando efectiva e eficientemente. Su objetivo primordial es dar recomendaciones a la alta administración tanto para fortalecer los controles internos existentes o para sugerir nuevos controles, como para promover la eficiencia de los procedimientos existentes, después de evaluarlos.

Necesidad de conocer la calidad del control interno y retroalimentación

Dar seguridad y garantía en el servicio a terceros

Auditoria del Mantenimiento

Complejidad creciente de la organización

Complejidad creciente del entorno

UN MODELO DE AUDITORÍA PARA MANTENIMIENTO. Hay muchos instrumentos para auditar el mantenimiento cuya selección o diseño depende de la estrategia definida para la organización en primer lugar, y para el departamento de mantenimiento en segundo; sin embargo, el foco central de la herramienta, que se aplica por primera vez, debe apuntar a una auditoría global. El contenido de la auditoría debe cubrir las áreas que van desde la identificación y descripción del departamento de mantenimiento hasta el uso de herramientas de gestión. La importancia de este recorrido por todos los aspectos involucrados en la gestión del mantenimiento es tener las bases para más adelante, cuando llegue el momento de plantear alternativas de soluciones a los problemas detectados durante la auditoría. Hay que destacar que, una vez que se deciden implementar acciones para el mejoramiento de aquellos aspectos del mantenimiento que no estaban de acuerdo con los estándares esperados, la herramienta de auditoría debe incluir en su estructura las preguntas necesarias para medir, al momento de aplicar nuevamente la encuesta, el estado del área en proceso de mejoramiento. Estoindica que el instrumento no es algo estático en el tiempo, sino que debe seguir la dinámica de la evolución que le da el administrador para lograr los objetivos impuestos. La auditoria se puede dividir en seis aspectos (ver figura 1.2) y de esta manera cubrir todos los campos que una buena gestión del mantenimiento debería tener en cuenta. Se comienza con la caracterización del tipo de mantenimiento que se practica en la empresa (ver figura 1.3), información clave para el auditor, en especial si es externo, a fin de que las acciones de mejoramiento que recomiende sean acorde con la estructura, forma y prácticas de mantenimiento de la organización auditada.

Identificación y caracterización de la empresa

Sectorización de la planta
Criticidad de las rutas de inspección
Criticidad de los equipos

Dimensionamiento de los tiempos de
mantención

Información de los equipo Información del mantenimiento

Manejo de la información

Información sobre el manejo de recursos Información sobre indicadores Información sobre manejo del personal

sobre AUDITORIA DEL MANTENIMIENT

Integración de la gente de operaciones Programación de las tareas de mantención

Estado del mantenimiento

Antecedentes para programar el mantenimiento Generaciones índices de control y retroalimentación Análisis de reemplazo de equipos

actual

Antecedentes de costos de mantención

Análisis reemplazo a la falla o grupal Análisis para mantención propia o por terceros Análisis de la evolución de los costos Capacidad de programar actividades

Efectividad de la mantención

Administración de trabajos Procedimiento para mantenimiento

actual

Manejo de las relaciones humanas Manejo de repuestos y herramientas

A. IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA

B. CRITICIDAD DE RUTAS DE INSPECCION La parte global de la auditoria cubre también los aspectos de análisis de las rutas como ser la sectorización que se ha hecho de la planta, la identificación de la criticidad de los equipos y la estimación de los tiempos de mantenimiento. Es importante este aspecto para asignar las prioridades en la ejecución de las tareas de mantenimiento, acumular e identificar costos y en un futuro próximo implementar políticas de mantenimiento basadas en la confiabilidad de las líneas de producción.

C. MANEJO DE LA INFORMACIÓN SOBRE EQUIPOS

La parte del manejo de datos acerca de cada equipo se ve en la sección manejo de la información sobre equipos. Se recaban antecedentes sobre la existencia de información sobre equipos, como ser catálogos, fichas de inventario, además de datos que son importantes en e el momento de planificar el mantenimiento, como ser: tasas de fallas, tiempos de abastecimiento, identificación de personal, medios para el mantenimiento y proveedores, entre otros. El objetivo de esta sección es evaluar el grado de conocimiento acerca de los recursos de información y medios, para realizar una planificación de las acciones de mantenimiento con un alto grado de certeza en el cumplimiento de dichas tareas para los tiempos que se le asignan como normales.

D. ESTADO DEL MANTENIMIENTO ACTUAL

El siguiente bloque de preguntas está dirigido a evaluar cómo se está realizando el mantenimiento actualmente en base a aspectos como ser: existencia de rutinas básicas de mantenimiento, recopilación de mantenciones realizadas, relación de horas de mantenimiento, etc.

E. ANTECEDENTES DE COSTOS DE MANTENCION

El grupo de preguntas contenido en la auditoria sobre el mantenimiento actual apunta a detectar el grado de uso de antecedentes, que son recopilados en terreno, y son la base para medir la efectividad del mantenimiento. Con estos datos se puede conocer la capacidad que se tiene para enfrentar la carga actual y determinar cual es el costo asociado a las políticas de mantenimiento implementadas. En el módulo sobre mantenimiento actual se mencionó acerca de la recopilación de antecedentes de costos. Es en la planilla antecedentes de costos de mantenimiento donde se entra al detalle de estos. Se pregunta sobre costo de adquisición, tasa de depreciación, costos de mano de obra, costos alternativos, etc.

F. EFECTIVIDAD DE LA MANTENCION ACTUAL El último grupo de preguntas va dirigido a medir el aspecto relacionado principalmente con el manejo de los índices de control Se incluye este aspecto ya que un sistema de gestión no puede ser implementado sin tener un punto de referencia sobre el cual medir la evolución de la efectividad del manejo de los recursos que le han sido asignados.

Es en base a los costos de mantenimiento que se plantean las políticas de mantenimiento, el reemplazo de equipos y la forma de manejo de bodegas. Además, en la estructura de costos del producto, la variable costo de mantenimiento puede ser muy importante, por lo cual hay que tener un conocimiento detallado acerca de él. El cuestionario abarca aspectos tales como cumplimiento de los programas, efectividad de los procedimientos, nivel de capacitación del personal, etc.

EVALUACIÓN Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS. Cada pregunta se valora con un puntaje de 1 cuando la situación es mala o desfavorable, con nota 3 para situaciones regulares o que pueden ser rescatables y con nota 5 cuando esta está bien implementada o cumple con su objetivo, en el momento de aplicar la encuesta. Esta valoración tiene una fuerte componente de la apreciación que realiza el auditor sobre el estado del ítem que se esta calificando, por lo cual en el espacio destinado a observaciones y comentarios debe dejar la sustentación del valor consignado. El valor promedio del conjunto de preguntas para cada aspecto global considerado se presenta en un gráfico acompañado de una calificación descriptiva. De esta forma el auditor tiene una apreciación relativa de todos los aspectos y los puede comparar. Así, enfoca la atención en aquellos aspectos mal calificados y tiene una guía para comenzar a estudiar el detalle del porqué se da esta situación. El criterio que se uso para definir la calidad del mantenimiento fue: ƒ 1,0 ≤ puntaje ≤1,6 ƒ 1.6 < puntaje ≤ 3,3 ƒ 3,3 < puntaje ≤5,0 : aspecto con deficiencias. : aspecto regular. : aspecto bien implementado.

Lo importante de esta asignación de puntajes es tener un valor de referencia para, primero tener una idea acerca del estado actual del mantenimiento y segundo poder comparar bajo una misma escala distintos aspectos involucrados en la mantenimiento, más que el valor en si mismo. Para analizar cada aspecto global individualizado en el gráfico de la figura 1.9, se genera una serie de gráficos (ver figuras 1.10, 1.11, 1.12, 1.13 y 1.14), en los cuales, bajo la misma escala de evaluación, se detallan los aspectos particulares incluidos en cada aspecto global.

PROCESO DE APLICACION DE LA AUDITORIA. Llevar a cabo una auditoria no es solamente aplicar un cuestionario pre-elaborado, como herramienta operativa, sino que necesita de varias etapas previas y/o complementarias para obtener un resultado que sea de utilidad para la toma de decisiones de la administración del mantenimiento. Dentro de estos estudios se pueden nombrar:

Estrategia, Visión y Misión. Revise y entienda, desde el nivel corporativo hasta la organización del mantenimiento, cual es la estrategia, visión y misión de cada nivel en la organización de la empresa. ¿Cuáles son los planes y las acciones tácticas realizados en cada nivel para apoyar la estrategia, visión y misión del siguiente nivel superior dentro de la organización? Las declaraciones

para la estrategia, visión y misión deben ser definidas desde arriba hacia abajo. En el nivel del mantenimiento, los planes estratégicos y tácticos deben apoyar las metas y objetivos corporativos y de aquellos sistemas relacionados claramente. El auditor debe ser capaz de definir como las metas de mantenimiento apoyan las metas de los niveles superiores y los relacionados y como mantenimiento recibe soporte de aquellos que deben entregárselo.

Reconocimiento del lugar. El auditor debe conocer en terreno la planta completa o donde se concentran los recursos destinados al mantenimiento, los almacenes de repuestos y los usuarios de los servicios que entrega mantenimiento. Un contacto en directo provee indicaciones de cómo opera el mantenimiento en la áreas de trabajo a cargo del grupo de mantenimiento. Entrevistas. La auditoria no es solamente completar el formulario de preguntas, sino que se debe aprovechar la oportunidad para realizar una serie de entrevistas con un número significativo de gente de mantenimiento y conjuntamente con personas que reciben atención o interactúan con mantenimiento. Hay temas comunes que afloran durante la auditoria los cuales a menudo conducen a otras áreas de investigación. Los temas comunes como entrenamiento, abastecimiento de partes, sobre-tiempos y comunicaciones internas son los más recurrentes durante el proceso de auditoría. Tales situaciones se dejan anotadas en el espacio destinado a observaciones en la planilla de toma de datos y evaluación, para un análisis posterior al proceso de evaluación.

Recolección de datos. El auditor debe juntar los datos mediante la auditoria del mantenimiento. Estos datos deben ser una revisión representativa de los registros históricos del equipamiento, del costeo del trabajo y materiales, movimientos de inventarios, índices para medir la eficiencia, etc. Es importante que cualquier dato ingresado a la planilla debe ser validado a fin de que este antecedente refleje fielmente la situación actual, o sea el auditor debe profundizar en el concepto y no asumir la primera impresión acerca del desempeño del factor medido Sistema de mantenimiento. Una revisión del flujo de trabajos de mantenimientos y como se relacionan con los manuales de procedimientos, órdenes de trabajo y sistemas computarizados usados por mantenimiento es la llave de entrada para la auditoria. A menudo un auditor puede, literalmente, caminar a través del proceso usado en mantenimiento para determinar cuales áreas están débiles y cuales están fuertes. Un proceso de auditoria del mantenimiento incluye seguir una orden de trabajo a medidas que se completa, desde su emisión, su programación, determinación de requerimientos de repuestos y mano de obra hasta que se entrega conforme el trabajo.

Además, una revisión del actual proceso de tratamiento de una orden de trabajo revela si hay un sistema de codificación adecuado, si la priorización de trabajos está definida, si el personal entiende la información allí contenida, si la orden es complementada apropiadamente y finalmente si la orden es un instrumento válido para recoger información real desde la planta. Compilación y análisis. Realizados los pasos anteriores corresponde ahora colocar todos los antecedentes juntos, llenar las planillas y organizar todas las observaciones anotadas, complementándolas con lo que el auditor pudo apreciar en terreno. El informe final, aparte de las planillas, debe contener un análisis de las causas que llevan a las actuales situaciones con deficiencias, aspectos mejorables y recomendaciones para el cambio, y una secuencia de recomendaciones con prioridades para ayudar a la administración del mantenimiento a abordar los problemas que la auditoria detectó.

CONCLUSION.

El modelo presentado para auditar la gestión del mantenimiento fue dividido en cinco aspectos, con la finalidad de abarcar todo el espectro de actividades dentro de una organización para el mantenimiento, pero hay que tener presente que toda organización es dinámica, por tanto se recomienda aplicar este cuestionario con una periodicidad regular y a la vez introducir aquellos aspectos que la tecnología y la competencia así lo requieren.

Manejo de repuestos y herramientas

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