República Bolivariana De Venezuela

Ministerio Del Poder Popular Para La Educación Universitaria,

Ciencia Y Tecnología
Universidad Politécnica Territorial Del Estado Mérida “Kléber Ramírez”
Núcleo Profesora Mariela Oliveros, Extensión Santa Lucía
Programa Nacional de Formación en Administración

GUIA- REDISEÑO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO A

TRAVÉS DE UNA APLICACIÓN VIRTUAL EN EL
DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA DE LA UPTM
“KLÉBER RAMÍREZ.

Participantes:

López V. Kelin D. C.I: V-27.310.209

Ramírez C. Yisel L. C.I.: V-27.933.134
Roa O. Ángel A. C.I.: V-26.021.979

Tutor Profesor - Guía:

Licda. Marie Briceño.

Tutor Externo:
Pernía M. José O.

Parroquia Caño El Tigre, Municipio Zea, Enero 2023

++++
INSTITUCIÓN DE PROCEDENCIA Universidad Politécnica
Territorial del Estado Mérida
“Kleber Ramírez” Programa
Nacional De Formación En
Administración.

UNIDAD CURRICULAR Proyecto III

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

TITULO DEL PROYECTO ++++ Rediseño Del Sistema

Administrativo A Través De Una
Aplicación Virtual En El
Departamento De Biblioteca De
La UPTM “Kléber Ramírez.

AUTORES DEL PROYECTO López V. Kelin D.

Ramírez C. Yisel L.
Roa O. Ángel A.

TUTOR ACADÉMICO Licda. Marie Briceño.

ORGANIZACIÓN Universidad Politécnica

++++ Territorial del Estado Mérida

“Kleber Ramírez”- Núcleo
Profesora Mariela Oliveros
Extensión Santa Lucia.

CONTENIDO:
INTRODUCCIÓN

UNIDAD I. La Organización
Generalidades. Objetivo de la organización. Misión. Visión. Estructura
organizativa.

UNIDAD II. Aspectos Teóricos

Administración.
Empresa.
Universidad.
Departamento.
Biblioteca.
Procesos Administrativos.
Sistemas Administrativos.
Biblioteca Virtual.
Aplicación.
Teléfono.

UNIDAD III. Descripción del Sistema

(PROCESO 1) ORIENTACIÓN E INFORMACIÓN AL USUARIO
1.1. Asesoría experta sobre la aplicación.
1.2. Crear dicho usuario con sus instrucciones específicas.
1.3. Información requerida para la obtención de nuevo conocimiento
satisfaciendo su necesidad.

(PROCESO 2) CONSULTA Y ADQUISICIÓN

2.1. Servicio para ofertar la consulta eficiente y oportuna a los
requerimientos y gustos del estudiante.

(PROCESO 3) REGISTRO DE INFORMACION CONTROLADA

3.1. Registro de información controlada y precisa al sistema.
 3.1.1. Que usuario adquirió la contraseña.
3.1.2. Tipos de documentos facilitados.
3.1.3. Hacer bloqueo de la contraseña.

UNIDAD IV. Glosario

INTRODUCCIÓN
 Una organización es un patrón de relaciones en la cual las personas, bajo la
dirección de los Gerentes, persiguen metas y objetivos organizacionales, las
universidades son instituciones que buscan beneficiar y satisfacer las
necesidades profesionales e intelectuales de una población.

Sin embargo toda organización o ente, trabaja con los procesos

administrativos como lo son planificación, organización, dirección y control esto
se debe a la toma de decisiones dentro de cada ente; por ello, mediante un
diagnóstico, se detectó que el departamento de biblioteca de la Universidad
Politécnica Territorial Del Estado Mérida- Kleber Ramírez”, Núcleo Universitario
Profesora Mariela olivero, no cuenta con un sistema administrativo actualizado
para la organización de todos los libros que allí existen.

Tomando en cuenta que la solución de estas necesidades aporta un gran

impulso al desarrollo y consolidación administrativa de la universidad, lo que
contribuye al mejor desenvolvimiento de los trabajadores que allí laboran y de
esta manera aligerar los procesos administrativos que corresponden en cada
uno de sus departamentos.

Se propone el rediseñar el sistema administrativo de la biblioteca de la

UPTM “Kleber Ramírez”, el cual consiste en crear un aplicación donde se
implemente un usuario y clave para el acceso de los estudiante a libros
virtuales y a su vez que los docentes utilicen esta esta herramienta de estudio
en sus clases para que los estudiantes tengan la necesidad de acudir a la
biblioteca y que interactúen con la aplicación, teniendo como elemento
importante que la mayoría de los estudiantes poseen la herramienta principal el
cual es el teléfono móvil con esto se obtiene como ventaja que todos los
educandos podrán obtener el libro deseado al mismo tiempo mientras que con
un libro físico no todos pueden poseer su información.
En otro orden de ideas se estima que un proceso administrativo es un
conjunto de pasos que se siguen para darle solución a un problema de
administración, por lo que para llevar a cabo un proceso correctamente, se
deben respetar las metas, estrategias y políticas de la empresa; y además
establecer objetivos claros para que el proceso sea fluido, así también se
describe que la administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación
eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos
con la máxima productividad. Por ello la necesidad de determinar los sistemas
administrativos con carencias dentro de la empresa para saber sus fortalezas
y debilidades como organización.

ALCANCE DEL SISTEMA

 Se aspira llegar con la ejecución del proyecto hasta completar el objetivo
planteado, en el cual se implementa el rediseñar el sistema administrativo a
través de una aplicación virtual para la adquisición de libros actualizados en el
departamento de biblioteca de la UPTM “Kléber Ramírez, la organización
cuenta con recursos útiles tecnológicos y el talento humano para ejecutar la
propuesta deseada. A su vez no cuenta con los recursos financieros y
económicos.

El cual consiste en crear un aplicación donde se implemente un usuario

y clave para el acceso de los estudiante a libros virtuales y a su vez que los
docentes utilicen esta esta herramienta de estudio en sus clases para que los
estudiantes tengan la necesidad de acudir a la biblioteca y que interactúen con
la aplicación, teniendo como elemento importante que la mayoría de los
estudiantes poseen la herramienta principal el cual es el teléfono móvil con esto
se obtiene como ventaja que todos los estudiantes podrán obtener el libro
deseado al mismo tiempo mientras que con un libro físico no todos pueden
poseer su información.
 UNIDAD I

LA ORGANIZACIÓN

Generalidades

Objetivo de la organización

Misión, visión

Estructura organizativa

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DEL ESTADO MÉRIDA

“KLÉBER RAMÍREZ” NÚCLEO UNIVERSITARIO PROFESORA MARIELA
OLIVEROS, EXTENSIÓN SANTA LUCÍA
RIF: G-200102012 Universidad Politécnica Territorial del Estado Mérida” Kleber
Ramírez.”

Domicilio: Parroquia Caño El Tigre, Municipio Zea, del Estado Mérida

específicamente en el KM 2 de la comunidad. Caño del Tigre es una localidad, del
estado Mérida ubicado a aproximadamente 8,30 Km de Zea (municipio Zea) y 13,37
Km de Tovar.

Teléfono: (0424) 748.96.10

Correo: jomper1619@gmail.com

OBJETO DE LA ORGANIZACIÓN:

Contribuir activamente al desarrollo endógeno integral y sustentable en

su área de influencia territorial, con la participación activa y permanente del
Poder Popular, abarcando múltiples campos de estudio, bajo enfoques inter y
transdisciplinarios, para abordar los problemas y retos de su contexto territorial,
de acuerdo con las necesidades del pueblo, a partir de las realidades
neohistóricas, culturales, sociales y productivas, ayudando a conformar una
nueva geopolítica nacional.

MISIÓN ORGANIZACIONAL:

Ofrecer educación y formación superior mediante un proceso de

aprendizaje de excelencia permanente, a fin de lograr ciudadanos con sólida
preparación profesional, científica, tecnológica y humanística, que genere
fomente y difunda conocimientos por medio de la investigación, contribuyendo
de esta manera con uno de los servicios a prestar en el desarrollo cultural,
social y económico a la sociedad venezolana.

VISIÓN ORGANIZACIONAL:

Ser una institución de educación superior líder en la formación de

recursos humanos altamente competitivos, signados por la excelencia,
creatividad, innovación y ética profesional, que contribuyan al desarrollo
sustentable del país.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:
 UNIDAD II
ASPECTOS TEÓRICOS

Administración.
Empresa.
Universidad.
Departamento.
Biblioteca.
Procesos Administrativos.
Sistemas Administrativos.
Biblioteca Virtual.
Aplicación.
Teléfono.
La Administración: se considera un proceso que busca por medio de la
planificación, organización, dirección y control de los recursos darles un uso
más eficiente para alcanzar los objetivos de una organización. En ese sentido,
Henry Fayol (1971) expresa:
 “La tarea de la administración supone alcanzar los objetivos trabajando
en subordinación de alguien más, por lo que se necesita una relación de
jerarquía donde se trabaja al mando de otro”.
La administración puede aplicarse en instituciones formales e informales,
las instituciones formales son las que se rigen por normas formales y
leyes que se encuentran escritas para que puedan funcionar como el
caso de un estado o de una empresa. Así mismo las instituciones
informales tienen normas, pero no se encuentran escritas como es el
caso de una familia donde también se puede aplicar la administración,
porque igual se deben administrar recursos para que cumpla sus
objetivos.

Ahora bien, tomando en cuenta lo expresado por Fayol, la administración

se debe utilizar en todo momento siempre y cuando contemos con los recursos
necesarios para poder planificar, organizar, dirigir y control el objeto en estudio.

Empresa: Es una organización o institución dedicada a actividades que buscan

el beneficio económico o comercial. A menudo la creación o formación de
empresas responde a la necesidad de cubrir o satisfacer los bienes y servicios
de la sociedad mediante el cual existe la posibilidad de salir beneficiado. Akio
Morita expresa que la empresa es:

“Es una entidad en la que intervienen el capital y el trabajo como

factores de producción de actividades industriales o mercantiles o para
la prestación de servicios”.

Es de gran importancia para la investigación, ya que; esta se está

efectuando en una empresa, cuya función es satisfacer las necesidades de
estudio de una población.

Universidad: Es una institución académica que forma a los individuos en la

investigación y los capacita para la resolución de problemas. Esta institución
tiene la autoridad y el reconocimiento suficiente para certificar el nivel
profesional de sus egresados. Lucio Seneca (2006) considera que:

“La universidad es una institución destinada a la enseñanza superior,

aquella que proporciona conocimiento especializado de cada rama del
 saber, y está constituida por varias facultades que conceden los grados
académicos correspondientes. Existen universidades públicas y
privadas”.

Se argumenta que la universidad es buena, puesto que, brinda la

enseñanza para poder realizar la investigación y por otra parte esta también es
la institución seleccionada para el desarrollo del proyecto.

Departamento: Joshua Marine (1986) dice que un departamento es:

“Es una división de la organización general que tiene encomendada

unas tareas determinadas, normalmente las empresas reparten su
actividad en secciones cada una de ellas se ocupa de una tarea y todas
juntas hacen que se lleve a cabo la actividad principal del negocio”.

Estos son parte indispensable de todas las organizaciones, ya que se

dividen en cada uno de ellos las tareas que allí se realizan.

Biblioteca: Una biblioteca puede definirse, desde el punto de vista

estrictamente etimológico, como el lugar donde se guardan libros. Sin embargo,
en la actualidad esta concepción se ha visto superada para pasar a referirse
tanto a las colecciones bibliográficas y audios visuales como a las instituciones
que las crean y las ponen en servicio para satisfacer las necesidades de los
usuarios. Según la norma UNE, sobre conceptos básicos de información y
documentación, el termino biblioteca puede definirse en dos sentidos:

“Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en series

impresos u otros tipos de documentos gráficos o audiovisuales disponibles
para el préstamo o consulta”.

“Organismo, o parte de él, cuya principal función consiste en construir

bibliotecas, mantenerlas, actualizarla y facilitar el uso de los documentos
que precisen los usuarios para satisfacer sus necesidades de información,
investigación, educativas o de esparcimiento, contando para ello con un
personal especializado”.

José de San Martin (1987) explica:

“la biblioteca destinada a la educación universal, es más poderosa que
nuestros ejércitos”.
 Esta teoría también es necesaria para la búsqueda de información,
puesto que es el departamento seleccionado para la creación del proyecto.

Procesos administrativos: El proceso administrativo se trata de un conjunto

de funciones administrativas que se realiza de forma secuencial. Su propósito
principal es ayudar a la empresa a ser un mejor uso de sus recursos y alcanzar
sus objetivos de forma eficiente. En tal sentido Henry Fayol (1916) explica que
es:
“El proceso administrativo está conformado de cuatro fases principales:
planificación, organización, dirección y control. En conjunto, todas siguen
un proceso cíclico, por lo que se reiniciara al completar su última fase”.
Es importante resaltar que las cuatro fases antes mencionadas se
dividen en dos grupos de acuerdo a su etapa de ejecución: mecánicas
(planificación y organización) y dinámicas (dirección y control).

1. Etapa mecánica o estructural del proceso administrativo: Fase de

planificación: es el primer paso de todo proceso administrativo. Es en
este punto donde se establece los objetivos y las metas de la empresa.
Sin embargo, aquí también se deben incluirlos medios por los cuales se
pretende alcanzar tales objetivos. En otras palabras, se traza una meta
de acción. La importancia de la planificación es que reduce la
incertidumbre e incrementa las posibilidades de éxito. Esta etapa se
enfoca en el futuro de la empresa, por lo que funciona por medio de
proyecciones y se analiza como los factores actuales pueden influenciar
el futuro.

 Fase de organización: Consiste en distribuir las tareas y

responsabilidades entre los diferentes grupos de trabajo que
componen la empresa. Este es el proceso de división de labores en
grupos, los cuales deben estar interconectados y trabajar de forma
conjunta. Esta parte del proceso está íntimamente ligada a las
habilidades de cada trabajador y los recursos físicos que la empresa
posee. El propósito principal de la organización es asignar objetivos
específicos a cada actividad de la compañía.
1 Etapa dinámica u operativa del proceso administrativo:

 Fase de dirección: Es considerada como una de las etapas

dinámicas entre el proceso administrativo. Con las actividades de las
empresas divididas en tareas a cargo de diferentes áreas, los
colaboradores son los principales responsables de la ejecución del
plan y aseguran el correcto funcionamiento de la compañía. Por eso,
se da mucha importancia a la motivación y comunicación dentro de
las diferentes áreas. Algunos de los pasos más importantes en esta
fase son:
 Ofrecer la motivación necesaria a los colaboradores.
 Recompensar el trabajo de cada colaborador con el salario
respectivo.
 Prestar atención a las necesidades de los colaboradores, las cuales
pueden cambiar de acuerdo a la naturaleza de cada área.
 Establecer mecanismos de comunicación eficientes entre los
diferentes sectores de la empresa.

 Fase de control: Consiste en asegurarse de que las acciones

planificadas se realicen tal como fueron trazadas. Al igual que la fase de
dirección, esta pertenece a la etapa dinámica, ya que implica acciones
concretas dentro de la empresa.

El control de las actividades realizadas por la empresa ayuda a analizar

sus puntos más altos y bajos. Luego de conseguir los resultados se realiza
modificaciones a fin de corregir las posibles deficiencias y dificultades durante
la ejecución del plan.

Sistemas administrativos: Es el conjunto de componentes que interactúan

entre si y se encuentra interrelacionadas, por su parte, es aquello vinculado a la
administración (el acto de administrar: organizar o gestionar recursos). Peter
Drucker (1986) considera que es:
 “Un sistema administrativo es una red o esquema de procesos cuya
finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una
organización. El sistema apunta a que los recursos de la organización en
cuestión sean administrados de forma eficiente”.

Todo sistema administrativo determina una serie de procedimientos que

deben ser representados por los miembros de una compañía a la hora de
tomar decisiones. Esta compleja red se encuentra integrada en la estructura
misma de la empresa y permite que cada paso que de cualquiera de sus
integrantes apunte hacia los mismos fines.
En el manual de un sistema administrativo deben figurar las
responsabilidades y los roles que corresponden a cada puesto dentro de la
organización y a cada unidad administrativa.

Es importante resaltar que la existencia de un sistema como este

beneficia ampliamente el funcionamiento de una compañía, y facilita
considerablemente tareas tales como las auditorias, así como el control de
trabajo de cada empleado.

Biblioteca virtual: son plataformas que proporcionan contenidos, así como

servicios bibliográficos y documentales. Están hechas para responder a la gran
demanda de información de estudiantes, profesionales y cualquier otra
persona. En algunas bibliotecas virtuales se presentan diferentes tipos de
contenido según el área específica de información. Es por ello que Julio
Cortazar (1989) explica que:
“Muchas de ellas presentan herramientas dinámicas y recursos de fácil
acceso para el usuario. Permiten la transmisión del conocimiento, el
acceso de la información y facilita la investigación”.

El material que encuentras en estas plataformas es totalmente digital, en

algunos casos para acceder a los textos necesitaras una clave de acceso,
incluso a veces se tiene la oportunidad de descargarlos o imprimirlos.

Aplicación: se trata de programas diseñados para llevar a cabo distintos tipos

de tareas por medio de dispositivos tecnológicos como un celular, un Tablet o
un computador. Para saber más sobre las aplicaciones debemos citar a Brent
Hoberman especifica que:
“una aplicación se trata de un programa informático cuyo fin es facilitar la
gestión de distintas tareas cotidianas como informarse, hacer compras,
comunicarse, trabajar e incluso estudiar”.

La aplicación es la propuesta que se quiere realizar, porque es una

herramienta de fácil acceso para todos los estudiantes.

Teléfono: es un dispositivo inalámbrico electrónico que permite tener acceso a

la red de telefonía celular o móvil, se denomina celular debido a las antenas
repetidoras que conforman la red, la principal característica y ventaja del
teléfono móvil es su portabilidad que permite comunicarse y acceder a
información casi desde cualquier lugar. Según Martin Cooper (2010) define:
“los dispositivos móviles inteligentes generan aprendizajes y facilitan
actividades para el desarrollo educativo, ayudando a adquirir el
conocimiento de manera interactiva, mejorando así la enseñanza y es
enriquecedor tanto para el estudiante como para el docente”.

Con esta herramienta se facilita la interacción del estudiante para que

obtengan una retroalimentación para lograr el aprendizaje.
 UNIDAD III. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA
(PROCESO 1) ORIENTACIÓN E INFORMACIÓN AL USUARIO

1.1. Asesoría experta sobre la aplicación.

1.2. Crear dicho usuario con sus instrucciones específicas.
1.3. Información requerida para la obtención de nuevo conocimiento
satisfaciendo su necesidad.

1. ORIENTACIÓN E INFORMACIÓN AL USUARIO : en ella se lleva a cabo la

asesoría experta sobre la aplicación y su manejo, también como se debe
 crear dicho usuario con sus instrucciones específicas y con ello poder
brindar la información requerida para que obtengan un nuevo conocimiento,
satisfaciendo su necesidad.

1.1. ASESORÍA EXPERTA SOBRE LA APLICACIÓN:

• Explicar los métodos de uso sobre la aplicación.

• Verificar el servicio de asesoramiento.

1.2. CREAR DICHO USUARIO CON SUS INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS:

• Conocer las técnicas y adaptarlas a la aplicación.

• Generación y ejecución de la aplicación.

1.3. INFORMACIÓN REQUERIDA PARA LA OBTENCIÓN DE NUEVO

CONOCIMIENTO SATISFACIENDO SU NECESIDAD:

• Verificación del servicio ofrecido para la organización.

• Verificar que se cumpla de manera eficaz, para el proceso de diferentes
conocimientos.
 UNIDAD III. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA
(PROCESO 2) CONSULTA Y ADQUISICIÓN

2.1. Servicio para ofertar la consulta eficiente

y oportuna a los requerimientos y gustos del estudiante.

2. CONSULTA Y ADQUISICIÓN: la biblioteca ofrece este servicio para ofertar

la consulta eficiente y oportuna a los requerimientos o gustos del estudiante,
mediante políticas de acceso a la información que logren cumplir con las
expectativas institucionales.
2.1. SERVICIO PARA OFERTAR LA CONSULTA EFICIENTE Y OPORTUNA
A LOS REQUERIMIENTOS Y GUSTOS DEL ESTUDIANTE:

• Determinar si el contenido que se ofrece, se da a conocer de forma

efectiva.
• Determinar el efecto en la organización.
• Cumplir con las expectativas institucionales.
• Identificación de las herramientas utilizadas.
 UNIDAD III. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA
(PROCESO 3) REGISTRO DE INFORMACION CONTROLADA

1.1. Asesoría experta sobre la aplicación.

1.2. Crear dicho usuario con sus instrucciones específicas.
1.3. Información requerida para la obtención de nuevo conocimiento
satisfaciendo su necesidad.

3. REGISTRO DE INFORMACIÓN CONTROLADA: una vez que el usuario

adquiera la información se continua con el registro de información
controlada y precisa al sistema, donde describa que usuario a adquirido la
contraseña y que tipos de documentos se le fueron facilitado, para luego
que transcurra el tiempo estimado hacer bloqueo de esta.
3.1. REGISTRO DE INFORMACIÓN CONTROLADA Y PRECISA AL
SISTEMA:

• Verificar que todos los datos y archivos sean registrados en la

aplicación.

3.1.1. QUE USUARIO ADQUIRIÓ LA CONTRASEÑA:

• Controlar que beneficiario hizo uso de la aplicación.

3.1.2. TIPOS DE DOCUMENTOS FACILITADOS:

• Verificar y gestionar los libros suministrados.

3.1.3. HACER BLOQUEO DE LA CONTRASEÑA:

• Luego de ejecutar las actividades los estudiantes, se procederá a hacer

bloqueo de la clave.
 UNIDAD IV. GLOSARIO

Bloqueo de acceso: El bloqueo de direcciones IP es una configuración

de un servicio de red que bloquea peticiones de anfitriones con direcciones de
IP específicas. El bloqueo de direcciones IP es generalmente utilizado para
proteger contra ataques de fuerza bruta y para prevenir el acceso de una
dirección no deseada.

Registro de usuario: Los registros de usuarios contienen nombres de

usuarios, contraseñas y perfiles de seguridad que determinan las aplicaciones,
opciones y datos a los que puede acceder un usuario.
 Usuario y contraseña: Un usuario es una persona que utiliza un
sistema informático. Para que los usuarios puedan obtener seguridad, acceso
al sistema, administración de recursos, etc, dichos usuarios deberán
identificarse. Para que pueda identificarse, el usuario necesita una cuenta (una
cuenta de usuario), en la mayoría de los de los casos asociada una contraseña.
Los usuarios utilizan una interfaz de usuario para acceder a los sistemas; el
proceso de identificación es conocido como identificación de usuario o acceso
del usuario al sistema.

Uso de la aplicación: La aplicación provee acceso instantáneo al

contenido sin tener que buscarlo en internet y, una instalada, generalmente se
puede acceder a ellas si necesidad de una conexión a la red.