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DESCRIPCIÓN DE CARGO ANALISTA ADMINISTRATIVO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del
Analista Administrativo Cargo del jefe inmediato
cargo
Elaborado por: Analista Administrativo Aprobado por: Director General

1.
Documento no válido en
CARGOS QUE LE REPORTAN
2. 3.
4. 5. 6.

OBETIVO DEL CARGO

Apoyar la labor comercial desde lo operativo y táctico con un énfasis en la elaboración de análisis de la información,
seguimiento de objetivos, gestión del gasto de la unidad y apoyo en la gestión documental y calidad.

RESPONSABILIDADES CLAVES
Indicadores de gestión o
Qué debe hacer. Para qué lo debe hacer.
de desempeño.
1. Solicitud de órdenes de compra a proveedores y
Administrativa
clientes.
2. Realizar seguimiento y gestión semanal de
Control
facturación de terceros.
3. Seguimiento y gestión de la información en la
Control
plataforma CRM – COPPER
4. Seguimiento semanal al cumplimiento de ventas
Control
de la unidad
5. Definir e Implementar controles para la
trazabilidad del gasto y la optimización de los Control
recursos de la compañía
6. Legalizaciones de gastos, verificación de
Control
soportes, (Rol de verificador y/o avalador)
7. Gestión de Cierre financiero de cada proyecto, en
términos de documentación, solicitud de órdenes
Análisis
a proveedores y supervisión de aplicación del
gasto.
8. Entrega de informes de gestión de cada proyecto,
en cuanto a desempeño del equipo, satisfacción
Análisis
del cliente y demás parámetros pertinentes.
Periodicidad mensual.
9. Gestión de compra de tiquetes, hoteles. Administrativo
10. Desarrollar y coordinar iniciativas relacionadas
Análisis
con la inteligencia de mercado.
11. Administrar, optimizar y racionalizar los recursos
económicos de la unidad, garantizando un Control
desempeño eficiente y eficaz.
12. Inteligencia de negocio. Efectuar análisis
periódicos trimestrales, evaluando las razones
Análisis Financieros / Gestión
financieras y administrativas frente a los objetivos
de rentabilidad y la meta de la unidad.
13. Colaborar en el diseño de indicadores claves de
la unidad, que contribuyan a evaluar la Administrativa
consecución de los objetivos
14. Administrar las bases de datos que requiera la
dependencia para la trazabilidad de la Calidad
documentación
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15. Estandarizar los documentos (Formatos,

Procedimientos, Políticas, entre otros) que se Calidad
requieran en la unidad.
16. Formular y guiar las acciones correctivas cuando
se identifique el incumplimiento de requisitos (No
Conformidades) con la metodología análisis de
Calidad
causa. Realizar seguimiento y verificar que las

Documento no válido en
acciones tomadas permitan eliminar el
incumplimiento.
17. Elaboración de Matrices HSEQ – Cliente ENEL HSEQ
18. Seguimiento a KPI´s (Administrativos y de
Gestión) en el que se puedan ver en tiempo real
Administrativo
la gestión de la unidad desde las diferentes
perspectivas.
19. Estandarizar los ANS de los clientes actuales y
Administrativo
los nuevos clientes.
20. Estructurar la Gestión Documental que se
requiera en la unidad, en aras de cumplir los Calidad
estándares mínimos de calidad de la unidad
21. Mantener y Conservar información documentada
de los proyectos de la unidad, documentos como Calidad
actas, registros de entregas, remisiones y demás.
22. Implementar metodología tipo NPS que permita
Satisfacción del cliente
determinar evaluar la satisfacción de los clientes.
23. Visitar o contactar aleatoriamente algunos
clientes con el fin de conocer su insight con los Satisfacción del cliente
servicios prestados.
24. Seguir el conducto regular para la notificación de
desviaciones y problemas administrativos,
financieros y organizacionales; teniendo como
primer punto de contacto la directora de la cuenta
Control Organizacional
y en segunda instancia a los directores de cada
área para buscar las correcciones que subsanen
y corrijan la irregularidad; teniendo como última
instancia la dirección general

INFORMES PERIÓDICOS REQUERIDOS POR EL CARGO

Nivel de seguridad
Frecuencia Destino (Cargo de quien
Nombre del informe (Confidencial, privado,
de emisión requiere el informe)
Público)
1. Gestión Unidad Mensual Dirección General Confidencial

2. Definir

3.

SISTEMAS A LOS QUE TIENE ACCESO

1. Repositorio Documental Integra 3. Documentos Legales
2. CRM 4.
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OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DEL CARGO

OBLIGACIONES PROHIBICIONES
1. Cumplir a cabalidad sus funciones de la
1. Suministrar Información confidencial
descripción de cargo
2. Todas las contenidas en el reglamento interno
2.
de trabajo

Documento no válido en
CONSTANCIA DE ENTREGA DE LA DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Firma del Firma del empleado

Cargo Cargo

Yo, _____________________________________________, identificado(a) con cédula de ciudadanía

No. ______________ de __________, declaro que el día ___ de _________ del año______ recibí la

anterior descripción junto con las explicaciones pertinentes del cargo

___________________________________ que actualmente desempeño.

De igual forma manifiesto que conozco y entiendo su contenido, responsabilidades, e indicadores de

desempeño, entre otros.

Nombre de quien aprueba en la Unidad Firma de quien aprueba en la Unidad Fecha